Quy định về việc yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hình từ Internet

Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

Cuộc họp Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định hoặc công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn có quyền yêu cầu họp Hội đồng thành viên thì nhóm thành viên còn lại đương nhiên có quyền yêu cầu họp Hội đồng thành viên.

Yêu cầu triệu tập cuộc họp HĐTV của thành viên (nhóm thành viên) công ty phải lập thành văn bản và có các nội dung chủ yếu sau:

1. Thông tin của thành viên trong Hội đồng thành viên:

• Thành viên là cá nhân: Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác;
• Thành viên là tổ chức: Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính;
• Tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;

2. Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;

3. Dự kiến chương trình họp;

4. Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.

Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng Thông báo bổ sung nội dung yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên công ty trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và thành viên có liên quan của công ty TNHH hai thành viên trở lên.

1. Tiến trình triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên:

(1) Chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập cuộc họp.

- Chương trình và tài liệu họp phải gửi cho thành viên trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty TNHH hai thành viên trở lên, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

- Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản (Tham khảo mẫu: Giấy kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp Hội đồng thành viên của cá nhân; Giấy kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp Hội đồng thành viên của tổ chức).

Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

Nội dung kiến nghị yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên:

+ Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;

+ Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;

+ Nội dung kiến nghị đưa vào Chương trình họp Hội đồng thành viên;

+ Lý do kiến nghị.

(2) Thông báo mời họp Hội đồng thành viên - Xem chi tiết tại công việc "Thông báo mời họp Hội đồng thành viên".

2. Điều kiện và thể thức tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên:

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

(1) Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai:

Trường hợp triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không có đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì tiến hành triệu tập họp lần thứ hai.

Cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.

Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

(2) Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba:

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ ba.

Cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba phải tiến hành trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai và không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Lưu ý:

- Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

- Thành viên có thể ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Việc ủy quyền được thực hiện bằng Văn bản ủy quyền dự họp Hội đồng thành viên.

3. Địa điểm họp: trụ sở chính của công ty TNHH hai thành viên trở lên, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

4. Chi phí thực hiện: Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty TNHH hai thành viên trở lên hoàn lại.