Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

1. Văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

Tổ chức trọng tài nước ngoài được phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam để tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài tại Việt Nam. 

Tổ chức trọng tài nước ngoài phải chịu trách nhiệm về hoạt động của Văn phòng đại diện trước pháp luật Việt Nam.

2. Điều kiện để tổ chức trọng tài nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, tổ chức trọng tài nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

(i) Đã được thành lập và đang hoạt động hợp pháp tại nước ngoài, tôn trọng Hiến pháp và pháp luật của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

(ii) Cử một người làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

(iii) Đặt tên văn phòng đại diện tại Việt Nam phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và tên của Tổ chức trọng tài nước ngoài; đồng thời đảm bảo:

- Được viết bằng tiếng Việt;

- Không trùng, không gây nhầm lẫn với tên của Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Trung tâm trọng tài đã được cấp Giấy phép thành lập;

- Không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

- Trong trường hợp có tên bằng tiếng nước ngoài thì tên gọi đó phải là tên được dịch từ tên bằng tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, không trùng, không gây nhầm lẫn với tên của tổ chức trọng tài khác đang hoạt động tại Việt Nam.

Có thể có biểu tượng của văn phòng đại diện, nhưng không được sử dụng Quốc kỳ, Đảng kỳ, Quốc huy, hình ảnh lãnh tụ, hình ảnh đồng tiền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam làm biểu tượng của mình.

Ảnh minh họa (Nguồn từ Internet)

3. Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài

Để hoạt động cung cấp dịch vụ, văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài phải thực hiện thủ tục đăng ký thành lập, sau đó thông báo hoạt động.

Thành phần hồ sơ:

(1) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện (theo Mẫu 03/TP-TTTM-sđ  ban hành kèm Thông tư 03/2024/TT-BTP ).

(2) Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh việc thành lập hợp pháp của Tổ chức trọng tài nước ngoài;

(3) Bản giới thiệu về hoạt động của Tổ chức trọng tài nước ngoài;

(4) Bản sao có chứng thực Quyết định cử Trưởng Văn phòng đại diện;

(5) Danh sách người nước ngoài, nhân viên Việt Nam dự kiến làm việc tại Văn phòng đại diện.

Lưu ý:

- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện phải được làm bằng tiếng Việt. Các giấy tờ kèm theo đơn đề nghị nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc công chứng, chứng thực ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Phương thức nộp hồ sơ: nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

Nơi nộp hồ sơ: Bộ Tư pháp

Thời hạn giải quyết: 45 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí.

Lưu ý: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải thông báo bằng văn bản về việc thành lập.

Thành phần hồ sơ:

(1) Thông báo về việc lập Văn phòng đại diện (theo Mẫu 13/TP-TTTM-sđ ban hành kèm Thông tư 03/2024/TT-BTP ).

(2) Bản sao có chứng thực (hoặc bản sao kèm bản chính) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài.

Phương thức nộp hồ sơ: nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

Nơi nộp hồ sơ: Sở Tư pháp nơi đặt chi nhánh.

Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí

Sau khi thành lập, đăng ký hoạt động, văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam phải lưu ý:

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải đăng báo hàng ngày của Trung ương hoặc địa phương nơi đăng ký hoạt động của Chi nhánh trong ba số liên tiếp về việc lập Chi nhánh.