Official Dispatch No. 3925/CTHN-TTHT dated January 27, 2022 on Recording payment for unspent annual leaves as deductible expenses

• Official number: 3925/CTHN-TTHT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: HaNoi Tax Department
• Signer: Nguyen Tien Truong
• Issued Date: 27/01/2022

TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3925/CTHN-TTHT V/v chi phí được trừ đối với khoản thanh toán cho người lao động những ngày phép chưa nghỉ	Hà Nội, ngày 27 tháng 01 năm 2022

Kính gửi: Công ty Cổ phần Thanh toán điện tử VNPT
(Địa chỉ: Tầng 14 tòa nhà Handico, khu đô thị mới Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội; MST: 0102713659)

Trả lời công văn số 19/CV/VNPTEPAY ngày 20/01/2022 của Công ty Cổ phần Thanh toán điện tử VNPT (sau đây gọi tắt là Công ty) hỏi về xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản thanh toán cho người lao động những ngày phép chưa nghỉ, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019:

+ Tại Điều 98 quy định về tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm như sau:

“Điều 98. Tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm

1. Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:

…

c) Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

…”

+ Tại Điều 113 quy định về nghỉ hằng năm như sau:

“Điều 113. Nghỉ hằng năm

1. Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

…

3. Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

…”

- Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế Thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

…

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

…

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

…”

- Căn cứ khoản 2 Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018 của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung đoạn thứ nhất tại tiết b điểm 2.6 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính):

“2. Sửa đổi đoạn thứ nhất tại tiết h điểm 2.6 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính):

b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”.

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty chi trả khoản tiền lương cho những ngày chưa nghỉ hằng năm của người lao động phù hợp với các quy định của Bộ Luật lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành thì Công ty được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 4 và không thuộc các khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường hợp còn vướng mắc, đơn vị có thể tham khảo các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đăng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra kiểm tra số 3 để được hỗ trợ giải quyết.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty Cổ phần Thanh toán điện tử VNPT được biết và thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TTKT3; - Phòng NVDTPC; - Website Cục Thuế; - Lưu: VT, TTHT(2).

KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường

English

GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION HANOI DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 3925/CTHN-TTHT Re: Recording payment for unspent annual leaves as deductible expenses	Hanoi, January 27, 2022

To: VNPT Epay JSC.
(Address: 14^th floor of Handico Tower, Me Tri Ha urban area, Pham Hung street, Me Tri ward,  Nam Tu Liem district, Hanoi; TIN: 0102713659)

Below are opinions of Hanoi Department of Taxation in response to Official Dispatch No. 19/CV/VNPTEPAY dated 20/01/2022 of VNPT Epay JSC regarding recording payment for unspent annual leaves as deductible expenses:

- Pursuant to the Labor Code No. 45/2019/QH14 dated 20/11/2019:

+ Article 98 on work overtime pay and night work pay:

"Article 98. Overtime pay, night work pay

1. An employee who works overtime will be paid an amount based on the piece rate or actual salary as follows:

…

c) During public holidays, paid leave, at least 300%, not including the daily salary during the public holidays or paid leave for employees receiving daily salaries.

...

...

...

+ Article 113 on annual leave:

"Article 113. Annual leave

1. Any employee who has been working for an employer for 12 months is entitled to fully-paid annual leave, which is stipulated in his/her employment contract as follows:

…

3. An employee who, due to employment termination or job loss or other reasons, has not taken or not entirely taken up his/her annual leave shall be paid in compensation for the untaken leave days.

…”

- Pursuant to Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC dated 22/6/2015 of the Ministry of Finance on corporate income tax in the Government’s Decree No. 12/2015/ND-CP dated 12/02/2015 elaborating the Law on Amendments to Tax laws and Circulars No. 78/2014/TT-BTC dated 18/6/2014, Circular No. 119/2014/TT-BTC dated 25/8/2014, Circular No. 151/2014/TT-BTC dated 10/10/2014 on amendments to Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC (amended by Clause 2 Article 6 of Circular No. 119/2014/TT-BTC and Article 1 of Circular No. 151/2014/TT-BTC):

Article 4. Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC (amended by Clause 2 Article 6 of Circular No. 119/2014/TT-BTC and Article 1 of Circular No. 151/2014/TT-BTC) is amended as follows:

"Article 6. Deductible and non-deductible expenses when calculating taxable income

...

...

...

a) The actual expense incurred is related to the enterprise’s business operation.

b) There are sufficient and valid invoices and proof for the expense under the regulations of the law.

c) There is proof of cashless payment for each invoice for purchase of goods/services of VND 20 million or over (including VAT).

The proof of cashless payment must comply with regulations of law on VAT.

…

2. The expenses below are not deductible when calculating taxable income:

2.1. Expenses that do not meet all of the conditions in Clause 1 of this Article.

…

2.6. Expenditures on wages and bonus for employees in one of the following cases:

...

...

...

…”

- Pursuant to Clause 2 Article 3 of Circular No. 25/2018/TT-BTC dated 16/03/2018 on amendments to the first paragraph of Point 2.6.b Clause 2 Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC (amended by Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC dated 22/6/2015 of the Ministry of Finance):

"2. Amendments to the first paragraph of Point 2.6.b Clause 2 Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC (amended by Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC dated 22/6/2015 of the Ministry of Finance):

" b) Salaries and bonuses for employees for which the conditions for entitlement and rates of entitlement are not specified in one of the following documents: employment contract; collective labor agreement; financial regulations of the company, corporation or group; reward regulations issued by the President of the Board of Directors, general director or director under the financial regulations of the company or corporation.”.

Pursuant to the above regulations, in case VNPT Epay pays salaries to its employees for unused annual leaves in accordance with regulations of the Labor Code and its guiding documents, it may record these amounts as deductible expenses if the conditions specified in Clause 1 Article 4 are fully satisfied and it is not the case specified in Clause 2 Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC dated 22/6/2015 of the Ministry of Finance and its amending documents (if any).

In case of difficulties during implementation of tax policies, please visit http://hanoi.gdt.gov.vn for more instructions of Hanoi Department of Taxation or contact Inspection Department No. 3 for assistance.

For your information and compliance./.

...

...

...