Official Dispatch No. 2712/CTTPHCM-TTHT dated March 24, 2021 on Electronic invoices

• Official number: 2712/CTTPHCM-TTHT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh
• Signer: Le Duy Minh
• Issued Date: 24/03/2021

TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP. HỒ CHÍ MINH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2712/CTTPHCM-TTHT V/v hóa đơn điện tử	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 3 năm 2021

Kính gửi: Công ty TNHH Lantro (Việt Nam)
Địa chỉ: 46 Phan Khiêm Ích, Khu phố Hưng Gia 1 (R4), P. Tân Phong, Q. 7, TP.HCM
Mã số thuế: 0304264413

Trả lời văn thư số 122020-01/CV-LT ngày 25/12/2020 của Công ty về hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 15 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ:

“Điều 15. Lập hóa đơn

…

3. Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

4. Trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng; bán hàng hóa, dịch vụ cùng lúc cho nhiều người tiêu dùng, khi lập hóa đơn người bán hoặc người mua không phải ký tên theo quy định của Bộ Tài chính.

5. Hóa đơn điện tử được lập xong sau khi người bán và người mua đã ký xác nhận giao dịch đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

6. Bộ Tài chính quy định việc lập hóa đơn đối với các trường hợp cụ thể khác.”

Căn cứ Điều 59 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022...”

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điều 3 quy định về hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

…

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

…

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

+ Tại Điều 6 quy định về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;\Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

…

Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ...), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ...), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

- Tại điểm a khoản 2 Điều 16 quy định về ngày lập hóa đơn:

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

…

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

…

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ...”

1/ Căn cứ các quy định trên, Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngành nghề thi công cung cấp lắp đặt hệ thống cơ sở hạ tầng mạng, hệ thống điều hòa, hệ thống camera, hệ thống điện và các hệ thống thiết bị công nghệ thông tin khác thì khi lập hóa đơn điện tử Công ty phải thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC để chuyển giao cho người mua, hóa đơn được lập đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC là căn cứ để người mua kê khai khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định. Trường hợp khi sử dụng hóa đơn có một số nội dung không bắt buộc thì phải đảm bảo phù hợp với pháp luật, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

2/ Về nguyên tắc hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn. Theo trình bày Công ty cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống cơ sở hạ tầng mạng, hệ thống điều hòa, hệ thống camera, hệ thống điện và các hệ thống thiết bị công nghệ thông tin khác, công trình trọn gói bao gồm chi phí vật tư và chi phí nhân công thì khi lập hóa đơn điện tử cho khách hàng phải lập đầy đủ thông tin số lượng vật tư chi tiết đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới định dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC (không lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử).

3/ Trường hợp Công ty hoàn thành hoạt động thi công cung cấp lắp đặt hệ thống cơ sở hạ tầng mạng, hệ thống điều hòa, hệ thống camera, hệ thống điện và các hệ thống thiết bị công nghệ thông tin khác thì về nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.

Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TTKT5; - Phòng NVDTPC; - Lưu: VT, TTHT (ntnguyen.5b). 2975-22813062/2021

CỤC TRƯỞNG Lê Duy Minh

English

GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION   HO CHI MINH CITY DEPARTMENT OF TAXATION  ------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence-Freedom-Happiness ---------------
No.: 2712/CTTPHCM-TTHT Re: Electronic invoices	Ho Chi Minh City, March 24, 2021

To:  Lantro (Viet Nam) Company Limited
Address: 46 Phan Khiem Ich Street, Hung Gia 1 (R4) Quarter, Tan Phong Ward, District 7, Ho Chi Minh City
TIN: 0304264413

In response to your Company’s Official Dispatch No. 122020-01/CV-LT dated December 25, 2020 regarding electronic invoices (e-invoices), Ho Chi Minh City Department of Taxation hereby gives some guidelines as follows:

 Article 15 of the Government’s Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2020 prescribing invoices for goods sales and service provision stipulates as follows:

“Article 15. Issuance of invoices

…

3. Date of invoice is the date on which the seller and the buyer complete procedures for transfer of the right to ownership and/or right to enjoyment of goods or services. Where the right to ownership or the right to enjoyment of goods is valid from the date of registration, the date of invoice shall be the date of delivery of goods.

Where multiple deliveries are required, or each work item or service phase is accepted, it is required to issue an invoice showing quantity, value of goods or service for each respective delivery or acceptance.

4. In case of sale of goods by phone or internet, or where goods are sold to multiple consumers, according to regulations of the Ministry of Finance, the signatures of the seller and the buyer on the issued invoice are not required.

...

...

...

6. The Ministry of Finance shall elaborate the issuance of invoices in other specific cases.”

Article 59 of the Government’s Decree No. 123/2020/ND-CP dated October 19, 2020 prescribing invoices and records stipulates as follows:

“1. This Decree comes into force from July 01, 2022. Authorities, organizations and individuals that meet IT infrastructure requirements are encouraged to apply regulations on e-invoices and electronic records herein before July 01, 2022.

2. The Government’s Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010, the Government’s Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014, and the Government’s Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018 shall continue to be valid until June 30, 2022…”

Pursuant to the Circular No. 32/2011/TT-BTC dated March 14, 2011 of the Ministry of Finance providing guidelines for creation, issuance and use of e-invoices for goods sale and service provision:

+ Article 3 provides regulations on e-invoices as follows:

“1. E-invoice is a collection of e-data messages on the sale of goods or provision of services, and is created, issued, sent, received, stored and managed electronically. An e-invoice must have the contents specified in Article 6 of this Circular.

E-invoices shall be created, issued and processed by computers of the organization that has been issued with TIN when selling goods or providing services, and shall be stored on computers of relevant parties in accordance with regulations of the Law on e-transactions.

…

...

...

...

…

3. An e-invoice shall be valid if it meets all of the following conditions:

a) The integrity of information contained in the e-invoice must be ensured from the time it is issued.

The integrity of information is considered ensured if the information is adequate and is not yet changed, except changes in its format which occur during the exchange, storage or display of the e-invoice.

b) Information contained in the e-invoice must be accessible and used in its complete format when necessary."

+ Article 6 provides regulations on contents of an e-invoice as follows:

“1. An e-invoice must have the following contents:

a) Name, reference number, form number and ordinal number of the invoice; Reference number, form number and ordinal number of the invoice shall comply with Appendix No. 1 of the Circular No. 153/2010/TT-BTC of the Ministry of Finance.

b) Name, address and TIN of the seller;

...

...

...

d) Name of goods or service; unit, quantity and unit price of goods or service; amounts in figures and in words.

In addition to the unit price which excludes VAT, a VAT invoice must also include VAT rate, VAT amount payable, and total amounts payable in figures and in words.

…

The contents specified in Point b through d Clause 1 of this Article must correctly reflect the nature and characteristics of business lines, business activities, amounts collected, and enable the identification of the buyer (or payer/user of service, etc.), the seller (or service provider, etc.), name of goods/service or payment contents.

2. Cases where an e-invoice must not contain adequate compulsory contents shall comply with specified guidelines given by the Ministry of Finance.”

- Point a Clause 2 Article 16 stipulates the date of invoice as follows:

“Date of sales invoice is the date of transfer of the right to ownership or right to enjoyment of goods to the buyer, whether or not the payment is made.

Date of a service invoice is the date of completion of service provision, whether or not the payment is made.  Where the payment is made in advance or during the service provision, the date of invoice is the date of payment.

…

...

...

...

…

In case of retailing of oil and gas to regular buyers that are business entities or provision of banking or securities services, invoice shall be periodically issued under the contract signed between two parties and enclosed with the list of supplied goods or services or other documents bearing certification of two parties, but by the last day of the month in which goods are sold or services are supplied, etc.”

1/ Pursuant to the abovementioned regulations, your Company provides installation services of network infrastructure facilities, air conditioning systems, camera systems, electrical systems and other information technology systems, so your Company is required to issue e-invoices which have adequate compulsory contents specified in Article 6 of the Circular No. 32/2011/TT-BTC to buyers for using as the basis for declaring and deducting tax, and including invoiced amounts in deductible expenses when calculating CIT as prescribed.  If an invoice that must not have adequate compulsory contents is used, it must be used in accordance with regulations of law and in a manner that ensuring that the compulsory contents of the invoice shall not be hided and obscured.

2/ In principle, an e-invoice is a collection of e-data messages on goods sale or service provision, and thus the number of lines on the invoice shall be unlimited.  Because your Company provides installation services of network infrastructure facilities, air conditioning systems, camera systems, electrical systems and other information technology systems in the form of all-inclusive contracts, in which all costs of materials and labor have been included, the issued e-invoice must have adequate and detailed information about quantity of materials which must be accessible and used in its complete format when necessary as prescribed in Clause 3 Article 3 of the Circular No. 32/2011/TT-BTC (list of materials enclosed with the e-invoice is not required).

3/ In case your Company has completed the installation of network infrastructure facilities, air conditioning systems, camera systems, electrical systems and other information technology systems, the date of invoice is the date of commissioning and acceptance of the finished works, or their items, or construction/installation amounts, whether or not the payment is made.

Your Company is requested to comply with the legislative documents referred to in this document./.

DIRECTOR




Le Duy Minh