Official Dispatch No. 1415/TCT-QLRR dated April 05, 2024 on Upgrading warning function for using e-invoices

• Official number: 1415/TCT-QLRR
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Tax
• Signer: Dang Ngoc Minh
• Issued Date: 05/04/2024

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1415/TCT-QLRR V/v triển khai nâng cấp Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT	Hà Nội, ngày 05 tháng 4 năm 2024

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Tổng cục Thuế nâng cấp Chức năng cảnh báo sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Ứng dụng quản lý HĐĐT đáp ứng yêu cầu quản lý thuế, ngăn chặn tình trạng gian lận trong sử dụng HĐĐT. Tổng cục Thuế hướng dẫn Cục Thuế các tỉnh, thành phố triển khai thực hiện chức năng trên ứng dụng như sau:

1. Phạm vi, kế hoạch và quy trình thực hiện:

1.1. Phạm vi áp dụng: Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT trên ứng dụng quản lý HĐĐT áp dụng đối với người nộp thuế (NNT) là các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có đăng ký sử dụng HĐĐT.

1.2. Kế hoạch thực hiện: Từ ngày 10/4/2024, Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT trên ứng dụng quản lý HĐĐT bắt đầu triển khai hàng ngày.

Cục Thuế các tỉnh, thành phố tổ chức phân công công chức thuế quản lý NNT thực hiện rà soát thông tin, dữ liệu của NNT kể từ ngày triển khai Ứng dụng. Ứng dụng tự động gửi Thông báo cho NNT từ ngày 15/4/2024.

1.3. Quy trình thực hiện: Tổng cục Thuế hướng dẫn việc sử dụng Chức năng cảnh báo tại Ứng dụng như sau:

- Bước 1: Căn cứ danh sách NNT thuộc phạm vi áp dụng của Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT trên Ứng dụng quản lý HĐĐT, Cục Thuế các tỉnh, thành phố tổ chức thực hiện rà soát, cập nhật, chuẩn hóa tên phòng, đội quản lý thuế, tên và thư điện tử của công chức thuế quản lý NNT trên Hệ thống quản lý thuế tập trung theo quy định.

- Bước 2: Trên cơ sở số liệu của NNT, Ứng dụng tự động lập Danh sách NNT thuộc diện cảnh báo sử dụng HĐĐT, thông báo đến Thủ trưởng Cơ quan thuế, phụ trách phòng, đội quản lý thuế và công chức thuế quản lý NNT. Căn cứ nội dung thông báo, công chức thuế truy cập Ứng dụng, tra cứu thông tin, số liệu của NNT, áp dụng triệt để các biện pháp nghiệp vụ để nhận định rủi ro trong việc sử dụng HĐĐT của NNT.

- Bước 3: Sau khi rà soát, công chức thuế thực hiện như sau:

 + Trường hợp nhận thấy thông tin, số liệu trên Ứng dụng chưa phù hợp thực tế, công chức thuế cập nhật thông tin, số liệu thực tế vào Ứng dụng để trình Lãnh đạo bộ phận phê duyệt. Số liệu này được sử dụng để xác định ngưỡng cảnh báo trên Ứng dụng cho đến khi có số liệu kê khai từ NNT.

+ Trường hợp nhận thấy NNT có rủi ro trong việc sử dụng HĐĐT, công chức thuế kịp thời áp dụng các bước công việc tại các quy trình nghiệp vụ có liên quan để thực hiện kiểm tra việc sử dụng HĐĐT của NNT theo quy định.

2. Triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin:

Chức năng cảnh báo việc sử dụng HĐĐT trên Ứng dụng HĐĐT bao gồm các nhóm chức năng sau:

- Nhóm chức năng về cấu hình ứng dụng, phân quyền đáp ứng yêu cầu quản lý, tra cứu dữ liệu; cấu hình danh sách cán bộ thuế để Ứng dụng tự động gửi thư điện tử và tin nhắn thông báo đến Thủ trưởng Cơ quan thuế, phụ trách phòng, đội quản lý thuế và công chức thuế quản lý NNT và NNT theo dữ liệu ghi nhận trên Hệ thống.

- Nhóm chức năng tra cứu, rà soát Danh sách về NNT thuộc diện cảnh báo sử dụng HĐĐT; cập nhật thông tin, số liệu thực tế của NNT thuộc diện giám sát; phê duyệt các thông tin, số liệu đã được cập nhật trên Ứng dụng.

Tổng cục Thuế gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết các chức năng ứng dụng qua thư điện tử của Trưởng phòng Công nghệ thông tin để thông báo cho các bộ phận liên quan thuộc Cục Thuế và các Chi cục Thuế nghiên cứu sử dụng Ứng dụng.

3. Tổ chức thực hiện:

- Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT trên Ứng dụng, cụ thể: rà soát, cập nhật, chuẩn hóa thông tin của phòng, đội và công chức quản lý thuế trên Hệ thống quản lý thuế tập trung; rà soát, kiểm tra thông tin, số liệu của NNT; kịp thời áp dụng các biện pháp quản lý thuế theo quy định đối với NNT có rủi ro trong việc sử dụng HĐĐT trên địa bàn; đôn đốc công chức thuế hàng ngày kiểm tra, cập nhật kết quả vào Ứng dụng.

- Định kỳ 06 (sáu) tháng, 01 (một) năm, Cục Thuế các tỉnh, thành phố tổng hợp kết quả triển khai thực hiện Chức năng cảnh báo sử dụng HĐĐT trên Ứng dụng để ngăn chặn tình trạng gian lận trong sử dụng HĐĐT; đánh giá kết quả đạt được, những khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý sử dụng HĐĐT trên địa bàn, gửi kèm theo các báo cáo sơ kết 06 tháng, tổng kết hàng năm của đơn vị.

- Trong quá trình triển khai, Cục Thuế liên hệ với các đơn vị của Tổng cục Thuế để được hỗ trợ giải đáp vướng mắc (nếu có):

+ Về nghiệp vụ: thông qua số điện thoại tổng đài của Tổng cục Thuế: 024.3971.2555/số máy lẻ: 8159, 7183, 7186, 7192.

+ Về ứng dụng: thông qua hệ thống quản lý yêu cầu hỗ trợ Service desk http://hotro.gdt.gov.vn hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ qua số điện thoại: [phone] - email: [e-mail].

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố biết và thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên (để thực hiện); - Lãnh đạo Tổng cục Thuế (để báo cáo); - Vụ/đơn vị: CNTT, TTKT, DNNCN, KK&KTT, KTNB, CS, PC, TTHT, CT DNL (để phối hợp); - Lưu: VT, QLRR (2b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Đặng Ngọc Minh

English

THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM THE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence-Freedom-Happiness -----------------
No. 1415/TCT-QLRR Re: Upgrading warning function for using e-invoices	Hanoi, April 05, 2024

To: Provincial Departments of Taxation

The General Department of Taxation has upgraded the warning function for using e-invoices on the e-invoice management application to meet tax management requirements and prevent frauds in using e-invoices. The General Department of Taxation hereby gives guidelines to provincial Departments of Taxation for running the function on the e-invoice management application as follows:

1. Scope, plan and procedures for using the function:

1.1. Scope: The warning function for using e-invoices on the e-invoice management application applies to taxpayers that are organizations, enterprises and household and individual businesses that have completed procedures for registration of use of e-invoices.

1.2. Plan for using the function: From April 10, 2024, the warning function for using e-invoices on the e-invoice management application will be run every day.

Provincial Departments of Taxation shall assign tax officials in charge of managing taxpayers to review information and data of taxpayers from the day on which the application is run. Notifications will be automatically sent by the application to taxpayers from April 15, 2024.

1.3. Procedures for using the function: The General Department of Taxation hereby gives guidelines for using the warning function on the application as follows:

- Step 1: Based on the list of taxpayers subject to the scope of the warning function for using e-invoices on the e-invoice management application, Provincial Departments of Taxation shall review, update and standardize names of tax management offices/teams, names and email addresses of tax officials in charge of managing taxpayers on the centralized tax management system as prescribed.

...

...

...

- Step 3: After completing the review, the tax official shall take the following actions:

+ If the information/data on the application is found not to conformable with actual status, the tax official shall update the application with actual information/data which shall be then submitted to the relevant office’s head for approval. Such data will be used for determining the warning level on the application until data is provided by the taxpayer.

+ If any risks from the taxpayer’s use of e-invoices are identified, the tax official shall promptly follow the steps in relevant operational processes to check and inspect the taxpayer’s use of e-invoices as prescribed.

2. Application of information technology:

The warning function for using e-invoices on the e-invoice management application consists of the following sub-functions:

- Sub-functions of the application configuration and permissions meeting data management and search requirements; structure of the list of tax officials serving the automatic sending from the application of emails and messages to heads of tax authorities, managers of tax management offices/teams and tax officials in charge of management taxpayers, and taxpayers according to data available on the system.

- Sub-functions of searching and reviewing list of taxpayers subject to warning for using e-invoices; updating actual information/data of taxpayers subject to supervision; approving information/data updates on the application.

Instructional materials for using the function will be sent to Provincial Departments of Taxation via email of the head of Information Technology Department so that Provincial Departments of Taxation can send them to their affiliated units and Sub-Departments of Taxation to serve their use of the application.

3. Implementation organization:

...

...

...

- On a periodical basis of every 06 months and on annual basis, Provincial Departments of Taxation shall submit consolidated reports on the use of the warning function for using e-invoices on the e-invoice management application for preventing frauds in using e-invoices; carry out assessment of performance outcomes, difficulties encountered during the use of the function, and propose solutions for improving efficiency in management of use of e-invoices in their provinces; such assessment reports and proposed solutions should be accompanied with the abovementioned 06-month and annual reports.

- Any difficulties that arise during the implementation of this document should be reported to the General Department of Taxation at the following channels:

+ Difficulties concerning operational steps shall be reported to the General Department of Taxation at number: 024.3971.2555/ext. 8159, 7183, 7186, 7192.

+ Difficulties concerning the application shall be reported through the Service desk system at http: //hotro. gdt. gov. vn or directly to the support division at number: 024. 7305. 5999 - email: nhomhotrohddt@gdt. gov. vn.

Provincial Departments of Taxation are hereby requested to implement this document./.

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Dang Ngoc Minh