Official Dispatch No. 9208/BTC-QLN dated July 11, 2017, Implementation of policies on financial management of foreign grant aid which is accounted as revenues of the central-government state budget

• Official number: 9208/BTC-QLN
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The Ministry of Finance
• Signer: Tran Xuan Ha
• Issued Date: 11/07/2017

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 9208/BTC-QLN V/v chấp hành chế độ quản lý tài chính đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách trung ương.	Hà Nội, ngày 11 tháng 7 năm 2017

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Trong quá trình thực hiện xác nhận viện trợ, Bộ Tài chính nhận thấy có nhiều khoản viện trợ được đề nghị xác nhận viện trợ nhưng tiền viện trợ/ hàng viện trợ đã được tạm ứng/ mua sắm từ thời điểm trước đó khá lâu, không đúng theo quy định tại Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính (Khoản 7 Điều 7 quy định “Thời điểm lập Tờ khai xác nhận viện trợ được khai ngay sau khi chủ dự án nhận được chứng từ nhập khẩu hay ngay sau khi chủ dự án nhận được các hóa đơn, chứng từ mua sắm hàng hóa, thanh toán dịch vụ trong nước hoặc ngay khi nhận được giấy báo cáo của ngân hàng phục vụ hoặc của Kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tiếp nhận tiền viện trợ”), làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán, đối chiếu số liệu, quyết toán và quản lý tài chính vốn viện trợ của ngân sách nhà nước.

Vì vậy, căn cứ các quy định tại Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 nêu trên, Bộ Tài chính đề nghị:

1. Các Bộ, ngành, địa phương với vai trò là cơ quan chủ quản chỉ đạo các chủ dự án trực thuộc thực hiện kê khai xác nhận viện trợ bằng tiền, bằng hàng đối với các khoản viện trợ đã tiếp nhận đúng quy định để làm thủ tục xác nhận viện trợ và hạch toán ngân sách, đặc biệt đối với các khoản viện trợ bằng tiền và hàng từ năm 2017 trở đi. Quý cơ quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, không trùng lắp của số liệu.

2. Đề nghị các cơ quan chủ quản đôn đốc các đơn vị thực hiện hoàn tạm ứng đúng thời hạn quy định để thực hiện quyết toán ngân sách nhà nước cuối năm theo nội dung công văn số 3823/BTC-QLN ngày 23/3/2017 của Bộ Tài chính về việc thông báo số liệu ghi thu, ghi chi tạm ứng vốn viện trợ tính đến ngày 31/1/2017.

3. Để thuận lợi trong việc đối chiếu số liệu giữa Bộ Tài chính và cơ quan chủ quản khi thực hiện công tác quyết toán ngân sách hàng năm, đồng thời tăng cường trách nhiệm của các chủ dự án trong thống kê, lưu trữ số liệu, tài liệu, tăng vai trò của cơ quan chủ quản đối với quản lý tài chính nguồn viện trợ. Bộ Tài chính đề nghị các cơ quan chủ quản lưu ý nhắc các chủ dự án có công văn bổ sung các thông tin báo cáo số liệu về tình hình xác nhận viện trợ của dự án, số hoàn tạm ứng và tình hình quyết toán của Dự án cho đến thời điểm làm tờ khai xác nhận viện trợ và đính kèm tờ khai xác nhận viện trợ.

4. Hướng xử lý và hạch toán đối với từng trường hợp cụ thể:

a) Đối với khoản viện trợ (tiền và hàng) chủ dự án đã nhận trong năm 2017 nhưng chưa thực hiện xác nhận viện trợ: Chủ dự án khẩn trương gửi Tờ khai xác nhận viện trợ đến Bộ Tài chính để Bộ Tài chính hạch toán thu ngân sách nhà nước và chi tạm ứng. Thời hạn chi tiêu trong năm tài chính thực hiện theo đúng quy định hiện hành của ngân sách nhà nước. Cơ quan chủ quản gửi công văn hoàn tạm ứng đến Bộ Tài chính theo định kỳ hàng quý nhưng không chậm hơn thời hạn chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/1/2018).

b) Đối với viện trợ bằng tiền đã hạch toán thu ngân sách nhà nước và chi tạm ứng từ năm 2016 trở về trước nhưng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng và đã được Bộ Tài chính thống kê, đôn đốc hoàn tạm ứng theo công văn số 3823/BTC-QLN nêu trên: Cơ quan chủ quản tiếp tục gửi công văn hoàn tạm ứng đến Bộ Tài chính để Bộ Tài chính hạch toán thực chi. Niên độ hạch toán là 2017.

c) Đối với viện trợ bằng tiền chủ dự án đã nhận từ năm 2016 trở về trước nhưng chưa làm thủ tục xác nhận viện trợ: Cơ quan chủ quản đôn đốc chủ dự án gửi Tờ khai xác nhận viện trợ đến Bộ Tài chính trước 30/9/2017 để Bộ Tài chính hạch toán tạm ứng và thực chi (nếu đã đủ điều kiện thực chi). Niên độ hạch toán là 2017.

- Sau ngày 30/9/2017, Bộ Tài chính sẽ dừng xác nhận viện trợ đối với khoản viện trợ chủ dự án đã nhận nhưng chưa thực hiện thủ tục xác nhận viện trợ. Các khoản vốn đã nhận mà không xác nhận được là viện trợ (do không thực hiện thủ tục xác nhận viện trợ) thì cơ quan chủ quản, chủ dự án đề xuất phương án xử lý phù hợp với quy định và thỏa thuận chuyển vốn (nộp thuế đối với các giao dịch từ khoản vốn đã nhận hoặc trả lại bên chuyển vốn nếu phù hợp với thỏa thuận với bên chuyển vốn).

- Sau ngày 31/12/2017, đối với số vốn viện trợ chủ dự án đã tiếp nhận từ năm 2016 trở về trước và đã xác nhận viện trợ (đã ghi thu ngân sách nhà nước và chi tạm ứng) nhưng chưa có các tài liệu, chứng từ chứng minh được việc đã sử dụng để chuyển thành thực chi, đề nghị cơ quan chủ quản, chủ dự án xây dựng phương án nộp ngân sách nhà nước hoặc trả lại nhà tài trợ phù hợp với thỏa thuận viện trợ.

- Bộ Tài chính sẽ kiến nghị cơ quan chủ quản không đề xuất, phê duyệt các khoản viện trợ mới đối với các chủ dự án không thực hiện đúng quy định về quản lý vốn viện trợ.

Bộ Tài chính đề nghị Quý cơ quan và các chủ dự án phối hợp thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Vụ NSNN; - KBNN; - Vụ Pháp chế; - Lưu: VT, QLN (50b).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

English

MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------------
No.: 9208/BTC-QLN Re: Implementation of policies on financial management of foreign grant aid which is accounted as revenues of the central-government state budget.	Hanoi, July 11, 2017

To:

- Ministries, ministerial-level agencies, the Government's affiliates;
- People's Committees of provinces or central-affiliated cities.

In course of giving certification of foreign aid, Ministry of Finance finds that there are several aid items of which the application for certification of foreign aid is submitted but the aid amount/ aid goods have already been advanced/ purchased for a long while inconsistently with regulations in the Circular No. 225/2010/TT-BTC dated December 31, 2010 by Ministry of Finance (Clause 7 Article 7 stipulates that: “Declaration on foreign aid shall be prepared immediately after the project owner receives import documents, or invoices/ receipts of domestic goods/ services, or notice of serving bank or the State Treasury where the project owner’s account for receiving aid is opened”). This facts adversely influence the data comparison, accounting and financial management of foreign aid of state budget.

Thus, Ministry of Finance, pursuant to regulations in the Circular No. 225/2010/TT-BTC dated December 31, 2010, requests:

1. Ministries and local governments which are governing bodies to instruct affiliated project owners to make declarations on aid money/ goods which have been received in conformity with regulations in order to carry out procedures for certification of foreign aid and record them into state budget accounts, especially aid amounts and goods received in 2017 onwards.  Ministries and local governments shall be responsible for the accuracy of data.

2. Governing bodies are requested to expedite relevant agencies to make refund of advanced amounts on schedule in order to record in end-of-year state budget accounts in accordance with instructions in the Official Dispatch No. 3823/BTC-QLN dated March 23, 2017 by Ministry of Finance on report on collections and advances of foreign aid up to January 31, 2017.

3. In order to facilitate the comparison of data between Ministry of Finance and governing bodies while preparing annual state budget statements as well as stress the responsibility of project owners in course of making statistics, and retention of data and documents, and the role of governing bodies for financial management of foreign aid, Ministry of Finance requests governing bodies to remind project owners to supplement reports on certification of foreign aid of projects, refunded amounts of aid advances and financial statements of projects up to the time when declaration on foreign aid is made and enclose complete declaration on foreign aid.

4. Instructions for each specific case:

...

...

...

b) With regard to aid monetary items which have been accounted as state budget revenues and advanced in 2016 and earlier but procedures for refund of advances are not yet completed with the Ministry of Finance’s request for refund of advances under instructions in the Official Dispatch No. 3823/BTC-QLN: Governing bodies shall continue sending reports on refunded advances to Ministry of Finance for recording actual expenditures. Accounting year is 2017.

c) With regard to aid money which the project owners have received in 2016 and earlier but not yet carried out procedures for certification of foreign aid: Governing bodies shall expedite the project owners to send declaration on foreign aid to Ministry of Finance before September 30, 2017 in order that Ministry of Finance can record advances and actual expenditures in accounts (if requirements for actual expenditures have been satisfied). Accounting year is 2017.

- After September 30, 2017, Ministry of Finance shall suspend certification of foreign aid with respect to aid items which the project owners have received but not yet carried out procedures for certification of foreign aid. Governing bodies and/or project owners shall propose plans for handling capital amounts which have been received but not yet certified as aid items (because of failure to carry out procedures for certification of foreign aid) in accordance with current regulations and reach an agreement on capital transfer (pay taxes increased from transactions related to received funds or refund received capital to the agency transferring such capital in conformity with the agreement).

- After December 31, 2017, with regard to aid items which have been received by project owners in 2016 and earlier, and certified as foreign aid (which have been recorded in state budget collections and advances) but documents proving the spending of such aid items are not enough to record such aid items as actual expenditures, governing bodies and project owners are requested to formulate plans for transferring such aid items to state budget or refunding them to donors in conformity with foreign aid agreement.

- Ministry of Finance requests governing bodies not to propose or give approval for new foreign aid items to project owners who fail to comply with regulations on management of aid funding.

Governing bodies and project owners are requested to implement instructions in this Official Dispatch./.

PP MINISTER
DEPUTY MINISTER




Tran Xuan Ha

...

...

...