Hiện nay, việc mở các trung tâm dạy ngoại ngữ như tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Hàn trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để thực hiện điều này, các cá nhân và doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về tư cách pháp lý và thực hiện dự toán chi phí cần thiết cho việc mở trung tâm. Ngoài ra, họ cần có kiến thức về các thủ tục, quy trình và điều kiện cần thiết để thành lập một trung tâm ngoại ngữ đáp ứng được các yêu cầu của ngành.

1. Các bước thủ tục cần thiết thành lập trung tâm ngoại ngữ

Căn cứ tại khoản 20 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP và Khoản 3 Điều 47 Nghị định 46/2017/NĐ-CP. Quy trình thành lập trung tâm ngoại ngữ gồm các bước như sau:

Bước 1: Tổ chức hoặc cá nhân nộp đầy đủ 01 bộ hồ sơ chuẩn tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định, kiểm tra hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ để quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ.

Bước 3: Trong vòng 5 ngày làm việc, người có thẩm quyền sẽ ra quyết định cho phép thành lập nếu đủ điều kiện; nếu không đủ điều kiện, sẽ thông báo rõ lý do cho tổ chức hoặc cá nhân.

2. Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ

Tờ trình đề nghị thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học;

Nội dung của đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học bao gồm: tên trung tâm, địa điểm đặt trung tâm, lý do cần thiết và cơ sở pháp lý của việc thành lập trung tâm; mục tiêu, nhiệm vụ của trung tâm; chương trình giảng dạy, quy mô đào tạo; cơ sở vật chất của trung tâm; cơ cấu tổ chức của trung tâm và sơ yếu lý lịch của người dự kiến làm Giám đốc trung tâm.

Dự thảo nội quy tổ chức hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học.

2.1. Đối với tổ chức là doanh nghiệp thành lập trung tâm ngoại ngữ

Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp (có ngành nghề về dạy ngoại ngữ);

Hợp đồng thuê, mượn trụ sở nơi đặt trụ sở của trung tâm có công chứng (thời hạn thuê ít nhất 01 năm tính tới thời điểm nộp hồ sơ); Diện tích đảm bảo 1,5m2 /1 học viên). Diện tích 1 phòng học 30m2;

Giấy cam kết phòng cháy chữa cháy (tự làm)

Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà, đất nơi đặt trụ sở trung tâm;

Danh sách giáo viên giảng dạy; Danh sách nhân viên trung tâm;

Ký hợp đồng lao động với Giám đốc Trung tâm, giáo viên và các nhân viên khác;

Văn bản xác nhận của chính quyền địa phương đồng ý cho mở trung tâm (Quý doanh nghiệp chi trả chi phí xin công văn chấp thuận).

2.2. Đối với giám đốc trung tâm ngoại ngữ

Văn bản xác nhận thời gian công tác trong lĩnh vực giáo dục của cơ sở giáo dục ít nhất từ 03 năm trở lên ở vị trí tư vấn giáo dục hoặc giảng dạy;

Sơ yếu lý lịch có dán ảnh 3×4, có xác nhận của UBND phường nơi cư trú (Chú ý thời gian công tác trong sơ yếu lý lịch phải khớp với văn bản xác nhận thời gian công tác);

Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ hoặc Bằng B1 hoặc các chứng chỉ khác

Giấy khám sức khỏe trong thời hạn 6 tháng gần nhất;

Bản sao chứng thực Chứng minh thư nhân dân.

2.3. Đối với giáo viên, nhân viên của trung tâm ngoại ngữ

Đối với giáo viên ngoại ngữ, cần tối thiểu là 04 giáo viên (25 học viên/1 giáo viên/1 ca học):

Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành sư phạm ngoại ngữ (nếu không có chuyên ngành sư phạm thì phải có thêm chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm);

Bản sao chứng thực CMND;

Nơi công tác hiện tại;

Hồ sơ lao động (Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Đơn xin việc).

2.4. Đối với nhân viên khác trong trung tâm ngoại ngữ

Kế toán: Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp và bản sao chứng thực CMND;

Nhân viên tư vấn: Bản sao chứng thực bằng đại học tốt nghiệp các chuyên ngành kinh tế, thương mại, ngoại ngữ…; Bản sao chứng thực  CMND;

Thủ quỹ: Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp; Bản sao chứng thực CMND;

Bảo vệ: Bản sao chứng thực CMND; Hồ sơ lao động (Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Đơn xin

việc).

2.5. Một số thông tin khác cần chuẩn bị:

Liệt kê đầy đủ giáo trình, tài liệu, thiết bị phục vụ giảng dạy, chỉ rõ sử dụng giáo trình nào;

Lập bảng kê Cơ sở vật chất: như bàn, ghế, bảng, máy tính, máy chiểu để giảng dạy, Các trang thiết bị PCCC ở mỗi tầng…. (kèm theo thông tin về giá trị thành tiền của cơ sở vật chất để tính chi phí);

Dự kiến trả lương cho giáo viên ( cụ thể theo giờ/tháng/buổi);

Dự kiến thu các loại học phí của học viên;

Nội dung chi tiết Chương trình giảng dạy; kế hoạch giảng dạy, kiểm tra, thi cuối khóa;

Để đảm bảo tính chính thống và phù hợp với quy định, đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học cần bao gồm các thông tin sau:

Tên trung tâm: bao gồm "trung tâm ngoại ngữ" và tên riêng của trung tâm. Tên riêng không được trùng với tên của bất kỳ trung tâm ngoại ngữ, tin học nào đã được thành lập trước đó, đồng thời không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Địa điểm đặt trung tâm: nêu rõ địa điểm cụ thể và khu vực đặt trung tâm, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

Quy mô đào tạo: xác định quy mô đào tạo của trung tâm, bao gồm các khóa học, chương trình giảng dạy và số lượng học viên dự kiến.

Tổ chức cơ cấu: miêu tả tổ chức cơ cấu của trung tâm, bao gồm cấp lãnh đạo và các bộ phận chức năng.

Diện tích các phòng: nêu rõ diện tích của các phòng học, phòng thực hành, phòng chức năng và các tiện ích khác của trung tâm.

3. Thẩm quyền thành lập trung tâm ngoại ngữ

Căn cứ điều 47 Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-BGDĐT năm 2018. Việc thành lập trung tâm ngoại ngữ phụ thuộc vào người hoặc tổ chức nào quyết định thành lập. Cụ thể:

Nếu trung tâm được thành lập trong khuôn viên của trường đại học, cao đẳng sư phạm hoặc học viện, thì quyết định thành lập sẽ do Giám đốc đại học, học viện hoặc hiệu trưởng trường đại học, trường cao đẳng sư phạm đưa ra.

Nếu trung tâm được thành lập bởi tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, thì người đứng đầu tổ chức đó sẽ quyết định thành lập.

Nếu trung tâm ngoại ngữ nằm ngoài khuôn viên của trường đại học, cao đẳng sư phạm hoặc học viện, hoặc là trung tâm do tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoặc tổ chức kinh tế thành lập, thì quyết định thành lập sẽ được đưa ra bởi Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo.

4. Điều kiện thành lập mở trung tâm ngoại ngữ

4.1. Điều kiện để trung tâm ngoại ngữ hoạt động giáo dục

Có đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên đạt chuẩn theo quy định, đáp ứng yêu cầu hoạt động của trung tâm.

Có cơ sở vật chất, trang thiết bị, chương trình, tài liệu dạy học, nguồn kinh phí phù hợp, bảo đảm chất lượng giáo dục theo kế hoạch xây dựng, phát triển và quy mô hoạt động của trung tâm.

4.2. Giám đốc trung tâm là người đáp ứng các tiêu chuẩn sau

Có nhân thân tốt;

Có năng lực quản lý;

Tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương (đối với giám đốc trung tâm ngoại ngữ);

Có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo.