Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1)

17/11/2023 09:15 AM

Ngày 15/11/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Nhật Vy

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1) như sau:

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

* Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

* Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11. Biên mục hồ sơ

- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

- Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19. Lập mục lục hồ sơ

- Viết lời nói đầu;

- Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).

Bước 20. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

- Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 21. Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2024 và thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010.

Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.

Gởi câu hỏi Chia sẻ bài viết lên facebook 1,133

Bài viết về

lĩnh vực Bộ máy hành chính

VĂN BẢN NỔI BẬT MỚI CẬP NHẬT
  • 10:20 | 12/07/2024 Nghị quyết 142/2024/QH15 ngày 29/6/2024 về Kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XV
  • 10:15 | 12/07/2024 Thông tư 32/2024/TT-BCA ngày 10/7/2024 sửa đổi Thông tư 149/2020/TT-BCA hướng dẫn Luật Phòng cháy và chữa cháy và Luật Phòng cháy và chữa cháy sửa đổi và Nghị định 136/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Phòng cháy và chữa cháy và Luật Phòng cháy và chữa cháy sửa đổi và Thông tư 08/2018/TT-BCA hướng dẫn Nghị định 83/2017/NĐ-CP quy định công tác cứu nạn, cứu hộ của lực lượng phòng cháy, chữa cháy
  • 08:15 | 12/07/2024 Thông tư 38/2024/TT-NHNN ngày 01/7/2024 quy định về hoạt động tư vấn của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài
  • 08:10 | 12/07/2024 Nghị định 82/2024/NĐ-CP ngày 10/7/2024 sửa đổi Nghị định 73/2019/NĐ-CP quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước
  • 17:20 | 11/07/2024 Nghị quyết 108/NQ-CP ngày 10/7/2024 về Phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 6 năm 2024 và Hội nghị trực tuyến Chính phủ với địa phương
  • 14:15 | 11/07/2024 Thông tư 46/2024/TT-BTC ngày 09/7/2024 sửa đổi Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế
  • 14:10 | 11/07/2024 Thông tư 36/2024/TT-NHNN ngày 30/6/2024 về phân loại tài sản có của tổ chức tín dụng là hợp tác xã
  • 14:05 | 11/07/2024 Thông tư 35/2024/TT-NHNN ngày 30/6/2024 về cấp đổi Giấy phép, cấp bổ sung nội dung hoạt động vào Giấy phép và tổ chức, hoạt động của tổ chức tín dụng phi ngân hàng
  • 14:05 | 11/07/2024 Thông tư 35/2024/TT-NHNN ngày 30/6/2024 về cấp đổi Giấy phép, cấp bổ sung nội dung hoạt động vào Giấy phép và tổ chức, hoạt động của tổ chức tín dụng phi ngân hàng
  • 14:00 | 11/07/2024 Thông tư 32/2024/TT-NHNN ngày 30/6/2024 về mạng lưới hoạt động của ngân hàng thương mại
44.200.194.255

Địa chỉ: 17 Nguyễn Gia Thiều, P.6, Q.3, TP.HCM
Điện thoại: (028) 3930 3279 (06 lines)
E-mail: info@ThuVienPhapLuat.vn