Lưu ý khi giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Lưu ý khi giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (Hình ảnh từ Internet)

1. Lưu ý khi giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Tại Điều 21 Thông tư 06/2013/TT-BTP quy định về việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:

- Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy chỉ được đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp khi được lập và ghi đúng theo quy định tại Điều 17 Thông tư 06/2013/TT-BTP.

- Người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cho người được phân công làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (sau đây gọi là người làm công tác lưu trữ). Trường hợp giao nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp phải lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp để đối chiếu khi giao nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bao gồm: số thứ tự, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, mã số Lý lịch tư pháp.

Việc giao nhận hồ sơ phải được ký xác nhận giữa bên giao và bên nhận.

- Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu giữa danh mục tài liệu với tài liệu có trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;

+ Vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Sổ lưu trữ bao gồm những thông tin sau: mã số Lý lịch tư pháp, số thứ tự lưu trữ, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, ngày đưa hồ sơ vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

- Trường hợp người làm công tác lý lịch tư pháp kiêm nhiệm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy thì có trách nhiệm vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 21 Thông tư 06/2013/TT-BTP và phải có ký xác nhận của người phụ trách trực tiếp.

2. Hướng dẫn giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu

Tại Điều 23 Thông tư 06/2013/TT-BTP hướng dẫn giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu như sau:

-  Trường hợp cần bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại Điều 18 Thông tư 06/2013/TT-BTP, người làm công tác lý lịch tư pháp yêu cầu người làm công tác lưu trữ bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp để bổ sung tài liệu.

Trường hợp cần bổ sung nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung để đối chiếu khi giao, nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần bổ sung bao gồm: số lưu trữ; mã số Lý lịch tư pháp; họ và tên người có Lý lịch tư pháp.

- Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm tìm kiếm hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung và bàn giao cho người có yêu cầu.

Việc giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận và ghi rõ ngày giao, nhận.

- Sau khi hoàn thành việc bổ sung hồ sơ, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ bàn giao hồ sơ đã bổ sung cho người làm công tác lưu trữ. Việc bàn giao hồ sơ đã bổ sung phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận.

- Khi nhận lại hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được bổ sung thông tin, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vào đúng vị trí của hồ sơ đó trong kho lưu trữ.