Decision No. 25/2017/QD-UBND dated July 27, 2017 promulgating “Regulations on cooperation between regulatory authorities of Hanoi city in managing representative offices and branches of foreign traders engaging in trade and specific trade activities"

• Official number: 25/2017/QD-UBND
• Legislation Type: Decision
• Organization: Hanoi city The People's Committee
• Signer: Nguyen Duc Chung
• Issued Date: 27/07/2017

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 25/2017/QĐ-UBND	Hà Nội, ngày 27 tháng 07 năm 2017

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH “QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRONG VIỆC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI VÀ THƯƠNG MẠI ĐẶC THÙ”

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Thương mại ngày 14/6/2005;

Căn cứ Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 73/2016/NĐ-CP ngày 11/7/2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Kinh doanh bảo hiểm và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kinh doanh bảo hiểm;

Căn cứ Nghị định số 22/2006/NĐ-CP ngày 28/2/2006 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của chi nhánh ngân hàng nước ngoài, ngân hàng liên doanh, ngân hàng 100% vốn nước ngoài, Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài tại Việt Nam;

Theo đề nghị của Sở Công Thương Hà Nội tại Tờ trình số 1656/TTr-SCT ngày 12/4/2017; Báo cáo thẩm định số 483/STP-VBPQ ngày 22/3/2017 của Sở Tư pháp Hà Nội về việc dự thảo Quyết định ban hành “Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù”,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này “Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày 06/8/2017 và thay thế Quyết định số 17/2011/QĐ-UBND ngày 19/5/2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc ban hành “Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù”.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ: Công Thương, Tư pháp; - Thường trực Thành ủy; - Thường trực HĐND Thành phố; - Đoàn ĐBQH TP Hà Nội; - Chủ tịch UBND Thành phố; - Các Phó Chủ tịch UBND Thành phố; - Cục kiểm tra văn bản QPPL-Bộ Tư pháp; - Văn phòng HĐND Thành phố; - Cổng TTĐT Chính phủ; - Cổng Thông tin điện tử Thành phố; - Báo KTĐT, Hà Nội mới; - VPUB: các Phó Chánh Văn phòng, TH, TKBT, KGVX, KT (C,H3); - Trung tâm Tin học - Công báo Thành - Lưu: VT, CT (20b), KT (N.60). (13792, 27309-130)

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Đức Chung

QUY CHẾ

PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI VÀ THƯƠNG MẠI ĐẶC THÙ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 25/2017/QĐ-UBND ngày 27 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm, phương thức, nội dung phối hợp giữa các cơ quan trong công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc thành phố Hà Nội, bao gồm: Sở Công Thương, Sở Lao động, Thương binh Xã hội, Sở Tài chính, Công an Thành phố, Cục Thuế, Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất và các cơ quan khác có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ được hiểu như sau:

1. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại: Là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cấp phép theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Nghị định số 07).

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại đặc thù: Là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm hoặc các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

3. Cơ quan cấp phép: Sở Công Thương Hà Nội và Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội (Ban Quản lý) theo quy định tại điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ.

Điều 4. Từ viết tắt được sử dụng trong Quy chế

1. “Văn phòng đại diện”: Là Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.

2. “Các cơ quan”: Là cơ quan quản lý Nhà nước của thành phố Hà Nội.

Chương II

NGUYÊN TẮC, CÁCH THỨC, NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG VIỆC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Điều 5. Nguyên tắc phối hợp

1. Căn cứ chức năng quản lý Nhà nước, được pháp luật quy định và sự phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố, các Sở, ngành liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác quản lý Văn phòng đại diện trong phạm vi ngành mình phụ trách. Nghiêm cấm mọi thái độ cửa quyền, quan liêu, vô trách nhiệm, gây phiền hà, sách nhiễu yêu cầu Văn phòng đại diện phải thực hiện những điều pháp luật không quy định.

2. Các cơ quan có trách nhiệm chủ động phối hợp hoạt động với các cơ quan, đơn vị hữu quan để đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong chỉ đạo điều hành giữa các cơ quan quản lý của Thành phố, trên cơ sở nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình và yêu cầu công việc quản lý Văn phòng đại diện theo từng thời điểm và lĩnh vực cụ thể.

3. Việc thanh tra, kiểm tra định kỳ do các cơ quan tiến hành theo thẩm quyền và lĩnh vực phụ trách phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, thông báo với Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý về chương trình kế hoạch thanh tra, kiểm tra trước ngày 15/01 hàng năm để tránh thanh tra, kiểm tra chồng chéo. Trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất. Trường hợp vụ việc xử lý (nếu có) vượt thẩm quyền thì phải phối hợp với Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý kiến nghị về biện pháp xử lý và trình Ủy ban nhân dân Thành phố quyết định.

4. Nghiêm cấm việc cán bộ, công chức, nhân viên các cơ quan kiểm tra hoặc tổ chức kiểm tra Văn phòng đại diện mà không có quyết định hoặc không theo kế hoạch đã được duyệt của Thủ trưởng cơ quan.

Điều 6. Cách thức phối hợp

1. Các cơ quan có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với Sở Công Thương, phân công 01 Lãnh đạo phụ trách và 01 chuyên viên theo dõi, giải quyết các công việc có liên quan đến công tác phối hợp quản lý Văn phòng đại diện, làm đầu mối trong quá trình phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến Văn phòng đại diện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của đơn vị mình.

2. Trước ngày 15/01 năm kế tiếp, các cơ quan gửi báo cáo đến Sở Công Thương về công việc đã triển khai và công tác phối hợp với các ngành liên quan bằng văn bản. Sở Công Thương báo cáo UBND Thành phố trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các ngành.

3. Hoạt động phối hợp phải đảm bảo nguyên tắc yêu cầu nghiệp vụ của mỗi đơn vị, tùy theo từng nội dung cần phối hợp và kế hoạch làm việc thống nhất trong các cuộc họp giao ban, các đơn vị, bộ phận (gọi tắt là các đơn vị) chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với nhau thông qua lãnh đạo hoặc chuyên viên đã được phân công để trao đổi thông tin.

Trong trường hợp công việc phối hợp bị vướng mắc, gián đoạn, các đơn vị có liên quan có trách nhiệm báo cáo với đồng chí lãnh đạo phụ trách lĩnh vực đó để giải quyết trực tiếp.

Điều 7. Nội dung phối hợp

1. Phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin.

2. Phối hợp tổ chức tập huấn, tuyên truyền phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.

3. Phối hợp thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Giao ban định kỳ về công tác quản lý Văn phòng đại diện.

5. Các nội dung khác phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 8. Hình thức phối hợp

1. Trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin bằng văn bản, email, điện thoại, fax, nhắn tin.

2. Tổ chức họp giao ban liên ngành.

3. Thành lập đoàn kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện Quy chế.

5. Cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung về người nước ngoài do Ủy ban nhân dân Thành phố xây dựng.

6. Các hình thức khác phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 9. Về việc phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin

1. Trực tiếp gặp gỡ để thông báo, trao đổi thông tin.

2. Trao đổi thông qua văn bản.

3. Thông qua các phương tiện thông tin liên lạc để trao đổi.

4. Trao đổi thông tin qua thư điện tử của Thành phố.

5. Thời gian trao đổi thông tin theo đề nghị giữa các cơ quan liên quan là 15 ngày làm việc (không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ).

6. Khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung về người nước ngoài

Điều 10. Trách nhiệm của các Sở, ngành trong việc phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin

1. Sở Công Thương:

a) Cập nhật thông tin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện (ngoài khu công nghiệp) theo Điều 25 và Khoản 3 Điều 37 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

b) Cung cấp thông tin về các Văn phòng đại diện đã cấp phép khi có đề nghị của các cơ quan có liên quan:

- Văn phòng đại diện cấp mới: Thông tin về tên thương nhân nước ngoài, quốc tịch, trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, Trưởng đại diện.

- Văn phòng đại diện điều chỉnh giấy phép: Thông tin về các nội dung điều chỉnh như trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, trưởng đại diện, địa chỉ hoạt động của thương nhân nước ngoài.

- Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động: Thông tin về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cho các cơ quan theo quy định.

c) Sao gửi các cơ quan chức năng báo cáo định kỳ về công tác quản lý hoạt động của các Văn phòng đại diện theo quy định.

2. Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất, Ban Quản lý khu công nghệ cao (sau đây gọi tắt là Ban Quản lý):

a) Cập nhật thông tin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện (trong khu công nghiệp) theo Điều 25 và Khoản 3 Điều 37 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP

b) Cung cấp thông tin về các Văn phòng đại diện đã cấp phép khi có đề nghị của các cơ quan có liên quan:

- Văn phòng đại diện cấp mới: Thông tin về tên thương nhân nước ngoài, quốc tịch, trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, Trưởng đại diện.

- Văn phòng đại diện điều chỉnh giấy phép: Thông tin về các nội dung điều chỉnh như trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, trưởng đại diện, địa chỉ hoạt động của thương nhân nước ngoài.

- Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động: Thông tin về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cho các cơ quan theo quy định.

3. Công an Thành phố:

a) Hàng tháng cung cấp cho cơ quan cấp phép, Sở Lao động Thương binh và Xã hội thông tin cơ bản về các nhân viên nước ngoài làm việc trong Văn phòng đại diện được cấp thị thực, thẻ tạm trú, gia hạn tạm trú (10 ngày/lần cập nhật thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung).

b) Kịp thời thường xuyên trao đổi với cơ quan cấp phép các thông tin về sai phạm liên quan đến Văn phòng đại diện như: sai phạm về địa điểm trụ sở, trưởng đại diện; Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động không thông báo, hoạt động không đúng nội dung trong Giấy phép, hoạt động không Giấy phép; thông tin về việc kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện.

c) Rà soát thông tin về tình hình cấp thị thực, thẻ tạm trú, gia hạn tạm trú cho các nhân viên nước ngoài tại các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.

4. Sở Lao động Thương binh và Xã hội:

a) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép và Công an Thành phố các thông tin sau:

- Thông tin về số lượng nhân viên làm việc trong các Văn phòng đại diện theo báo cáo của các Văn phòng đại diện gửi Sở Lao động Thương binh Xã hội.

- Thông tin cơ bản về các nhân viên nước ngoài làm việc trong Văn phòng đại diện được cấp giấy phép lao động hoặc miễn cấp giấy phép lao động.

b) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin về việc kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện trong lĩnh vực quản lý.

c) Rà soát thông tin về tình hình lao động tại các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.

5. Cục Thuế Thành phố:

a) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin cơ bản về các nhân viên làm việc trong Văn phòng đại diện đã đăng ký mã số thuế.

b) Gửi thông báo về việc Văn phòng đại diện đã hoàn thành thủ tục quyết toán thuế và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo thời hạn quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản pháp quy hướng dẫn. Quá thời hạn quy định, Sở Công Thương sẽ thông báo hoàn thành thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định.

c) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện thuộc lĩnh vực quản lý.

d) Rà soát thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.

Điều 11. Phối hợp tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật

1. Sở Công Thương chủ trì thực hiện các nội dung sau:

a) Đăng tải, cập nhật quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện trên website của cơ quan Sở Công Thương.

b) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm cho các Văn phòng đại diện.

d) Chủ trì tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.

2. Ban Quản lý thực hiện các nội dung sau:

a) Đăng tải, cập nhật quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện trên website của cơ quan Ban quản lý.

b) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm cho các Văn phòng đại diện do Ban cấp phép.

3. Công an Thành phố phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.

4. Sở Lao động Thương binh và Xã hội thực hiện các nội dung sau:

a) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến người lao động Việt Nam và nước ngoài làm việc trong các Văn phòng đại diện.

b) Phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.

5. Cục Thuế thực hiện các nội dung sau:

a) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ nộp các loại thuế do pháp luật quy định đối với Văn phòng đại diện và các nhân viên Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại các Văn phòng đại diện.

b) Phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.

Điều 12. Phối hợp thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện

1. Sở Công Thương chủ trì thực hiện các nội dung sau:

a) Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện đã cấp phép theo thẩm quyền.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan Trung ương và cơ quan thuộc Thành phố có liên quan tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 2 Điều 41 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

c) Xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra kèm theo kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm (nếu có) trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê chuẩn và quyết định biện pháp xử lý nếu vượt thẩm quyền.

2. Ban Quản lý chủ trì thực hiện các nội dung sau:

a) Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện đã cấp phép theo thẩm quyền.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan Trung ương và cơ quan thuộc Thành phố có liên quan tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 2 Điều 41 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

c) Xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra kèm theo kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm (nếu có) trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê chuẩn và quyết định biện pháp xử lý nếu vượt thẩm quyền.

3. Công an Thành phố, Sở Lao động Thương binh và Xã hội và Cục Thuế thực hiện những nội dung sau:

a) Cử cán bộ tham gia đoàn kiểm tra do cơ quan cấp phép chủ trì.

b) Lập danh sách các Văn phòng đại diện dự định kiểm tra hàng năm, gửi cơ quan cấp phép.

Điều 13. Giao ban định kỳ về công tác quản lý Văn phòng đại diện

1. Sở Công Thương có trách nhiệm:

a) Chủ trì tổ chức giao ban định kỳ hàng năm giữa các cơ quan để kiểm điểm tình hình cấp phép, quản lý Văn phòng đại diện

b) Tổng hợp báo cáo của các Sở, ngành về công tác quản lý Văn phòng đại diện.

2. Công an Thành phố, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Cục Thuế Thành phố có trách nhiệm:

a) Cử cán bộ tham gia giao ban định kỳ hàng năm về công tác quản lý Văn phòng đại diện

b) Đề xuất những kiến nghị trong công tác quản lý Văn phòng đại diện để Sở Công Thương tổng hợp báo cáo các cơ quan có thẩm quyền.

Điều 14. Nội dung phối hợp khác

Các Sở, ngành giải quyết những vấn đề có liên quan đến các Văn phòng đại diện theo thẩm quyền, đồng thời gửi báo cáo cho Sở Công Thương để tổng hợp chung và phối hợp với Sở Công Thương đề xuất biện pháp xử lý đối với những trường hợp vượt thẩm quyền để trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định hoặc kiến nghị.

Điều 15. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cán bộ, công chức có thành tích trong công tác quản lý Văn phòng đại diện được khen thưởng theo quy định pháp luật.

2. Cán bộ, công chức khi thi hành công vụ nếu vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Triển khai thực hiện

Trên cơ sở Quy chế này, các Sở, Ban, Ngành của Thành phố tổ chức triển khai thực hiện.

Điều 17. Kinh phí thực hiện

Kinh phí để đảm bảo cho công tác phối hợp thực hiện trên nguyên tắc: Cơ quan, đơn vị nào chủ trì công việc thì sử dụng nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị mình theo quy định hiện hành.

Đối với kinh phí kiểm tra liên ngành và giao ban liên ngành, Sở Công Thương xây dựng kinh phí hàng năm trình UBND Thành phố phê duyệt. Sở Tài chính bố trí kinh phí hoạt động quản lý và phối hợp quản lý Văn phòng đại diện trong dự toán hàng năm của các cơ quan, đơn vị theo nhiệm vụ được giao tại Quy chế này.

Điều 18. Điều khoản sửa đổi, bổ sung

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh cần bổ sung, Sở Công Thương có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố để sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.

English

THE PEOPLE’S COMMITTEE OF HANOI CITY --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness --------------
No.: 25/2017/QD-UBND	Hanoi, July 27, 2017

DECISION

PROMULGATING “REGULATIONS ON COOPERATION BETWEEN REGULATORY AUTHORITIES OF HANOI CITY IN MANAGING REPRESENTATIVE OFFICES AND BRANCHES OF FOREIGN TRADERS ENGAGING IN TRADE AND SPECIFIC TRADE ACTIVITIES"

THE PEOPLE’S COMMITTEE OF HANOI CITY

Pursuant to the Law on organization of local governments dated June 19, 2015;

Pursuant to the Law on commerce dated June 14, 2005;

Pursuant to the Government’s Decree No. 07/2016/ND-CP dated January 25, 2016 on elaboration of the Law on commerce with respect to representative offices and branches of foreign traders in Vietnam;

Pursuant to the Government’s Decree No.73/2016/ND-CP dated July 11, 2016 on elaboration of the Law on insurance business and the Law on amendments to certain Articles of the Law on insurance business;

Pursuant to the Government’s Decree No. 22/2006/ND-CP dated February 28, 2006 prescribing organization and operation of branches of foreign banks, joint venture banks, wholly foreign-invested banks and representative offices of foreign credit institutions in Vietnam;

...

...

...

HEREBY DECIDES:

Article 1. “Regulations on cooperation between regulatory authorities of Hanoi City in managing representative offices and branches of foreign traders engaging in trade and specific trade activities" are promulgated together with this Decision.

Article 2. This Decision comes into force after 10 days as of August 06, 2017 and replaces the Decision No. 17/2011/QD-UBND dated May 19, 2011 of the People’s Committee of Hanoi City promulgating “Regulations on cooperation between regulatory authorities of Hanoi City in managing representative offices and branches of foreign traders engaging in trade and specific trade activities".

Article 3. Chief of Office of the People’s Committee of Hanoi City, heads of the city’s Departments, divisions and subdivisions, representative offices and branches of foreign traders in Hanoi City shall be responsible for implementation of this Decision./.

ON BEHALF OF THE PEOPLE’S COMMITTEE
CHAIRMAN




Nguyen Duc Chung

REGULATIONS

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This document provides for principles, responsibility, methods and contents of cooperation between regulatory authorities in managing representative offices and branches of foreign traders engaging in trade and specific trade activities.

Article 2. Regulated entities

This Decision applies to regulatory authorities affiliated to the Government of Hanoi City, including Department of Industry and Trade, Department of Labour, War Invalids and Social Affairs, Department of Finance, Hanoi City Public Security Department, Department of Taxation, Hanoi Industrial and Export Processing Zones Authority and other relevant authorities.

Article 3. Definitions

For the purposes of this document, these terms are construed as follows:

1. Representative offices and branches of foreign traders engaging in trade activities refer to representative offices and branches of foreign traders that are licensed according to regulations laid down in the Government’s Decree No. 07/2016/ND-CP dated January 25, 2016.

...

...

...

3. Licensing authorities include Hanoi Department of Industry and Trade, and Hanoi Industrial and Export Processing Zones Authority (HIZA) as regulated in Article 5 of the Government’s Decree No. 07/2016/ND-CP dated January 25, 2016.

Article 4. Abbreviated terms

1. “Representative offices” stand for representative offices or branches of foreign traders engaging in trade and specific trade activities.

2. “regulatory authorities” stand for state regulatory authorities affiliated to the Government of Hanoi City.

Chapter II

PRINCIPLES, METHODS, CONTENTS AND RESPONSIBILITY FOR COOPERATION BETWEEN REGULATORY AUTHORITIES IN MANAGING REPRESENTATIVE OFFICES

Article 5. Principles of cooperation

1. Based on the state management functions as regulated by laws and authority delegation by the People’s Committee of Hanoi City, relevant departments and divisions of the city shall organize the management of representative offices engaging in sectors under their management. The following are strictly prohibited, including authoritarian behavior, bureaucracy, irresponsible attitude, and annoying, harassing or requesting representative offices to do things other than the ones regulated by laws.

2. Regulatory authorities shall proactively cooperate with concerned authorities and/or entities to ensure the consistent and comprehensive direction and management by competent authorities of Hanoi City on the basis of their assigned duties and powers, and representative offices management tasks in each period and each sector.

...

...

...

4. Officials, public employees and employees of regulatory authorities are prohibited from inspecting or organizing inspections of representative offices without decisions or inspection plans approved by heads of their regulatory authorities.

Article 6. Methods of cooperation

1. A regulatory authority shall coordinate with Hanoi Department of Industry and Trade, assign at least a leading official and a specialist to monitor and settle issues concerning the cooperation in managing representative offices, and play the leading role during the cooperation in settling issues concerning representative offices within the ambit of its assigned functions, duties and powers.

2. By January 15 of the following year, regulatory authorities must submit reports to Hanoi Department of Industry and Trade on their performance of duties and cooperation with relevant authorities during the year. Hanoi Department of Industry and Trade is required to consider reports submitted by regulatory authorities and submit a consolidated report thereof to the People’s Committee of Hanoi City.

3. The cooperation between regulatory authorities must meet operational requirements of each regulatory authority; depending on each cooperating task and the cooperating plan approved in a specific shift-handover meeting, in-charge units or departments (hereinafter referred to as "in-charge units") shall directly work together through their leading officials or specialists assigned to perform information exchange tasks.

Any difficulties that arise during the cooperation must be promptly reported to leaders in charge of relevant sectors for consideration.

Article 7. Contents of cooperation

1. Cooperation in receiving, exchanging and providing information.

2. Cooperation in organizing training and dissemination of laws on operation of representative offices.

...

...

...

4. Regular handover of tasks concerning the management of representative offices.

5. Other contents as regulated by laws.

Article 8. Forms of cooperation

1. Exchange opinions and provide information in writing, via email, telephone, fax or messaging.

2. Hold interdisciplinary shift-handover meetings.

3. Establish inspection teams in charge of inspecting operation of representative offices.

4. Hold preliminary review and summary conferences on implementation of the Regulations.

5. Update the general foreigners database developed by the People's Committee of Hanoi City.

6. Take other appropriate forms of cooperation as regulated by laws.

...

...

...

1. Directly inform or exchange information.

2. Exchange information in writing.

3. Exchange information through means of mass media.

4. Exchange information through the city’s portal.

5. Time limit for providing/ exchanging requested information between regulatory authorities is 15 working days (excluding Saturday, Sunday and public holidays).

6. Obtaining information available on the general foreigners database.

Article 10. Responsibility of city's departments and divisions for cooperation in receiving, exchanging and providing information

1. Hanoi Department of Industry and Trade shall:

a) update information concerning the issuance of license to establish representative offices (located outside industrial zones) as regulated in Article 25 and Clause 3 Article 37 of Decree No. 07/2016/ND-CP.

...

...

...

- A representative office granted the new license: Information about the foreign trader, nationality, registered headquarters of the representative office, and chief representative.

- A representative office granted a modified license: Information about modified contents of the license such as registered headquarters of the representative office, chief representative, and operating address of foreign trader.

- A representative office having its operation terminated: Information about procedures for termination of operation of the representative office carried out by the foreign trader as regulated.

c) submit copies of regular reports on management of representative offices to competent authorities as regulated.

2. Hanoi Industrial and Export Processing Zones Authority, and Hi-tech Park Management Board (hereinafter referred to as "Management Boards") shall:

a) update information concerning the issuance of license to establish representative offices (located in industrial zones) as regulated in Article 25 and Clause 3 Article 37 of Decree No. 07/2016/ND-CP.

b) provide information about licensed representative offices at the request of relevant authorities. To be specific:

- A representative office granted the new license: Information about the foreign trader, nationality, registered headquarters of the representative office, and chief representative.

- A representative office granted a modified license: Information about modified contents of the license such as registered headquarters of the representative office, chief representative, and operating address of the foreign trader.

...

...

...

3. Hanoi City Public Security Department shall:

a) monthly provide licensing authorities and Hanoi City Department of Labour, War Invalids and Social Affairs with basic information about foreigners who work at representative offices and are granted visa, temporary resident card or have their temporary resident cards extended (update the general foreigners database with the required information every 10 days).

b) punctually and regularly exchange information about violations committed by representative offices with licensing authorities, including: representative offices committing violations against regulations on headquarters or chief representative; representative offices terminating their operation without notification as regulated, or performing operations other than the licensed ones, or operating against the license; information concerning inspection and handling of violations committed by representative offices.

c) review information on the issuance of visa, temporary resident cards or grant of extension of temporary resident cards to foreigners working at representative offices, and provide the mentioned information to relevant authorities as regulated.

4. Hanoi City Department of Labour, War Invalids and Social Affairs shall:

a) quarterly provide licensing authorities and Hanoi City Public Security Department with the following information:

- Information about the number of employees working at representative offices, which is determined according to received reports from representative offices.

- Basic information about foreigners who work at representative offices and are granted work permit or work permit exemption certificate.

b) quarterly provide licensing authorities with information about inspections and handling of violations committed by representative offices in responsible sectors.

...

...

...

5. Hanoi City Department of Taxation shall:

a) quarterly provide licensing authorities with basic information about employees who work at representative offices and have tax identification numbers.

b) make notifications of representative offices that have completed procedures for tax statement and termination of validity of tax identification number within the reporting time limit prescribed by the Law on tax administration and its instructional documents. Over the prescribed time limit, Hanoi City Department of Industry and Trade shall make notifications of completion of procedures for termination of operation of representative offices as regulated.

c) quarterly provide licensing authorities with information about inspections and handling of violations committed by representative offices in responsible sectors.

d) review information about the fulfillment of tax liabilities by representative offices, and provide the mentioned information to relevant authorities as regulated.

Article 11. Cooperation in disseminating laws

1. Hanoi City Department of Industry and Trade shall play the leading role in performing the following tasks:

a) Publish and update regulations of relevant laws on operation of representative offices on websites of its affiliated authorities.

b) Compile documents disseminating regulations of relevant laws on operation of representative offices.

...

...

...

d) Organize training and dissemination of laws to representative offices.

2. Management Boards shall:

a) Publish and update regulations of relevant laws on operation of representative offices on their websites.

b) Compile documents disseminating regulations of relevant laws on operation of representative offices.

c) Develop and implement annual plans for dissemination of laws to representative offices to which they have issued license.

3. Hanoi City Public Security Department shall cooperate with licensing authorities in organizing training and dissemination of laws to representative offices.

4. Hanoi City Department of Labour, War Invalids and Social Affairs shall:

a) compile documents disseminating relevant laws on Vietnamese and foreign employees working at representative offices.

b) cooperate with licensing authorities in organizing training and dissemination of laws to representative offices.

...

...

...

a) compile documents disseminating relevant laws on tax liabilities fulfilled by representative offices and the ones discharged by Vietnamese and foreign employees working at representative offices.

b) cooperate with licensing authorities in organizing training and dissemination of laws to representative offices.

Article 12. Cooperation in carrying out inspections of representative offices

1. Hanoi City Department of Industry and Trade shall play the leading role in performing the following tasks:

a) work out plan for inspection of licensed representative offices within its competence.

b) take charge and cooperate with regulatory authorities affiliated to the central government and the ones affiliated to the city’s government in carrying out inspections of representative offices as regulated in Clause 2 Article 41 of Decree No. 07/2016/ND-CP.

c) take actions against violations within its competence or report inspection results accompanied by suggested measures for violations (if any) to the People’s Committee of Hanoi City for approval and decision on measures for handling violations beyond its competence.

2. Management Boards shall play leading role in performing the following tasks:

a) Work out plans for inspection of licensed representative offices within their competence.

...

...

...

c) take actions against violations within their competence or report inspection results accompanied by suggested measures for violations (if any) to the People’s Committee of Hanoi City for approval and decision on measures for handling violations beyond their competence.

3. Hanoi City Public Security Department, Hanoi City Department of Labour, War Invalids and Social Affairs, and Hanoi City Department of Taxation shall:

a) Appoint officials to attend inspection teams established by licensing authorities.

b) Make lists of representative offices to be inspected during the year, and send them to licensing authorities.

Article 13. Regular handover of tasks concerning management of representative offices

1. Hanoi City Department of Industry and Trade shall:

a) take charge of organizing annual meeting for handover of tasks between regulatory authorities for reviewing the issuance of license to and management of representative offices.

b) consolidate reports of city’s departments and divisions on management of representative offices.

2. Hanoi City Public Security Department, Hanoi City Department of Labour, War Invalids and Social Affairs, and Hanoi City Department of Taxation shall:

...

...

...

b) offer suggestions about management of representative offices to Hanoi City Department of Industry and Trade for submitting a consolidated report thereof to competent authorities.

Article 14. Other contents of cooperation

The city’s departments and divisions shall settle issues concerning representative offices within their competence and submit reports thereof to Hanoi City Department of Industry and Trade for consolidation, and cooperate with Hanoi City Department of Industry and Trade in suggesting measures for issues beyond their competence to the People’s Committee of Hanoi City for decision or suggestion.

Article 15. Commendation and handling of violations

1. Officials and public employees who achieve outstanding performance in course of management of representative offices shall be commended and rewarded in accordance with applicable laws.

2. If officials and public employees on duty commit violations against regulations herein or relevant laws, depending the nature and severity of each violation, they shall be disciplined or liable to criminal prosecution in accordance with applicable laws.

Chapter III

IMPLEMENTATION

Article 16. Implementation organization

...

...

...

Article 17. Funding

Funding for covering costs of performance of cooperation tasks shall be ensured as follows: Funding for covering costs of performing a specific content of cooperation shall be ensured by the regulatory authority or unit in charge of that content.

Hanoi City Department of Industry and Trade shall make and submit the annual estimate of expenditures for carrying out interdisciplinary inspections and interdisciplinary handover of tasks to the People’s Committee of Hanoi City for approval. Hanoi City Department of Finance shall consider allocating funds for covering costs of management and cooperation in managing representative offices to regulatory authorities and units according to the approved annual expenditure estimate and their assigned duties as regulated herein.

Article 18. Provisions on amendments

If difficulties arise during the implementation of this document or this document needs to be modified or amended, Hanoi City Department of Industry and Trade shall consolidate and submit report thereof to the People’s Committee of Hanoi City for consideration and modification./.