Circular 32/2020/TT-BYT standards for processing of traditional drugs in traditional medicine establishments

• Official number: 32/2020/TT-BYT
• Legislation Type: Circular
• Organization: The Ministry of Health
• Signer: Nguyen Truong Son
• Issued Date: 31/12/2020

BỘ Y TẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 32/2020/TT-BYT	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2020

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH TIÊU CHUẨN CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN TRONG CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH BẰNG Y HỌC CỔ TRUYỀN

Căn cứ Luật Dược ngày 06 tháng 4 năm 2016;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư quy định tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thông tư này quy định tiêu chuẩn và công bố đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

2. Thông tư này không áp dụng đối với việc bào chế thuốc cổ truyền ở dạng thuốc thang, sắc để chữa bệnh cho bệnh nhân tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền. Cách sắc thuốc thực hiện theo quy định tại Quyết định 26/2008/QĐ-BYT ngày 22 tháng 7 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy trình kỹ thuật y học cổ truyền.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Chế biến vị thuốc cổ truyền theo phương pháp cổ truyền là quá trình làm thay đổi về chất và lượng của dược liệu thành vị thuốc cổ truyền theo lý luận và phương pháp của y học cổ truyền hoặc theo kinh nghiệm dân gian bao gồm sơ chế, thái phiến và phức chế.

2. Bào chế thuốc cổ truyền là quá trình phối hợp hoặc biến đổi dược liệu, vị thuốc cổ truyền thành thuốc cổ truyền có dạng bào chế truyền thống và dạng bào chế hiện đại.

a) Dạng bào chế truyền thống là thành phẩm dưới dạng cao, hoàn cứng, hoàn mềm, bột thuốc, trà thuốc, rượu thuốc, cồn thuốc.

b) Dạng bào chế hiện đại là thành phẩm dưới dạng viên nén, bột hòa tan, cốm hòa tan, hoàn nhỏ giọt, siro, viên nang cứng, viên nang mềm, thuốc phun mù và các dạng khác ngoài các dạng bào chế kể trên.

Điều 3. Tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

1. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền triển khai áp dụng tiêu chuẩn quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức bào chế thuốc cổ truyền có dạng bào chế truyền thống triển khai áp dụng tiêu chuẩn quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức bào chế thuốc cổ truyền dưới dạng bào chế hiện đại triển khai áp dụng tiêu chuẩn quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Trường hợp Bệnh viện Y dược cổ truyền tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có tổ chức chế biến, bào chế thuốc cổ truyền để bán cho cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thực hiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền khác trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì phải triển khai áp dụng quy định tại Phụ lục VI và Phụ lục VII Thông tư số 35/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt sản xuất thuốc, nguyên liệu làm thuốc và phải được đánh giá theo quy định của Thông tư này.

Điều 4. Hồ sơ công bố đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

1. Bản sao Giấy phép hoạt động của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền;

2. Bản công bố đáp ứng đủ điều kiện chế biến, bào chế thuốc cổ truyền quy định tại Mẫu số 01 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này;

3. Báo cáo hoạt động bào chế, chế biến thuốc cổ truyền theo Mẫu số 02 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 5. Trình tự công bố đáp ứng tiêu chuẩn về chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

1. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền nộp hồ sơ công bố đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Bộ Y tế hoặc Sở Y tế) theo quy định sau đây:

a) Bộ Y tế (Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền) đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền trực thuộc quản lý của Bộ Y tế và y tế Bộ, Ngành.

b) Sở Y tế đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền trực thuộc quản lý của Sở Y tế.

2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố theo Mẫu số 3 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này, cơ quan tiếp nhận hồ sơ quy định tại Khoản 1 Điều này có trách nhiệm xem xét hồ sơ:

a) Trường hợp hồ sơ của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền đáp ứng quy định, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm công bố trên Trang thông tin điện tử (website) của cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo Mẫu số 06 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Trong trường hợp hồ sơ công bố của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền không đáp ứng, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có văn bản trả lời cơ sở và nêu rõ lý do yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày ghi trên văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền phải tiến hành sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ gửi lại cho cơ quan tiếp nhận.

Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đánh giá hồ sơ, thực hiện công bố trên Trang thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận hồ sơ nếu hồ sơ đáp ứng. Trường hợp hồ sơ không đáp ứng thì có văn bản trả lời nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Sau 60 ngày kể từ ngày ghi trên công văn yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu tổ chức, cá nhân không sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ không còn giá trị.

3. Trường hợp cơ sở có sự thay đổi về người phụ trách chuyên môn, vị trí khu vực chế biến, bào chế; trang thiết bị chế biến, bào chế thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền phải thông báo bằng văn bản về nội dung thay đổi đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ quy định tại Khoản 1 Điều này. Cơ sở sẽ được chế biến, bào chế thuốc cổ truyền ngay sau khi gửi thông báo. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện hậu kiểm đối với nội dung này.

Điều 6. Kiểm tra, đánh giá việc đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

1. Định kỳ tháng 11 hằng năm, cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố trên Trang Thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận về kế hoạch kiểm tra, đánh giá việc duy trì đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền và gửi bản kế hoạch này đến các cơ sở có tên trong kế hoạch.

2. Tối thiểu 30 ngày trước thời điểm kiểm tra, đánh giá việc đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền theo kế hoạch đã được cơ quan tiếp nhận công bố, cơ sở phải gửi báo cáo hoạt động chế biến, bào chế chế thuốc cổ truyền về cơ quan tiếp nhận theo Mẫu số 2 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

Ví dụ: Thời điểm dự kiến đánh giá định kỳ tại cơ sở A là ngày 28 tháng 10 năm 2021 thì cơ sở A phải nộp báo cáo hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền về Cơ quan tiếp nhận trước ngày 28 tháng 9 năm 2021.

3. Trường hợp cơ sở không nộp báo cáo hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền trong thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này thì cơ quan tiếp nhận báo cáo sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền về hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền tại cơ sở.

4. Biên bản kiểm tra, đánh giá được lập thành văn bản theo Mẫu số 4 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

5. Xử lý kết quả kiểm tra, đánh giá:

a) Trường hợp kết quả kiểm tra đánh giá kết luận cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền đáp ứng tiêu chuẩn ở Mức độ 1 theo quy định tại Phụ lục V của Thông tư này thì cơ sở được tiếp tục chế biến, bào chế;

b) Trường hợp kết quả kiểm tra đánh giá kết luận cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền đáp ứng đủ tiêu chuẩn ở Mức độ 2, có tồn tại nặng theo quy định tại Phụ lục V của Thông tư này thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản yêu cầu khắc phục, sửa chữa tồn tại gửi cơ sở được kiểm tra đánh giá.

- Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản thông báo yêu cầu khắc phục, sửa chữa tồn tại nặng; cơ sở được kiểm tra, đánh giá phải hoàn thành việc khắc phục, sửa chữa và có văn bản báo cáo kèm theo bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận và các tài liệu khác) đã hoàn thành việc khắc phục, sửa chữa tồn tại được nêu trong văn bản thông báo;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được Báo cáo tiếp thu, giải trình của cơ sở kèm theo bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận và các tài liệu khác), cơ quan tiếp nhận hồ sơ đánh giá kết quả khắc phục của cơ sở và kết luận về tình trạng đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế của cơ sở;

+ Trường hợp việc khắc phục đã đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban hành văn bản thông báo về việc đồng ý với nội dung khắc phục, sửa chữa;

+ Trường hợp việc khắc phục, sửa chữa chưa đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện việc rút công bố đã được đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận và xử lý theo quy định của Nghị định 117/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 2020 của Chính phủ quy định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế.

c) Trường hợp kết quả kiểm tra, đánh giá kết luận cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế ở Mức độ, 3 có tồn tại nghiêm trọng theo quy định tại Phụ lục V của Thông tư này thì cơ quan tiếp nhận thực hiện việc rút công bố đã được đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận và xử lý theo quy định của Nghị định 117/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 2020 của Chính phủ quy định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế.

Điều 7. Tổ chức thực hiện

1. Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Thông tư này trên toàn quốc.

b) Kiểm tra, đánh giá các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền trực thuộc trung ương và Bộ, Ngành.

c) Chỉ đạo các Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương triển khai việc thực hiện Thông tư này.

d) Công khai, cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác trên Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền danh sách các cơ sở đủ tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh bằng y học cổ truyền theo quy định tại Thông tư này.

2. Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và cơ quan y tế Bộ, Ngành có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này trên địa bàn, đơn vị quản lý;

b) Kiểm tra, đánh giá kết quả việc thực hiện Thông tư này trong phạm vi địa bàn, đơn vị quản lý;

c) Công khai, cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác trên Trang thông tin điện tử của Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương danh sách các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền đủ tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền theo Mẫu số 5 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

d) Báo cáo theo Mẫu số 6 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này tới Bộ Y tế (Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền) trước ngày 31/12 hằng năm để cập nhật vào hệ thống dữ liệu thông tin của Bộ Y tế (Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền) các thông tin về cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền đủ tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

3. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có trách nhiệm:

a) Thực hiện các quy định tại Thông tư này.

b) Tiến hành tự đánh giá tiêu chuẩn chế biến, bào chế theo quy định tại Thông tư này về thuốc do cơ sở chế biến, bào chế và tự chịu trách nhiệm về các thông tin đưa ra công bố.

c) Báo cáo theo Mẫu số 02 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này tới cơ quan tiếp nhận quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư này khi nhận được kế hoạch kiểm tra và báo cáo định kỳ trước ngày 31/12 hằng năm.

Điều 8. Điều khoản chuyển tiếp

Đối với thuốc do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền tự bào chế thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế theo quy định tại Thông tư số 05/2015/TT-BYT ngày 17 tháng 3 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Danh mục thuốc đông y, thuốc từ dược liệu và vị thuốc y học cổ truyền  thuộc phạm vi thanh toán của quỹ bảo hiểm y tế và Thông tư số 50/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh, nếu được chế biến, bào chế trước ngày 31 tháng 12 năm 2022 đối với vị thuốc cổ truyền và đến trước ngày 31 tháng 12 năm 2023 đối với thuốc cổ truyền thì được Quỹ bảo hiểm y tế tiếp tục thanh toán cho cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đến khi hết hạn dùng của thuốc.

Điều 9. Điều khoản tham chiếu

Trường hợp các văn bản dẫn chiếu trong Thông tư này được thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung thì áp dụng theo văn bản thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung đó.

Điều 10. Lộ trình thực hiện

1. Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức chế biến vị thuốc cổ truyền phải công bố việc đáp ứng đủ tiêu chuẩn chế biến vị thuốc cổ truyền theo quy định tại Thông tư này trước ngày 31 tháng 12 năm 2022.

2. Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền có tổ chức bào chế thuốc cổ truyền phải công bố việc đáp ứng đủ tiêu chuẩn bào chế thuốc cổ truyền theo quy định tại Thông tư này trước ngày 31 tháng 12 năm 2023.

3. Khuyến khích các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền áp dụng Thông tư này trước thời điểm bắt buộc áp dụng theo lộ trình quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này.

Điều 11. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày17 tháng 02 năm 2021.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Y tế (Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền) để xem xét, hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Ủy ban Các vấn đề xã hội của Quốc hội (để giám sát); - Văn phòng Chính phủ (Vụ KGVX; Công báo; Cổng thông tin điện tử); - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra VBQPPL); - Bộ trưởng BYT (để b/c); - Các Thứ trưởng BYT (để phối hợp chỉ đạo); - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Bảo hiểm xã hội Việt Nam; - Kiểm toán Nhà nước; - Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Các BV, Viện có giường bệnh trực thuộc Bộ Y tế; - Các Vụ, Cục, TC, TTrB, VPB; TW Hội Đông Y; Các Đơn vị trực thuộc Bộ Y tế; - Y tế các bộ, ngành; - Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng; - CTTĐT BYT; TTTĐT Cục QL YDCT; - Lưu: VT, YDCT (02), PC (02).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Trường Sơn

PHỤ LỤC I

TIÊU CHUẨN CHẾ BIẾN DƯỢC LIỆU, VỊ THUỐC CỔ TRUYỀN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32/2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. Quy định chung

1. Tất cả các hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền (gọi tắt là chế biến, bào chế) được thiết lập một cách hệ thống về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị và hồ sơ tài liệu để đảm bảo thuốc cổ truyền được chế biến, bào chế ổn định, đạt yêu cầu chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng quy định.

2. Khu vực chế biến, bào chế phải bố trí theo quy trình một chiều, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, an toàn, vệ sinh và các điều kiện cần thiết khác để đáp ứng với yêu cầu kỹ thuật trong chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

II. Nhân sự

1. Người chịu trách nhiệm chuyên môn và chất lượng của cơ sở chế biến vị thuốc cổ truyền phải có ít nhất một trong các văn bằng chuyên môn, chứng chỉ, giấy chứng nhận trình độ chuyên môn:

a) Bằng tốt nghiệp đại học ngành dược;

b) Bằng tốt nghiệp đại học ngành y học cổ truyền hoặc đại học ngành dược cổ truyền;

c) Bằng tốt nghiệp cao đẳng ngành dược;

d) Bằng tốt nghiệp trung cấp ngành dược;

đ) Bằng tốt nghiệp trung cấp y học cổ truyền hoặc dược cổ truyền;

e) Giấy chứng nhận lương y.

2. Người phụ trách về chuyên môn của cơ sở phải đảm bảo sức khỏe, có trình độ và kinh nghiệm trong chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền. Người trực tiếp tham gia sơ chế, phức chế, chế biến vị thuốc cổ truyền phải được thường xuyên tập huấn, đào tạo, cập nhật kiến thức chuyên môn về sơ chế, phức chế,chế biến vị thuốc cổ truyền.

III. Khu vực sơ chế, chế biến

1. Khu vực sơ chế, chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền của cơ sở phải có vị trí, được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo dưỡng phù hợp với các thao tác trong quá trình sơ chế, chế biến và phù hợp với quy mô sơ chế, chế biến tại cơ sở, được bố tách biệt với khu vực sinh hoạt và các khu vực khác. Phải có hệ thống thiết bị chiếu sáng được thiết kế và lắp đặt đầy đủ đảm bảo các công việc được tiến hành chính xác.

2. Phải có các khu vực riêng để xử lý, sơ chế, chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền. Khu vực sơ chế, chế biến phải đủ rộng, thông thoáng, dễ vệ sinh, bảo đảm an toàn sản xuất và thao tác thuận lợi, có hệ thống cung cấp nước sạch phục vụ sơ chế, chế biến.

3. Mặt bằng khu vực chế  phải được bố trí sao cho việc chế  được thực hiện trong những khu vực tiếp nối nhau, theo một trật tự hợp lý tương ứng với trình tự của các hoạt động chế , bào chế và tương ứng với mức độ sạch cần thiết. Khu vực sơ chế, chế dược liệu bao gồm các khu vực: loại bỏ tạp chất; ngâm, ủ; rửa; cắt; thái; sao, sấy, tẩm, ủ; nấu và xử lý khác. Nơi rửa dược liệu, sân phơi hoặc sấy khô dược liệu theo yêu cầu và quy mô của cơ sở. Khu vực sơ chế, chế  có diện tích ≥18m2 và dung tích ≥ 54 m3.

4. Có hệ thống nước sạch đạt tiêu chuẩn tối thiểu nước sinh hoạt để xử lý dược liệu đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh. Nước đã sử dụng rửa dược liệu không được tái sử dụng để rửa dược liệu khác.

5. Có khu vực dán nhãn, đóng gói: Có khu vực riêng cho hoạt động đóng gói và dán nhãn, phải được phân cách cơ học để phòng tránh sự lẫn lộn của sản phẩm và bao bì đóng gói. Các mẫu nhãn và mẫu của bao bì đã được in ấn phải được lưu giữ trong hồ sơ tài liệu.Tất cả dược liệu, vị thuốc cổ truyền đều phải được nhận dạng và dán nhãn theo quy định về ghi nhãn thuốc và nguyên liệu làm thuốc của Bộ Y tế.

6. Khu vực bảo quản: Khu vực bảo quản phải tuân thủ theo các quy định về bảo quản của Bộ Y tế.

III. Trang thiết bị

1. Cơ sở phải được trang bị đủ các thiết bị phù hợp với phương pháp, quy trình chế biến của từng loại dược liệu, vị thuốc cổ truyền. Các thiết bị này phải đáp ứng yêu cầu về thông số kỹ thuật và nhu cầu sơ chế, chế biến của cơ sở, bao gồm các dụng cụ rửa, thái, ngâm, ủ, thiết bị sao, sấy, nấu và các thiết bị khác, đảm bảo tránh được sự nhiễm chéo, tích tụ bụi và bẩn, tránh được các tác động bất lợi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

2. Cân và các thiết bị sử dụng trong hoạt động sơ chế, chế biến phải được hiệu chuẩn, vệ sinh và bảo dưỡng theo định kỳ.

IV. Quy định về vệ sinh

1. Phải có biện pháp vệ sinh cho khu vực sơ chế, chế biến thường xuyên và định kỳ.

2. Phải có các hướng dẫn việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị, dụng cụ sơ chế, chế biến;

V. Hệ thống hồ sơ tài liệu

1. Cơ sở phải lưu giữ hồ sơ tài liệu bao gồm: trang thiết bị, nguồn gốc xuất xứ dược liệu, chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền, hồ sơ lô.

2. Cơ sở phải tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền theo quy định về quản lý chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền của Bộ Y tế hiện hành.

3. Hồ sơ cho mỗi lô chế biến, bào chế phải bao gồm các nội dung: tên dược liêu/vị thuốc cổ truyền, khối lượng của sản phẩm; ngày chế biến; số lô, mẻ. Tất cả hồ sơ phải được ghi rõ thời gian và được người chịu trách nhiệm chuyên môn/người phụ trách công  ký và phải được lưu trữ tại nơi làm  cho đến khi hết hạn sử dụng của sản phẩm.

VI. Kiểm soát trong quá trình sơ chế, chế biến

Các nguyên liệu ban đầu, nguyên liệu bao bì/vật liệu dùng đóng gói đều phải được kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Cơ sở phải lập hồ sơ ghi chép việc nhập, xuất, tồn của nguyên liệu, dược liệu, vị thuốc cổ , các phụ liệu sử dụng trong chế biến vị thuốc cổ truyền.

PHỤ LỤC II

TIÊU CHUẨN BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN DẠNG BÀO CHẾ CAO, ĐƠN, HOÀN, TÁN, RƯỢU THUỐC, CỒN THUỐC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32/2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tất cả các hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền (gọi tắt là chế biến, bào chế) được thiết lập một cách hệ thống về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị và hồ sơ tài liệu để đảm bảo thuốc cổ truyền được chế biến, bào chế ổn định, đạt yêu cầu chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng quy định.

2. Khu vực chế biến, bào chế phải bố trí theo quy trình một chiều, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, an toàn, vệ sinh và các điều kiện cần thiết khác để đáp ứng với yêu cầu kỹ thuật trong chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

3. Tất cả các dược liệu, nguyên liệu ban đầu đưa vào bào chế phải được kiểm soát chất lượng đạt đủ tiêu chuẩn làm thuốc, chỉ khi đáp ứng các tiêu chí kiểm soát và phù hợp với các quy định có liên quan của pháp luật mới được đưa vào bào chế.

4. Tất cả các dược liệu trong cơ sở phải được cung cấp bởi các cơ sở có đủ điều kiện kinh doanh dược liệu, vị thuốc cổ truyền, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng theo quy định về quản lý chất lượng dược liệu, thuốc cổ truyền của Bộ Y tế.

Chương II

NHÂN SỰ VÀ ĐÀO TẠO

2.1. Cơ sở phải có sơ đồ tổ chức nhân sự, và bản mô tả công việc cụ thể cho từng nhân sự tham gia vào qua trình bào chế thuốc.

2.2. Người phụ trách về chuyên môn và người phụ trách đảm bảo chất lượng thuốc của cơ sở phải có trình độ và chứng chỉ hành nghề phù hợp với loại hình Cơ sở khám chữa bệnh.

2.3. Cơ sở phải có đủ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm trong bào chế thuốc cổ truyền phù hợp cho các bộ phận bào chế và phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở.

2.4. Phụ trách các bộ phận bào chế, kiểm tra, kiểm soát chất lượng, kho bảo quản phải có kiến thức, chuyên môn về thuốc cổ truyền. Phải có ít nhất một người có một trong các văn bằng chuyên môn, chứng chỉ, giấy chứng nhận chuyên môn:

a) Bằng tốt nghiệp đại học ngành dược (sau đây gọi là Bằng dược sỹ);

b) Bằng tốt nghiệp đại học ngành y học cổ truyền hoặc đại học ngành dược cổ truyền;

c) Bằng tốt nghiệp cao đẳng ngành dược;

d) Bằng tốt nghiệp trung cấp ngành dược;

e) Bằng tốt nghiệp trung cấp y học cổ truyền hoặc dược cổ truyền;

2.5. Có giấy chứng nhận đủ sức khỏe để hành nghề dược do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp.

2.6. Không thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành bản án, quyết định của Tòa án; trong thời gian bị cấm hành nghề, cấm làm công việc liên quan đến hoạt động dược theo bản án, quyết định của Tòa án;

b) Bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Chương III

KHU VỰC BÀO CHẾ, THIẾT BỊ

3.1. Quy định chung

3.1.1. Khu vực bào chế của cơ sở phải có vị trí, được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo dưỡng phù hợp với các thao tác trong quá trình bào chế và phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở. Khu vực bào chế, khu vực khám chữa bệnh, hành chính, sinh hoạt được bố trí hợp lý và tách biệt lẫn nhau.

3.1.2. Vị trí khu vực bào chế thích hợp sao cho tránh bị nhiễm bẩn từ môi trường xung quanh như không khí, đất, nguồn nước ô nhiễm hay từ các hoạt động khác gần đó; phải đảm bảo tránh các tác động của thời tiết, lũ lụt, rạn nứt nền nhà và tránh được sự xâm nhập hay trú ngụ của sâu bọ, động vật gặm nhấm, chim, côn trùng hoặc động vật khác.

3.1.3. Khu vực bào chế phải sạch sẽ, khô ráo, đủ ánh sáng, duy trì ở điều kiện nhiệt độ, độ ẩm (nếu cần thiết). Phải trang bị các thiết bị phòng chống cháy nổ, thiết bị theo dõi điều kiện môi trường. Việc theo dõi phải có hồ sơ lưu lại.

3.1.4. Trần, tường, mái khu vực bào chế phải được thiết kế, xây dựng chắc chắn, thông thoáng, tránh được các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa bão, lũ lụt.

3.1.5. Khu vực bào chế phải được thiết kế đảm bảo bố trí đầy đủ các khu vực riêng biệt để có thể tránh được nguy cơ nhầm lẫn, sự nhiễm chéo và các sai sót khác gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc. Mặt bằng bố trí cơ sở vật chất phải đảm bảo:

a) Phù hợp với các hoạt động bào chế khác thực hiện tại cơ sở đó hay của cơ sở lân cận;

b) Không gian đủ rộng cho phép việc sắp đặt thiết bị và nguyên vật liệu một cách có trật tự và hợp lý, thích hợp với hoạt động, trình tự công việc, đảm bảo việc trao đổi công việc và giám sát có hiệu quả cũng như tránh việc tập trung quá đông hay lộn xộn;

c) Hạn chế sự ra vào của những người không có nhiệm vụ, không sử dụng khu vực bào chế thành đường đi của nhân viên, chứa nguyên vật liệu hoặc để tồn trữ các vật liệu khác trong quá trình bào chế.

d) Tránh được nguy cơ nhầm lẫn giữa các sản phẩm, giữa các thành phần, khả năng nhiễm chéo bởi các chất khác và nguy cơ bỏ sót công đoạn bào chế;

3.1.6. Các hoạt động liên quan khác có thể được bố trí riêng biệt tại các tòa nhà hoặc bố trí cùng tòa nhà với sự ngăn cách phù hợp nhưng phải đảm bảo:

a) Phòng thay trang phục lao động phải gắn liền với khu vực bào chế.

b) Không bố trí nhà vệ sinh, phòng nghỉ ngơi và giải lao trong khu vực bào chế;

c) Phòng kiểm tra chất lượng phải được bố trí riêng biệt với khu vực bào chế.

d) Bộ phận bảo trì nên tách biệt khỏi khu vực bào chế, kiểm tra chất lượng. Trang thiết bị hay dụng cụ bảo trì để trong khu vực bào chế phải được giữ trong phòng hay tủ có khóa để sử dụng cho việc này.

3.2. Khu vực bảo quản

3.2.1. Khu vực bảo quản phải đủ rộng, phù hợp với quy mô bào chế, có đủ ánh sáng, điều kiện thông gió tốt, được trang bị và sắp xếp hợp lý đảm bảo khô ráo, sạch sẽ và duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp.

3.2.2. Việc thiết kế khu vực bảo quản phải đảm bảo phòng chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài gặm nhấm và các động vật khác, phải có biện pháp ngăn ngừa khả năng lan truyền các động vật, vi sinh vật theo vào cùng dược liệu nhằm tránh quá trình lên men, nấm mốc phát triển và ngăn ngừa sự nhiễm chéo.

3.2.3. Khu vực bảo quản phải duy trì ở nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với đối tượng bảo quản hoặc theo hướng dẫn của nhà bào chế. Việc bố trí giá, kệ phải đảm bảo không khí có thể lưu thông dễ dàng.

3.2.4. Sự bố trí trong khu vực bảo quản phải đảm bảo phân biệt và cách ly phù hợp đối với dược liệu, nguyên liệu dùng trong quá trình bào chế, nguyên liệu bao gói được chấp nhận hay biệt trữ, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm, sản phẩm biệt trữ, sản phẩm đã được phép xuất xưởng, bị loại bỏ, bị trả về hay sản phẩm bị thu hồi. Những khu vực phát sinh bụi bẩn như khu vực xay, nghiện, trộn, sấy phải được cách ly với khu vực bảo quản.

a) Khu vực nhận và xuất hàng phải bố trí riêng biệt và bảo vệ được nguyên vật liệu và sản phẩm trước thời tiết. Khu vực nhận hàng phải được thiết kế và được trang bị cho phép các thùng nguyên liệu được làm sạch nếu cần thiết trước khi bảo quản.

b) Khu vực biệt trữ nguyên liệu phải được bố trí tách biệt, có biển hiệu rõ ràng và chỉ những người có thẩm quyền mới được ra vào. Khi sử dụng một hệ thống khác để thay thế biệt trữ cơ học thì hệ thống đó phải đảm bảo an toàn ở mức tương đương.

c) Kho dược liệu thô phải được bố trí riêng. Phải có kho riêng biệt trữ dược liệu hư hỏng, loại bỏ, không đạt chất lượng để tránh nhầm lẫn, nhiễm chéo và phải được dán nhãn rõ ràng chỉ rõ tình trạng.

d) Khu vực bảo quản phải đủ rộng, cho phép bảo quản có trật tự các loại nguyên liệu; có sự phân biệt và cách ly phù hợp và cho phép đảo hàng trong kho khi cần thiết.

đ) Phải có khu vực riêng để lấy mẫu nguyên liệu. Việc lấy mẫu dược liệu có thể được thực hiện tại kho. Nếu thao tác lấy mẫu được thực hiện ở ngay khu vực bảo quản thì phải đảm bảo tránh được tạp nhiễm hay nhiễm chéo, lẫn lộn.

3.2.5. Các dược liệu thô có tính độc hoặc dược liệu quý hiếm phải được bảo quản trong bao bì dành riêng hoặc các phòng/khu vực riêng biệt và phải được đánh dấu rõ ràng.

3.2.6. Các chất có yêu cầu bảo quản đặc biệt như dung môi, nguyên liệu dễ cháy, nổ, chất độc và các chất tương tự phải được bảo quản ở khu vực riêng.

3.3. Khu vực sơ chế, xử lý dược liệu

3.3.1. Khu vực sơ chế, xử lý dược liệu phải được thiết kế, bố trí các phòng bào chế đảm bảo nguyên tắc một chiều đối với việc di chuyển của nhân viên và lưu chuyển của nguyên liệu, sản phẩm, rác thải nhằm mục đích ngăn ngừa lẫn lộn và/hoặc nhiễm chéo.

3.3.2. Phải có các khu vực riêng để xử lý, sơ chế dược liệu. Các khu vực sơ chế dược liệu như: loại bỏ tạp chất; ngâm, ủ; rửa; cắt, thái; sấy khô và xử lý khác. Các khu vực phải có sự ngăn cách vật lý để tránh bụi bẩn. Nơi rửa dược liệu, sân phơi hoặc sấy khô dược liệu theo yêu cầu và quy mô của cơ sở.

3.3.3. Khu vực phơi, sấy, hong dược liệu phải đảm bảo thông thoáng, có biện pháp chống sự xâm nhập của côn trùng và chim, chuột, thú nuôi, phải được trang bị đầy đủ giá, kệ và các thiết bị làm khô khác.Không được phơi dược liệu trực tiếp trên nền đất không che phủ. Nếu dùng bề mặt bê tông hay xi măng để phơi thì phải đặt dược liệu trên vải nhựa hoặc tấm trải khác thích hợp.

3.3.4. Khu vực sơ chế, xử lý dược liệu phải dễ vệ sinh, thông thoáng và dễ thao tác, có hệ thống nước sạch đạt tiêu chuẩn tối thiểu nước sinh hoạt để xử lý dược liệu. Cơ sở vật chất phải có các biện pháp để phòng tránh sự xâm nhập của côn trùng, cụ thể đối với các công đoạn:

a) Công đoạn xử lý dược liệu thô (loại bỏ tạp chất, đất cát, các bộ phận không dùng đến, rửa dược liệu): cơ sở vật chất sạch, dễ vệ sinh, tránh sự tích tụ và phát triển của vi sinh vật. Đường ống thoát nước phải được làm kín, có biện pháp tránh trào ngược.

b) Công đoạn làm tinh sạch, thái, cắt, sấy khô và chế biến dược liệu (hấp hơi, rang, nung, sao, tẩm dược liệu,...): cơ sở vật chất phải kín, dễ vệ sinh, phải được trang bị các thiết bị để thông gió, hút hơi ẩm, làm mát. Phải có biện pháp xử lý bụi phù hợp ở các công đoạn có sinh bụi như: cắt thái, nghiền dược liệu thô....

c) Công đoạn bào chế bột dược liệu: Các hoạt động cấp phát, nghiền, trộn và rây bột dược liệu, nguyên liệu thô đã làm sạch để trực tiếp dùng trong bào chế thuốc cổ truyền phải được thực hiện trong phòng kín, có kiểm soát nhiệt độ.

d) Công đoạn chiết xuất, xử lý cao:

- Trường hợp hệ thống chiết/cô cao là hệ thống kín, khu vực chiết xuất phải đảm bảo cao ráo, sạch sẽ, có biện pháp tránh nhiễm bẩn trong quá trình thao tác chiết xuất.

- Trường hợp hệ thống chiết xuất/ cô cao là hệ thống hở, khu vực chiết xuất phải đảm bảo kín, bề mặt tường, trần, sàn không có khe kẽ, dễ vệ sinh, tránh tích tụ vi sinh và bụi bẩn.

3.4. Khu vực bào chế thành phẩm

3.4.1. Khu bào chế phải được thiết kế, bố trí xuất phù hợp với các dạng bào chế, công suất dự kiến và bảo đảm nguyên tắc một chiều đối với việc di chuyển của nhân viên và lưu chuyển của nguyên liệu, sản phẩm, rác thải nhằm mục đích ngăn ngừa lẫn lộn và/hoặc nhiễm chéo. Dựa trên quy trình bào chế để bố trí các khu vực bào chế, bảo đảm các thao tác bào chế ở cùng một khu vực không gây cản trở lẫn nhau hoặc không gây cản trở cho khu vực bào chế lân cận. Việc bào chế thuốc cổ truyền có chứa dược liệu độc thì phải kiểm soát và giám sát chặt chẽ từ nguyên liệu ban đầu đến khi xuất xưởng

3.4.2. Khu vực bào chế phải có hệ thống thiết bị chiếu sáng được thiết kế và lắp đặt đầy đủ đảm bảo các công việc được tiến hành chính xác.

3.4.3. Khu vực bào chế phải đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ, được bảo trì, bảo dưỡng ở tình trạng tốt và phải được làm vệ sinh và tẩy trùng theo các quy trình chi tiết bằng văn bản, phải lưu hồ sơ về quá trình vệ sinh đối với từng lô bào chế.

3.4.4. Đối với các hoạt động, quá trình bào chế sinh bụi như: lấy mẫu, cân, trộn và các hoạt động liên quan đến nguyên liệu tự nhiên dạng thô phải được giám sát chặt chẽ và có biện pháp nhằm tránh nhiễm chéo chẳng hạn như sử dụng hệ thống hút bụi,.

3.4.5. Các phòng trong khu vực bào chế phải có đủ diện tích để thuận lợi cho các thao tác của nhân viên, bảo quản trong quá trình bào chế, đặt máy móc thiết bị và nguyên vật liệu một cách có trật tự và hợp lý, sao cho hạn chế tối đa nguy cơ nhầm lẫn giữa các sản phẩm hoặc các thành phần của sản phẩm, tránh nhiễm chéo, và giảm tối đa nguy cơ bỏ sót hoặc áp dụng sai bất kỳ một bước bào chế hay kiểm tra nào.

3.4.6. Khu vực bào chế thành phẩm phải kín, có hệ thống điều hòa, duy trì được nhiệt độ, độ ẩm tùy theo yêu cầu của từng loại sản phẩm và quy trình bào chế. Cụ thể đối với các công đoạn:

a) Công đoạn rửa, cắt dược liệu: nhà xưởng kín, phải có sẵn thiết bị hút bụi tại khu vực dành cho các hoạt động lựa chọn, cắt thái và nghiền thuốc thô.

b) Công đoạn chế biến như hấp hơi, rang, nung,... thì cấp lọc phải thích hợp với khả năng bào chế và phải được trang bị các thiết bị để thông gió, hút hơi ẩm, hút bụi và làm mát và phải kín.

c) Nhà xưởng dùng cho chiết xuất và cô đặc thuốc phải trang bị các thiết bị phòng tránh nhiễm bẩn, nhiễm vi sinh và nhiễm chéo.

d) Nhà xưởng cho các hoạt động cấp phát, nghiền, trộn và rây các thuốc thô đã làm sạch, cao khô trực tiếp dùng để bào chế thuốc, đóng gói bao bì cấp 1 thì phải là khu vực kín, có kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm. Cấp sạch môi trường khu vực xử lý cuối cùng của bán thành phẩm (cao, cốm, bột) sẽ đưa vào công đoạn bào chế sản phẩm tiếp theo phải đảm bảo đáp ứng theo môi trường cấp sạch của công đoạn kế tiếp.

3.5. Khu vực cân và cấp phát

3.5.1. Việc cân dược liệu có thể được thực hiện ở khu vực riêng được bố trí trong kho dược liệu.

3.5.2. Việc cân nguyên liệu ban đầu khác phải thực hiện ở khu cân riêng biệt được thiết kế cho mục đích cân. Khu vực cân có thể nằm trong khu vực bảo quản nhưng nên thực hiện trong khu vực bào chế. Nguyên liệu sau khi cân chia lô, phân mẻ phải bảo quản với các giá kệ, đồ chứa và biện pháp quản lý phù hợp.

3.5.3. Trước khi tiến hành cân, cấp phát phải tiến hành kiểm tra điều kiện môi trường về vệ sinh, nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo khu vực cân, cấp phát được vệ sinh sạch sẽ và việc cân, cấp phát được thực hiện chính xác. Nhân viên thực hiện phải mang trang phục thích hợp.

Phải có những biện pháp để tránh nhiễm chéo, lẫn lộn trong khi cân. Phải xây dựng quy trình kiểm tra quản lý việc cấp phát dược liệu, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian và bán thành phẩm.

3.6. Khu vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng

3.6.1. Khu vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc phải được tách biệt khỏi khu vực bào chế. Phòng kiểm tra chất lượng phải được thiết kế phù hợp để tránh sự lẫn lộn, nhiễm chéo và đủ để bảo quản mẫu, chất chuẩn, dung môi, thuốc thử và hồ sơ kiểm soát, kiểm nghiệm.

3.6.2. Khu vực tiến hành phép thử sinh học, vi sinh (nếu có) phải cách biệt nhau và phải có riêng thiết bị xử lý không khí và các thiết bị khác.

Chương IV

THIẾT BỊ VÀ HỆ THỐNG PHỤ TRỢ

4.1. Thiết bị

4.1.1. Cơ sở phải được trang bị đủ các thiết bị cần thiết phù hợp cho việc bào chế các mặt hàng thuốc được công bố tại cơ sở.

4.1.2. Các thiết bị bào chế phải được thiết kế, lựa chọn, chế tạo, bố trí lắp đặt và bảo dưỡng thích hợp đảm bảo thuận lợi, an toàn khi vận hành, dễ làm vệ sinh và bảo dưỡng; đảm bảo tránh được sự nhiễm chéo, tích tụ bụi và bẩn, tránh được các tác động bất lợi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, cụ thể:

- Phải phù hợp với mục đích sử dụng (các thùng, dụng cụ và đường ống nên làm bằng thép không rỉ);

- Dễ dàng tháo lắp để vệ sinh và kiểm tra hoặc chứng minh việc vệ sinh được thực hiện thường xuyên theo quy trình;

- Làm giảm tối đa nhiễm bẩn, nguy cơ nhầm lẫn hay bỏ sót các bước trong quá trình bào chế;

- Lắp đặt có khoảng cách thích hợp với các thiết bị khác để tránh việc lộn xộn, nhiễm chéo và đảm bảo các thao tác trong quá trình bào chế.

- Thiết bị bào chế phải không có bất kỳ nguy cơ nào đối với chất lượng sản phẩm. Các bộ phận của thiết bị bào chế tiếp xúc với sản phẩm không được gây phản ứng, sinh ra hay hấp thu các chất ở mức độ có thể ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

- Nên sử dụng các thiết bị kín, trường hợp phải dùng các máy móc thiết bị hở, hoặc khi mở máy móc thiết bị, phải thận trọng hạn chế tối đa tạp nhiễm.

- Các thiết bị, vật liệu lọc sử dụng trong quá trình bào chế phải phù hợp với dung môi chiết, để tránh việc giải phóng hay hấp thụ các chất không mong muốn có thể ảnh hưởng đến sản phẩm.

Thiết bị sấy, rửa và làm vệ sinh phải được lựa chọn và sử dụng sao cho không trở thành nguồn gây tạp nhiễm.

4.1.3. Cân và các thiết bị đo lường sử dụng trong hoạt động bào chế và kiểm tra chất lượng phải có khoảng đo và độ chính xác phù hợp, được hiệu chuẩn theo quy định, kiểm tra và ghi ch p định kỳ, thường xuyên, được bảo trì hợp lý. Việc hiệu chuẩn, kiểm tra và bảo trì phải được tiến hành đầy đủ và kết quả phải được ghi chép và lưu giữ.

4.1.4. Phải có các quy trình hướng dẫn việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị, dụng cụ và đảm bảo các quy trình này được tuân thủ đầy đủ.

4.1.5. Máy móc và trang thiết bị hỏng, không sử dụng phải được chuyển ra khỏi khu vực bào chế và kiểm tra chất lượng. Nếu không chuyển ra ngoài được, phải đánh dấu hoặc dán nhãn ghi rõ là đã hỏng, đề phòng vô ý sử dụng.

4.2. Hệ thống phụ trợ

4.2.1. Hệ thống xử lý nước thải, khí thải và chất thải

a) Cơ sở phải có biện pháp xử lý nước thải, khí thải và xử lý các chất phế thải, phế liệu thích hợp trong quá trình sơ chế, chế biến, bào chế đảm bảo an toàn và vệ sinh và đáp ứng các quy định về vệ sinh môi trường;

b) Khuyến khích cơ sở đầu tư xây dựng hệ thống xử lý, chất phế thải, phế liệu phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở, đảm bảo an toàn và vệ sinh.

c) Đối với việc bào chế thuốc cổ truyền có chứa dược liệu có độc tính thì phải có biện pháp đặc thù về xử lý nước thải, khí thải, chất thải và bao bì đóng gói để bảo đảm an toàn cho người lao động và môi trường xung quanh.

4.2.2. Hệ thống xử lý không khí:

a) Phải có hệ thống xử lý không khí trong các khu vực bào chế để tránh khói, bụi phát tán, ô nhiễm môi trường.

b) Đối với những quy trình dễ sinh bụi như: loại tạp chất, thái phiến, xay bột... phải lắp các thiết bị hút bụi, xả gió để tránh bụi phát tán, chống ô nhiễm.

c) Phải định kỳ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống xử lý không khí, việc bảo trì, bảo dưỡng phải được ghi lại.

d) Hệ thống xử lý không khí với các cấp lọc phù hợp với yêu cầu của hoạt động (bào chế, kiểm tra chất lượng, bảo quản) và phù hợp với từng công đoạn và từng loại sản phẩm.

đ) Hệ thống xử lý không khí phải có đáp ứng công suất và phải được đánh giá thẩm định trước khi đưa vào sử dụng cũng như định kỳ giám sát, theo dõi và phải lưu hồ sơ.

4.2.3. Hệ thống phòng cháy, chữa cháy

Cơ sở phải trang bị đủ dụng cụ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy và có phương án phòng cháy, chữa cháy; Các thiết bị, dụng cụ phòng cháy chữa cháy phải luôn duy trì còn hiệu lực.

Chương V

VỆ SINH VÀ ĐIỀU KIỆN VỆ SINH

5.1. Quy định chung

5.1.1. Cơ sở phải thực hiện các nguyên tắc đảm bảo vệ sinh nhà xưởng và vệ sinh cá nhân trong suốt quá trình bào chế thuốc, bao gồm việc vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh cá nhân, vệ sinh máy, thiết bị và dụng cụ, nguyên liệu bao gói, bao bì.

5.1.2. Cơ sở phải xây dựng và ban hành các hướng dẫn cho việc kiểm tra vệ sinh trong bào chế; Tiêu chuẩn về trang phục làm việc; Cách thức kiểm tra điều kiện sức khỏe của nhân viên; Cách thức rửa tay và sát trùng.

5.2. Vệ sinh cá nhân

5.2.1. Cơ sở phải có biện pháp đảm bảo các nhân viên tuân thủ các quy định về vệ sinh cá nhân phù hợp với các yêu cầu bào chế và tính chất của dạng bào chế thuốc.

5.2.2. Nhân viên phải được trang bị các dụng cụ bảo hộ lao động thích hợp như găng tay, mũ và quần áo bảo hộ lao động, khẩu trang, giày, dép phù hợp cho từng công đoạn bào chế, chế biến. Phải có biện pháp bảo vệ nhân viên tránh tiếp xúc trực tiếp với các chất độc hại, các dược liệu có khả năng gây dị ứng.

5.2.3. Không được phép hút thuốc, ăn uống, để cây tươi, thực phẩm, đồ uống thuốc chữa bệnh và các đồ dùng cá nhân trong khu vực bào chế, phòng kiểm tra chất lượng và khu vực bảo quản, hoặc trong các khu vực khác có thể gây ảnh hưởng bất lợi tới chất lượng sản phẩm. Khu vực vệ sinh cá nhân và giải lao phải tách biệt khỏi các khu vực bào chế hoặc kiểm nghiệm thuốc. Phòng thay và giữ quần áo, khu vực tắm rửa vệ sinh phải có tủ đựng đồ dùng cá nhân và phù hợp với số người sử dụng.

5.2.4. Trang phục bẩn phải được để trong đồ đựng kín đến khi được giặt đúng cách. Phải có biện pháp làm sạch bảo hộ lao động sử dụng cho nhân viên làm việc ở bộ phận bào chế.

5.2.5. Khách thăm quan hoặc nhân viên chưa qua đào tạo tốt nhất là không nên đưa vào khu vực bào chế và khu vực kiểm tra chất lượng. Nếu không thể tránh, phải hướng dẫn cụ thể việc vệ sinh cá nhân và quần áo bảo hộ theo quy định và phải giám sát họ chặt chẽ.

5.3. Vệ sinh nhà xưởng

5.3.1. Cơ sở phải xây dựng và ban hành hướng dẫn, phương pháp vệ sinh nhà xưởng và thiết bị phù hợp với yêu cầu của từng dạng bào chế thuốc.

5.3.2. Các tình trạng liên quan đến nhà máy, thiết bị, con người mà có thể ảnh hưởng bất lợi đến sản phẩm đều phải được báo cáo với người quản lý trực tiếp.

5.3.3. Phải có biện pháp xử lý thường xuyên chất thải từ bộ phận bào chế để đảm bảo vệ sinh cho khu vực này, tối thiểu 01 ngày 01 lần. Chất thải phải được tập trung vào các thùng thích hợp để chuyển đến các điểm thu gom đều đặn và thường xuyên, thùng đựng chất thải phải được đánh dấu rõ ràng. Không được phép tích trữ các nguyên liệu thải loại trong khu bào chế.

5.3.4. Thuốc diệt chuột, chất diệt côn trùng, chất chống nấm và vật liệu làm vệ sinh phải không được làm nhiễm bẩn các trang thiết bị, nguyên vật liệu, nguyên liệu bao bì, sản phẩm trung gian và thành phẩm

5.4. Vệ sinh thiết bị

5.4.1. Phải có các hướng dẫn việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị, dụng cụ bào chế, trong đó chỉ rõ: việc phân công trách nhiệm người làm vệ sinh; lịch trình xác định việc vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị; phương pháp tiến hành; các thiết bị và nguyên vật liệu được sử dụng; hướng dẫn việc bảo quản các thiết bị đã được vệ sinh sạch khỏi bị bụi, bẩn; kiểm soát tình trạng vệ sinh thiết bị trước khi sử dụng. Các quy trình này phải được tuân thủ đầy đủ.

5.4.2. Các thiết bị và dụng cụ phải được làm sạch cả bên trong và bên ngoài sau khi sử dụng theo các quy trình đã phê duyệt. Phải có hồ sơ ghi lại việc thực hiện vệ sinh, kiểm tra sau khi vệ sinh và trước khi sử dụng. Phải có nhãn nhận diện tình trạng thiết bị đã sạch, được phép sử dụng.

5.4.3. Phải bố trí khu vực để làm vệ sinh và lưu trữ các thiết bị, dụng cụ vệ sinh.

5.4.4. Hồ sơ về việc vệ sinh và việc kiểm tra trước khi sử dụng phải được duy trì.

Chương VI

BÀO CHẾ VÀ KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH BÀO CHẾ

6.1. Quy định chung

61.1. Cơ sở phải đảm bảo các thao tác bào chế thuốc được thực hiện theo quy trình đã công bố trong hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm.

6.1.2. Phải bố trí số lượng nhân viên bào chế phù hợp và phải có biện pháp thích hợp để giám sát tất cả các thao tác bào chế. Các nhân viên phải mặc trang phục thích hợp để tiến hành các thao tác chế biến, bào chế thuốc. Chỉ những người có thẩm quyền mới được ra vào khu vực bào chế.

6.1.3. Các thao tác trên các sản phẩm khác nhau không được tiến hành đồng thời hoặc liên tiếp trong cùng phòng trừ khi không có nguy cơ nhầm lẫn hoặc nhiễm chéo.

6.1.4. Việc bào chế phải thực hiện theo đúng quy trình hoặc hướng dẫn. Nếu có xảy ra sai lệch, thì sai lệch đó phải được thực hiện theo quy trình đã duyệt. Sai lệch phải có sự phê duyệt bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tiến hành kiểm tra về sản lượng và đối chiếu số lượng để đảm bảo không có sự khác biệt so với giới hạn cho phép.

6.1.5. Khi làm việc với nguyên liệu và các sản phẩm khô, phải có biện pháp phòng ngừa đặc biệt để ngăn chặn sự phát sinh và phân tán của bụi. Ở mỗi giai đoạn chế biến, sản phẩm và nguyên liệu phải được bảo vệ khỏi nhiễm vi sinh và các tạp nhiễm khác

6.1.6. Phải có khu vực biệt trữ và xuất kho đối với bán thành phẩm và thành phẩm, bao gồm cả việc xác định rõ ràng trạng thái của sản phẩm (biệt trữ, xuất xưởng, loại bỏ). Không được để các sản phẩm trung gian và bán thành phẩm tiếp xúc trực tiếp xuống mặt sàn, mặt đất.

6.1.7. Tất cả nguyên vật liệu, các thùng chứa sản phẩm trung gian và thiết bị chính được sử dụng tại mọi thời điểm trong quá trình bào chế phải được dán nhãn. Phải có thiết bị chứa dùng cho các thao tác phân loại và lựa chọn thuốc cổ truyền thô đã được làm sạch. Bề mặt của các thùng chứa phải nhẵn, phẳng và dễ vệ sinh. Nếu các thành phần/nguyên liệu được chuyển vào bao bì mới, thì bao bì mới này phải được nhận dạng với nhãn có nội dung: tên hoặc mã số của thành phần/ nguyên liệu, mã số tiếp nhận hoặc mã số kiểm soát, khối lượng trong bao bì mới.

6.2. Quy trình bào chế

6.2.1. Hệ thống đánh số lô, mẻ

a) Có hệ thống mô tả những chi tiết của việc đánh số lô kể cả việc nhận diện nguyên liệu ban đầu, vật liệu bao bì, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm;

b) Việc cấp số lô, mẻ phải được ghi chép ngay và phải bao gồm các thông tin: ngày cấp số, nhận diện sản phẩm và cỡ lô, mẻ.

6.2.2. Bào chế

a) Phải bố trí số lượng nhân viên bào chế phù hợp và phải có biện pháp thích hợp để giám sát tất cả các thao tác chế biến, bào chế. Các nhân viên phải mặc trang phục thích hợp để tiến hành các thao tác chế biến, bào chế.

b) Môi trường và các điều kiện bào chế phải đáp ứng theo quy định. Tất cả các thiết bị chế biến, bào chế đều phải được kiểm tra trước khi sử dụng. Các thiết bị cân, đo lường phải được hiệu chuẩn và có độ chính xác phù hợp với nguyên liệu phải cân, đong.

c) Phải có quy trình sơ chế, chế biến dược liệu, quy trình bào chế thuốc cổ truyền. Khi sơ chế, chế biến dược liệu phải chú ý sao cho việc xử lý không làm ảnh hưởng đến chất lượng dược liệu, thuốc cổ truyền.

Trong suốt thời gian chế biến, tất cả các nguyên liệu, bao bì đựng bán thành phẩm, các máy móc thiết bị chính xác, và nếu được cả các phòng và dây chuyền đóng gói đang được sử dụng đều phải được dán nhãn hoặc phải có ký hiệu nhận dạng ghi tên sản phẩm hoặc nguyên vật liệu đang được chế biến, bào chế (nếu thích hợp), và cả số lô. Tất các các nhãn hiệu và dấu hiệu không thích hợp đã có trước khi chế biến phải được loại bỏ hoàn toàn.

6.2.3. Kiểm soát trong quá trình bào chế

a) Phải tiến hành việc kiểm tra, kiểm soát và ghi lại tất cả các kết quả kiểm tra trong quá trình bào chế và kiểm soát môi trường theo đúng quy trình bào chế và hồ sơ lô.

b) Môi trường và các điều kiện bào chế phải đáp ứng theo quy định. Tất cả các thiết bị chế biến đều phải được kiểm tra trước khi sử dụng.

c) Các quá trình bào chế có khả năng sinh bụi như: cân, đóng túi phải có biện pháp khu trú bụi và hạn chế sự phát tán của bụi.

d) Phải thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên các thông số của sản phẩm trung gian, bán thành phẩm ở các công đoạn trọng yếu của quá trình bào chế: độ ẩm của cao, cốm, độ cồn, pH dung dịch... Việc kiểm tra, kiểm soát phải được ghi chép lưu hồ sơ.

đ) Các công đoạn bào chế thực hiện đối với nguyên liệu thô như sấy khô, nghiền và sàng lọc, loại bỏ các vật liệu lạ bao gồm cả thời gian sấy, nhiệt độ sấy và các phương pháp được sử dụng để kiểm soát tỷ lệ vụn nát hoặc kích thước hạt phải được mô tả trong hướng dẫn bào chế.

e) Phải kiểm tra để đảm bảo rằng các ống dẫn và các máy móc thiết bị sử dụng để chuyển sản phẩm từ khu vực này sang khu vực kia được tiếp nối đúng cách

6.3. Dán nhãn, đóng gói.

6.3.1. Phải có các biện pháp để bảo đảm việc đóng gói được thực hiện nhanh chóng và giảm thiểu nguy cơ nhiễm chéo hay nhầm lẫn hoặc thay thế đối với các hoạt động dán nhãn và đóng gói. Phải có phân cách cơ học để phòng tránh sự nhầm lẫn của sản phẩm và bao bì đóng gói khi thực hiện việc đóng gói các sản phẩm khác nhau trong khu vực đóng gói. Tên sản phẩm và số lô phải hiển thị ở khu vực đang thực hiện công đoạn đóng gói sản phẩm.

6.3.2. Phải có các tiêu chuẩn của bao bì đóng gói trực tiếp và bao bì in sẵn.

6.3.3. Phòng đóng gói phải được vệ sinh sạch trước khi thực hiện hoạt động đóng gói để đảm bảo không có bất kỳ sản phẩm, vật liệu, tài liệu sử dụng trước đó không cần thiết cho các hoạt động hiện tại còn sót lại.

6.4. Thành phẩm

6.4.1. Thành phẩm và hồ sơ phải được kiểm tra và đánh giá trước khi xuất xưởng sản phẩm đưa vào sử dụng.

6.4.2. Sau khi xuất xưởng, thành phẩm phải được bảo quản ở kho theo đúng điều kiện bảo quản ghi trên nhãn.

6.5. Bảo quản và sử dụng

6.5.1. Phải xây dựng các hướng dẫn cho việc bảo quản thành phẩm bào chế. Phải có các hồ sơ cho phép xác định nhanh tất cả các khách hàng đã mua, sử dụng thành phẩm của một lô/mẻ xác định trong đó chỉ rõ thời gian xuất, số lượng, quy cách đóng gói và gửi hàng của từng lô sản phẩm cho khách hàng.

6.5.2. Phải lưu trữ các ghi chép về thời gian bảo quản, nhiệt độ và các điều kiện bảo quản khác trước khi trước khi sử dụng.

6.6. Sản phẩm loại bỏ, tái chế và trả lại

6.6.1. Các sản phẩm bị loại bỏ phải được dán nhãn và biệt trữ riêng, chờ xử lý tái chế hoặc tiêu hủy.

6.6.2. Việc tái chế phải hạn chế và chỉ được thực hiện nếu chất lượng của thành phẩm không bị ảnh hưởng và sản phẩm tái chế vẫn đạt tiêu chuẩn chất lượng.

Chương VII

KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

7.1. Quy định chung

7.1.1. Kiểm tra chất lượng bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lấy mẫu; lưu mẫu; xây dựng tiêu chuẩn; kiểm tra, kiểm nghiệm chất lượng dược liệu, nguyên liệu bào chế, sản phẩm trung gian, thành phẩm; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, chất thử, chất đối chiếu; xây dựng hồ sơ tài liệu và quy trình xuất xưởng để bảo đảm thực hiện các phép thử cần thiết; đóng dấu xác nhận đối với sản phẩm không đạt chất lượng và các sản phẩm đạt chất lượng trước xuất xưởng và được phép sử dụng.

7.1.2. Bộ phận kiểm tra chất lượng thực hiện đánh giá, kiểm soát chất lượng thuốc cổ truyền và dược liệu, vị thuốc cổ truyền trong quá trình sử dụng và phối hợp cùng các bộ phận có liên quan đánh giá năng lực kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì đóng gói.

7.1.3. Bộ phận kiểm tra và kiểm nghiệm thuốc cổ truyền phải được trang bị phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở, phải độc lập với các bộ phận khác và thuộc quyền quản lý của một người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp.

7.1.4. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải có đủ trang thiết bị và quy trình được phê duyệt để thực hiện việc lấy mẫu, kiểm tra và kiểm nghiệm nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao bì, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm.

7.1.5. Cơ sở phải thực hiện việc kiểm nghiệm từng lô thuốc cổ truyền, chỉ khi đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã công bố mới được phép xuất xưởng. Việc đánh giá thành phẩm phải tính đến mọi yếu tố có liên quan, kể cả điều kiện bào chế, kết quả kiểm tra trong quá trình, hồ sơ bào chế (kể cả hồ sơ đóng gói), việc tuân thủ các tiêu chuẩn của thành phẩm, và việc kiểm tra thành phẩm sau cùng.

Bộ phận kiểm tra chất lượng có thể thực hiện các nhiệm vụ khác như: xây dựng, thẩm định và thực hiện các quy trình kiểm tra chất lượng, bảo quản chất chuẩn, đảm bảo việc ghi nhãn chính xác cho bao bì chứa nguyên vật liệu và vị thuốc cổ truyền, đảm bảo việc theo dõi độ ổn định của vị thuốc cổ truyền, tham gia điều tra những khiếu nại liên quan đến chất lượng vị thuốc cổ truyền, và tham gia giám sát môi trường. Tất cả các hoạt động này đều phải được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được phân công bằng văn bản.

7.2. Nhân sự kiểm tra chất lượng

Nhân sự của bộ phận kiểm tra chất lượng phải có chuyên môn sâu về phân tích kiểm nghiệm thuốc cổ truyền để tiến hành các phép thử định tính, kiểm tra sự giả mạo, sự có mặt của nấm mốc, hoặc côn trùng, sự không đồng nhất của lô dược liệu, lô thuốc. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải có đủ nhân viên được đào tạo thích hợp, có chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao.

7.3. Trang thiết bị

7.3.1. Bộ phận hoặc Phòng kiểm tra chất lượng phải được thiết kế phù hợp, đảm bảo đủ chỗ cho trang thiết bị dụng cụ chuyên môn, hồ sơ tài liệu và không gian làm việc cho nhân viên. Tối thiểu phải có tủ sấy, cân phân tích, thiết bị xác định độ ẩm, thiết bị sắc ký lớp mỏng, thiết bị đo độ rã đối với cơ sở có bào chế viên hoàn.

7.3.2. Phải được trang bị các máy, thiết bị, dụng cụ thích hợp cho việc lấy mẫu, phân tích, hiệu chuẩn và xử lý dữ liệu. Các thiết bị phân tích phải phù hợp với phương pháp kiểm tra, kiểm soát và phải đáp ứng được yêu cầu kiểm tra chất lượng của đơn vị. Đối với các chỉ tiêu chưa thực hiện được tại cơ sở, cơ sở có thể thông qua các đơn vị dịch vụ để kiểm tra. Kết quả kiểm tra phải được lưu giữ có hệ thống để theo dõi lâu dài.

7.4. Lấy mẫu

7.4.1. Việc lấy mẫu nguyên liệu ban đầu (nguyên liệu thô) phải được thực hiện bởi nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn về dược liệu, thuốc cổ truyền. Mỗi lô dược liệu, thuốc cổ truyền phải có tài liệu lưu trữ riêng.

7.4.2. Việc lấy phải được thực hiện theo quy trình đã được phê duyệt và phải mô tả cụ thể về phương pháp lấy mẫu; các thiết bị được sử dụng; số lượng mẫu được lấy; hướng dẫn về việc phân chia mẫu; loại và điều kiện của bao bì đựng mẫu; nhận dạng các thùng nguyên liệu đã lấy mẫu; điều kiện bảo quản mẫu; hướng dẫn làm sạch và bảo quản các thiết bị lấy mẫu.

7.4.3. Việc lấy mẫu phải được thực hiện sao cho tránh được tạp nhiễm hoặc các tác động bất lợi khác ảnh hưởng đến chất lượng và theo phương pháp lấy mẫu quy định tại Thông tư số 11/2018/TT - BYT ngày 04/05/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Khi lấy mẫu phải có biện pháp để tránh gây tạp nhiễm hay nhầm lẫn cho nguyên vật liệu được lấy mẫu và cho những nguyên vật liệu khác. Tất cả dụng cụ lấy mẫu có tiếp xúc với nguyên vật liệu phải sạch. Những thùng hàng được lấy mẫu phải được đánh dấu và niêm phong lại cẩn thận sau khi lấy mẫu.

7.4.4. Mỗi bao bì đựng mẫu phải có nhãn ghi rõ các nội dung: tên mẫu, số lô, ngày lấy mẫu, số của thùng được lấy, số mẫu lấy, chữ ký của người lấy mẫu.

7.4.5. Mẫu lưu phải đại diện cho lô nguyên liệu hoặc thành phẩm được lấy, các mẫu khác cũng có thể được lấy để theo dõi phần quan trọng nhất của một quá trình (như thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quá trình).

Mẫu lưu thành phẩm phải được giữ trong bao bì đóng gói cuối cùng và được lưu trữ theo các điều kiện khuyến cáo cho đến một năm sau ngày hết hạn.

7.5. Hồ sơ, tài liệu

7.5.1. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải có sổ tay kiểm nghiệm viên, hồ sơ phân tích, các phiếu kiểm nghiệm, phiếu phân tích.

Sổ tay kiểm nghiệm viên ghi lại các kết quả, các tính toán, số liệu và nhận xét có liên quan đến việc phân tích một mẫu. Sổ phải được đánh số trang và không được dùng bút chì để ghi chép, không được tẩy xoá, viết đè.

7.5.2. Hồ sơ phân tích, kiểm nghiệm phải có đầy đủ những thông tin về mẫu, phương pháp thử, kết quả phân tích, kiểm nghiệm và phải được in sẵn với các thông tin tối thiểu như sau: Tên mẫu, nguồn gốc/nơi bào chế, mã tham khảo nếu có; Số lô, hạn dùng, yêu cầu phân tích (số, ngày tháng và nội dung); Ngày nhận mẫu, người nhận mẫu; Tiêu chuẩn và phương pháp kiểm nghiệm; Tình trạng mẫu khi nhận và trước khi phân tích; Kết quả phân tích, kiểm nghiệm (kể cả các phép tính toán); Hồ sơ phân tích phải được lưu vào hồ sơ kiểm nghiệm cùng với các kết quả phân tích. Phiếu phân tích, Phiếu kiểm nghiệm phải có chữ ký của kiểm nghiệm viên và người giám sát.

7.5.3. Phải cập nhật và lưu giữ tất cả các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết cho công tác kiểm nghiệm, gồm có: Dược điển Việt Nam và các Dược điển nước ngoài, kể cả phụ lục, bản bổ sung và bản hiệu đính; Các tiêu chuẩn chất lượng không có trong Dược điển, đối với những thuốc được kiểm nghiệm dựa trên tiêu chuẩn của nhà bào chế. Các phương pháp kiểm nghiệm không có trong Dược điển do phòng kiểm nghiệm nghiên cứu, ban hành.

7.5.4. Theo dõi độ ổn định

Cơ sở phải xây dựng quy trình và lập hồ sơ theo dõi độ ổn định của các thuốc do mình bào chế. Các hồ sơ theo dõi độ ổn định của thuốc cổ truyền phải được lưu giữ.

Chương VIII

HỒ SƠ TÀI LIỆU

8.1. Nguyên tắc

Cơ sở phải thiết lập hệ thống hồ sơ tài liệu bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và quy định phù hợp cho tất cả các hoạt động tại cơ sở.

8.2. Nhãn

8.2.1. Nhãn dùng cho bao bì, thiết bị hoặc nhà xưởng phải rõ ràng, không mập mờ và phải theo mẫu chung thống nhất của cơ sở và phù hợp với quy định. Bên cạnh chữ viết trên nhãn, có thể sử dụng màu sắc để chỉ tình trạng của nguyên liệu, máy móc, thiết bị (ví dụ đang biệt trữ, đã được chấp nhận, bị loại hoặc sạch).

8.2.2. Tất cả thuốc cổ truyền thành phẩm đều phải được nhận dạng và dán nhãn theo quy định hiện hành về ghi nhãn thuốc cổ truyền.

8.2.3. Đối với chất chuẩn, nhãn và/hoặc tài liệu đi kèm phải chỉ rõ hoạt lực hay nồng độ, ngày bào chế, ngày hết hạn, ngày mở bao bì lần đầu, điều kiện bảo quản và số kiểm soát nếu có.

8.3. Hồ sơ về tiêu chuẩn chất lượng

8.3.1. Các nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm, thành phẩm phải có đầy đủ tiêu chuẩn và phương pháp phân tích, kiểm nghiệm. Bất kỳ hồ sơ tài liệu nào liên quan đến hồ sơ lô bào chế phải được lưu giữ ít nhất 1 năm sau khi sản phẩm hết hạn.

8.3.2. Tiêu chuẩn chất lượng phải được phê duyệt phù hợp và ghi ngày tháng phê duyệt và phải có các thông tin: Sản phẩm, công thức bào chế, nguyên vật liệu và tiêu chuẩn áp dụng, yêu cầu chất lượng, phương pháp kiểm nghiệm, dạng đóng gói, hạn dùng, điều kiện bảo quản ...

8.3.3. Với nguyên liệu ban đầu, nguyên liệu bao gói phải có tiêu chuẩn và phiếu phân tích kiểm nghiệm kèm theo.

8.3.4. Với sản phẩm trung gian và bán thành phẩm: Các tiêu chuẩn phải tương tự như các tiêu chuẩn nguyên liệu ban đầu hoặc thành phẩm.

8.3.5. Với thành phẩm thuốc: Tiêu chuẩn thành phẩm phải có các thông tin chính như: Tên sản phẩm, Tên thành phần/hoạt chất; Công thức hoặc tham chiếu công thức; Mô tả dạng bào chế và đóng gói; Yêu cầu chất lượng của từng dạng bào chế phù hợp với các tiêu chí chung qui định trong Dược Điển Việt Nam V, phương pháp kiểm nghiệm; Điều kiện bảo quản và các thận trọng nếu có; Hạn sử dụng.

8.4. Hồ sơ bào chế

Cơ sở phải xây dựng công thức gốc và quy trình bào chế được phê duyệt chính thức cho mỗi sản phẩm và mỗi cỡ lô bào chế.

8.4.1. Công thức bào chế

Công thức báo chế phải có thông tin: Tên sản phẩm, dạng bào chế, thành phần, hàm lượng cho dạng đóng gói nhỏ nhất, và cỡ lô; Danh mục các nguyên liệu ban đầu được sử dụng, lượng của mỗi chất, được mô tả bằng tên và ký hiệu tham khảo thống nhất cho loại nguyên liệu đó (phải nêu rõ tỷ lệ hư hao trong quá trình bào chế ); Công bố sản lượng thành phẩm dự kiến và giới hạn cho phép, và sản lượng sản phẩm trung gian, nếu có;

8.4.2. Quy trình bào chế:

- Quy trình bào chế phải có thông tin: Nêu địa điểm bào chế và thiết bị dụng cụ, sử dụng chủ yếu; sơ đồ qui trình bào chế, mô tả chi tiết trình tự thực hiện trong qui trình bào chế, các thông số kiểm soát qui trình, kiểm tra trang thiết bị, nhà xưởng, vệ sinh, quy định về bảo quản sản phẩm, nhãn, tài liệu tham chiếu, an toàn lao động và các điều đặc biệt thận trọng khi bào chế.

8.4.3. Hồ sơ lô bào chế:

- Phải thiết lập hồ sơ cho mỗi lô bào chế, trong đó chỉ rõ: Tên, nồng độ, hàm lượng của sản phẩm; Ngày bào chế; Số lô, mẻ; Công thức đầy đủ của lô/mẻ; ghi chép lại từng công đoạn đã tiến hành, tất cả các thiết bị chính được sử dụng, tất cả các mẫu, kết quả kiểm tra trong quá trình bào chế, kết quả kiểm tra điều kiện môi trường, kiểm tra thiết bị trước khi bắt đầu và trong quá trình bào chế, đóng gói và lưu mẫu nhãn trên bao bì cuối cùng.

- Hồ sơ lô phải được giữ tại nơi làm việc trong quá trình pha chế. Phải theo dõi các thông tin sau vào thời điểm tiến hành mỗi thao tác, và sau khi hoàn thành hồ sơ lô phải được người chịu nhiệm pha chế ký tên chỉ rõ ngày tháng, tên sản phẩm; số lô đang bào chế:

+ ngày và giờ bắt đầu, ngày giờ thực hiện các công đoạn trung gian chính, và ngày giờ hoàn thành việc bào chế;

+ tên người chịu trách nhiệm ở mỗi công đoạn bào chế;

+ chữ ký tắt của nhân viên vận hành ở mỗi bước bào chế chính và người kiểm tra mỗi thao tác;

+ số lô và/hoặc số kiểm soát phân tích và khối lượng thực tế của mỗi nguyên liệu ban đầu (kể cả số lô và khối lượng của nguyên liệu phục hồi hoặc tái chế cho thêm vào);

+ bất kỳ thao tác chế biến liên có quan nào, và những máy móc thiết bị chính được sử dụng;

+ các kiểm tra trong quá trình bào chế đã thực hiện, chữ ký tắt của người thực hiện, và kết quả;

+ sản lượng từng công đoạn bào chế và những nhận xét hoặc giải thích về những sai lệch có ý nghĩa so với sản lượng dự kiến;

+ ghi chú về những sự cố đặc biệt, nêu rõ chi tiết, có chữ ký duyệt những sai lệch so với công thức gốc.

- Tất cả các hồ sơ phải ghi rõ thời gian và được ký bởi người chịu trách nhiệm tiến hành công việc, đối với các thao tác quan trọng, phải có cả chữ ký của người giám sát và phải được giữ tại nơi làm việc trong toàn bộ quá trình hoạt động. Hồ sơ phải được lưu giữ và sẵn sàng cho việc thanh tra ít nhất 2 năm sau khi hết hạn dùng của lô thuốc cổ truyền.

Chương IX

KHIẾU NẠI VÀ THU HỒI SẢN PHẨM TẠI CƠ SỞ

9.1. Khiếu nại về sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý tất cả các vấn đề về khiếu nại đối với sản phẩm và chỉ định những người chịu trách nhiệm, chuyển tiếp, xem xét và đánh giá những khiếu nại về sản phẩm do cơ sở bào chế. Việc xử lý khiếu nại sản phẩm phải được ghi chép bằng văn bản và lưu giữ trong khoảng thời gian theo hạn sử dụng của lô thuốc cổ truyền.

9.2. Sản phẩm bị trả lại

Cơ sở phải lập hồ sơ theo dõi và xây dựng các quy trình bằng văn bản để tiếp nhận và kiểm tra các sản phẩm bị trả lại. Hồ sơ các sản phẩm bị trả lại được lưu trữ bao gồm các nội dung: tên của sản phẩm, số lô, lý do trả về, chất lượng của sản phẩm trả về, ngày trả về. Các sản phẩm bị trả về phải được nhận diện rõ và bảo quản tại khu vực cách ly.

9.3. Thu hồi sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý việc thu hồi sản phẩm và quy định người có thẩm quyền quyết định thu hồi một sản phẩm. Phải lập và lưu giữ hồ sơ và báo cáo về thu hồi sản phẩm bao gồm cả kết quả của việc thu hồi sản phẩm và hành động phong toả. Sản phẩm thu hồi phải được bảo quản tại nơi an toàn để tránh việc đưa sản phẩm thu hồi vào tái lưu thông, sử dụng mà chưa tiến hành điều tra, đánh giá.

Chương X

KHIẾU NẠI VÀ THU HỒI SẢN PHẨM TẠI CƠ SỞ

10.1. Khiếu nại về sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý tất cả các vấn đề về khiếu nại đối với sản phẩm và chỉ định những người chịu trách nhiệm, chuyển tiếp, xem xét và đánh giá những khiếu nại về sản phẩm do cơ sở bào chế. Việc xử lý khiếu nại sản phẩm phải được ghi chép bằng văn bản và lưu giữ trong khoảng thời gian theo hạn sử dụng của lô dược liệu, vị thuốc cổ truyền bị khiếu nại.

10.2. Sản phẩm bị trả lại

Cơ sở phải lập hồ sơ theo dõi và xây dựng các quy trình bằng văn bản để tiếp nhận và kiểm tra các sản phẩm bị trả lại. Hồ sơ các sản phẩm bị trả lại được lưu trữ bao gồm các nội dung: tên của sản phẩm, số lô, lý do trả về, chất lượng của sản phẩm trả về, ngày trả về. Các sản phẩm bị trả về phải được nhận diện rõ và bảo quản tại khu vực cách ly.

10.3. Thu hồi sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý việc thu hồi sản phẩm và quy định người có thẩm quyền quyết định thu hồi một sản phẩm. Phải lập và lưu giữ hồ sơ và báo cáo về thu hồi sản phẩm bao gồm cả kết quả của việc thu hồi sản phẩm và hành động phong toả. Sản phẩm thu hồi phải được bảo quản tại nơi an toàn để tránh việc đưa sản phẩm thu hồi vào tái lưu thông, sử dụng mà chưa tiến hành điều tra, đánh giá.

Chương XI

HOẠT ĐỘNG TỰ THANH TRA TẠI CƠ SỞ

11.1. Tự thanh tra phải là một phần trong hệ thống bảo đảm chất lượng nhằm phát hiện các khiếm khuyết của hệ thống đảm bảo chất lượng và đưa ra các biện pháp khắc phục. Cơ sở phải tiến hành tự thanh tra để đánh giá tình trạng và mức độ đáp ứng việc tuân thủ của cơ sở theo các nguyên tắc tiêu chuẩn đủ điều kiện chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền.

11.2. Phải thành lập t tự thanh tra được Lãnh đạo cơ sở phê duyệt gồm những người có năng lực để thực hiện việc tự thanh tra. Thành viên của Ban tự thanh tra có thể là thanh tra độc lập bên ngoài.

11.3. Phải xây dựng kế hoạch tự thanh tra. Việc tự thanh tra tùy thuộc vào nhu cầu của từng cơ sở nhưng ít nhất phải thực hiện hằng năm. Việc tự thanh tra phải được tiến hành một cách độc lập và chi tiết.

11.4. Ban tự thanh tra thực hiện việc thanh tra tất cả các hoạt động để duy trì việc tuân thủ nghiêm ngặt và kiểm soát chặt chẽ tất cả các quy trình, quy định tại cơ sở.

11.5. Hồ sơ tự thanh tra phải được lưu hồ sơ đầy đủ. Báo cáo tự thanh tra phải bao gồm các ghi nhận trong quá trình tự thanh tra và đề xuất các biện pháp khắc phục. Phải có chương trình khắc phục các tồn tại được phát hiện và các biện pháp thực hiện. Phải đánh giá kiểm tra những hành động sửa chữa và phải ghi vào hồ sơ.

PHỤ LỤC III

CÁC TIÊU CHUẨN BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN CÓ DẠNG BÀO CHẾ HIỆN ĐẠI
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tất cả các hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền (gọi tắt là chế biến, bào chế) được thiết lập một cách hệ thống về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị và hồ sơ tài liệu để đảm bảo thuốc cổ truyền được chế biến, bào chế ổn định, đạt yêu cầu chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng quy định.

2. Khu vực chế biến, bào chế phải bố trí theo quy trình một chiều, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, an toàn, vệ sinh và các điều kiện cần thiết khác để đáp ứng với yêu cầu kỹ thuật trong chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

Chương II

NHÂN SỰ VÀ ĐÀO TẠO

2.1. Quy định chung

2.1.1. Người phụ trách chuyên môn, phụ trách các bộ phận bào chế, kiểm tra, kiểm soát chất lượng, kho bảo quản phải có kiến thức, chuyên môn về thuốc cổ truyền. Người phụ trách các bộ phận bào chế, kiểm tra, kiểm soát chất lượng phải có ít nhất một người có một bằng tốt nghiệp đại học ngành dược.

2.1.2. Tất cả các cán bộ có trách nhiệm đều phải có bản mô tả công việc cụ thể và phải được giao quyền thích hợp để thực hiện các trách nhiệm đó. Nhiệm vụ của họ có thể được uỷ quyền cho các cán bộ cấp phó có trình độ đạt yêu cầu. Và phải có sơ đồ tổ chức.

2.2. Nhân sự chủ chốt

2.2.1. Các nhân sự chủ chốt bao gồm Trưởng các bộ phận bào chế, Trưởng bộ phận chất lượng và người được ủy quyền. Trưởng các bộ phận bào chế và trưởng bộ phận chất lượng phải độc lập với nhau. Trong một số trường hợp, các đơn vị này có thể được kết hợp lại thành một bộ phận. Người được ủy quyền có thể chịu trách nhiệm đối với một hoặc nhiều đơn vị chất lượng này.

2.2.2. Chức năng phê duyệt cho xuất xưởng một lô thành phẩm hoặc một sản phẩm có thể được giao cho một người được chỉ định có trình độ và kinh nghiệm phù hợp, người này sẽ xuất sản phẩm theo đúng quy trình đã được phê duyệt. Điều này thường được thực hiện bởi bộ phận đảm bảo chất lượng thông qua việc rà soát hồ sơ lô.

Chương III

NHÀ XƯỞNG, THIẾT BỊ

3.1. Quy định chung

3.1.1. Nhà xưởng của cơ sở phải có vị trí, được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo dưỡng phù hợp với các thao tác trong quá trình bào chế và phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở. Khu vực bào chế, khu vực hành chính, sinh hoạt được bố trí hợp lý và tách biệt lẫn nhau.

3.1.2. Vị trí nhà xưởng phải thích hợp sao cho tránh bị nhiễm bẩn từ môi trường xung quanh như không khí, đất, nguồn nước ô nhiễm hay từ các hoạt động khác gần đó; phải đảm bảo tránh các tác động của thời tiết, lũ lụt, rạn nứt nền nhà và tránh được sự xâm nhập hay trú ngụ của sâu bọ, động vật gặm nhấm, chim, côn trùng hoặc động vật khác. Nhà xưởng và khu vực xung quanh nhà xưởng phải được duy trì sạch sẽ và ngăn nắp.

3.1.3. Nhà xưởng phải sạch sẽ, khô ráo, đủ ánh sáng, duy trì ở điều kiện nhiệt độ, độ ẩm (nếu cần thiết). Phải trang bị các thiết bị phòng chống cháy nổ, thiết bị theo dõi điều kiện môi trường. Việc theo dõi phải có hồ sơ lưu lại.

3.2. Khu vực bảo quản

3.2.1. Khu vực bảo quản phải đủ rộng, phù hợp với quy mô bào chế, phải có các kho bảo quản riêng biệt, bao gồm: nguyên liệu là dược liệu tươi (nếu có); nguyên liệu dược liệu đã sơ chế, nguyên liệu bao gói, bán thành phẩm và thành phẩm, sản phẩm bị loại bỏ, bị trả về hay sản phẩm bị thu hồi.

3.2.2. Việc thiết kế khu vực bảo quản phải đảm bảo phòng chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài gặm nhấm và các động vật khác, phải có biện pháp ngăn ngừa khả năng lan truyền các động vật, vi sinh vật theo vào cùng dược liệu nhằm tránh quá trình lên men, nấm mốc phát triển và ngăn ngừa sự nhiễm chéo.

3.2.3. Khu vực bảo quản phải duy trì ở nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với đối tượng bảo quản hoặc theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Việc bố trí giá, kệ phải đảm bảo không khí có thể lưu thông dễ dàng.

3.2.4. Sự bố trí trong khu vực bảo quản phải đảm bảo phân biệt và cách ly phù hợp đối với dược liệu, nguyên liệu, nguyên liệu bao gói được chấp nhận hay biệt trữ, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm, sản phẩm biệt trữ, sản phẩm đã được phép xuất xưởng, bị loại bỏ, bị trả về hay sản phẩm bị thu hồi. Sự bố trí trong khu vực bảo quản dược liệu và bảo quản thành phẩm phải đáp ứng các nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc tương ứng.

3.2.5. Các dược liệu có độc tính hoặc dược liệu quý hiếm phải được bảo quản trong bao bì dành riêng hoặc các phòng/khu vực riêng biệt và phải có nhãn riêng biệt. Đối với bảo quản dịch chiết, cao chiết hay các loại chế phẩm khác phải tuân theo những điều kiện phù hợp về độ ẩm, nhiệt độ và ánh sáng; những điều kiện này phải được duy trì và được giám sát trong suốt quá trình bảo quản.

3.2.6. Phải bố trí khu vực dành riêng để bảo quản các chất có yêu cầu bảo quản đặc biệt như dung môi, nguyên liệu dễ cháy, nổ, chất độc và các chất tương tự.

3.3. Khu vực sơ chế, xử lý dược liệu

3.3.1. Khu vực sơ chế, xử lý dược liệu phải được thiết kế, bố trí các phòng bào chế đảm bảo nguyên tắc một chiều đối với việc di chuyển của nhân viên và lưu chuyển của nguyên liệu, sản phẩm, rác thải nhằm mục đích ngăn ngừa lẫn lộn và/hoặc nhiễm chéo.

3.3.2. Phải có các khu vực riêng để xử lý, sơ chế dược liệu. Các khu vực sơ chế dược liệu như: loại bỏ tạp chất; ngâm, ủ; rửa; cắt, thái; sấy khô và xử lý khác. Các khu vực phải có sự ngăn cách hợp lý để tránh bụi bẩn. Nơi rửa dược liệu, sân phơi hoặc sấy khô dược liệu theo yêu cầu và quy mô của cơ sở.

3.3.3. Khu vực phơi, sấy, hong dược liệu phải đảm bảo thông thoáng, có biện pháp chống sự xâm nhập của côn trùng và chim, chuột, thú nuôi, phải được trang bị đầy đủ giá, kệ và các thiết bị làm khô khác.

Không được phơi dược liệu trực tiếp trên nền đất không che phủ. Nếu dùng bề mặt bê tông hay xi măng để phơi thì phải đặt dược liệu trên vải nhựa hoặc tấm trải khác thích hợp.

3.3.4. Khu vực sơ chế, xử lý biến dược liệu phải dễ vệ sinh, thông thoáng và dễ thao tác, có hệ thống nước sạch đạt tiêu chuẩn tối thiểu nước sinh hoạt để xử lý dược liệu, nước rửa, tráng cuối cùng tối thiểu phải là nước uống được. Nhà xưởng phải có các biện pháp để phòng tránh sự xâm nhập của côn trùng, cụ thể đối với các công đoạn:

a) Công đoạn xử lý dược liệu thô (loại bỏ tạp chất, đất cát, các bộ phận không dùng đến, rửa dược liệu): nhà xưởng sạch, dễ vệ sinh, tránh sự tích tụ và phát triển của vi sinh vật. Đường ống thoát nước phải được làm kín, có biện pháp tránh trào ngược.

b) Công đoạn làm tinh sạch, thái, cắt, sấy khô và sơ chế dược liệu (hấp hơi, rang, nung, sao, tẩm dược liệu,…): nhà xưởng phải kín, dễ vệ sinh, phải được trang bị các thiết bị để thông gió, hút hơi ẩm, làm mát. Phải có biện pháp xử lý bụi phù hợp ở các công đoạn có sinh bụi như: cắt thái, nghiền dược liệu thô....

c) Công đoạn bào chế bột dược liệu: Các hoạt động cấp phát, nghiền, trộn và rây bột dược liệu, nguyên liệu thô đã làm sạch để trực tiếp dùng trong bào chế thuốc cổ truyền phải được thực hiện trong nhà xưởng kín, có hệ thống lọc không khí và xử lý khí thải/bụi.

d) Công đoạn chiết xuất, xử lý cao:

Nhà xưởng phải đảm bảo kín, bề mặt tường, trần, sàn nhẵn, không có khe kẽ, dễ vệ sinh, tránh tích tụ vi sinh và bụi bẩn; không khí cấp vào phải được lọc, hạn chế nhiễm bụi từ bên ngoài; phải có các biện pháp thu gom, xử lý hơi ẩm trong quá trình bào chế đáp ứng yêu cầu

3.4. Khu vực bào chế thành phẩm

3.4.1. Nhà xưởng phải được thiết kế, bố trí các phòng bào chế phù hợp với dây chuyền bào chế (dạng bào chế, công suất dự kiến) và bảo đảm nguyên tắc một chiều đối với việc di chuyển của nhân viên và lưu chuyển của nguyên liệu, sản phẩm, rác thải nhằm mục đích ngăn ngừa lẫn lộn và/hoặc nhiễm chéo. Dựa trên quy trình bào chế để bố trí các khu vực bào chế. Khu vực bào chế phải phù hợp với quy mô bào chế, bảo đảm các thao tác sản xuất ở cùng một khu vực không gây cản trở lẫn nhau hoặc không gây cản trở cho khu vực bào chế lân cận. Việc bào chế thuốc cổ truyền có chứa dược liệu độc thì phải kiểm soát và giám sát chặt chẽ từ nguyên liệu ban đầu đến khi xuất xưởng

3.4.2. Nhà xưởng phải có hệ thống thiết bị chiếu sáng được thiết kế và lắp đặt đầy đủ đảm bảo các công việc được tiến hành chính xác. Phải đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ, được bảo trì, bảo dưỡng ở tình trạng tốt và phải được làm vệ sinh và tẩy trùng theo các quy trình chi tiết bằng văn bản, phải lưu hồ sơ về quá trình vệ sinh đối với từng lô thành phẩm.

3.4.3. Nhà xưởng phải đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ, được bảo trì, bảo dưỡng ở tình trạng tốt và phải được làm vệ sinh và tẩy trùng theo các quy trình chi tiết bằng văn bản, phải lưu hồ sơ về quá trình vệ sinh đối với từng lô sản phẩm.

3.4.4. Các ống dẫn, máng đèn và các dịch vụ khác trong khu vực bào chế phải được lắp đặt sao cho tránh tạo ra các hốc khó làm vệ sinh và việc bảo dưỡng chúng tốt nhất nên nằm ngoài khu vực pha chế.

3.4.5. Đối với các hoạt động, quá trình bào chế sinh bụi như: lấy mẫu, cân, trộn và các hoạt động liên quan đến nguyên liệu tự nhiên dạng thô phải được giám sát chặt chẽ và có biện pháp nhằm tránh nhiễm chéo chẳng hạn như sử dụng hệ thống hút bụi,…

3.4.6. Các phòng trong khu vực bào chế phải có đủ diện tích để thuận lợi cho các thao tác của nhân viên, bảo quản trong quá trình bào chế, đặt máy móc thiết bị và nguyên vật liệu một cách có trật tự và hợp lý, sao cho hạn chế tối đa nguy cơ nhầm lẫn giữa các sản phẩm hoặc các thành phần của sản phẩm, tránh nhiễm chéo, và giảm tối đa nguy cơ bỏ sót hoặc áp dụng sai bất kỳ một bước bào chế hay kiểm tra nào.

3.4.7. Ở các khu vực nguyên liệu ban đầu, nguyên liệu bao gói trực tiếp, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm tiếp xúc với môi trường, bề mặt phía trong (tường, sàn nhà, trần nhà) phải nhẵn và không được có các vết nứt hay mối nối hở, không giữ lại hay sinh ra bụi. Sàn và tường nhà khu vực pha chế phải làm bằng vật liệu không thấm nước và rửa được. Tiếp giáp giữa tường và sàn nhà trong khu vực bào chế phải dễ dàng làm vệ sinh. Phải tránh tạo thành các khe kẽ khó làm vệ sinh và khử trùng.

3.4.8. Các hoạt động liên quan khác có thế được bố trí riêng biệt tại các tòa nhà hoặc bố trí cùng tòa nhà với sự ngăn cách phù hợp nhưng phải đảm bảo:

a) Phòng thay đồ phải được nối trực tiếp nhưng cách biệt với khu vực bào chế;

e) Không bố trí nhà vệ sinh, phòng nghỉ ngơi và giải lao trong khu vực bào chế;

f) Phòng kiểm tra chất lượng bố trí phải riêng biệt với khu vực bào chế. Việc kiểm soát trong quá trình được phép thực hiện trong khu vực bào chế nhưng không được ảnh hưởng hoặc gây nguy cơ cho quá trình bào chế;

g) Bộ phận bảo trì nên ở xa khu vực bào chế. Trang thiết bị hay dụng cụ bảo trì để trong khu vực bào chế phải được giữ trong phòng hay tủ có khóa để sử dụng cho việc này.

3.4.9. Nhà xưởng phải có hệ thống kiểm soát không khítùy theo yêu cầu của từng loại sản phẩm và quy trình bào chế. Cụ thể đối với các công đoạn:

a) Công đoạn rửa, cắt dược liệu: phải có sẵn thiết bị hút bụi tại khu vực dành cho các hoạt động lựa chọn, cắt thái và nghiền thuốc thô.

b) Công đoạn chế biến như hấp hơi, rang và nung thuốc thô phải được trang bị các thiết bị để thông gió, hút hơi ẩm, hút bụi và làm mát.

c) Nhà xưởng dùng cho chiết xuất và cô đặc thuốc hoặc thuốc chín phải trang bị các thiết bị phòng tránh nhiễm bẩn, nhiễm vi sinh và nhiễm chéo.

d) Nhà xưởng cho các hoạt động cấp phát, nghiền, trộn và rây các thuốc thô đã làm sạch, cao khô trực tiếp dùng để bào chế thuốc thì phải là khu vực kín.

3.5. Khu vực cân và cấp phát

3.5.1. Việc cân dược liệu có thể được thực hiện ở phòng riêng hoặc khu vực riêng được bố trí trong kho dược liệu.

3.5.2. Việc cân nguyên liệu ban đầu khác phải thực hiện ở khu cân riêng biệt được thiết kế cho mục đích cân và có cấp sạch phù hợp. Khu vực cân có thể nằm trong khu vực bảo quản nhưng nên thực hiện trong khu vực bào chế. Nguyên liệu sau khi cân chia lô, phân mẻ phải bảo quản với các giá kệ, đồ chứa và biện pháp quản lý phù hợp.

3.5.3. Trước khi tiến hành cân, cấp phát phải tiến hành kiểm tra điều kiện môi trường về vệ sinh, nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo khu vực cân, cấp phát được vệ sinh sạch sẽ và việc cân, cấp phát được thực hiện chính xác. Nhân viên thực hiện phải mang trang phục thích hợp.

Phải có những biện pháp để tránh nhiễm chéo, lẫn lộn trong khi cân. Phải xây dựng quy trình kiểm tra quản lý việc cấp phát dược liệu, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian và bán thành phẩm.

3.6. Khu vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng

3.6.1. Khu vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc phải được tách biệt khỏi khu vực bào chế. Phòng kiểm tra chất lượng phải được thiết kế phù hợp để tránh sự lẫn lộn, nhiễm chéo, và đủ để bảo quản mẫu, chất chuẩn, dung môi, thuốc thử và hồ sơ kiểm soát, kiểm nghiệm.

3.6.2. Khu vực tiến hành phép thử sinh học, vi sinh (nếu có) phải cách biệt nhau và phải có riêng thiết bị xử lý không khí và các thiết bị khác.

Chương IV

THIẾT BỊ VÀ HỆ THỐNG PHỤ TRỢ

4.1. Thiết bị

4.1.1. Nhà xưởng bào chế phải được trang bị đủ các thiết bị cần thiết phù hợp cho việc bào chế các mặt hàng thuốc được phép bào chế tại cơ sở.

4.1.2. Các thiết bị bào chế phải được thiết kế, lựa chọn, chế tạo, bố trí lắp đặt và bảo dưỡng thích hợp đảm bảo thuận lợi, an toàn khi vận hành, dễ làm vệ sinh và bảo dưỡng; đảm bảo tránh được sự nhiễm chéo, tích tụ bụi và bẩn, tránh được các tác động bất lợi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

4.1.3. Cân và các thiết bị đo lường sử dụng trong hoạt động bào chế và kiểm tra chất lượng phải có khoảng đo và độ chính xác phù hợp, được hiệu chuẩn theo quy định, kiểm tra và ghi ch p định kỳ, thường xuyên, được bảo trì hợp lý. Việc hiệu chuẩn, kiểm tra và bảo trì phải được tiến hành đầy đủ và kết quả phải được ghi chép và lưu giữ.

4.1.4. Phải có các quy trình hướng dẫn việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị, dụng cụ và đảm bảo các quy trình này được tuân thủ đầy đủ.

4.1.5. Máy móc và trang thiết bị hỏng, không sử dụng phải được chuyển ra khỏi khu vực bào chế và kiểm tra chất lượng. Nếu không chuyển ra ngoài được, phải đánh dấu hoặc dán nhãn ghi rõ là đã hỏng, đề phòng vô ý sử dụng.

4.2. Hệ thống phụ trợ

4.2.1. Hệ thống xử lý không khí

- Phải có Hệ thống điều hòa, xử lý không khí phù hợp với yêu cầu của hoạt động (bào chế, kiểm tra chất lượng, bảo quản) và phù hợp với từng công đoạn và từng loại sản phẩm.

- Hệ thống điều hòa không khí phải đáp ứng công suất, duy trì nhiệt độ và độ ẩm, định kỳ bảo trì, bảo dưỡng, theo dõi và phải lưu hồ sơ.

4.2.2. Hệ thống xử lý nước

Tuỳ vào yêu cầu của từng dạng bào chế thuốc, nguồn nước dùng cho mục đích bào chế phải đạt tiêu chuẩn tối thiểu nước sinh hoạt hoặc phải đáp ứng các tiêu chuẩn nước dùng phù hợp với yêu cầu của từng dạng bào chế thuốc;

4.2.3. Hệ thống xử lý nước thải, khí thải và chất thải

a) Cơ sở phải có biện pháp xử lý nước thải, khí thải và xử lý các chất phế thải, phế liệu thích hợp trong quá trình bào chế, đảm bảo an toàn và vệ sinh và đáp ứng các quy định về vệ sinh môi trường;

b) Khuyến khích cơ sở đầu tư xây dựng hệ thống xử lý chất phế thải, phế liệu phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở, đảm bảo an toàn và vệ sinh.

4.2.4. Hệ thống phòng cháy, chữa cháy

Cơ sở phải trang bị đủ dụng cụ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy; các thiết bị, dụng cụ phòng cháy chữa cháy phải luôn duy trì còn hiệu lực.

Chương V

NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ DƯỢC LIỆU

5.1. Nguyên liệu ban đầu

5.1.1. Nguyên liệu ban đầu phải được cung cấp bởi các nhà cung cấp đã được đánh giá và phê duyệt (nhà cung cấp bao gồm cả nhà phân phối, nhà sản xuất). Việc mua nguyên liệu phải có sự tham gia của những nhân viên có kinh nghiệm.

5.1.2. Tất cả các nguyên liệu ban đầu, kể cả nguyên liệu thô được sử dụng trong quá trình bào chế phải có tiêu chuẩn chất lượng và phải được kiểm tra, kiểm nghiệm đạt chất lượng.

5.1.3. Phải lập hồ sơ ghi chép việc nhập, xuất kho, tình trạng tồn kho của nguyên liệu, bán thành phẩm; phải xây dựng, thực hiện chương trình quay vòng tồn kho theo nguyên tắc hết hạn trước - xuất trước (FEFO) và nhập trước - xuất trước (FIFO).

5.1.4. Nguyên liệu bị loại bỏ phải được dán nhãn rõ ràng chỉ rõ tình trạng và bảo quản riêng trong khu vực hạn chế ra vào. Các nguyên liệu bị loại bỏ phải được bảo quản an toàn và tách biệt khỏi các nguyên liệu được chấp nhận.

5.2. Dược liệu

5.2.1. Dược liệu phải đảm bảo chất lượng và có nguồn gốc rõ ràng.

5.2.2. Đối với nguyên liệu có nguồn gốc động vật, cơ sở phải lập và lưu trữ hồ sơ về nguồn cung cấp, nguồn gốc, phương pháp chế biến, hạn dùng hoặc ngày thử nghiệm lại theo từng lô. Các nguyên liệu này phải được bảo quản trong các điều kiện được kiểm soát.

5.2.3. Dược liệu phải được kiểm tra chất lượng, đạt tiêu chuẩn chất lượng và phù hợp với các quy định có liên quan của pháp luật mới được đưa vào bào chế, pha chế và lưu hành.

5.2.4. Tiêu chuẩn chất lượng của dược liệu phải phù hợp với Dược điển hiện hành (Việt Nam, Nhật Bản, Trung Quốc…) và/hoặc các tài liệu chuyên môn chính thống (kết quả nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu cấp Nhà nước hoặc cấp Bộ).

5.2.5. Kiểm tra chất lượng dược liệu, nguyên liệu:

a) Tất cả các dược liệu đều phải được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng ngay từ khi nhập kho. Việc kiểm soát phải được thực hiện theo từng đơn vị bao gói dược liệu, tại các vị trí khác nhau của bao gói bởi người có trình độ và có kinh nghiệm phù hợp về dược liệu, thuốc cổ truyền.

b) Phải ghi lại kết quả kiểm tra và kiểm nghiệm theo tiêu chuẩn đối với các dược liệu, nguyên liệu, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm. Phải lưu giữ đủ lượng mẫu lưu của dược liệu, nguyên liệu và thành phẩm cho từng lô bào chế.

5.2.6. Sơ chế:

a) Phải có quy trình sơ chế, xử lý dược liệu. Khi xử lý dược liệu phải chú ý để đảm bảo việc xử lý không làm ảnh hưởng đến chất lượng dược liệu.

b) Tuỳ theo yêu cầu từng loại dược liệu khác nhau mà áp dụng các phương pháp sơ chế, làm khô thích hợp. Nên kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm để tránh làm hỏng hoặc biến đổi các thành phần có hoạt tính sinh học.

5.2.7. Bảo quản dược liệu

a) Phải theo dõi và ghi chép đầy đủ điều kiện bảo quản; phải có các chú ý đặc biệt đối với các khu vực bảo quản dược liệu, dịch chiết xuất, cồn thuốc và các dạng bào chế yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng.

b) Dược liệu sau khi sơ chế phải được đóng gói trong bao bì kín có dán nhãn với các thông tin chính như: tên cơ sở chế biến dược liệu, tên dược liệu, bộ phận dùng, số đăng ký lưu hành (nếu có); nguồn gốc/xuất xứ; trọng lượng đóng gói; ngày sơ chế, chế biến, đóng gói; điều kiện bảo quản; số lô kiểm soát; hạn sử dụng; tiêu chuẩn chất lượng, độ ẩm (nếu có).

5.3. Nguyên liệu đóng gói

5.3.1. Phải có các tiêu chuẩn của bao bì đóng gói trực tiếp và bao bì in sẵn. Phải có các SOP đối với các hoạt động tiếp nhận, lấy mẫu, thử nghiệm nguyên liệu bao bì.

5.3.2. Việc mua, quản lý, kiểm tra các nguyên liệu bao gói trực tiếp và bao bì in sẵn đều phải thực hiện như đối với nguyên liệu ban đầu.

5.3.3. Các vật liệu đóng gói, phải được bảo quản trong điều kiện an toàn để loại trừ khả năng bị tiếp cận trái ph p và được cấp phát dưới sự giám sát chặt chẽ.

5.3.4. Các loại nhãn cắt rời đã in khác phải được bảo quản và vận chuyển trong các thùng riêng đóng kín để tránh nhầm lẫn. Chỉ có người được giao nhiệm vụ mới được phép cấp phát nguyên liệu bao gói theo một quy trình bằng văn bản đã được duyệt.

5.3.5. Mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lô bao bì trực tiếp hoặc bao bì in sẵn phải được quản lý theo lô hoặc mã hóa bằng ký hiệu nhận dạng riêng để truy xuất được các thông tin về lô sản phẩm.

5.3.6. Tất cả sản phẩm và nguyên liệu bao gói khi giao cho bộ phận đóng gói sử dụng phải được kiểm tra về số lượng, nhận dạng, và đạt yêu cầu theo hướng dẫn đóng gói.

5.3.7. Bao bì tiếp xúc trực tiếp hoặc bao bì in sẵn hết hạn hoặc không còn dùng được phải đem huỷ và việc huỷ bỏ này phải được lưu hồ sơ.

5.3.8. Cấp sạch môi trường khu vực xử lý cuối cùng của bao bì có tiếp xúc trực tiếp với thuốc phải cùng là cấp sạch môi trường khu vực chế biến thuốc.

Chương VI

VỆ SINH VÀ ĐIỀU KIỆN VỆ SINH

6.1. Quy định chung

Cơ sở phải thực hiện các nguyên tắc đảm bảo vệ sinh nhà xưởng và vệ sinh cá nhân trong suốt quá trình bào chế thuốc, bao gồm việc vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh cá nhân, vệ sinh máy, thiết bị và dụng cụ, nguyên liệu bao gói, bao bì.

6.2. Vệ sinh cá nhân

Cơ sở phải có biện pháp đảm bảo các nhân viên tuân thủ các quy định về vệ sinh cá nhân phù hợp với các yêu cầu bào chế và tính chất của dạng bào chế thuốc.

6.3. Vệ sinh nhà xưởng

6.3.1. Cơ sở phải xây dựng quy trình và phương pháp vệ sinh nhà xưởng và thiết bị phù hợp với yêu cầu của từng dạng bào chế thuốc.

6.3.2. Các tình trạng liên quan đến nhà máy, thiết bị, con người mà có thể ảnh hưởng bất lợi đến sản phẩm đều phải được báo cáo với người quản lý trực tiếp.

6.4. Vệ sinh thiết bị

6.4.1. Phải có các quy trình thao tác chuẩn hướng dẫn việc bào chế, vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị, dụng cụ bào chế, trong đó chỉ rõ: việc phân công trách nhiệm làm vệ sinh; lịch trình xác định việc vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị; phương pháp tiến hành; các thiết bị và nguyên vật liệu được sử dụng; hướng dẫn việc bảo quản các thiết bị đã được vệ sinh sạch khỏi bị nhiễm bẩn; kiểm soát tình trạng vệ sinh thiết bị trước khi sử dụng. Các quy trình này phải được tuân thủ đầy đủ.

6.4.2. Các thiết bị và dụng cụ phải được làm sạch cả bên trong và bên ngoài sau khi sử dụng theo các quy trình đã phê duyệt. Thiết bị và dụng cụ sạch phải được bảo quản sạch sẽ và phải kiểm tra độ sạch trước khi sử dụng. Phải có hồ sơ ghi lại việc thực hiện vệ sinh, kiểm tra sau khi vệ sinh và trước khi sử dụng.

6.4.3. Hồ sơ về việc vệ sinh, và việc kiểm tra trước khi sử dụng phải được lưu lại.

Chương VII

BÀO CHẾ VÀ KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH BÀO CHẾ

7.1. Quy định chung

7.1.1. Cơ sở phải đảm bảo các thao tác bào chế được thực hiện theo quy trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

7.1.2. Phải bố trí số lượng nhân viên bào chế phù hợp và phải có biện pháp thích hợp để giám sát tất cả các thao tác bào chế. Các nhân viên phải mặc trang phục thích hợp để tiến hành các thao tác chế biến. Việc bào chế phải được thực hiện và giám sát bởi những người có thẩm quyền. Chỉ những người có thẩm quyền mới được ra vào khu vực bào chế.

7.1.3. Các thao tác trên các sản phẩm khác nhau không được tiến hành đồng thời hoặc liên tiếp trong cùng phòng trừ khi không có nguy cơ nhầm lẫn hoặc nhiễm chéo.

7.1.4. Nguyên liệu ban đầu và thành phẩm phải được biệt trữ ngay sau khi nhận được hoặc bào chế, cho đến khi được phép sử dụng và phân phối. Việc bảo quản nguyên liệu ban đầu và thành phẩm phải được thực hiện trong điều kiện phù hợp và sắp xếp theo một cách có trật tự để cho phép việc phân tách lô và đảo kho. Nguyên liệu ban đầu phải được kiểm tra để đảm bảo rằng nguyên liệu được giao nhận đúng và tránh nhầm lẫn.

7.1.5. Việc xử lý nguyên vật liệu và sản phẩm bao gồm tiếp nhận và biệt trữ, lấy mẫu, bảo quản, dán nhãn, cấp phát, chế biến, đóng gói, và phân phối đều phải thực hiện theo đúng các quy trình hoặc hướng dẫn bằng văn bản và được ghi chép lại. Các sản phẩm trung gian được mua phải được xử lý khi giao nhận như là các nguyên liệu ban đầu.

7.1.6. Việc bào chế phải thực hiện theo đúng quy trình hoặc hướng dẫn. Nếu có xảy ra sai lệch, thì sai lệch đó phải được thực hiện theo quy trình đã duyệt. Sai lệch phải có sự phê duyệt bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tiến hành kiểm tra về sản lượng và đối chiếu số lượng để đảm bảo không có sự khác biệt so với giới hạn cho phép.

7.1.7. Khi làm việc với nguyên liệu và các sản phẩm khô, phải có biện pháp phòng ngừa đặc biệt để ngăn chặn sự phát sinh và phân tán của bụi. Ở mỗi giai đoạn chế biến, sản phẩm và nguyên liệu phải được bảo vệ khỏi nhiễm vi sinh và các tạp nhiễm khác

7.2. Sản phẩm trung gian và bán thành phẩm

7.2.1. Phải có hệ thống biệt trữ và xuất kho đối với bán thành phẩm và thành phẩm, bao gồm cả việc xác định rõ ràng trạng thái của sản phẩm (biệt trữ, xuất xưởng, loại bỏ). Phải xây dựng hệ thống và quy trình cho việc xử lý các nguyên liệu/sản phẩm trung gian/bán thành phẩm/thành phẩm không đạt yêu cầu.

7.2.2. Sản lượng cuối cùng của từng lô bào chế phải được ghi lại và kiểm tra đối chiếu với năng suất lý thuyết. Trong trường hợp có sự thay đổi đáng kể, phải tiến hành điều tra nguyên nhân trước khi xuất xưởng hoặc tiếp tục xử lý.

7.2.3. Các sản phẩm trung gian và bán thành phẩm chờ đóng gói phải được biệt trữ để chờ kiểm tra chất lượng trước khi tiến hành các công đoạn tiếp theo.

7.3. Quy trình bào chế

7.3.1. Hệ thống đánh số lô, mẻ

a) Có hệ thống mô tả những chi tiết của việc đánh số lô kể cả việc nhận diện nguyên liệu ban đầu, vật liệu bao bì, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm;

b) Việc cấp số lô, mẻ phải được ghi chép ngay và phải bao gồm các thông tin: ngày cấp số, nhận diện sản phẩm và cỡ lô, mẻ.

7.3.2. Bào chế

a) Phải bố trí số lượng nhân viên bào chế phù hợp và phải có biện pháp thích hợp để giám sát tất cả các thao tác chế biến. Các nhân viên phải mặc trang phục thích hợp để tiến hành các thao tác chế biến.

b) Phải có quy trình sơ chế, xử lý dược liệu. Khi xử lý dược liệu phải chú ý sao cho việc xử lý không làm ảnh hưởng đến chất lượng dược liệu.

7.3.3. Kiểm soát trong quá trình bào chế

a) Phải tiến hành việc kiểm tra, kiểm soát và ghi lại tất cả các kết quả kiểm tra trong quá trình bào chế và kiểm soát môi trường theo đúng quy trình bào chế và hồ sơ lô.

b) Môi trường và các điều kiện bào chế phải đáp ứng theo quy định. Tất cả các thiết bị chế biến đều phải được kiểm tra trước khi sử dụng.

c) Các quá trình bào chế có khả năng sinh bụi như: cân, đóng túi phải có biện pháp khư trú bụi và hạn chế sự phát tán của bụi.

d) Phải thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên các thông số của sản phẩm trung gian, bán thành phẩm ở các công đoạn trọng yếu của quá trình bào chế: độ ẩm của cốm, khối lượng viên, độ kín của vỉ, pH dung dịch… Việc kiểm tra, kiểm soát phải được lưu hồ sơ. Các sản phẩm trung gian/bán thành phẩm sử dụng cho kiểm tra, kiểm soát trong quá trình phải được hủy đúng cách.

đ) Các công đoạn bào chế thực hiện đối với nguyên liệu thô như sấy khô, nghiền và sàng lọc, loại bỏ các vật liệu lạ bao gồm cả thời gian sấy, nhiệt độ sấy và các phương pháp được sử dụng để kiểm soát tỷ lệ vụn nát hoặc kích thước hạt phải được mô tả trong hướng dẫn bào chế.

e) Phải kiểm tra để đảm bảo rằng các ống dẫn và các máy móc thiết bị sử dụng để chuyển sản phẩm từ khu vực này sang khu vực kia được tiếp nối đúng cách

7.4. Dán nhãn, đóng gói và phân phối

Phải có các biện pháp để bảo đảm việc đóng gói được thực hiện nhanh chóng và giảm thiểu nguy cơ nhiễm chéo hay nhầm lẫn hoặc thay thế đối với các hoạt động dán nhãn và đóng gói. Phải có phân cách cơ học để phòng tránh sự nhầm lẫn của sản phẩm và bao bì đóng gói khi thực hiện việc đóng gói các sản phẩm khác nhau trong khu vực đóng gói. Tên sản phẩm và số lô phải hiển thị ở khu vực đang thực hiện công đoạn đóng gói sản phẩm.

7.5. Thành phẩm

7.5.1. Thành phẩm phải được quản lý cách ly cho đến khi được xuất xưởng theo các điều kiện đã được thiết lập của nhà bào chế.

7.5.2. Thành phẩm và hồ sơ phải được kiểm tra và đánh giá trước khi xuất xưởng sản phẩm.

7.5.3. Sau khi xuất xưởng, thành phẩm phải được bảo quản ở kho theo đúng điều kiện bảo quản ghi trên nhãn.

7.6. Bảo quản và phân phối

7.6.1. Phải xây dựng các quy trình cho việc bảo quản thành phẩm xuất xưởng. Phải có các hồ sơ cho phép xác định nhanh tất cả các khách hàng đã mua thành phẩm của một lô/mẻ xác định trong đó chỉ rõ thời gian xuất, số lượng, quy cách đóng gói và gửi hàng của từng lô sản phẩm cho khách hàng.

7.6.2. Phải lưu trữ các ghi chép về thời gian bảo quản, nhiệt độ và các điều kiện bảo quản khác trước khi phân phối.

7.7. Sản phẩm loại bỏ, tái chế và trả lại

7.7.1. Các sản phẩm bị loại bỏ phải được dán nhãn và biệt trữ riêng. Chúng phải được trả lại cho nhà cung cấp hoặc, nếu phù hợp, tái chế hoặc tiêu hủy. Việc trả lại nhà cung cấp, tái chế, hoặc tiêu hủy nguyên vật liệu phải được sự chấp thuận bởi người có thẩm quyền và được ghi lại.

7.7.2. Việc tái chế phải hạn chế và chỉ được thực hiện nếu chất lượng của thành phẩm không bị ảnh hưởng và sản phẩm tái chế vẫn đạt tiêu chuẩn chất lượng. Việc tái chế phải được thực hiện theo một quy trình xác định sau khi đánh giá các rủi ro liên quan và phải được ghi lại.

Chương VIII

KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

8.1. Quy định chung

8.1.1. Bộ phận kiểm tra chất lượng thực hiện kiểm tra và quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lấy mẫu; lưu mẫu; xây dựng tiêu chuẩn; kiểm tra, kiểm nghiệm chất lượng dược liệu, nguyên liệu bào chế, sản phẩm trung gian, thành phẩm; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, chất thử, chất đối chiếu; xây dựng hồ sơ tài liệu và quy trình xuất xưởng để bảo đảm thực hiện các phép thử cần thiết; đóng dấu xác nhận đối với sản phẩm không đạt chất lượng và các sản phẩm đạt chất lượng trước xuất xưởng.

8.1.2. Bộ phận kiểm tra chất lượng thực hiện đánh giá, kiểm soát chất lượng của vị thuốc cổ truyền trong quá trình lưu hành trên thị trường và phối hợp cùng các bộ phận có liên quan đánh giá năng lực kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì đóng gói.

8.1.3. Bộ phận kiểm tra và kiểm nghiệm thuốc cổ truyền phải được trang bị phù hợp với quy mô bào chế tại cơ sở, phải độc lập với các bộ phận khác và thuộc quyền quản lý của một người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp.

8.1.4. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải có đủ trang thiết bị và quy trình được phê duyệt để thực hiện việc lấy mẫu, kiểm tra và kiểm nghiệm nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao bì, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm.

8.1.5. Cơ sở phải thực hiện việc kiểm nghiệm từng lô thuốc cổ truyền, chỉ khi đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã phê duyệt mới được phép xuất xưởng. Việc đánh giá thành phẩm phải tính đến mọi yếu tố có liên quan, kể cả điều kiện bào chế, kết quả kiểm tra trong quá trình, hồ sơ bào chế (kể cả hồ sơ đóng gói), việc tuân thủ các tiêu chuẩn của thành phẩm, và việc kiểm tra thành phẩm sau cùng.

Bộ phận kiểm tra chất lượng có thể thực hiện các nhiệm vụ khác như: xây dựng, thẩm định và thực hiện các quy trình kiểm tra chất lượng, bảo quản chất chuẩn, đảm bảo việc ghi nhãn chính xác cho bao bì chứa nguyên vật liệu và thuốc cổ truyền, đảm bảo việc theo dõi độ ổn định của thuốc cổ truyền, tham gia điều tra những khiếu nại liên quan đến chất lượng thuốc cổ truyền, và tham gia giám sát môi trường. Tất cả các hoạt động này đều phải được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được phân công bằng văn bản.

8.5. Hồ sơ, tài liệu

8.5.1. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải có sổ tay kiểm nghiệm viên, hồ sơ phân tích, các phiếu kiểm nghiệm, phiếu phân tích.

Sổ tay kiểm nghiệm viên ghi lại các kết quả, các tính toán, số liệu và nhận xét có liên quan đến việc phân tích một mẫu. Sổ phải được đánh số trang và không được dùng bút chì để ghi chép, không được tẩy xoá, viết đè.

8.5.2. Hồ sơ phân tích, kiểm nghiệm phải có đầy đủ những thông tin về mẫu, phương pháp thử, kết quả phân tích, kiểm nghiệm và phải được in sẵn với các thông tin tối thiểu như sau: Tên mẫu, nguồn gốc/nơi bào chế, mã tham khảo nếu có; Số lô, hạn dùng, yêu cầu phân tích (số, ngày tháng và nội dung); Ngày nhận mẫu, người nhận mẫu; Tiêu chuẩn và phương pháp kiểm nghiệm; Tình trạng mẫu khi nhận và trước khi phân tích; Kết quả phân tích, kiểm nghiệm (kể cả các phép tính toán); Hồ sơ phân tích phải được lưu vào hồ sơ kiểm nghiệm cùng với các kết quả phân tích. Phiếu phân tích, Phiếu kiểm nghiệm phải có chữ ký của kiểm nghiệm viên và người giám sát.

8.5.3. Phải cập nhật và lưu giữ tất cả các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết cho công tác kiểm nghiệm, gồm có: Dược điển Việt Nam và các Dược điển nước ngoài, kể cả phụ lục, bản bổ sung và bản hiệu đính; Các tiêu chuẩn chất lượng không có trong Dược điển, đối với những thuốc được kiểm nghiệm dựa trên tiêu chuẩn của nhà bào chế. Các phương pháp kiểm nghiệm không có trong Dược điển do phòng kiểm nghiệm nghiên cứu, ban hành.

8.5.4. Theo dõi độ ổn định

Cơ sở phải xây dựng quy trình và lập hồ sơ theo dõi độ ổn định của các thuốc do mình bào chế. Các hồ sơ theo dõi độ ổn định của thuốc cổ truyền phải được lưu giữ

Chương IX

HỒ SƠ TÀI LIỆU

9.1. Nguyên tắc

Cơ sở phải thiết lập hệ thống hồ sơ tài liệu bao gồm sổ tay chất lượng, các tiêu chuẩn, quy trình và quy định phù hợp cho tất cả các hoạt động tại cơ sở.

9.2. Yêu cầu chung

9.2.1. Hồ sơ tài liệu phải được thiết kế, soạn thảo, rà soát và phân phát một cách thận trọng.

9.2.2. Hồ sơ tài liệu phải được người có thẩm quyền ph hợp phê duyệt, ký và ghi ngày tháng. Không được thay đổi hồ sơ tài liệu khi chưa được ph p.

9.2.3. Hồ sơ tài liệu phải có nội dung rõ ràng, có đầy đủ các thông tin cần thiết, nhưng không thừa các dữ liệu, tiêu đề, bản chất và mục đích của tài liệu phải được đề cập. Phải trình bày một cách có trật tự và để dễ kiểm tra. Những tài liệu sao chụp phải rõ ràng và dễ đọc. Tài liệu làm việc được sao chụp từ tài liệu gốc phải không được có sai sót trong quá trình sao chụp.

9.2.4. Phải thường xuyên rà soát và cập nhật hồ sơ tài liệu và bất kỳ sự sửa đổi nào cũng phải có sự ủy quyền chính thức. Khi một tài liệu đã được sửa đổi, phải có cách thức ngăn ngừa việc vô ý sử dụng những phiên bản cũ đã được thay thế. Những tài liệu thay thế phải được lưu lại trong một khoảng thời gian phù hợp.

9.2.5. Những hồ sơ tài liệu đòi hỏi phải nhập số liệu, thì số liệu nhập phải rõ ràng, dễ đọc và không tẩy xoá được. Phải có đủ khoảng trống cho việc nhập số liệu đó.

9.2.6. Bất kỳ sự sửa đổi nào về dữ liệu trong hồ sơ phải được ký và ghi rõ ngày thay đổi; sự thay đổi phải cho phép đọc được các thông tin ban đầu (không ghi đè). Khi phải ghi lại lý do của việcthay đổi.

9.2.7. Các hồ sơ phải được lập hoặc hoàn thành ngay thời điểm hành động được thực hiện và sao cho tất cả các hoạt động liên quan đến việc bào chế sản phẩm phải đầy đủ để cho phép việc điều tra, truy tìm nguồn gốc các sản phẩm bị lỗi.

9.2.8. Hồ sơ bào chế và các mẫu lưu của nguyên liệu ban đầu và thành phẩm phải được lưu giữ ít nhất 1 năm sau ngày hết hạn, đối với dược liệu phải đánh giá chất lượng và độ ổn định của dược liệu để đưa ra thời hạn lưu ph hợp và không dưới 1 năm.

9.2.9. Hồ sơ bào chế các bán thành phẩm được sử dụng chung cho nhiều sản phẩm phải chỉ rõ đường dẫn để xem xét hồ sơ gốc khi cần thiết.

9.6. Quy trình và hồ sơ ghi chép

9.6.1. Phải có các quy trình thao tác chuẩn và hồ sơ ghi lại đối với mỗi thao tác đã tiến hành hoặc các kết luận đối với:

- Việc lắp đặt và thẩm định máy móc thiết bị;

- Các thiết bị phân tích và việc hiệu chuẩn thiết bị phân tích;

- Việc bảo dưỡng, làm vệ sinh và khử trùng;

- Những vấn đề cá nhân, bao gồm cả trình độ, đào tạo, trang phục và vệ sinh;

- Việc theo dõi môi trường;

- Việc kiểm soát côn trùng;

- Khiếu nại;

- Thu hồi;

- Những trường hợp bị trả lại.

9.6.2. Phải có quy trình thao tác chuẩn và hồ sơ về việc tiếp nhận nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao gói sơ cấp hoặc bao bì có in ấn. Hồ sơ tiếp nhận phải có:

- tên nguyên vật liệu trên phiếu giao hàng và trên thùng hàng;

- tên nội bộ và/hoặc mã nguyên vật liệu nếu có;

- ngày nhận;

- tên nhà cung cấp, và nếu có thể, tên nhà bào chế;

- số lô hoặc số tham khảo của nhà bào chế;

- tổng khối lượng, và số thùng hàng đã nhận;

- số lô quy định sau khi nhận;

- bất kỳ nhận xét có liên quan nào khác (ví dụ tình trạng thùng hàng, v.v.)

9.6.3. Phải có các quy trình thao tác chuẩn cho việc dán nhãn, biệt trữ, và bảo quản nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao gói và các nguyên vật liệu khác, nếu phù hợp.

9.6.4. Phải có quy trình thao tác chuẩn hướng việc lấy mẫu, trong đó chỉ rõ người được uỷ quyền lấy mẫu. Hướng dẫn lấy mẫu phải có:

- phương pháp lẫy mẫu và kế hoạch lấy mẫu;

- dụng cụ lấy mẫu;

- các thận trọng cần chú ý để tránh tạp nhiễm cho nguyên vật liệu hoặc làm mất phẩm chất nguyên vật liệu;

- lượng mẫu cần lấy;

- hướng dẫn việc chia nhỏ mẫu khi cần thiết;

- loại bao bì dùng đựng mẫu và việc dán nhãn;

- bất kỳ thận trọng đặc biệt phải lưu ý, đặc biệt đối với việc lấy mẫu nguyên vật liệu độc hại.

9.6.5. Phải xây dựng quy trình mô tả chi tiết hệ thống đánh số lô (mẻ), mục đích là để đảm bảo mỗi lô sản phẩm trung gian, bán thành phẩm hay thành phẩm đều được nhận dạng bằng một số đặc trưng riêng. Quy trình này phải đảm bảo:

- việc đánh số lô áp dụng cho công đoạn chế biến và công đoạn đóng gói phải tương ứng với nhau.

- không sử dụng trùng lặp cùng một số lô; điều này áp dụng cho cả việc tái chế;

9.6.6. Phải có quy trình thao tác chuẩn hướng dẫn việc thẩm định, hiệu chuẩn, bảo dưỡng, sử dụng, vệ sinh cho mỗi loại thiết bị và dụng cụ, các quy trình này phải được để gần máy móc thiết bị. Việc thực hiện phải được lưu hồ sơ nêu rõ ngày tháng và tên người thực hiện những công việc đó.

Phải có quy trình duyệt xuất hoặc loại bỏ đối với nguyên vật liệu và sản phẩm, đặc biệt đối với việc xuất thành phẩm ra thị trường của người được uỷ quyền. Hồ sơ sổ sách về việc phân phối mỗi lô sản phẩm phải được lưu lại theo trật tự để tạo điều kiện truy tìm khi cần thiết.

Chương X

KHIẾU NẠI VÀ THU HỒI SẢN PHẨM TẠI CƠ SỞ

10.1. Khiếu nại về sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý tất cả các vấn đề về khiếu nại đối với sản phẩm và chỉ định những người chịu trách nhiệm, chuyển tiếp, xem xét và đánh giá những khiếu nại về sản phẩm do cơ sở bào chế. Việc xử lý khiếu nại sản phẩm phải được ghi chép bằng văn bản và lưu giữ trong khoảng thời gian theo hạn sử dụng của lô thuốc bị khiếu nại.

10.2. Sản phẩm bị trả lại

Cơ sở phải lập hồ sơ theo dõi và xây dựng các quy trình bằng văn bản để tiếp nhận và kiểm tra các sản phẩm bị trả lại. Hồ sơ các sản phẩm bị trả lại được lưu trữ bao gồm các nội dung: tên và hàm lượng của sản phẩm, dạng bào chế, số lô, lý do trả về, chất lượng của sản phẩm trả về, ngày trả về. Các sản phẩm bị trả về phải được nhận diện rõ và bảo quản tại khu vực cách ly.

10.3. Thu hồi sản phẩm

Cơ sở phải xây dựng các quy trình bằng văn bản để xử lý việc thu hồi sản phẩm và quy định người có thẩm quyền quyết định thu hồi một sản phẩm. Phải lập và lưu giữ hồ sơ và báo cáo về thu hồi sản phẩm bao gồm cả kết quả của việc thu hồi sản phẩm và hành động phong toả. Sản phẩm thu hồi phải được bảo quản tại nơi an toàn để tránh việc đưa sản phẩm thu hồi vào tái lưu thông, sử dụng mà chưa tiến hành điều tra, đánh giá.

PHỤ LỤC IV

CÁC BIỂU MẪU
(Kèm theo Thông tư số 32/2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Mẫu số 01	Bản công bố đáp ứng đủ tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
Mẫu số 02	Báo cáo hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.
Mẫu số 03	Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố đáp ứng tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
Mẫu số 04	Biên bản đánh giá đáp ứng tiêu chuẩn sơ chế biến dược liệu, vị thuốc cổ truyền, bào chế thuốc cổ truyền
Mẫu số 05	Báo cáo hoạt động chế biến, bào chế thuốc cổ truyền của Sở Y tế/Y tế ngành
Mẫu số 06	Biểu mẫu Đăng tải danh sách cơ sở đáp ứng đủ tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

BIỂU MẪU VĂN BẢN

(Kèm theo Thông tư số 32/2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Mẫu số 01

TÊN ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN TÊN CƠ SỞ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ….…/….	........., ngày...... tháng...... năm 20....

BẢN CÔNG BỐ

ĐÁP ỨNG ĐỦ TIÊU CHUẨN CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ VỊ THUỐC CỔ TRUYỀN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN TẠI CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

Kính gửi: Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền - Bộ Y tế / Sở Y tế tỉnh/thành phố …

Tên cơ sở:    ………………………………………………………………………

Địa chỉ cơ sở:  ……………………………………………………………

Điện thoại: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………

Người liên hệ:   …………………………………   Chức danh:    ………………

Điện thoại: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………

Người chịu trách nhiệm chuyên môn:  ……………………,    năm sinh:  ………

Số Chứng chỉ hành nghề:  ………………….………………………………

Nơi cấp ……………………; năm cấp ………, có giá trị đến ……… (nếu có)

Giấy phép hoạt động của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh số:.......

Cơ sở chúng tôi đã được thành lập theo Quyết định số … ngày …/…/…… của …… quy định về chức năng, nhiệm vụ của ……, trong đó có bao gồm phạm vi hoạt động chế biến, bào chế vị thuốc cổ truyền, bào chế thuốc cổ truyền, cụ thể như sau:

- Vị thuốc cổ truyền □

- Thuốc cổ truyền dạng bào chế truyền thống □ (làm sạch, thái phiến, sao, tẩm, ủ...)

- Thuốc cổ truyền dạng bào chế hiện đại □, nêu cụ thể dạng bào chế

Thực hiện quy định tại Luật dược, Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Thông tư số ....../2020/TT-BYT ngày ... tháng ... năm 2020 của Bộ Y tế quy định về tiêu chuẩn chế biến , bào chế vị thuốc cổ truyền, bào chế thuốc cổ truyền trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, sau khi tiến hành tự đánh giá đạt yêu cầu; cơ sở chúng tôi xin công bố đáp ứng tiêu chuẩn chế biến vị thuốc cổ truyền, bào chế thuốc cổ truyền theo quy định.

Chúng tôi xin cam đoan thực hiện đầy đủ các văn bản pháp luật, các quy chế chuyên môn có liên quan.

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 02

TÊN ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN TÊN CƠ SỞ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ….…/….	........., ngày...... tháng...... năm 20....

BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN TẠI CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

Kính gửi: Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền - Bộ Y tế/ Sở Y tế tỉnh, thành phố

I. THÔNG TIN CHUNG CỦA CƠ SỞ  KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

-  Tên của Cơ sở Khám bệnh, chữa bệnh: ……………………………………………

-  Địa chỉ: ………………………………………………………..…………………….

Điện thoại: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………………

-  Địa chỉ cơ sở chế biến, bào chế thuốc cổ truyền:  ……………………………………..

Điện thoại: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………………..

-  Giấy chứng nhận đủ điều kiện khám bệnh, chữa bệnh số:……………………….……..

-  Người đại diện pháp luật: ……………………………………………………..

-  Người chịu trách nhiệm chuyên môn: …………………………………………

Chứng chỉ hành nghề số : ……………………………………………………..

Phạm vi: ……………………………………………………………………….

Cấp ngày: …………………………      Tại: ………………………………….

II. HOẠT ĐỘNG CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN

1. Nhân sự

STT	Họ và tên	Trình độ chuyên môn	Phụ trách chuyên môn	Chức năng, nhiệm vụ
1.
2.
3.

2. CƠ SỞ HẠ TẦNG

* Cơ sở hạ tầng:

- Sơ đồ tổng thể mặt bằng cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

- Sơ đồ bố trí khu vực chế biến, bào chế thuốc cổ truyền.

- Tổng diện tích của Cơ sở

- Diện tích các khu vực sơ chế dược liệu, chế biến vị thuốc cổ truyền (m2)

Tên Khu vực	Diện tích	Ghi chú
1. Khu vực sơ chế dược liệu
a. Khu vực loại tạp chất
b. Khu vực rửa
c. Khu vực thái, cắt
d. Khu vực sấy khô hoặc phơi
2. Khu vực phức chế dược liệu
a. Khu vực ngâm, tẩm, ủ
b. Khu vực nấu
c. Khu vực sao
d. Khu vực sấy
3. Khu vực đóng gói và dán nhãn
4. Khu vực bảo quản dược liệu đã chế biến
5. Khu vực kiểm tra chất lượng
6. Khu vực khác
Tổng Diện tích

- Diện tích các khu vực bào chế thuốc cổ truyền

Tên Khu vực	Diện tích	Ghi chú
7. Khu vực chiết xuất cao
8. Khu vực cô cao
9. Khu vực trộn bột, tạo cốm
10. Khu vực làm viên
11. Khu vực bào chế thuốc nước
12. Khu vực bào chế cồn thuốc, rượu thuốc
13. Khu vực bào chế các dạng khác (ghi tên cụ thể)
14. Khu vực đóng gói và dán nhãn
15. Khu vực bảo quản bán thành phẩm
16. Khu vực kiểm tra chất lượng
17. Khu vực bảo quản thành phẩm
18. Khu vực khác (nêu tên cụ thể)
Tổng Diện tích

- Danh mục các thiết bị chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

STT	Tên thiết bị	Số lượng	Công suất	Nhà cung cấp	Mục đích sử dụng	Tình trạng hoạt động của thiết bị
I.	Thiết  bị  bào  chế,  chế biến
II.	Thiết bị xử lý không khí
III.	Thiết bị xử lý nước

2. Chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

2.1. Hoạt động chế biến bào chế vị thuốc cổ truyền:

Số lô sản phẩm thực hiện chế biến theo từng năm, phân theo các nhóm sản phẩm

TT	Tên dược liệu/vị thuốc	Phương pháp/Quy trình chế biến	Tiêu chuẩn chất lượng	Khối lượng (kg)	Cơ sở cung ứng dược liệu	Ghi chú (*)
	Mã tiền	Rán dầu	TCCS	100	Công ty A	Dược liệu độc

* Ghi chú: Dược liệu độc

2.1. Hoạt động bào chế thuốc cổ truyền:

Số lô sản phẩm thực hiện bào chế  theo từng năm, phân theo các nhóm sản phẩm

TT	Tên thuốc	Công thức	Nguồn gốc xuất xứ bài thuốc	Dạng bào chế	Tiêu chuẩn chất lượng	Lô SX, Hạn dùng	Đơn vị đóng gói nhỏ nhất	Đường dùng	Số lượng	Ghi chú
	Lục vị	Thục địa,…	Thương hàn luận	Hoàn cứng	TCCS	LV 01	100v/lọ	Uống	5000

3. Quản lý chất lượng

3.1. Các lô sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng được kiểm nghiệm:

Số lô sản phẩm thực hiện bào chế  theo từng năm, phân theo các nhóm sản phẩm

TT	Tên thuốc	Công thức	Nguồn gốc xuất xứ bài thuốc	Dạng bào chế	Tiêu chuẩn chất lượng	Lô SX, Hạn dùng	Đơn vị đóng gói nhỏ nhất	Đường dùng	Số lượng	Ghi chú

* Ghi chú: Ghi rõ về thời gian, cơ sở tiến hành kiểm nghiệm sản phẩm

3.1. Các lô sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng:

Tên sản phẩm	Số lô, Hạn dùng	Lý do không đạt	Hình thức xử lý
		Chỉ tiêu không đạt? kết quả? Phát hiện: kiểm tra chất lượng trong quá trình bảo quản? Lấy mẫu trên thị trường?Lấy mẫu tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh? Đơn vị lấy mẫu? đơn vị kiểm nghiệm?	Hình thức thu hồi: tự nguyện? bắt buộc? Tình trạng xử lý (tiêu hủy, cách ly)? Điều tra nguyên nhân? Hành động khắc phục phòng ngừa?

3.2. Các lô sản phẩm bị khiếu nại, trả về:

Tên sản phẩm	Số lô, Hạn dùng	Lý do khiếu nại, trả về	Hoạt động xử lý
			Hình thức xử lý? Tình trạng xử lý (tiêu hủy, cách ly)? Điều tra nguyên nhân? Hành động khắc phục phòng ngừa?

4. Tự thanh tra (nếu có)

Số đợt tự thanh tra đã tiến hành qua các năm.

Số đợt thanh tra được tiến hành bởi các cơ quan quản lý khác tại cơ sở.

5. Thay đổi (nếu có)

5.1. Nhân sự:

Các thay đổi về nhân sự chủ chốt.

5.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị:

- Cơ sở vật chất chế biến, bào chế

- Công năng/mục đích sử dụng của các phòng/khu vực chế biến, bào chế;

- Trang thiết bị chế biến, bào chế;

5.3. Thiết bị:

Các thay đổi (nếu có) về số lượng, chủng loại, vị trí lắp đặt, mục đích sử dụng, hệ thống phụ trợ (xử lý không khí, xử lý nước…) của các thiết bị phục vụ cho hoạt động bảo quản;

Các biện pháp kiểm soát thay đổi đã áp dụng đối với những thay đổi đó (tái đánh giá, thay đổi quy trình, đào tạo lại…).

6. Phụ lục đính kèm

Để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết, cập nhật về điều kiện hiện tại của cơ sở, chúng tôi xin gửi kèm theo báo cáo này Bản cập nhật Hồ sơ tổng thể của cơ sở.

III. KẾT LUẬN

Chúng tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo và các tài liệu kèm theo là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của chúng.

Chúng tôi đồng ý và sẵn sàng để Bộ Y tế (Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền/Sở Y tế tỉnh, thành phố tiến hành đánh giá tại cơ sở về việc đáp ứng và duy trì theo tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền được quy định tai Thông tư số      /20…/TT-BYT ngày     tháng      năm 20.. của Bộ trưởng Bộ Y tế về quy định tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền.

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 03

TÊN ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN TIẾP NHẬN --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ….…/….	........., ngày...... tháng...... năm 20....

PHIẾU TIẾP NHẬN

HỒ SƠ CÔNG BỐ ĐÁP ỨNG

ĐỦ TIÊU CHUẨN CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN

Số:                   /năm/ĐKCB

1. Đơn vị nộp:

………………………….………………………….…………………………………….

2. Địa chỉ đơn vị nộp hồ sơ (trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện):

3. Hình thức nộp:                       Trực tiếp □                                              Bưu điện □

                                                Nộp lần đầu□                 Nộp bổ sung lần ……(2)….□

4. Số, ngày tháng năm văn bản của đơn vị (nếu có): ……………………………………………..

5. Danh mục tài liệu (3): ………………………….………………………….…………………………

NGƯỜI NHẬN HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

 (1) Số tiếp nhận hồ sơ

 (2) Ghi lần bổ sung hồ sơ.

 (3) Các tài liệu tương ứng

- Giấy phép hoạt động của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền ;

- Bản công bố đáp ứng đủ điều kiện chế biến, bào chế thuốc cổ truyền quy định tại Mẫu số 01 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này;

- Báo cáo hoạt động bào chế, chế biến thuốc cổ truyền theo Mẫu số 02 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này;

Mẫu số 4

TÊN ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ BẢN CÔNG BỐ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ….…/….	........., ngày...... tháng...... năm 20....

BIÊN BẢN KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ ĐÁP ỨNG TIÊU CHUẨN CHẾ BIẾN VỊ THUỐC CỔ TRUYỀN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN

1.Tên cơ sở khám bệnh, chữa bệnh: (chữ in hoa, cỡ chữ 14).

2. Địa chỉ cơ sở:

3. Điện thoại:                                                                          Fax:

4. Địa chỉ nơi kiểm tra đánh giá:

5. Người quản lý chuyên môn:   .......................................

Chứng chỉ hành nghề số: ................do Sở Y tế (tỉnh, Tp.) cấp ngày ............

6. Thời gian kiểm tra, đánh giá:

7. Nội dung kiểm tra, đánh giá: kiểm tra, đánh giá đáp ứng đủ tiêu chuẩn chế biến vị thuốc cổ truyền,bào chế thuốc cổ truyền (ghi rõ dạng bào chế đề nghị thẩm định):

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Căn cứ Thông tư số .........../2020/TT-BYT ngày  .... tháng..... năm 2015 của Bộ Y tế quy định tiêu chuẩn chế biến, bào chế thuốc cổ truyền trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền;

- Căn cứ Quyết định số ............. ngày ..... tháng ..... năm 20.... của Cục Quản lý YDCT/Sở Y tế về việc thành lập Đoàn kiểm tra, đánh giá đáp ứng đủ tiêu chuẩn chế biến vị thuốc cổ truyền,bào chế thuốc cổ truyền của cơ sở.............

II. THÀNH PHẦN THAM GIA

1. Đoàn kiểm tra đánh giá

2. Đại diện cơ sở

III. KẾT QUẢ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ

1. Nhân sự

2. Cơ sở vật chất

3. Trang thiết bị

4. Hồ sơ tài liệu

5. Chất lượng

IV. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ:

1. Kết luận của Đoàn kiểm tra, đánh giá: Phải ghi rõ tình trạng (dây chuyền, phương pháp chế biến, dạng bào chế) đã đáp ứng, chưa đáp ứng hay không đáp ứng các tiêu chuẩn chế biến vị thuốc cổ truyền, bào chế thuốc cổ truyền theo quy định của Thông tư.

2. Kiến nghị và ý kiến của cơ sở:

Biên bản này được lập thành 03 (Ba) bản có giá trị như nhau, cơ sở giữ 01 bản, Cơ quan tiếp nhận giữ 02 bản.

Đại diện cơ sở	Đoàn kiểm tra đánh giá
Giám đốc (ký tên, đóng dấu)	Thư ký (Ký tên)	Trưởng đoàn (Ký tên)

Mẫu số 5

SỞ Y TẾ TỈNH: ………………….

BÁO CÁO CÔNG TÁC CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN TẠI CÁC CƠ SỞ

KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

1. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (trừ phòng chẩn trị, phòng khám y học cổ truyền) có chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

STT	Tên Cơ sở	Hạng bệnh viện	Diện tích cơ sở		Số loại dược liệu được sơ chế, chế biến	Số loại thuốc cổ truyền được bào chế tại Cơ sở	Số loại thuốc cổ truyền được chuyển giao công nghệ
			Diện tích chung	Diện tích sử dụng cho khu vực chế biến, bào chế thuốc tại Cơ sở
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)
Tổng số

STT	Tên cơ sở	Tên vị thuốc được chế biến tại cơ sở	Đơn vị tính (kg)	Tổng khối lượng vị thuốc cổ truyền được chế biến	Thời gian tính theo năm (12 tháng từ 01/01-31/12)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

STT	Tên cơ sở	Tên thuốc cổ truyền được bào chế tại cơ sở	Đơn vị tính	Tổng lượng thuốc cổ truyền được bào chế	Thời gian tính theo năm (12 tháng từ 01/01-31/12)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

2.2. Phòng Chẩn trị/ Phòng khám Y học cổ truyền có chế biến, bào chế thuốc cổ truyền

STT	Tên Phòng chẩn trị/phòng khám YHCT	Quy mô phòng khám (tính theo số giường bệnh, lượt khám bệnh/ngày)	Diện tích cơ sở		Số loại dược liệu được sơ chế, chế biến	Số loại thuốc cổ truyền được bào chế tại Cơ sở	Số loại thuốc cổ truyền được chuyển giao công nghệ
			Diện tích chung	Diện tích sử dụng cho khu vực chế biến, bào chế thuốc tại Cơ sở
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)
Tổng số

STT	Tên cơ sở	Tên vị thuốc được chế biến tại cơ sở	Đơn vị tính (kg)	Tổng khối lượng vị thuốc cổ truyền được chế biến	Thời gian tính theo năm (12 tháng từ 01/01-31/12)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

STT	Tên cơ sở	Tên thuốc cổ truyền được bào chế tại cơ sở	Đơn vị tính	Tổng lượng thuốc cổ truyền được bào chế	Thời gian tính theo năm (12 tháng từ 01/01- 31/12)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

SỞ Y TẾ TỈNH: ………………….

Mẫu số 6

ĐĂNG TẢI DANH SÁCH CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

ĐÁP ỨNG ĐỦ TIÊU CHUẨN  CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN

STT	Tên cơ sở	Địa chỉ	Người phụ trách chuyên môn	Phạm vi công bố	Xác nhận công bố
					Mã số	Ngày xác nhận công bố
1
2
3
…

PHỤ LỤC V

PHÂN LOẠI MỨC ĐỘ TỒN TẠI VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ TUÂN THỦ TIÊU CHUÂN CHẾ BIẾN, BÀO CHẾ THUỐC CỔ TRUYỀN TẠI CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH
(Kèm theo Thông tư số 32 /2020/TT-BYT ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. Phân loại mức độ tồn tại

1) Tồn tại nghiêm trọng: là những sai lệch so với quy định dẫn đến thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đảm bảo chất lượng, an toàn, hiệu quả và gây nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, tính mạng của người sử dụng hoặc của cộng đồng; hoặc là sự kết hợp của một số tồn tại nặng cho thấy một thiếu sót nghiêm trọng của hệ thống. Nó bao gồm cả những phát hiện về gian lận, giả mạo, sửa chữa số liệu/dữ liệu.

2) Tồn tại nặng: là tồn tại không nghiêm trọng nhưng có thể dẫn đến việc sản phẩm, nguyên liệu không tuân thủ theo hướng dẫn của nhà sản xuất, hoặc liên quan tới một sai lệch lớn so với các quy định về  tuân thủ các điều kiện sơ chế, chế biến, bào chế thuốc cổ truyền; hoặc liên quan tới việc không tuân thủ các quy trình hoặc việc người có thẩm quyền không đáp ứng đủ yêu cầu về trách nhiệm trong công việc; hoặc tổ hợp của các tồn tại khác, không tồn tại nào trong tổ hợp đó được xem là tồn tại nặng, nhưng khi xuất hiện cùng nhau các tồn tại này sẽ tạo thành một tồn tại nặng và cần được phân tích và báo cáo như một tồn tại nặng.

3) Tồn tại nhẹ: là những tồn tại mà không xếp loại thành tồn tại nghiêm trọng hoặc tồn tại nặng, nhưng là một sai lệch so với quy định.

II. Đánh giá mức độ tuân thủ các quy định

1) Mức độ 1: Cơ sở không có tồn tại nghiêm trọng và tồn tại nặng.

2) Mức độ 2: Cơ sở không có tồn tại nghiêm trọng và có tồn tại nặng.

3) Mức độ 3: Cơ sở có tồn tại nghiêm trọng.

English

MINISTRY OF HEALTH --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 32/2020/TT-BYT	Hanoi, December 31, 2020

CIRCULAR

ON STANDARDS FOR PROCESSING AND PREPARATION OF TRADITIONAL DRUGS IN TRADITIONAL MEDICINE ESTABLISHMENTS

Pursuant to the Law on Pharmacy dated April 06, 2016;

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 on functions, duties, powers and organizational structure of the Ministry of Health;  

At the request of the Director General of Traditional Medicine Administration of Vietnam;

The Minister of Health hereby promulgates a Circular on standards for processing and preparation of traditional drugs in traditional medicine establishments as follows:

Article 1. Scope

1. This Circular provides for standards for processing and preparation of traditional drugs in traditional medicine establishments which process and prepare traditional drugs and declaration of conformation to such standards.

...

...

...

Article 2. Definitions

1. “processing of traditional drug ingredient by traditional method” means the process that results in qualitative and quantitative changes of a herbal ingredient into a traditional drug ingredient according to traditional medicine principles and methods or folk experience, including primary processing, slicing and complex processing.

2. “traditional drug preparation” means the process of combining or transforming herbal ingredients and/or traditional drug ingredients into a traditional drug in any of the following traditional or modern dosage forms:

a) Traditional dosage forms include finished products in the form of glue, hard pill, soft pill, medicinal powder, medicinal tea, medicinal alcohol or tincture.

b) Modern dosage forms include finished products in the form of compressed tablet, soluble powder, soluble granules, dripping pill, syrup, hard capsule, soft capsule, aerosol or another form.

Article 3. Traditional drug processing and preparation standards

1. Traditional medicine establishments processing herbal ingredients and/or traditional drug ingredients shall apply the standard in Appendix I enclosed therewith.

2. Traditional medicine establishments preparing traditional drugs in traditional dosage forms shall apply the standard in Appendix II enclosed therewith.

3. Traditional medicine establishments preparing traditional drugs in modern dosage forms shall apply the standard in Appendix III enclosed therewith.

...

...

...

Article 4. Applications for declaration of conformity to traditional drug processing and/or preparation standard(s)

An application for declaration of conformity to traditional drug processing and/or preparation standard(s) (hereinafter referred to as “declaration application”) includes:

1. Copy of operating license of the traditional medicine establishment;

2. Declaration of eligibility for traditional drug processing and/or preparation made using Form No. 01 in Appendix IV enclosed therewith;

3. Report on traditional drug preparation and/or processing made using Form No. 02 in Appendix IV enclosed therewith.

Article 5. Procedure for declaration of conformity to traditional drug processing and/or preparation standard(s)

1. The applicant shall submit a declaration application via the online public service system or by post or in person to the receiving authority (Ministry of Health or Department of Health) according to the following regulations:

a) Traditional medicine establishments under management of the Ministry of Health and health units of ministries and central authorities shall submit an application to the Ministry of Health (Traditional Medicine Administration of Vietnam).

b) Traditional medicine establishments under management of Departments of Health shall submit an application to Departments of Health.

...

...

...

a) If the application meets requirements, the receiving authority shall make an announcement on its website using Form No. 06 in Appendix IV enclosed therewith.

b) If the application fails to meet requirements, the receiving authority must send a written explanation and request for application amendment to the applicant.

Within 60 days starting from the date written on the request for application amendment, the applicant must send an amended application to the receiving authority.

Within 07 working days starting from the date of receipt of the amended application, the receiving authority shall assess the application and make an announcement on its website if the application meets requirements. Otherwise, it shall send a written explanation and request for application amendment to the applicant. If the applicant fails to amend its application within 60 days starting from the date written on the request for application amendment, its application will be invalidated.

3. In case of change of the person in charge of the processing/preparation operations, area or equipment of a traditional medicine establishment, the establishment shall notify the change to the receiving authority mentioned in Clause 1 herein in writing. The establishment may process and/or prepare traditional drugs immediately after sending the notification. The receiving authority shall carry out post-inspection of this change.

Article 6. Inspection and assessment of conformity to traditional drug processing and/or preparation standard(s)

1. In November of every year, authorities receiving declaration applications shall announce their plans for inspection and assessment of maintenance of conformity to traditional drug processing and preparation standards (hereinafter referred to as “conformity inspection”) on their websites and send these plans to the establishments mentioned therein.

2. At least 30 days before the date of conformity inspection according to the plans announced by the receiving authorities, the inspected establishments must send a report on traditional drug processing and/or preparation activities to the receiving authorities, which is made using Form No. 2 in Appendix IV enclosed therewith.

E.g., Establishment A is expected to undergo the inspection on October 28, 2021, thus, establishment A must submit a report on its traditional drug processing and/or preparation activities to the receiving authority before September 28, 2021.

...

...

...

4. Conformity inspection shall be recorded in writing using Form No. 4 in Appendix IV enclosed therewith.

5. Handling of conformity inspection results:

a) If the conformity inspection results of an establishment are rated Level 1 according to regulations in Appendix V of this Circular, the establishment may continue to process and/or prepare traditional drugs;

a) If the conformity inspection results of an establishment are rated Level 2 and the establishment has any serious issue according to regulations in Appendix V of this Circular, the receiving authority shall request the establishment to address the issue in writing.

- Within 45 days starting from the date upon which the receiving authority requests the establishment to address the serious issue in writing, the establishment must finish settling the issue and send a report together with proof (documents, images, videos, certificates and other documents) of such settlement;

- Within 10 days starting from the date of receipt of the report and proof (documents, images, videos, certificates and other documents) from the establishment, the receiving authority shall assess how the issue was settled and draw a conclusion about conformity to processing and/or preparation standard(s) of the establishment;

+ If the settlement is satisfactory, the receiving authority shall issue a written approval of the settlement;

+ If the settlement is unsatisfactory, the receiving authority shall revoke the declaration published on its website and handle according to regulations in the Government’s Decree No. 117/2020/ND-CP dated September 28, 2020 prescribing penalties for administrative violations in medical sector.

c) If the conformity inspection results of an establishment are rated Level 3 and the establishment has any critical issue according to regulations in Appendix V of this Circular, the receiving authority shall revoke the declaration published on its website and handle according to regulations in the Government’s Decree No. 117/2020/ND-CP dated September 28, 2020 prescribing penalties for administrative violations in medical sector.

...

...

...

1. Traditional Medicine Administration of Vietnam shall:

a) Provide guidelines for, organize, inspect and assess implementation of this Circular throughout the country.

b) Inspect and assess traditional medicine establishments at central level and of ministries and central authorities.

c) Direct Departments of Health to implement this Circular.

d) Announce and update list of establishments eligible for on-site traditional drug processing and/or preparation according to regulations of this Circular on its website in a regular, adequate and accurate manner.

2. Departments of Health and health authorities of ministries and central authorities shall:

a) Direct and organize implementation of this Circular in localities and units under their management;

b) Inspect and assess results of implementation of this Circular in localities and units under their management;

c) Announce and update lists of traditional medicine establishments eligible for traditional drug processing and/or preparation using Form No 5 in Appendix IV enclosed therewith on websites of Departments of Health in a regular, adequate and accurate manner.

...

...

...

3. Traditional medicine establishments shall:

a) Comply with the regulations on this Circular;

b) Self-assess conformity to processing and/or preparation standard(s) of the drugs that they process and/or prepared according to regulations of this Circular and take responsibility for declared information.

c) Submit reports using Form No. 02 in Appendix IV enclosed therewith to the receiving authorities mentioned in Clause 1 Article 5 of this Circular upon receipt of conformity inspection plans before December 31 of every year.

Article 8. Transitional clauses

For drugs prepared by traditional medicine establishments and covered by the health insurance fund according to regulations in Circular No. 05/2015/TT-BYT dated March 17, 2015 by the Minister of Health on promulgation of list of oriental medicines, herbal medicines and traditional ingredients covered by health insurance and Circular No. 50/2017/TT-BYT dated December 29, 2017  by the Minister of Health amending and supplementing regulations on reimbursement of costs of covered medical services, if the traditional drug ingredients of these drugs are processed before December 31, 2022 and these drugs are prepared before December 31, 2023, the health insurance fund shall continue to reimburse the costs of these drugs for the establishments until these drugs expire.

Article 9. Terms of reference

In case the documents cited in this Circular are amended or superseded, the newest documents shall apply.

Article 10. Roadmap to implementation

...

...

...

2. Traditional medicine establishments preparing traditional drugs must declare their conformity to standard for traditional drug preparation according to regulations of this Circular before December 31, 2023.

3. Traditional medicine establishments are encouraged to implement this Circular before the deadlines mentioned in Clauses 1 and 2 of this Article.

Article 11. Effect

This Circular takes effect from February 17, 2021.

Any difficulty arising during the implementation of this Circular should be promptly reported to the Ministry of Health (Traditional Medicine Administration of Vietnam) for consideration and guidance./.

P.P. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Nguyen Truong Son

...

...

...

APPENDIX I

STANDARD FOR PROCESSING OF HERBAL INGREDIENTS AND TRADITIONAL DRUG INGREDIENTS
(Enclosed with Circular No. 32/2020/TT-BYT dated December 31, 2020 by Minister of Health)

I. General provisions

1. All activities concerning processing and preparation of traditional drugs (hereinafter referred to as “processing and preparation") shall have systemized personnel, facilities, equipment and documents to ensure that traditional drugs are processed and prepared in a stable manner and in compliance with quality requirements of quality standards.

2. Processing and preparation area must be arranged in a one-way manner and in compliance with technical, safety and hygiene requirements and other necessary conditions to meet technical processing and preparation requirements.

II. Personnel

1. The person in charge of professional operations and quality of a traditional drug ingredient processing establishment must hold at least one of the following degrees, diplomas and certificate:

a) Bachelor’s degree in pharmacy;

b) Bachelor’s degree in traditional medicine or bachelor’s degree in traditional pharmacy;

...

...

...

d) Intermediate professional education diploma in pharmacy;

dd) Intermediate professional education diploma in traditional medicine or traditional pharmacy;

e) Traditional medicine practitioner certificate.

2. The person in charge of professional operations of the establishment must be in good health and have appropriate qualifications and experience in processing herbal ingredients and/or traditional drug ingredients. Persons directly involved in primary processing, complex processing and processing of traditional drug ingredients must regularly participate in training and refresher courses in primary processing, complex processing and processing of traditional drug ingredients.

III. Primary processing and processing area

1. Location, design, construction, repair and maintenance of the area for primary processing and processing of herbal ingredients and/or traditional drug ingredients of the establishment must be suitable for primary processing and processing steps and size. This area must be separated from other areas and have a sufficient lighting system to ensure operational accuracy.

2. There shall be separate areas for primary processing and processing of herbal ingredients and/or traditional drug ingredients. Primary processing and processing area must be sufficiently large, well ventilated and easy to clean, ensure manufacturing safety and ease of operation, and have a water supply system for primary processing and processing.

3. Premises of the processing area must be arranged in a manner that ensures processing steps are taken in a consecutive and reasonable order appropriate to processing and preparation procedures and necessary sanitary level. Herbal ingredient primary processing and preparation area comprises areas for the following steps: impurity removal; soaking, fermentation; washing; cutting; drying, seasoning, fermentation; cooking and other steps. Herbal ingredient washing area and herbal ingredient drying area or yard shall be arranged as needed and suitable for the establishment’s size. The primary processing and processing area shall have area of at least 18m2 and volume of at least 54 m3.

4. There is a water supply system meeting at least domestic water standard for herbal ingredient processing in compliance with hygiene requirements. Water used to wash an herbal ingredient must not be used to wash another herbal ingredient.

...

...

...

6. Storage: the storage must comply with regulations on storage of the Ministry of Health.

III. Equipment

1. The establishment must provide sufficient equipment suitable for the processing method and procedure of each herbal ingredient and traditional drug ingredient. Such equipment must meet technical specification requirements and primary processing and processing needs of the establishment, including equipment for washing, cutting, soaking, fermentation, drying and cooking and other equipment, to prevent cross-contamination, dust and contamination accumulation and negative impacts on product quality.

2. Scales and primary processing and processing equipment must be calibrated, cleaned and maintained on a periodic basis.

IV. Hygiene regulations

1. Primary processing and processing area must be cleaned on a regular basis.

2. Guidelines for cleaning and maintenance of primary processing and processing equipment must be available.

V. Documents

1. The establishment must retain documents on equipment, herbal ingredient origin, traditional drug ingredient and herbal ingredient quality and batch documents.

...

...

...

3. The dossier on each processing/preparation batch shall include name of the herbal ingredient/ traditional drug ingredient, product weight; processing date; and batch number. All dossiers must specify the time, have signature of the person in charge of professional operations and be retained at the manufacturing location until the product expiry date.

VI. Control during primary processing and processing

Pharmaceutical starting materials and packaging materials are subject to quality control. The establishment shall prepare records of import, export and inventory of ingredients, herbal ingredients, traditional drug ingredients and additives used in processing of traditional drug ingredients.

APPENDIX III

STANDARDS FOR PREPARATION OF TRADITIONAL DRUGS IN MODERN DOSAGE FORMS
(Enclosed with Circular No. 32/2020/TT-BYT dated December 31, 2020 by Minister of Health)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

1. All activities concerning processing and preparation of traditional drugs (hereinafter referred to as “processing and preparation") shall have systemized personnel, facilities, equipment and documents to ensure that traditional drugs are processed and prepared in a stable manner and in compliance with quality requirements of quality standards.

...

...

...

Chapter II

PERSONNEL AND TRAINING

2.1. General provisions

2.1.1. Persons in charge of professional operations and preparation, inspection and control of quality and storage must have professional knowledge about traditional drugs. At least one of those in charge of preparation, inspection and control of quality must hold a bachelor’s degree in pharmacy.

2.1.2. All responsible officials must have a detailed job description and be delegated suitable powers to perform their duties. Their duties may be delegated to their qualified deputies. An organizational chart must be available.

2.2. Key personnel

2.2.1. Key personnel include heads of preparation units, heads of quality units and authorized persons. Heads of preparation units and heads of quality units must be independent of each other. In some cases, these units may be combined into one unit. Authorized persons may take responsibility for one or more than one of these quality units.

2.2.2. A person with suitable qualifications and experience may be designated to approve release of a batch of finished products or a product following an approved product release procedure. This task is usually carried out by quality assurance units via batch dossier review.

Chapter III

...

...

...

3.1. General provisions

3.1.1. Location, design, construction, repair and maintenance of factories of the establishment must be suitable for preparation steps and size. Preparation areas, administrative areas and operational areas must be arranged in a suitable manner and separated from each other.

3.1.2. Factories must be located away from pollution sources such as polluted water, land or air or other nearby activities; and protected against the weather, flooding, floor cracks, insects, rodents, birds and other animals. Factories and surroundings thereof must be kept clean and tidy.

3.1.3. Factories must be clean, dry and sufficiently lighted, warm and humid (if necessary). Fire safety equipment and environmental monitoring equipment must be available. Monitoring must be recorded in writing.

3.2. Storage areas

3.2.1. Storage areas must be sufficiently large and suitable for preparation size, and have separated warehouses for fresh herbal ingredient (if any); herbal ingredients having undergone primary processing, packaging materials, semi-finished products, finished products, and rejected products, returned products or recalled products.

3.2.2. Design of storage areas must ensure protection against insects, rodents and other animals, and include measures against the spread of animals and microorganisms in herbal ingredients to prevent fermentation, mold and fungi development and cross-contamination.

3.2.3. Storage areas shall be kept at temperature and humidity level suitable for stored items or according to manufacturers’ instructions. Shelves must be arranged in a manner that ensures ventilation.

3.2.4. Herbal ingredients, ingredients and packaging materials accepted or requiring special storage, semi-finished products and finished products, products requiring special storage, products permitted to be released, and rejected products, returned products or recalled products must be distinguishable and suitably isolated in storage areas. Herbal ingredient storage areas and finished product storage areas must be arranged in compliance with regulations and standards of corresponding good storage practices.

...

...

...

3.2.6. Substances requiring special storage such as solvents, flammable and explosive ingredients, toxic substances and similar substances shall be storage in dedicated areas.

3.3. Herbal ingredient primary processing and processing area

3.3.1. Preparation rooms of the herbal ingredient primary processing and processing area must be arranged according to the one-way movements of personnel, ingredients, products and waste to prevent mixing and/or cross-contamination.

3.3.2. There shall be separate areas for primary processing and processing of herbal ingredients. The herbal ingredient primary processing area comprises areas for the following steps: impurity removal; soaking, fermentation; washing; cutting; drying and other steps. These areas must be suitably divided to prevent dust. Herbal ingredient washing area and herbal ingredient drying area or yard shall be arranged as needed and suitable for the establishment’s size.

3.3.3. Herbal ingredient drying areas must be well ventilated, protected against insects, birds, rodents and pets, and provided with sufficient shelves and other drying equipment.

Herbal ingredients must not be laid flat to dry on uncovered ground. Herbal ingredients shall be placed on plastic fabric or other suitable cover sheets if laid flat on cement or concrete floor to dry.

3.3.4. The herbal ingredient primary processing and processing area must be easy to clean, well ventilated, easily operated and equipped with a water supply system meeting at least domestic water standard for herbal ingredient processing. Water used for the final washing and rinsing step must be at least potable water. Factories must be protected against insects, specifically for the following steps:

a) For raw herbal ingredient processing (removal of impurity, dirt, sand, unneeded parts, and washing): factories must be clean, easy to clean and protected against microorganism accumulation and development. Closed water drainage pipes shall be used and measures to prevent sewage backup must be taken.

b) For cleaning, cutting, drying and primary processing of herbal ingredients (steaming, roasting, heating, seasoning, etc.): factories must be easy to clean and provided with ventilation, dehumidification and cooling equipment. Dust resulting from dust-producing steps such as cutting, grounding of raw herbal ingredients, etc. must be handled properly.

...

...

...

d) For high processing and extraction:

Factories must have smooth floor, ceiling and walls that are easy to clean and protected against microorganisms and dust; be provided with filtered air to prevent dust from the outside; and take measures to collect and process humidity generated during the preparation process in compliance with requirements.

3.4. Finished product preparation area

3.4.1. Preparation rooms of a factory must be designed and arranged as appropriate to the preparation line (dosage form, expected capacity) and one-way movements of personnel, ingredients, products and waste to prevent mixing and/or cross-contamination. Preparation areas shall be arranged based on the preparation procedure. Preparation areas must be suitable for the preparation size and producing steps carried out in one area shall not obstruct each other or adjacent preparation areas. Preparation of traditional drugs containing toxic herbal ingredients must be strictly controlled and supervised from starting ingredients to release.

3.4.2. Factories must have sufficient, neat and clean lighting systems to ensure operational accuracy. They shall be kept in good condition, be cleaned and disinfected following written detailed procedures, and retain documents on the cleaning process for each batch of finished products.

3.4.3. Factories shall be kept neat, clean and in good condition, be cleaned and disinfected following written detailed procedures, and retain documents on the cleaning process for each product batch.

3.4.4. Pipes, light bases and other services in preparation areas must be installed in a manner that avoids creating hard to clean spots and facilitates maintenance and should be located away from mixing areas.

3.4.5. Dust-producing preparation steps and activities such as sampling, weighing and mixing and activities involving raw natural ingredients must be closely supervised and protected against cross-contamination by using dust removing system, etc.

3.4.6. Rooms in preparation areas must have sufficient space for operations of personnel and storage during the preparation process as well as equipment and raw materials located in an orderly and suitable manner so as to minimize confusion between different products or product ingredients, prevent cross-contamination and minimize missing or carrying out any step or inspection improperly.

...

...

...

3.4.8. Other relevant activities may be carried out in separate buildings or in the same building with suitable division and in compliance with the following requirements:

a) Changing rooms must be directly connected to but separated from preparation areas;

e) Do not place toilets and break rooms in preparation areas;

f) Quality inspection rooms must be separated from preparation areas. Intra-operation control may be performed in preparation areas without affecting or jeopardizing the preparation process;

g) Maintenance unit should be located far away from preparation areas. Maintenance equipment placed inside preparation areas must be kept in a dedicated locked cabinet or room.

3.4.9. Factories must be equipped with an air control system according to the requirements of each product type and preparation procedure. To be specific:

a) Areas for raw drug selection, cutting and grinding must be equipped with vacuum cleaners.

b) Areas for raw drug steaming, roasting and heating must be provided with ventilation, dehumidification and cooling equipment.

c) Factories where drugs or cooked drugs are extracted and concentrated must be provided with equipment for prevention of contamination, microorganism and cross-contamination.

...

...

...

3.5. Weighing and dispensing areas

3.5.1. Herbal ingredients may be weighed in a separate room or separate area in the warehouse containing the ingredients.

3.5.2. Other starting ingredients must be weighed in a separate weighing area designed for weighing purpose and of appropriate class of cleanliness. The weighing area may be located in a storage area but should be located in a preparation area. After being weighed and divided into batches, the ingredients must be preserved using proper shelves, containers and management measures.

3.5.3. Before weighing and dispensing, inspect hygiene, temperature and humidity conditions of the environment to ensure that the weighing and dispensing area has been properly cleaned and the weighing and dispensing processes will be carried out with accuracy. In-charge personnel must wear appropriate attire.

Take measures to prevent cross-contamination and confusion during weighing. Formulate procedures for inspection and management of dispensing of herbal ingredients, starting ingredients and semi-finished products.

3.6. Quality inspection and control areas

3.6.1. Drug quality inspection and control areas must be separated from preparation areas. Quality inspection rooms must be designed appropriately to prevent confusion and cross-contamination and have sufficient space for preservation of samples, reference materials, solvents, reagents and control and testing documents.

3.6.2. Areas for biological testing and microorganism testing (if any) must be located separately and use different sets of air processing equipment and other types of equipment.

Chapter IV

...

...

...

4.1. Equipment

4.1.1. Preparation factories must be fully provided with equipment necessary for preparation of drug products permitted to be prepared at the establishment.

4.1.2. Design, selection, manufacturing, location, installation and maintenance of preparation equipment must ensure the convenience and safety of operations, ease of cleaning and maintenance; and prevent cross-contamination, dust and dirt accumulation and adverse effects on product quality.

4.1.3. Scales and measuring equipment used in preparation and quality inspection must have appropriate scale range and accuracy, be calibrated according to regulations, be subject to periodic inspection and recording, and be properly maintained. Calibration, inspection and maintenance must be performed in an adequate manner and the results thereof must be recorded and retained.

4.1.4. Equipment cleaning and maintenance procedures must be provided and followed fully.

4.1.5. Broke or disused machinery and equipment must be moved out of preparation areas and undergo quality inspection. If a piece of machinery or equipment cannot be moved outside, it must be marked or labeled as broken to prevent being used by mistake.

4.2. Auxiliary systems

4.2.1. Heating, ventilation and air conditioning system

- Heating, ventilation and air conditioning system must meet the requirements of each operation (preparation, quality inspection, storage) and each step and each product type.

...

...

...

4.2.2. Water processing system

Depending on the requirements of each dosage form, water used for preparation must meet at least domestic water standard or water standards in compliance with the requirements of each dosage form.

4.2.3. Wastewater, exhaust and waste processing systems

a) The establishment must take suitable measures for processing of wastewater, exhaust, waste and scraps from the preparation process to ensure safety, hygiene and compliance with regulations on environmental hygiene;

b) The establishment is encouraged to invest in waste and scrap processing systems suitable for its preparation size to ensure safety and hygiene.

4.2.4. Fire prevention and fighting systems

The establishment must have sufficient unexpired fire prevention and fighting equipment.

Chapter V

RAW MATERIALS AND HERBAL INGREDIENTS

...

...

...

5.1.1. Starting ingredients must be provided by assessed and approved suppliers (suppliers include both distributors and manufacturers). Ingredients must be purchased by experienced personnel.

5.1.2. All starting ingredients, including raw ingredients used in preparation, must have quality standards and are subject to quality inspection.

5.1.3. Dispatch, receipt and inventory of ingredients and semi-finished products must be recorded in writing; and inventory shall be managed using the “First Expired, First Out” (FEFO)  and “First-In, First-Out” (FIFO) methods.

5.1.4. Rejected ingredients must be clearly labeled and separately stored in a restricted area. Rejected ingredients must be stored safely and separately from accepted ingredients.

5.2. Herbal ingredients

5.2.1. Herbal ingredients must be of good quality and have clear origin.

5.2.2. For animal ingredients, the establishment shall formulate and retain documents on the source, origin, processing method, expiry date or retesting date for each batch. These ingredients must be preserved in controlled conditions.

5.2.3. Herbal ingredients must undergo quality inspection, meet quality standards and conform to relevant regulations of law before they may be used for preparation, mixing and sale.

5.2.4. Quality standards of herbal ingredients must be in compliance with existing pharmacopoeias (of Vietnam, Japan, China, etc.) and/or official technical documents (scientific research results at State or Ministry level having undergone commissioning).

...

...

...

a) All herbal ingredients must be subject to strict quality control from receipt. Persons with suitable qualifications and experience in herbal ingredients and traditional drugs shall perform this task for each herbal ingredient packaged unit and at different packaging locations.

b) Results of standard-based inspection and testing of herbal ingredients, ingredients, semi-finished products and finished products. Sufficient samples of herbal ingredients, ingredients and finished products of each preparation batch must be retained.

5.2.6. Primary processing:

a) Procedures for primary processing and processing of herbal ingredients must be available. Ensure that the processing process does not affect the quality of these ingredients.

b) Use primary processing and drying methods suitable for each type of herbal ingredient. Control temperature and humidity to prevent spoiling or changing bioactive components.

5.2.7. Herbal ingredient preservation

a) Monitor and record storage conditions in writing adequately; provide special notices for storage areas of herbal ingredients, extracted fluids, tinctures and dosage forms requiring special temperature and/or humidity conditions and/or shielding from light.

b) Herbal ingredients having undergone primary processing must be stored in sealed packaging affixed with basic information such as name of the processing establishment, name of the ingredient, user, marketing authorization number (if any); source/origin; package weight; primary processing, processing and packaging dates; storage conditions; batch number; expiry date; and quality and humidity standards (if any).

5.3. Packaging materials

...

...

...

5.3.2. Primary packaging and pre-printed packaging shall be purchased, managed and inspected in a manner similar to that of starting ingredients.

5.3.3. Packaging materials must be stored in safe conditions to prevent illegal access and dispensed under strict supervision.

5.3.4. Other printed cut-apart labels must be stored and transported in separate well-closed containers to prevent confusion. Only authorized personnel may dispense packaging materials according to an approved written procedure.

5.3.5. Each delivery or batch of primary packaging or pre-printed packaging must be managed by batch or individual identifying mark to enable tracing of product batch information.

5.3.6. All packaging materials and products delivered to the packaging unit must be inspected in terms quantity, identity and compliance with packaging guidelines.

5.3.7. Expired or unusable primary packaging or pre-printed packaging must be disposed of, which shall be recorded in writing.

5.3.8. Class of cleanliness of the environment of the area for the last primary packaging processing step must be the class of cleanliness of the environment of the drug processing area.

Chapter VI

HYGIENE AND HYGIENE CONDITIONS

...

...

...

The establishment must follow rules for factory hygiene and personal hygiene throughout the drug preparation process, including factory cleaning, personal hygiene and cleaning of machinery, equipment and packaging materials.

6.2. Personal hygiene

The establishment must ensure that all personnel comply with personal hygiene regulations appropriate to preparation requirements and characteristics of dosage forms.

6.3. Factory cleaning

6.3.1. The establishment must formulate procedures and methods for factory and equipment cleaning suitable for the requirements of each dosage form.

6.3.2. Conditions related to factories, equipment and personnel that might adversely affect products must be reported to the direct supervisor.

6.4. Equipment cleaning

6.4.1. Provide SOPs for preparation and cleaning and maintenance of preparation equipment, which must specify cleaning duty assignment; cleaning and maintenance schedules; cleaning and maintenance methods; in-use equipment and raw materials; guidelines for protecting cleaned equipment from contamination; and control of equipment hygiene conditions prior to use. These procedures must be fully adhered to.

6.4.2. Both the inside and outside of equipment must be cleaned after use following approved procedures. Clean equipment must be kept clean and have its cleanliness inspected before use. Cleaning and post-cleaning and pre-use inspection must be recorded in writing.

...

...

...

Chapter VII

PREPARATION AND CONTROL DURING PREPARATION

7.1. General provisions

7.1.1. The establishment must ensure that all preparation operations are performed in accordance with procedures approved by competent units.

7.1.2. Assign sufficient personnel for preparation and take suitable measures to supervise all preparation operations. All personnel must wear appropriate attire when carrying out preparation operations. Competent persons shall carry out and supervise preparation operations. Only authorized personnel may enter preparation areas.

7.1.3. Operations on different products shall not be carried out at the same time or consecutively in the same room unless there is no risk of confusion or cross-contamination.

7.1.4. Starting ingredients and finished products must be placed in special storage immediately after receipt or preparation until they are permitted to be used and distributed. Starting ingredients and finished products must be preserved in suitable conditions and arranged in an orderly manner to enable batch division and warehouse switching. Starting ingredients must be inspected to ensure that the correct ingredients have been sent/received.

7.1.5. Processing of raw materials and products, including receipt and special storage, sampling, storage, labeling, dispensing, processing, packaging and distribution, must be carried out following written procedures or guidelines and recorded in writing. Semi-finished products purchased shall be regarded as starting ingredients upon receipt.

7.1.6. Preparation must take place in accordance with procedures or guidelines. If there is any difference, such difference must follow an approved procedure. Differences must be approved by competent persons in writing. Inspect yield and compare quantities to ensure a difference does not exceed the permissible limit.

...

...

...

7.2. Semi-finished products

7.2.1. Have special storage and dispatch systems for semi-finished products, including identification of product status (in special storage, released or rejected). Develop systems and procedures for processing of semi-finished products/unqualified finished products.

7.2.2. Final yield of each preparation batch must be recorded and compared with theoretical productivity. In case of significant change, investigate the cause before releasing or continuing with the processing process.

7.2.3. Semi-finished products awaiting packaging must be placed in special storage to undergo quality inspection before the next steps.

7.3. Preparation procedures

7.3.1. Batch numbering system

a) Have a batch numbering system described in detail, including identification of starting ingredients, packaging materials, semi-finished products and finished products;

b) Batch number assignment must be recorded immediately and include information such as number assignment date, product identification and batch size.

7.3.2. Preparation

...

...

...

b) Procedures for primary processing and processing of herbal ingredients must be available. Ensure that the processing process does not affect the quality of these ingredients.

7.3.3. Control during preparation

a) Inspect the preparation process and environmental control, and record all results of such inspection according to preparation procedures and batch dossiers.

b) Preparation conditions and environment must meet regulatory requirements. All processing equipment is subject to pre-use inspection.

c) Take measures to contain dust for preparation steps that might produce dust such as weighing and packaging.

d) Regularly inspect and control parameters of semi-finished products at key preparation steps such as granules humidity, pill weight, pack tightness, solution pH, etc. Inspection and control shall be recorded in writing. Semi-finished products used for intra-operation inspection and control must be disposed of properly.

dd) Preparation guidelines must comprise preparation steps for raw ingredients such as drying, grinding, screening and removal of foreign materials, including drying time, drying temperature and methods used to control crumbling or grain size.

e) Perform inspection to ensure that pipes and equipment used to move products from one area to another are connected properly.

7.4. Labeling, packaging and distribution

...

...

...

7.5. Finished products

7.5.1. Finished products must be isolated until release in conditions established by producers.

7.5.2. Finished products and dossiers thereon are subject to inspection and assessment before the products are released.

7.5.3. After release, finished products must be stored according to storage conditions written on their labels.

7.6. Preservation and distribution

7.6.1. Formulate procedures for preservation of finished products released. Have documents that allow quick identification of all customers who have bought finished products of a certain batch, which must specify the release time, quantity, packaging specifications and delivery of each product batch to customers.

7.6.2. Retain records of storage time, temperature and other storage conditions before distribution.

7.7. Rejected, recycled and returned products

7.7.1. Rejected products must have dedicated labels and be stored separately. They must be returned to their suppliers or, if appropriate, should be recycled or disposed of. Returning raw materials to their suppliers or recycling or disposal of raw materials must be approved by competent persons and recorded in writing.

...

...

...

Chapter VIII

QUALITY INSPECTION

8.1. General provisions

8.1.1. Quality inspection unit shall perform quality control and inspection tasks, including activities concerning sampling, sample storage; standard formulation; inspection and testing of quality of herbal ingredients, preparation ingredients, semi-finished products and finished products; inspection of equipment, reagents and reference substances; formulation of release procedures and documents to ensure performance of necessary tests; stamping for unqualified products and qualified products prior to release.

8.1.2. Quality inspection unit shall assess and control quality of traditional drug ingredients while they are freely circulated on the market and cooperate with relevant units in assessing capacity for quality control of ingredient and packaging material suppliers.

8.1.3. Unit in charge of inspecting and testing traditional drugs must be provided with equipment suitable for the preparation size at the establishment, independent from other units and under management of a person having appropriate qualifications and experience.

8.1.4. Quality inspection unit must have sufficient equipment and approved procedures for sampling, inspection and testing of starting ingredients, packaging materials, semi-finished products and finished products.

8.1.5. The establishment shall test each traditional drug batch and only allow it to be released when it meets the approved quality standard. Finished product assessment must encompass all relevant factors, including preparation conditions, intra-operation inspection results, preparation documents (including packaging documents), compliance with standards and inspection of the final finished products.

Quality inspection unit may perform other tasks such as formulating, appraising and following procedures for quality inspection, storing reference materials, ensuring accurate labeling of packaging of ingredients and traditional drugs, ensuring monitoring of traditional drug stability, investigating into complaints related to traditional drug quality and supervising the environment. All of these tasks must be performed as assigned in writing.

...

...

...

8.5.1. Quality inspection unit must have inspector handbooks, analysis documents, test sheets and analysis sheets.

Inspector handbooks shall be used to record results, calculations, figures and comments related to the analysis of a sample. These handbooks must have their pages numbered, not be written using pencils and not have their contents erased or overwritten.

8.5.2. Analysis and testing documents must contain full information on samples, testing methods and analysis and testing results, and shall be pre-printed with the following basic information: sample name, origin/place of preparation, reference code (if any); batch number, expiry date, analysis requirements (number, date and content); date of sample receipt, sample recipient; testing standards and method; state of sample before receipt and before analysis; analysis and testing results (including calculations). Analysis documents must be added to testing documents together with analysis results. Analysis sheets and test sheets must bear the signatures of inspectors and supervisors.

8.5.3. Update and retain all quality standards necessary for testing operations, including Vietnamese pharmacopoeia and foreign pharmacopoeias as well as appendixes, amendments and revisions thereof, and quality standards not included in pharmacopoeias for drugs tested based on standards of their manufacturers. Laboratories shall research and promulgate testing methods not included in pharmacopoeias.

8.5.4. Stability monitoring

The establishment shall formulate the procedure and documents for monitoring of its drugs. These documents must be retained.

Chapter IX

DOCUMENTS

9.1. Rules

...

...

...

9.2. General requirements

9.2.1. Documents must be designed, formulated, reviewed and distributed in a meticulous manner.

9.2.2. Documents must be approved, signed and dated by competent persons. Do not make any unauthorized change to a document.

9.2.3. Documents must contain understandable contents, all necessary information, a title, and information on their nature and purposes presented in an orderly and easy to inspect order, and no excessive data. Photocopies must be understandable and easy to read. Do not make any mistake when copying documents.

9.2.4. Regularly review and update documents. All amendments require official authorization. Take measures to prevent unintended use of old versions of amended documents. Replaced documents shall be retained for a suitable amount of time.

9.2.5. For documents requiring data input, the data inputted must be understandable, easy to read and indelible. The documents must have sufficient space for the data.

9.2.6. Any change to data in a document must be signed and dated; this change must not alter previous information (do not overwrite). Reason for such change must be recorded.

9.2.7. Documents shall be formulated or completed immediately when the relevant activities are carried out and in a manner that covers all activities related to product preparation to enable investigation into and tracing of defective products.

9.2.8. Preparation documents and retained samples of starting ingredients and finished products shall be kept for at least 1 year after the expiry date. Herbal ingredients shall undergo quality and stability assessment to determine retention period of their preparation documents and samples, which shall not be less than 1 year.

...

...

...

9.6. Procedures and records

9.6.1. Have SOPs and prepare records of each completed operation or conclusions for:

- Installation and appraisal of machinery and equipment;

- Analytical equipment and calibration thereof;

- Maintenance, cleaning and disinfection;

- Personnel-related matters, including qualifications, training, attire and hygiene;

- Environmental monitoring;

- Insect control;

- Complaints;

...

...

...

- Returned products.

9.6.2. Have SOPs and prepare records of receipt of starting ingredients and primary packaging materials or pre-printed packaging. These records shall include:

- name of the raw material written on delivery sheet and container;

- internal name and/or code of the raw material (if any);

- date of receipt;

- name of supplier and, if possible, name of producer;

- batch number or reference number of producer;

- total weight and number of containers received;

- batch number assigned after receipt;

...

...

...

9.6.3. Have SOPs for labeling, special storage and storage of starting ingredients, packaging materials and other ingredients where appropriate.

9.6.4. Have SOPs and guidelines for sampling, which must specify the persons authorized to collect samples. The sampling guidelines shall include:

- sampling methods and sampling plans;

- sampling equipment;

- precautions against contaminating raw materials or degrading raw materials;

- required sample amount;

- guidelines for sample division where necessary;

- sample packaging and labeling;

- special precautions, especially for sampling of toxic raw materials.

...

...

...

- batch numbers assigned during processing and during packaging are consistent with each other.

- a batch number is not used twice, which is also applicable to recycling;

9.6.6. Prepare SOPs and guidelines for appraisal, calibration, maintenance, use and cleaning of each type of equipment, which shall be placed near the relevant equipment. Such preparation shall be recorded in writing with specific date and name of in-charge persons.

Have procedures for approval for release or rejection of raw materials and products, especially for release of finished products to the market of authorized persons. Documents on distribution of each product batch must be retained in an orderly manner to facilitate searching where necessary.

Chapter X

PRODUCT COMPLAINTS AND RECALL AT ESTABLISHMENT

10.1. Product complaints

The establishment shall formulate written procedures for handling of all matters concerning complaints about its products and appoint personnel for transfer, consideration and assessment of complaints about products prepared by the establishment. Handling of a complaint shall be recorded in writing and retained until the expiry date of the product batch receiving the complaint.

10.2. Returned products

...

...

...

10.3. Product recall

The establishment shall formulate written procedures for handling of product recall and appoint persons to decide product recall. Documents and reports on product recall must be prepared and retained, including results of the recall and freezing of sale of released products. Recalled products shall be stored in a safe place to prevent them from being sold or used without investigation or assessment.