Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó giải quyết xong