Lập hồ sơ tài liệu giấy

Việc lập hồ sơ tài liệu giấy được quy định tại Mục VI Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

1- Mở hồ sơ

- Vào đầu năm, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị bìa hồ sơ cấp phát cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để thực hiện việc lập hồ sơ.

(Mẫu bìa hồ sơ: Phụ lục số 4).

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

a) Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

- Khi cơ quan, tổ chức đã xây dựng được Danh mục hồ sơ, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trích sao phần tương ứng trong Danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm căn cứ để mở hồ sơ cần lập.

- Chú ý: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể chính xác tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ sung hồ sơ đó vào Danh mục hồ sơ; ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của Danh mục hồ sơ: "Không hình thành hồ sơ".

b) Mở hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ

Khi cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phải vận dụng các đặc trưng chủ yếu để mở hồ sơ như sau:

- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, một vụ việc, một sự việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc.

- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Nghị quyết, chỉ thị, thông tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, 6 tháng, 9 tháng, cả năm, 1 nhiệm kỳ) có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi của cơ quan, tổ chức.

- Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Các văn bản có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian nhất định lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến.

- Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể lập 1 hồ sơ.

- Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường... hoặc phạm vi chỉ chung cho các vùng, miền, khu vực... Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được các cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi 1 phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định lập 1 hồ sơ.

- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.

Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ.

2- Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

a) Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ.

- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: Các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghị, hội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác).

- Không thu thập những văn bản, tài liệu thuộc diện thu hồi, các bản trùng thừa, bản nháp đưa vào hồ sơ.

b) Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

- Phân chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)

Nếu hồ sơ dày quá 3 cm (trên 200 trang) thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.

Phía trên tiêu đề từng đơn vị bảo quản phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ 1: Hồ sơ dự thảo văn bản có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản như: Các lần hội thảo, các lần trình...

Ví dụ 2: Hồ sơ v/v triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 22-01-2002 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về "củng cố và hoàn thiện mạng lưới y tế cơ sở" có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản: Học tập, quán triệt, triển khai Chỉ thị; sơ kết 1 năm thực hiện Chỉ thị; sơ kết 5 năm thực hiện Chỉ thị; tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị.

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản

(Sau đây từ ghép "hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản" được viết tắt: "hồ sơ (đvbq)").

Việc sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq).

Tài liệu trong hồ sơ (đvbq) được sắp xếp theo trình tự thời gian, vấn đề logic hoặc sự kết hợp đặc điểm chung của chúng như sau:

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới, kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo ngày tháng ban hành văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo số văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị... của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành, số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo vần chữ cái tiếng Việt

Nếu trong hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều cá nhân thì sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt a, b, c...

- Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đvbq)

+ Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì, tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

+ Trong một hồ sơ (đvbq), mỗi văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản duy nhất, có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản gốc, bản chính để lưu, trường hợp không có bản gốc, bản chính thì chọn bản sao hợp pháp để lưu.

+ Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

+ Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến.

Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2015 của Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Yên Bái được ban hành vào 18-12-2014 vẫn được xếp vào năm 2015.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác năm 2015 của Đảng ủy Quân sự tỉnh Phú Yên ban hành ngày 20-01-2016 vẫn được xếp vào năm 2015.

+ Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối.

Ví dụ 1 : Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005 - 2010) của Văn phòng Tỉnh ủy Lâm Đồng được xếp vào năm 2005.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005 - 2010) của Văn phòng Tỉnh ủy Ninh Bình được xếp vào năm 2010.

3- Kết thúc hồ sơ

a) Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

- Biên mục hồ sơ.

b) Biên mục hồ sơ (đvbq)

Biên mục hồ sơ (đvbq) thực hiện theo trình tự sau:

- Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ả-rập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq). Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

Khi đánh số trang cần lưu ý:

+ Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

+ Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là 2 trang tài liệu và được đánh 2 số.

+ Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh (góc trên, bên trái) cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

+ Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

+ Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo tạp chí, tài liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số.

+ Trường hợp đánh sót số trang (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh số trang liên tục nhưng tài liệu bị trùng phải loại ra khỏi hồ sơ (đvbq) thì bỏ trống các số trang của tài liệu loại ra khỏi hồ sơ đó.

+ Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) hoặc quyền văn kiện, kỷ yếu thì chỉ cần đánh 1 số chung cho tư liệu hoặc quyển đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu, quyển).

- Viết mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq), ngay sau tờ bìa.

Khi lập Mục lục văn bản, tài liệu nên sử dụng chương trình Microsoft Office Excel, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu mục lục văn bản, tài liệu: Phụ lục số 2).

- Viết tờ chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ kết thúc". Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu chứng từ kết thúc: Phụ lục số 3).

- Viết bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

+ Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

+ Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu bìa hồ sơ: Phụ lục số 4).

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn... của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.

Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về "Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng". Năm 1997 -2004.

Trên đây là nội dung quy định về việc lập hồ sơ tài liệu giấy. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016.

Trân trọng!