Official Dispatch No. 3997/TCT-DNL dated September 16, 2014, on requirements for VAT deductions and documents being the basis for including online payments for air tickets to deductible expenses

• Official number: 3997/TCT-DNL
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Tax
• Signer: Cao Anh Tuan
• Issued Date: 16/09/2014

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3997/TCT-DNL V/v Chính sách thuế	Hà Nội, ngày 16 tháng 9 năm 2014

Kính gửi: Tổng công ty Hàng không Việt Nam.

Trả lời công văn số 2136/TCTHK-TCKT ngày 17/7/2014 của Tổng công ty Hàng không Việt Nam về điều kiện khấu trừ thuế GTGT, chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ khi mua vé máy bay qua Website thương mại điện tử.

Về vấn đề này, sau khi báo cáo và thực hiện chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT và Nghị định số 20912013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật Thuế GTGT quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu...

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này... “

Tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN quy định:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chỉ thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu cỏ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng...”:

Tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

(“...Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.

Căn cứ hướng dẫn trên và để phù hợp với đặc thù của hoạt động hàng không, phù hợp với thông lệ quốc tế, đồng thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp là khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không chủ động linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì thực hiện theo quy định tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm: vé máy bay, thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ), các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp, chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.

Công văn này thay thế công văn số 2272/TCT-KK ngày 18/06/2014 của Tổng Cục Thuế.

Tổng cục Thuế thông báo để Tổng công ty Hàng không Việt Nam được biết và thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Thứ trưởng Đỗ Hoàng Anh Tuấn (để báo cáo); - Vụ PC, CST (BTC); - Vụ PC, CS, KK$KTT (TCT); - Lưu: VT, DNL (3b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Cao Anh Tuấn

English

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 3997/TCT-DNL RE: Taxation policies	Hanoi, September 16, 2014

To: Vietnam Airlines

In response to Dispatch No. 2136/TCTHK-TCKTdated September 17, 2014 of Vietnam Airlines on requirements for VAT deductions and documents being the basis for including online payments for air tickets to deductible expenses.

After receiving instructions from the Ministry of Finance, the General Department of Taxation hereby responds as follows:

Clause 1 and Clause 2 Article 15 of Circular No. 219/2013/TT-BTC dated December 31, 2013 of the Ministry of Finance on guidelines for the Law on Value-added tax and the Government's Decree No. 20912013/NĐ-CP dated December 18, 2013 on guidelines for the Law on Value-added tax prescribe the requirements for tax deduction as follows:

“1. There are legitimate VAT invoices for purchased goods/services or proof of VAT payment at importation stage...

2. There is proof of non-cash payment for purchased goods/services (including imported goods) that are of VND 20 million or above, except for the case in which the total value of multiple purchases is below VND 20 million (at VAT-inclusive prices).

Proof of non-cash payment includes bank transfer receipt and other proof of non-cash payment prescribed in Clause 3 and Clause 4 of this Article... “

Clause 1 Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC dated June 18 on guidelines for the Government's Decree No. 218/2013/NĐ-CP, 2014 prescribes:

...

...

...

a) The expenses incurred are related to the company’s operation;

b) There are legitimate invoices and receipts for the expenses.

c) There is proof of non-cash payment for every purchase that is VND 20 million or above (at VAT-inclusive price).

Proof of non-cash payments must comply with regulations of law on VAT...”

Point 8 Clause 2 Article 6 of Circular 78/2014/TT-BTC prescribes:

(“... Where the company buys air tickets online for its employees to go on business trips serving the company’s operation, the digital air tickets, boarding passes, and proof of non-cash payment shall be the basis for including the air ticket payments in deductible expenses. If the company fails to collect the boarding passes, then the digital air tickets, the dispatch orders, and proof of non-cash payment shall be the basis for including the air ticket payments in deductible expenses.”

Pursuant to the regulations above, in consideration of characteristics of the aviation services, international practice, and for the purpose of enabling companies to use air services flexibly to serve their business operation, General Department of Taxation hereby provides guidance as follows:

Point 8 Clause 2 Article 6 of Circular 78/2014/TT-BTC shall be complied with when the company buys air tickets online for its employees to go on business trips serving the its business operation.

In case the dispatched employees buy and pay for the air tickets themselves using their personal ATM cards, then get reimbursed by the company, the company may deduct input VAT and include the air ticket payments in deductible expenses when calculating corporate income tax if the company has adequate proof that such expenses are meant to serve its business operation, which includes: air tickets, boarding passes (if available), documents related to the dispatches certified by the company, the company’s regulations on permitting employees to pay for business trips using their personal payment cards and the get reimbursed by the company, proof that the employees have been reimbursed for the tickets by the company enclosed with proof of non-cash payment of the dispatched employees The company are responsible for the legitimacy of the aforesaid documents.

...

...

...

Vietnam Airlines is responsible for the implementation of this Dispatch

PP THE DIRECTOR
DEPUTY DIRECTOR




Cao Anh Tuan