Official Dispatch No. 78552/CT-TTHT dated November 28, 2018 On invoice for replacement parts

• Official number: 78552/CT-TTHT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: HaNoi Tax Department
• Signer: Mai Son
• Issued Date: 28/11/2018

TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 78552/CT-TTHT V/v hóa đơn phụ tùng thay thế	Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2018

Kính gửi: Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ban Mai
(Địa chỉ: Số 19 Phố Lê Văn Hưu, Q. Hai Bà Trưng, TP Hà Nội;
MST: 0100373485)

Trả lời công văn số 2010/CV-BM ngày 20/10/2018 của Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ban Mai (sau đây gọi tắt là Công ty) về việc xuất hóa đơn điện tử kèm theo bảng kê, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn như sau:

+ Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 hướng dẫn:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này...

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

+ Tại Điều 14 hướng dẫn về việc thực hiện:

“2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.”

- Căn cứ Khoản 1, 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

2. Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

a) Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng.... năm...”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

b) Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ tiên lạc, mã số thuế

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số... Ngày… tháng.... năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.”

- Căn cứ công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.

Căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa công ty xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì công ty phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty TNHH Kỹ thuật và thương mại Ban Mai được biết và thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Phòng Kiểm tra thuế số 4; - Phòng Pháp chế; - Lưu: VT, TTHT(2).

KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Mai Sơn

English

General Department of Taxation Hanoi Department of Taxation -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom - Happiness
No. : 78552/CT-TTHT On invoice for replacement parts	Hanoi, November 28, 2018

To: Ban Mai Engineering and Trading Co., Ltd.
(Address: 19 Le Van Huu Street, Hai Ba Trung District, Hanoi City;
Tax Code: 0100373485)

In response to Official Dispatch No. 2010/CV-BM dated October 20, 2018 of Ban Mai Engineering and Trading Co. Ltd. (Banmaico) on issuance of e-invoices together with manifests, below are opinions of Hanoi Department of Taxation:

- Pursuant to Circular No. 32/2011/TT-BTC dated March 14, 2011 of the Ministry of Finance providing guidelines on creation, issuance and utilization of e-invoices for goods sale and service provisions

+ Clause 1 and Clause 3 of Article 3:

“1. E-invoice refers to a combination of electronic information about goods sale and service provisions that are created, issued, sent, received and stored electronically. An e-invoice must satisfy the requirements specifed in Article 6 of this Circular…

3. A valid e-invoice must simultaneously satisfy all of the following requirements:

a) A reliable assurance regarding the integrity of information displayed on the e-invoice when the information is extracted in the final form that is an e-invoice.

Information integrity is achieved if the information is complete and unchanged apart from changes regarding the form of the invoice during the exchange, storage or display of the e-invoice.

...

...

...

+ Artticle 14 elaborates on the implementation:

“2. Apart from specific guidelines provided in this Circular, other contents shall follow provisions specified in Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 of the Government and Circular No. 153/2010/TT-BTC dated September 28, 2010 of the Ministry of Finance."

- Pursuant to Clause 1 and 2 Article 19 of Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2013 elaborating Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 and Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014 of the Government on invoices for goods sale, service provisions and guidelines for invoice issuance when the number of goods and services exceed the number of rows on an invoice:

“During the goods or service sale, if a list of goods or services exceeds the number of row of some invoices, the seller may issue multiple invoices or choose one of the following methods:

1. The seller writes multiple invoices consecutively. Writes “preceeding the next invoice” in the last line listing goods of the previous invoice and writes “following the previous invoice” in the first line listing goods of the next invoice. The invoices must specify all of the goods in order from one invoice to another. The seller and buyer information must be fully specified in the first invoice. Signature and stamp of the seller (if any), signature of the buyer, total price, surcharge, additional fee, trade discount, VAT must be included in the final invoice and cross out the empty section (if any).

If the business facility uses internally-printed invoices, and the invoice creation, printing are done directly by the software and the sold goods and services exceed the number of rows on one invoice, the Provincial Department of Taxation shall consider on a case-by-case basis to allow the business facility to use multiple page invoice if the header of the following invoice page displays: the same invoice reference number as displayed on the first page (automatically provided by the computer system); same name, address and tax code of the buyer and seller as displayed on the first page; same template numbers and symbols as displayed on the first page; together with the note written in Vietnamese without diacritics “tiep theo trang truoc - trang X/Y" (following the previous page - page X/Y) (in which X refers to the page number and Y refers to the total number of pages of that invoice).”

2. The seller can use a manifest to list the types of sold goods and services together with the invoice.

a) Contents in an invoice

The invoice must specify “together with manifest No. ……, ………………(date)". Only specify the general name of the goods in the “goods name” section of the invoice.

...

...

...

b) Contents in a manifest

The seller shall design the manifest to suit the characteristics, models and types of goods but must ensure the following primary information:

+ Seller name, address and tax code

+ Goods name, quantity, unit price, amount. If the seller submits the VAT following the methods of deduction, the manifest must include the criteria of " thuế suất giá trị gia tăng”(VAT rate) and “tiền thuế giá trị gia tăng” (VAT amount). The total amount (exludes the VAT) must match with the amount written on the VAT invoice.

The manifest must specify “together with invoice No. …………… ……………………(date)" and fully bear signatures of the seller and the buyer similar to the invoice.

If there are more than one (01) page of manifest, the manifest pages must be numbered in order and bear the seal of adjoining stamp. The final manifest must include the signatures of both the seller and the buyer similar to the invoice.

The number issued manifests must meet that of the invoce. The manifest must be stored together with the invoice to enable the tax authority to examine and check when necessary.

The seller and the buyer shall manage and store the manifest together with the invoice as per law."

- Pursuant to Official Dispatch No. 820/TCT-DNL dated March 13, 2017 of the General Department of Taxation elaborating e-invoices and providing guidelines for the issuance of e-invoices with number of rows exceeding one page.

...

...

...

With respect to the conversion from an electronic invoice to a physical invoice, if the list of sold goods and services exceeds the number of rows in one invoice page, Banmaico shall follow the same regulations on using internally-printed invoices, in which the invoice creation and printing are done directly by the software and the quantity of sold goods and services exceed the number of rows on one invoice. To be specific:

Banmaico may display the invoices on multiple pages if the header of the following invoice page displays: the same invoice reference number as displayed on the first page (automatically generated by the computer system); same name, address and tax code of both the buyer and seller as displayed on the first page; same template numbers and symbols as displayed on the first page; together with the note written in Vietnamese without diacritics “tiep theo trang truoc - trang X/Y" (following the previous page - page X/Y) (in which X refers to the page number and Y refers to the total number of pages of that invoice).

For your reference and compliance./.

PP. Director General
Deputy Director




Mai Son