Công tác phí là gì? Công tác phí phải đáp ứng điều kiện nào mới được thanh toán và trong trường hợp nào thì không được thanh toán? Văn thư được cử đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng thì được hưởng chế độ công tác phí như nào? Thanh toán công tác phí thì cần có những chứng từ gì?

1. Công tác phí là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC có định nghĩa về công tác phí như sau:

Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

2. Công tác phí phải đáp ứng điều kiện nào mới được thanh toán và trong trường hợp nào thì không được thanh toán?

Tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC có quy định về điều kiện để được thanh toán công tác phí bao gồm:

- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

- Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;

- Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Thông tư này.

Và tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC có quy định những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí, gồm:

- Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;

- Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;

- Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;

- Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Theo đó, để được thanh toán công tác phí thì khoản chi phí này phải đáp ứng các điều được quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC. Tuy nhiên, nếu thuộc các trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC thì khoản chi phí này sẽ không được thanh toán công tác phí.

3. Văn thư được cử đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng thì được hưởng chế độ công tác phí như nào?

Căn cứ tại Điều 8 Thông tư 40/2017/TT-BTC  có quy định về thanh toán khoán tiền công tác phí theo tháng cụ thể như sau:

- Đối với cán bộ cấp xã thường xuyên phải đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng; cán bộ thuộc các cơ quan, đơn vị còn lại phải thường xuyên đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng (như: Văn thư; kế toán giao dịch; cán bộ kiểm lâm đi kiểm tra rừng; cán bộ các cơ quan tố tụng đi điều tra, kiểm sát, xác minh, tống đạt và các nhiệm vụ phải thường xuyên đi công tác lưu động khác); thì tuỳ theo đối tượng, đặc điểm công tác và khả năng kinh phí, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định mức khoán tiền công tác phí theo tháng cho người đi công tác lưu động để hỗ trợ tiền gửi xe, xăng xe theo mức 500.000 đồng/người/tháng và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

- Các đối tượng được hưởng khoán tiền công tác phí theo tháng nếu được cấp có thẩm quyền cử đi thực hiện nhiệm vụ theo các đợt công tác cụ thể, thì được thanh toán chế độ công tác phí theo quy định tại Thông tư này; đồng thời vẫn được hưởng khoản tiền công tác phí khoán theo tháng nếu đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng.

Theo đó, văn thư được cử đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng thì tuỳ theo đối tượng, đặc điểm công tác và khả năng kinh phí, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định mức khoán tiền công tác phí theo tháng cho người đi công tác lưu động để hỗ trợ tiền gửi xe, xăng xe theo mức 500.000 đồng/người/tháng và điều này phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Ngoài ra, đối với việc thực hiện nhiệm vụ của các đợt công tác cụ thể theo sự phân công của cấp có thẩm quyền cử đi thì văn thư sẽ được thanh toán chế độ công tác phí theo quy định tại Thông tư và đồng thời vẫn được hưởng khoản tiền công tác phí khoán theo tháng nếu đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng.

4.Thanh toán công tác phí thì cần có những chứng từ gì?

Theo Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC có quy định chứng từ thanh toán công tác phí gồm:

- Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

- Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

- Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

- Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

- Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).

- Riêng hồ sơ thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư này gồm: Chứng từ quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.

Theo đó, để được thanh toán công tác phí thì cần có những chứng từ được quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC.