>>>15 giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực mới có giá trị pháp lý

>>>Có bắt buộc công chứng hợp đồng ủy quyền?

Hiện nay, pháp luật quy định văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Và, văn phòng công chứng sẽ chấm dứt hoạt động khi rơi vào một trong các trường hợp sau đây:

 (i) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;

 (ii) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 Luật Công chứng 2014;

(iii) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.

Xét về mặt pháp lý, khi văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động có nghĩa là văn phòng công chứng không còn tồn tại kể từ thời điểm chấm dứt; tư cách chủ thể của văn phòng công chứng trong các quan hệ pháp luật sẽ chấm dứt, tài sản của văn phòng công chứng sẽ được xử lý. Còn về giá trị pháp lý văn bản đã công chứng tại văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, pháp luật quy định văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy, khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì không ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản đã được công chứng.

Vậy, câu hỏi đặt ra khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động nhưng người dân muốn sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ hợp đồng đã công chứng trước đó thì thực hiện như thế nào?

Để giải đáp câu hỏi trên, trước hết chúng ta cần tìm hiểu quy định về hậu quả pháp lý khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong việc chuyển giao hồ sơ lưu trữ. Nội dung này được quy định tại khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng 2014 như sau:

“Trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một phòng công chứng hoặc một văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.”

Theo quy định trên, việc chuyển giao hồ sơ công chứng khi văn phòng công chứng chấm dứt được thực hiện thông qua 02 cách thức:

+ Một là, thỏa thuận chuyển giao hồ sơ cho văn phòng công chứng khác khác lưu trữ hoặc;

+ Hai là, thực hiện theo cách thức chỉ định của Sở Tư pháp.

Lưu ý: Riêng đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì việc chuyển giao hồ sơ công chứng sẽ không được thực hiện theo hai cách thức nêu trên mà hồ sơ công chứng của văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập đương nhiên sẽ chuyển giao cho văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc văn phòng công chứng nhận sáp nhập theo nguyên tắc văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc văn phòng công chứng nhận sáp nhập sẽ kế thừa quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng bị hợp nhất hoặc bị sáp nhập.

Mặt khác, tại Điều 51 Luật Công chứng 2014 quy định:

“Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.”

Với quy định trên, chúng ta hiểu rằng trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sẽ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng. Trong đó, việc chuyển giao lưu trữ hồ sơ của văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động được thực hiện theo các quy định như đã phân tích tại phần trên.

Tuy nhiên, hiện nay tồn tại một bất cập lớn trong vấn đề này, đó là Luật Công chứng 2014 và văn bản hướng dẫn thi hành không hề có bất cứ quy định nào về việc thông báo công khai tổ chức hành nghề công chứng nào sẽ tiếp nhận hồ sơ công chứng trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động. Do đó, trường hợp người yêu cầu công chứng muốn sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng khi văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động, có lẽ phải liên hệ với Sở Tư pháp nơi văn phòng công chứng đăng ký hoạt động để hỏi thông tin.