Có quy định pháp luật nào về việc người sử dụng lao động phải lưu hồ sơ xin việc của người lao động hay không? Bài viết này cung cấp thông tin về vấn đề trên.

Hồ sơ xin việc của người lao động gồm gì?

Pháp luật lao động không có quy định buộc người lao động khi đi xin việc phải nộp hồ sơ như thế nào nhưng có quy định về nghĩa vụ cung cấp thông tin của người lao động khi giao kết hợp đồng lao động. Cụ thể tại Điều 16 Bộ luật lao động 2019 có quy định như sau: Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Như vậy, từ quy định trên, thông thường khi đi xin việc người lao động cần cung cấp các hồ sơ sau:

(1) Đơn xin việc.

(2) Bản sao Căn cước công dân.

(3) Sơ yếu lý lịch (có thể có chứng thực)

(4) Bản sao bằng cấp (có thể có chứng thực)

(5) Giấy khám sức khỏe còn thời hạn.

…

Quy định về việc người sử dụng lao động phải lưu hồ sơ xin việc của người lao động

Không có quy định người sử dụng lao động phải lưu hồ sơ xin việc của người lao động, chỉ có quy định tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP về sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

…

Như vậy, người sử dụng lao động có thể không lưu hồ sơ xin việc của người lao động nhưng phải lập sổ quản lý lao động đảm bảo có các thông tin cơ bản về người lao động như trên.

Không lưu hồ sơ xin việc của người lao động có bị phạt không?

Như đã đề cập ở mục trên, người sử dụng lao động có thể không lưu hồ sơ xin việc của người lao động, nên không lưu hồ sơ xin việc của người lao động không bị phạt nhưng phải lập sổ quản lý lao động đảm bảo có các thông tin cơ bản về người lao động tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu không lập sổ quản lý lao động thì có rủi ro bị phạt theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động: 

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

+ Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

==>> Vi phạm không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật bị phạt như trên.