Để được tham gia hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, tổ chức (nhà thầu) hoặc cá nhân cần phải có Giấy phép hoạt động xây dựng. Hiện nay, việc chuẩn bị hồ sơ và thủ tục cấp phép thực hiện theo Thông tư 01/2012/TT-BXD.

Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, Luật xây dựng 2014 có hiệu lực,việc chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục thực hiện có nhiều điểm mới.

Cụ thể như sau:

1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép hoạt động xây dựng với tổ chức (nhà thầu)

Hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo mẫu tại Phụ lục số 1.

- Bản sao có chứng thực văn bản về kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hoặc hợp đồng giao nhận thầu hợp pháp.

- Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập (hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức) và chứng chỉ hành nghề (nếu có) của nước, nơi mà nhà thầu nước ngoài mang quốc tịch cấp.

- Biểu báo cáo kinh nghiệm hoạt động xây dựng liên quan đến công việc nhận thầu theo mẫu tại Phụ lục số 2 và báo cáo tổng hợp kết quả kiểm toán trong 3 năm gần nhất (đối với trường hợp nhà thầu nhận thực hiện gói thầu thuộc đối tượng không bắt buộc phải áp dụng theo quy định pháp luật về đấu thầu của Việt Nam).

- Hợp đồng liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc hợp đồng với nhà thầu phụ Việt Nam (có trong hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ chào thầu), trong đó xác định rõ phần việc mà nhà thầu Việt Nam thực hiện.  

Trường hợp khi dự thầu hoặc chọn thầu chưa xác định được thầu phụ thì khi đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận nguyên tắc với thầu phụ Việt Nam có kèm theo văn bản chấp thuận của chủ đầu tư và bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của nhà thầu phụ Việt Nam.

- Giấy uỷ quyền hợp pháp đối với người không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu theo mẫu tại Phụ lục số 3.

- Bản sao Quyết định phê duyệt dự án hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư.

Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải làm bằng tiếng Việt.

Giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp Điều ước quốc tế mà Việt Nam và các nước có liên quan là thành viên có quy định về miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự. Các giấy tờ, tài liệu quy định trên (trừ Đơn đề nghị cấp Giấy phép) nếu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phát sinh trong cùng năm thì hồ sơ không cần thiết phải bao gồm các tài liệu bản sao chứng thực Giấy phép thành lập, Biểu báo cáo kinh nghiệm hoạt động xây dựng liên quan.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ trên, nhà thầu nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan cấp Giấy phép.

2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép hoạt động xây dựng với cá nhân

Hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo mẫu tại Phụ lục số 4.

- Bản sao có chứng thực văn bản kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hoặc hợp đồng giao nhận thầu hợp pháp.

- Bản sao có chứng thực giấy phép hoạt động hoặc chứng chỉ hành nghề tư vấn do nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp và bản sao hộ chiếu cá nhân.

- Lý lịch nghề nghiệp cá nhân (tự khai) kèm theo bản sao hợp đồng về các công việc có liên quan đã thực hiện trong 3 năm gần nhất.

- Bản sao Quyết định phê duyệt dự án hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư.

Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải làm bằng tiếng Việt.

Bản sao Giấy phép hoạt động hoặc chứng chỉ hành nghề tư vấn do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp Điều ước quốc tế mà Việt Nam và các nước có liên quan là thành viên có quy định về miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự.

 Các giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phát sinh trong cùng năm thì hồ sơ không cần thiết phải bao gồm Bản sao có chứng thực văn bản kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hoặc hợp đồng giao nhận thầu hợp pháp, bản sao có chứng thực giấy phép hoạt động hoặc chứng chỉ hành nghề tư vấn do nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp và bản sao hộ chiếu cá nhân.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ trên, cá nhân nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan cấp Giấy phép.

3. Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động xây dựng

- Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép hoạt động xây dựng có trách nhiệm xem xét hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ theo quy định thì phải thông báo và hướng dẫn một lần bằng văn bản cho nhà thầu biết để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

- Trong thời gian 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ theo quy định, cơ quan giấy phép hoạt động xây dựng xem xét và cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định để được cấp giấy phép hoạt động xây dựng thì cơ quan cấp phép phải thông báo bằng văn bản cho nhà thầu biết. 

- Giấy phép hoạt động xây dựng cấp cho nhà thầu là tổ chức theo mẫu tại Phụ lục số 5 và cho nhà thầu là cá nhân theo mẫu tại Phụ lục số 6.

Nhà thầu có trách nhiệm nộp lệ phí khi nhận giấy phép hoạt động xây dựng hoặc giấy phép điều chỉnh hoạt động xây dựng theo quy định của Bộ Tài chính.

4. Điều chỉnh Giấy phép hoạt động xây dựng

- Sau khi được cấp giấy phép hoạt động xây dựng, nếu có những thay đổi về tên, địa chỉ của nhà thầu, thay đổi các đối tác trong liên danh hoặc nhà thầu phụ hoặc các nội dung khác đã ghi trong giấy phép hoạt động xây dựng được cấp, nhà thầu phải gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện 01 bộ hồ sơ đến cơ quan đã cấp giấy phép hoạt động xây dựng để được xem xét điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng.

Giấy phép điều chỉnh hoạt động xây dựng theo mẫu tại Phụ lục số 7.

Hồ sơ đề nghị điều chỉnh gồm:

- Đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng theo mẫu tại Phụ lục số 8.

- Các tài liệu chứng minh cho những nội dung đề nghị điều chỉnh. Các tài liệu phải được dịch ra tiếng Việt và được chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam. 

Thời gian điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng được thực hiện trong 20 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

5. Trường hợp không được cấp Giấy phép hoạt động xây dựng

Nhà thầu không được xem xét cấp giấy phép hoạt động xây dựng khi:

- Không sử dụng thầu phụ Việt Nam theo hồ sơ đã được cấp giấy phép hoạt động xây dựng trước đó.

- Không thực hiện chế độ báo cáo từ 2 kỳ trở lên theo quy định đối với các công việc nhận thầu theo giấy phép hoạt động xây dựng đã được cấp trước đó.

- Vi phạm các quy định pháp luật có liên quan, như quy định về sử dụng lao động, an toàn lao động, nộp thuế, chất lượng công trình,... và đã bị xử phạt do vi phạm các quy định này từ 2 lần trở lên.

Nhà thầu bị đình chỉ công việc đang thực hiện khi:

- Không sử dụng thầu phụ Việt Nam theo hợp đồng đã ký kết có trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng và chỉ được tiếp tục thực hiện khi đã sử dụng thầu phụ Việt Nam như hợp đồng đã ký kết.

- Không thực hiện các quy định pháp luật liên quan.

6. Trường hợp bị thu hồi Giấy phép hoạt động xây dựng

- Không khắc phục các vi phạm sau khi đã có văn bản yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước liên quan từ 2 lần trở lên.

- Đã bị xử phạt vi phạm hành chính đối với công việc thuộc giấy phép hoạt động xây dựng được cấp từ lần thứ 2 trở lên.

Nội dung này được đề cập tại dự thảo Thông tư quy định về cấp giấy phép hoạt động xây dựng và quản lý nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng tại Việt Nam.