Đối với các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì những hồ sơ, tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài. 

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

Tại Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 1 Thông tư 01/2012/TT-BNG, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam là: 

- Bộ Ngoại giao 

Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

- Cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương  

Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.

Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.

Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao được quy định tại Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn bởi Thông tư 01/2012/TT-BNG như sau:

1. Nộp hồ sơ:

Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK ban hành kèm Thông tư 01/2012/TT-BNG; 

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; 

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bản chụp không phải chứng thực;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

2. Tiếp nhận hồ sơ

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết.

- Khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp các giấy tờ, tài liệu được miễn hoặc không được hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp sau khi được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

3. Nhận kết quả 

Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc (Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang).

Mức phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC.