Trường hợp công ty thuê nhà của cá nhân nhưng không ký trực tiếp với chủ sở hữu mà với người được chủ sở hữu ủy quyền thì công ty có được ghi nhận chi phí hợp lý không? Và chứng từ cần có gồm những gì?
Phạm vi đại diện của người được ủy quyền
Căn cứ Điều 138 Bộ Luật dân sự 2015 có nêu đại diện theo ủy quyền gồm các đặc điểm sau:
- Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
- Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
- Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.
Do đó, chủ nhà là cá nhân có quyền ủy quyền cho cá nhân khác tiến hành đại diện mình để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Miễn sao người đó đủ điều kiện về độ tuổi, cụ thể là từ đủ 18 tuổi trở lên theo Điều 21 Bộ Luật dân sự 2015:
- Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện.
- Người từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.
- Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.
Trường hợp không đủ điều kiện về tuổi nêu trên thì cá nhân nhận ủy quyền được xem là người chưa thành niên, không thể tự mình đại diện cho chủ nhà thực hiện giao dịch liên quan đến bất động sản được.
Ghi nhận chi phí khi thuê tài sản của cá nhân
Theo như nội dung đã phân tích ở trên thì chủ nhà hoàn toàn có quyền ủy quyền cho cá nhân khác để họ cho thuê tài sản khi cá nhân nhân đủ điều kiện. Lúc này, việc công ty thuê tài sản cũng tiến hành như đối với các cá nhân thông thường khác. Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được nêu cụ thể tại Khoản 2.5 trong Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC với các trường hợp như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
Theo đó, khi thuê tài sản của cá nhân thì công ty chỉ cần có hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền thuê là đủ cơ sở ghi nhận chi phí. Do người ký hợp đồng cho thuê là bên nhận ủy quyền nên để đảm bảo thì đơn vị nên yêu cầu cấp thêm Giấy ủy quyền nữa để dễ dàng giải trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Còn việc nộp thuế là trách nhiệm của cá nhân, khi không thỏa thuận nộp thuế thay thì công ty không liên quan, không cần chứng từ gì đến phần này cả.
