Hồ sơ mở ví điện tử bao gồm giấy tờ gì? Khi thu thập, lưu giữ hồ sơ mở ví điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Đối tượng nào được sử dụng ví điện tử?

Căn cứ quy định tại Điều 17 Thông tư 40/2024/TT-NHNN như sau:

Điều 17. Đối tượng khách hàng sử dụng ví điện tử

1. Khách hàng sử dụng ví điện tử bằng đồng Việt Nam là cá nhân, tổ chức có tài khoản đồng Việt Nam tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (trừ tài khoản thanh toán chung).

2. Đối với ví điện tử của tổ chức:

Chủ ví điện tử được ủy quyền trong sử dụng ví điện tử. Việc ủy quyền phải thực hiện bằng văn bản, phù hợp với quy định pháp luật về ủy quyền và quy định sau:

…

3. Tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử không được mở ví điện tử cho chính mình.

Theo đó, cá nhân và tổ chức đều có thể mở và sử dụng ví điện tử. Tuy nhiên để được sử dụng ví điện tử thì trước hết cá nhân, tổ chức đó phải có tài khoản đồng Việt Nam tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (trừ tài khoản thanh toán chung).

Riêng tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử sẽ không được mở ví điện tử cho chính mình.

Hồ sơ mở ví điện tử bao gồm giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN thì hồ sơ mở ví điện tử bao gồm các tài liệu, thông tin và dữ liệu sau:

(1) Đối với khách hàng là cá nhân

- Thỏa thuận mở và sử dụng ví điện tử theo quy định tại Điều 19 Thông tư 40/2024/TT-NHNN.

- Các tài liệu, thông tin, dữ liệu về giấy tờ tùy thân của khách hàng là cá nhân theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN, cụ thể như sau:

+ Đối với cá nhân là công dân Việt Nam: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử (thông qua việc truy cập vào tài khoản định danh điện tử mức độ 02) hoặc chứng minh nhân dân hoặc giấy khai sinh đối với người dưới 14 tuổi;

+ Đối với cá nhân là người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch: giấy chứng nhận căn cước;

+ Đối với cá nhân là người nước ngoài thì cần cung cấp các giấy tờ sau:

(i) Hộ chiếu, đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì phải có thêm thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị thay thị thực hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh; 

(ii) Hoặc danh tính điện tử (thông qua việc truy cập vào tài khoản định danh điện tử mức độ 02).

- Trường hợp khách hàng cá nhân mở ví điện tử thông qua người đại diện theo pháp luật, người giám hộ (sau đây gọi là người đại diện) thì ngoài các tài liệu, thông tin, dữ liệu nêu trên, hồ sơ mở ví điện tử phải có thêm:

+ Trường hợp người đại diện là cá nhân: các tài liệu, thông tin, dữ liệu phục vụ việc nhận biết, xác minh thông tin nhận biết của người đại diện theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của người đại diện đối với cá nhân mở ví điện tử;

+ Trường hợp người đại diện là pháp nhân: tài liệu, thông tin, dữ liệu phục vụ việc nhận biết, xác minh thông tin nhận biết của pháp nhân theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN và giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện hợp pháp của pháp nhân đó đối với khách hàng cá nhân mở ví điện tử.

(2) Đối với khách hàng là tổ chức

- Thỏa thuận mở và sử dụng ví điện tử theo quy định tại Điều 19 Thông tư 40/2024/TT-NHNN.

- Các tài liệu, thông tin, dữ liệu của khách hàng là tổ chức được quy định tại Khoản 3 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN, cụ thể gồm: 

+ Các tài liệu, thông tin, dữ liệu để xác minh thông tin nhận biết khách hàng theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 12 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, gồm các giấy tờ sau:

(i) Giấy phép thành lập, quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; 

(ii) Quyết định về tổ chức lại, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động của tổ chức (nếu có); 

(iii) Điều lệ của tổ chức; 

(iv) Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có); 

(v) Các tài liệu, dữ liệu liên quan đến người thành lập, người đại diện theo pháp luật của tổ chức, chủ sở hữu hưởng lợi.

+ Các tài liệu, thông tin, dữ liệu của người đại diện hợp pháp của tổ chức mở và sử dụng ví điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN. 

Lưu ý: Tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử được quy định thêm các tài liệu, thông tin, dữ liệu khác trong hồ sơ mở ví điện tử ngoài các tài liệu, thông tin, dữ liệu quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN, nhưng tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử phải thông báo và hướng dẫn cụ thể cho khách hàng biết.

Khi thu thập, lưu giữ hồ sơ mở ví điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Căn cứ quy định tại Khoản 6 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN thì việc thu thập, lưu giữ hồ sơ mở ví điện tử phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Thứ nhất, các tài liệu là văn bản giấy trong hồ sơ mở ví điện tử phải là bản chính hoặc bản sao được chứng thực hoặc bản sao cấp từ sổ gốc hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu phù hợp với quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. 

Đối với trường hợp xuất trình bản chính để đối chiếu, tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử phải xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Đối với các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thứ hai, đối với các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở ví điện tử là dữ liệu điện tử, tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử phải kiểm tra, đối chiếu, xác thực đảm bảo nội dung đầy đủ, chính xác và lưu trữ theo đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

- Thứ ba, trường hợp các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở ví điện tử theo các yêu cầu nêu trên được thể hiện bằng tiếng nước ngoài thì tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử được thỏa thuận với khách hàng về việc dịch hoặc không dịch ra tiếng Việt nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử phải kiểm tra, kiểm soát và chịu trách nhiệm xác nhận về nội dung của các tài liệu, thông tin, dữ liệu bằng tiếng nước ngoài đảm bảo đáp ứng đủ các thông tin yêu cầu cung cấp tại Thông tư 40/2024/TT-NHNN;

+ Các tài liệu, thông tin, dữ liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; bản dịch phải có xác nhận của người có thẩm quyền của tổ chức cung ứng dịch vụ ví điện tử hoặc phải được công chứng hoặc chứng thực;

- Thứ tư, các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở ví điện tử tại Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 18 Thông tư 40/2024/TT-NHNN phải còn hiệu lực và thời hạn sử dụng trong quá trình mở, sử dụng ví điện tử.

Trên đây là các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ mở ví điện tử và các yêu cầu về việc  thu thập, lưu giữ hồ sơ mở ví điện tử theo quy định Thông tư 40/2024/TT-NHNN.