PHỤ LỤC I
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
Mục lục hồ sơ có kích thước A4 (210 mm x 297 mm) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dày một quyển Mục lục hồ sơ không quá 30 mm.
Thành phần Mục lục hồ sơ bao gồm:
1. Tờ bìa;
2. Tờ nhan đề;
3. Tờ mục lục;
4. Lời nói đầu;
5. Bảng chữ viết tắt;
6. Bảng kê các hồ sơ;
7. Bảng chỉ dẫn;
8. Phần kết thúc.
Tiêu chuẩn “Mục lục hồ sơ” được thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 72-QĐ/KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
Mẫu Mục lục hồ sơ quy định tại Thông tư này bao gồm:
- Mẫu bìa Mục lục hồ sơ;
- Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ;
- Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Mẫu tờ kết thúc.
1. Mẫu 1: Bìa Mục lục hồ sơ tài liệu hành chính
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG ……………… (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ năm ………….. đến năm …………….
|
Mẫu 2: Bìa Mục lục hồ sơ dự án, công trình
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU TƯ
(BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN - NẾU CÓ)
MỤC LỤC HỒ SƠ
DỰ ÁN/CÔNG TRÌNH
……………………………..
Từ năm ………….. đến năm ………
|
Mẫu 3: Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG …………. (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ hồ sơ …………. đến hồ sơ ……………
|
- Phông số: ………………..
- Mục lục số (Quyển số): ……..
|
Thời hạn bảo quản
Vĩnh viễn
|
|
4. Mẫu 4: Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LỆU NỘP LƯU
|
Hộp/ cặp số
|
Hồ sơ số
|
Tên nhóm hồ sơ và tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian BĐ-KT
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn ghi các cột:
Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu;
Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản;
Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ, nhóm hồ sơ;
Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 02.7.2012 - 15.01.2013;
Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;
Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ (nếu có).
5. Mẫu 5: Mẫu Tờ kết thúc
|
TỜ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ gồm: …………. tờ (viết bằng chữ…………………………………)
Trong đó thống kê gồm: ……………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ …………………………………)
Từ số: ………. đến số ………., trong đó có …………. số trùng, ……….. số nhảy
|
Xác nhận của cơ quan, đơn vị
|
…….., ngày ….. tháng ….. năm …..
NGƯỜI LẬP
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ)
|
|
Nguồn: Thông tư 74/2014/TT-BGTVT