Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập của Bộ Tư pháp

Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập của Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 26 Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, tổ chức và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi giải quyết xong công việc, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại những văn bản trùng thừa, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Trên đây là nội dung câu trả lời về nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập của Bộ Tư pháp. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016.

Trân trọng!