Xử lý sai sót đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp thắc mắc như sau:

1. Quy định của pháp luật về xử lý sai sót khi xuất hóa đơn bán hàng

Theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập như sau:

“Điều 26. Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”

Theo đó việc xử lý sai sót khi xuất hóa đơn bán hàng được chia thành 04 trường hợp sau:

- Trường hợp 01:

Người bán đã lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua mà phát hiện sai sót thì:

+ Người bán gạch chéo các liên của hóa đơn đã lập.

+ Người bán lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Người bán lập lại hóa đơn mới giao lại cho người mua.

- Trường hợp 02:

Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì:

+ Người bán và người mua lập biên bản điều chỉnh.

+ Không phải lập hóa đơn điều chỉnh. (không cần phải lập hóa đơn mới cho người mua)

- Trường hợp 03:

Người bán đã lập hóa đơn và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giữa các bên chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót thì:

+ Người bán và người mua phải hủy bỏ hóa đơn.

+ Người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập sai.

+ Biên bản thu hồi hóa đơn cần nêu rõ lý do thu hồi.

+ Đồng thời người bán gạch chéo các liên của hóa đơn, lưu giữ số hóa đơn đã lập sai, và lập lại hóa đơn mới cho người mua theo quy định.

- Trường hợp 04:

Người bán đã lập hóa đơn và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giữa các bên đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót thì:

+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

+ Hóa đơn phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm), số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu.

+ Người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào theo hóa đã được điều chỉnh.

* Lưu ý:

+ Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

+ Nếu người bán và người mua có thỏa thuận lập biên bản điều chỉnh sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên cần ghi rõ sai sót trong biên bản điều chỉnh, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

2. Quy định pháp luật về tên liên hóa đơn

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC  được hướng dẫn bởi Mục 2 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014  thì tên của liên hóa đơn như sau:

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên (Theo điểm c khoản 2 Điều 4 Thông thư 78/2021/TT-BTC quy định về tên liên hóa đơn do Cục thuế đặt in) trong đó liên 3 là liên nội bộ lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.