Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất và hướng dẫn cách lập

Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất

Công văn giải trình thường chênh lệch BHXH là văn bản hành chính thường được doanh ngiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ các khoản chênh lệch số liệu báo cáo BHXH so với thực tế.

Công văn giải trình chênh lệch BHXH thường có 03 phần sau:

Mở đầu: Gồm Quốc hiệu - Tiêu ngữ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, kèm ngày tháng năm lập công văn, tên công văn, vấn đề giải trình, gửi tới cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào,...

Nội dung chính: Là phần giải trình lý do viết công văn (theo yêu cầu hoặc theo công văn yêu cầu giải trình số bao nhiêu), nội dung và các tài liệu kèm theo (nếu có);

Phần kết: Doanh nghiệp cam kết những nội dung trong bản giải trình là đúng sự thật và sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung trong công văn. Ký tên và đóng dấu.

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu Công văn giải trình chênh lệch BHXH, cho nên bạn đọc có thể tham khảo thêm mẫu sau đây:

Tải mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/TVBA/cv-bhxh.docx

Hướng dẫn cách lập công văn giải trình chênh lệch BHXH

Khi lập công văn giải trình chênh lệch BHXH thì để hiệu quả và chính xác hơn, doanh nghiệp lưu ý những vấn đề sau:

- Sử dụng đúng mẫu công văn giải trình tương ứng với trường hợp đang gặp phải;

- Nội dung công văn giải trình phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu;

- Gửi công văn giải trình theo đúng thời gian theo quy định;

- Khi nộp công văn giải trình chênh lệch BHXH thì cần có các giấy tờ kèm theo như:

+ Hồ sơ lao động kèm bản sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại đơn vị;

+ Đơn đăng ký thang bảng lương, sử dụng lao động;

+ Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp;

+ Hệ thống thang bảng lương tại doanh nghiệp;

+ Bảng chấm công, thanh toán lương của người lao động ;

+ Bảng quyết toán thuế TNCN của đơn vị;

+ Bản photo công chứng sổ BHXH của người lao động ;

+ Khai báo quá trình sử dụng lao động.

+ Danh sách chi trả cho nhân viên

+ Hồ sơ đăng ký đóng và đã đóng BHXH

+ Quyết định của doanh nghiệp với nhân viên

Đồng thời, doann nghiệp cần chủ động rà soát, kiểm tra số liệu báo cáo BHXH thường xuyên để kịp thời phát hiện và khắc phục sai sót, hạn chế việc xảy ra chênh lệch số liệu BHXH.

Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất và hướng dẫn cách lập (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp cần giải trình chênh lệch BHXH trong trường hợp nào?

Theo Nghị định 03/2024/NĐ-CP quy định thì cơ quan BHXH hoàn toàn có quyền thanh tra doanh nghiệp khi phát hiện các dấu hiệu vi phạm trong việc đóng BHXH, BHYT, BHTN. Cho nên doanh nghiệp cần giải trình chênh lệch BHXH khi có sự chênh lệch về số liệu báo cáo BHXH so với thực tế.

Bên cạnh đó, căn cứ Điều 36 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023) thì doanh nghiệp còn có thể bị thanh tra khi:

- Chậm đóng trên 02 tháng đối với phương thức đóng hằng tháng; 04 tháng, đối với phương thức đóng 03 tháng; 07 tháng, đối với phương thức đóng 06 tháng.

- Có dấu hiệu hoặc cố tình vi phạm như: trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; đóng không đúng tiền lương của người lao động, thu tiền của người lao động nhưng không đóng, đóng không kịp thời, đóng không đủ số tiền phải đóng; khai man, giả mạo hồ sơ; đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH; lương chế độ thai sản cao dù thời gian đóng ít; không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng;...

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể bị thanh tra khi bị phát hiện có số tiền lương và số lượng người lao động khai ở bảng lương nộp cho bên Cơ quan thuế có sự chênh lệch so với thông số tiền lương và lượng người đăng ký tham gia BHXH;

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát, kiểm tra số liệu báo cáo BHXH thường xuyên để có thể phát hiện kịp thời và khắc phục sai sót, hạn chế việc xảy ra chênh lệch số liệu BHXH.