Là Dân luật phải biết phân biệt 04 dạng chữ ký sau

Tiêu chí

Ký thay

(KT.)

Ký thừa lệnh

(TL.)

Ký thừa ủy quyền

(TUQ.)

Thay mặt

(TM.)

Trường hợp áp dụng

Ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh

Trong trường hợp đặc biệt.

Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Chủ thể thực hiện

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. 

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Chú ý

Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.

- Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.

- Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền".

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

Ví dụ

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.