Hướng dẫn xuất hóa đơn khi nhận hàng trả lại theo Công văn 1234/CTTNI-TTHT

Chào anh, ban biên tập xin giải đáp như sau:

Ngày 05/4/2024, Cục Thuế tỉnh Tây Ninh đã có Công văn 1234/CTTNI-TTHT 2024 về hướng dẫn xuất hóa đơn khi nhận hàng trả lại, cụ thể như sau:

Công văn 1234/CTTNI-TTHT 2024:  https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/cong-van-1234-cttni-ttht-cua-cuc-thue-tinh-tay-ninh-ve-viec-xuat-hoa-don-khi-nhan-hang-tra-lai.doc

1. Hướng dẫn xuất hóa đơn khi nhận hàng trả lại theo Công văn 1234/CTTNI-TTHT

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

(*) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Như vậy, khi nhận lại hàng hóa đã bán do bị trả lại, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó. Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ là điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn cũ, ghi đầy đủ thông tin theo quy định. Nếu có thỏa thuận với khách hàng thì lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó anh có thể tham khảo theo hướng dẫn tại Công văn 1234/CTTNI-TTHT 2024 của Cục Thuế tỉnh Tây Ninh: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/cong-van-1234-cttni-ttht-cua-cuc-thue-tinh-tay-ninh-ve-viec-xuat-hoa-don-khi-nhan-hang-tra-lai.doc 

2. Yêu cầu bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ, cụ thể như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Hóa đơn và chứng từ là những tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo quản, lưu trữ đúng cách sẽ giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp luật.

Trân trọng!