Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu rõ khái niệm về hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót lần đầu

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Tải Mẫu số 04/SS-HĐĐT: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-ma-so-thue-sai-sot.doc

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

Nếu có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Sau đó người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Còn nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách chất lượng thì người bán có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:

- Lập hóa đơn điều chỉnh; 

- Lập hóa đơn thay thế.

Nếu người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn điện tử đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì cần thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Còn nếu người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn điện tử đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế thì cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.

Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu... số... ngày… tháng… năm...” .

Lưu ý rằng: Trường hợp hóa đơn điện tử được lập có sai sót về số hóa đơn thì người bán chỉ được thực hiện hình thức lập hóa đơn điều chỉnh mà không được lập hóa đơn thay thế.

Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì người bán cần thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

(Theo điểm đ, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

3. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần

Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nêu trên, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn điện tử tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Ngoài ra, Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 do Tổng cục Thuế ban hành cũng nêu rõ trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn điện tử F1 vẫn bị sai thì:

- Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử F2 điều chỉnh cho hóa đơn điện tử F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).

- Nếu lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử F2 thay thế cho hóa đơn điện tử F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Trân trọng!