Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty online chi tiết 2024

Chào chị, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Mẫu dấu công ty là gì? Quy định pháp luật về mẫu dấu công ty

Mẫu dấu công ty, hay còn gọi là con dấu công ty, là một dấu hiệu đặc biệt và không trùng lặp nhằm phân biệt các công ty với nhau, được sử dụng để đóng trên các văn bản, tài liệu của công ty nhằm thể hiện sự đồng ý và khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu, văn bản đã được đóng dấu.

Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số là một tập tin dữ liệu được mã hóa, gắn với thông tin cá nhân của chủ sở hữu và được sử dụng để xác thực các giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Công ty có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng, hóa đơn, thanh toán trực tuyến và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Như vậy, con dấu của doanh nghiệp phải là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dưới hình thức chữ ký số theo luật định.

Việc quản lý và lưu giữ con dấu sẽ do doanh nghiệp tự ban hành quy chế, pháp luật sẽ không quy định về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty online chi tiết 2024

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp của Bộ Kế hoạch và đầu tư.

Bước 2: Lập hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng 

Các bước hoàn thiện hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng gồm:

- Chọn lựa phương thức nộp hồ sơ

- Chọn hình thức đăng ký online

- Tìm doanh nghiệp, đơn vị để đăng ký thay đổi

- Chọn “Thông báo mẫu dấu”

- Chọn giấy tờ cần nộp qua mạng điện tử

- Xác nhận thông tin vừa kê khai.

Bước 3: Kê khai thông tin thông báo mẫu dấu qua mạng 

Người đăng ký cần kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu, cụ thể:

- Nhập thông tin về mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng, ghi chú…

- Thông tin về người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;

- Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”;

- Thông tin của người liên hệ.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin nêu trên, người dùng nhấn nút “Chuẩn bị”. 

Nhập mã xác nhận trên màn hình;

Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ ở dưới mã xác nhận (hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được);

Trong trường hợp hồ sơ vẫn còn chưa đầy đủ theo quy định thì sẽ có cảnh báo đỏ hiển thị trên màn hình thì người dùng có thể tiếp tục bổ sung thông tin theo hướng dẫn.

Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng ký số

Theo đó, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, nhấn nút “Ký số” và thực hiện theo các bước sau:

- Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn, laptop;

- Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;

- Chọn nút [Xác nhận];

- Chọn nút [Ký số];

- Nhập mã PIN;

- Khi có thông báo việc ký số thành công, chọn nút [Đóng].

Bước 7: Hoàn thiện nộp hồ sơ  và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”  khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.

Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.

Sau nộp, hồ sơ sẽ được lưu lại, người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất cứ thời điểm nào.

Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Bước 8: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thiện quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ và gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.

3. Mẫu dấu bắt buộc phải có nội dung gì không?

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 trước kia đã quy định các công ty, doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung của con dấu thế nhưng nội dung trên con dấu phải được thể hiện các thông tin bao gồm:

- Tên doanh nghiệp.

- Mã số doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp 2020, những quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trên nội dung con dấu cũng được bãi bỏ. Theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng doanh nghiệp sẽ tự quyết định loại dấu, hình thức số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp.

Như vậy, mẫu dấu công ty hiện nay sẽ do công ty hoàn toàn quyết định về nội dung trên con dấu và không chịu sự ràng buộc nào bới quy định pháp luật.