Hướng dẫn cách viết mẫu giấy xác nhận công tác 2024

Chào chị, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Mẫu giấy xác nhận công tác là gì?

Giấy xác nhận công tác là một văn bản chứng nhận từ công ty hoặc tổ chức mà người lao động đang làm việc để xác nhận rằng người lao động đang làm việc tại đó với vị trí và thời gian công tác cụ thể. Người sử dụng có thể linh hoạt sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau nhưng tựu chung là để chứng minh năng lực làm việc, năng lực hoạt động, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động trong khoảng thời gian công tác.

Mẫu giấy xác nhận công tác được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mới nhằm đánh giá năng lực hoạt động, kết quả của người lao động trong thời gian công tác tại cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cũ. Và có thể liệt kê một số trường hợp cụ thể như sau:

- Chứng minh thu nhập khi cần làm thẻ visa, thẻ mastercard, vay vốn ngân hàng;

- Chứng minh công việc để làm rõ nhân thân khi làm visa đi du lịch, du học sang các quốc gia khác như Mỹ, Úc, Canada…;

- Chứng minh kinh nghiệm làm việc khi cần ứng tuyển, nộp hồ sơ xin việc vào cơ quan, doanh nghiệp mới chưa rõ về hoạt động của ứng viên trước đây.

2. Hướng dẫn cách viết mẫu giấy xác nhận công tác

Hiện nay các văn bản pháp luật chưa quy định mẫu giấy xác nhận công tác. Tuy nhiên, người lao động có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận công tác dưới đây:  https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/Mau-giay-xac-nhan-cong-tac.doc

Nội dung cơ bản của giấy xác nhận công tác bao gồm các thông tin như họ tên người lao động, số điện thoại, số chứng minh thư, địa chỉ cư trú, tên đơn vị và thời gian làm, lý do xin giấy, chữ ký, con dấu xác nhận của cơ quan.

Dưới đây là phần hướng dẫn cách viết mẫu giấy xác nhận công tác

(1) Đây là bộ phận nhận và phê duyệt đơn, tùy vào đơn vị mà bạn công tác, cơ quan đứng đầu có thể là Ban giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị hoặc Bộ phận có thẩm quyền nào đó giám sát trực tiếp công việc của bạn (ví dụ: Trưởng phòng Nhân sự Công ty…).

(2) Phần thông tin cá nhân bạn điền đầy đủ và chính xác theo Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân, kèm theo địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại.

(3) Phần thông tin công ty mà đã công tác, bạn cần ghi rõ tên đầy đủ, địa chỉ công ty mà bạn đã công tác. Riêng thông tin số điện thoại bạn cần đặc biệt lưu ý điền vào số điện thoại của người trực tiếp giám sát, quản lý công việc của bạn để khi cơ quan, đơn vị nơi cần sử dụng đơn xác nhận công tác của bạn có thể gọi để xác minh thông tin có đúng sự thật hay không.

(4) Bạn cần ghi rõ vị trí, chức danh mà bạn đã đảm nhận trong từng khoảng thời gian cụ thể nếu bạn có sự thay đổi vị trí công tác hoặc thay đổi bộ phận công tác, càng chi tiết càng tốt.

(5) Phòng/ ban công tác nơi bạn làm việc cần được viết cụ thể để có thể khái quát được công việc mà bạn đã tham gia, ví dụ: Phòng Marketing, Phòng Nhân sự, Phòng hành chính – kế toán…

Về loại hợp đồng thì bạn cần đánh dấu là hợp đồng lao động có thời hạn 01 năm, 02 năm hay 03 năm hay hợp đồng không thời hạn tùy vào loại hợp đồng mà bạn đã ký kết với công ty. Một số loại hợp đồng khác có thể là hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng như hợp đồng học việc, hợp đồng thử việc…

(6) Ghi rõ lý do xác nhận công tác theo nhu cầu của bản thân, có thể là xin visa, làm thẻ mastercard, cũng có thể là làm hồ sơ du học hoặc chứng minh kinh nghiệm làm việc… để bộ phận duyệt đơn cho bạn có thể tin tưởng và hỗ trợ xác nhận công việc được hiệu quả hơn.

Phần xác nhận phải có đầy đủ chữ ký, con dấu của bộ phận phê duyệt cũng như chữ ký của người viết đơn.

Trân trọng!