Doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hoá đơn điện tử khi nào?

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Các lợi ích của hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến, rộng rãi. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang đến có thể kể đến như:

- Đối với doanh nghiệp: 

+ Giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn...);

+ Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, kiểm soát hóa đơn, giảm thiểu sai sót.

+ Nâng cao uy tín thương hiệu: Thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại của doanh nghiệp.

+ Mở rộng cơ hội kinh doanh: Dễ dàng tham gia vào các sàn thương mại điện tử, xuất nhập khẩu.

- Đối với người tiêu dùng: 

+ Dễ dàng tra cứu, kiểm soát hóa đơn: Có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

+ Bảo vệ quyền lợi: Hạn chế tình trạng giả mạo hóa đơn, đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng.

+ Góp phần bảo vệ môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ.

2. Doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?

Theo khoản 1 Điều 16  Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thế nào?

Việc thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành theo trình tự được quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế đề nghị giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử nếu người nộp thuế thuộc một trong các trường hợp sau đây:

+ Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ;

+ Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác;

+ Bị cơ quan chức năng yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi không có đủ điều kiện kinh doanh.

- Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.

- Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử; giải trình bổ sung hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

+ Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nếu người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.

+ Tiếp tục bổ sung thông tin, tài liệu nếu thông tin tài liệu mà người nộp thuế đã giải trình không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.

+ Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải thích, bổ sung thông tin, tài liệu.

Trân trọng!