Điều kiện và yêu cầu đối với công chứng bản dịch

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Công chứng bản dịch là gì?

Công chứng bản dịch (Dịch thuật công chứng) là quá trình chứng thực chữ ký người dịch của Phòng tư pháp Quận, Huyện (công chứng tư pháp) hoặc công chứng bản dịch của Văn phòng công chứng (công chứng tư nhân).

2. Điều kiện đối với người công chứng bản dịch

Theo khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 (Được hướng dẫn bởi Điều 22 Thông tư 01/2021/TT-BTP) quy định về công chứng bản dịch như sau:

“Điều 61. Công chứng bản dịch

Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.”

Như vậy, thì người dịch phải là là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó, đồng thời phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

3. Yêu cầu đối với việc công chứng bản dịch

Cũng theo quy định khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 thì cá nhân có thể tự dịch thuật để phục vụ nhu cầu cá nhân. Tuy nhiên không thể tự công chứng tài liệu giấy tờ đã dịch tại các đơn vị công chứng tư nhân và tư pháp.

Bản dịch chỉ được chấp nhận công chứng nếu được dịch bởi các công ty dịch thuật hay cộng tác viên dịch thuật liên kết với các đơn vị công chứng. Các công ty dịch thuật thường đăng ký chữ ký của biên dịch viên làm việc trong công ty với các đơn vị công chứng.

Như vậy, nếu tự dịch thuật tài liệu, hồ sơ giấy tờ thì không thể tự công chứng được tại các đơn vị công chứng như Văn phòng công chứng tư nhân hay Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp các quận, huyện.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 61 Luật Công chứng 2014 về yêu cầu đối công chứng viên như sau:

- Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;

- Họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Quy trình công chứng bản dịch

Theo khoản 2 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định quy trình công chứng bản dịch như sau:

- Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch và kiểm tra.

- Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện.

- Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

- Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải;

- Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Trên thực tế thì Dịch thuật công chứng sẽ bao gồm 02 giai đoạn là dịch thuật và công chứng.

Theo đó, có 3 đơn vị được cấp phép làm dịch thuật công chứng là công ty dịch thuật, văn phòng công chứng tư nhân và phòng công chứng thuộc sở tư pháp các quận huyện.

Cả 3 đơn vị này có tổ chức không giống nhau nhưng đều được cấp phép làm dịch thuật và công chứng bản dịch theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014. Sự khác nhau giữa 03 đơn vị này chủ yếu là cách thức hoạt động, tổ chức và con người.

- Công ty dịch thuật chuyên dịch thuật: Có thể nhận làm cả dịch vụ công chứng tư pháp và công chứng tư nhân để chứng thực cho bản dịch.

- Văn phòng công chứng tư nhân chuyên công chứng tư nhân: Chức năng dịch thuật phụ thuộc vào các cộng tác viên liên kết, không có chức năng công chứng tư pháp.

- Phòng công chứng (thuộc sở tư pháp các quận, huyện): Là một cơ quan nhà nước có chức năng làm công chứng tư pháp. Chức năng dịch thuật cũng được làm bởi các cộng tác viên liên kết.

Trong 03 đơn vị làm dịch thuật công chứng trên thì Công ty dịch thuật có quy trình dịch thuật chuyên nghiệp, nhanh gọn. Những tài liệu ngắn, đơn giản đều có thể dịch thuật công chứng lấy ngay trong ngày được.

Nếu bạn đang muốn làm dịch thuật công chứng lấy ngay, cần dịch thuật những tài liệu dài, nhiều trang hoặc tài liệu khó thì có thể tham khảo làm tại công ty dịch thuật chuyên nghiệp.

5. Các trường hợp Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch

Theo khoản 4 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định các trường hợp công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch bao gồm:

- Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch.