Theo đó, đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh tại đơn vị. Việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan và quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.
Toàn bộ tài sản hiện có tại đơn vị đều phải được phản ánh và theo dõi trên sổ kế toán; trường hợp tài sản chưa xác định được giá trị chính thức, thì đơn vị ghi sổ theo giá trị tạm tính; nếu không có giá trị tạm tính thì ghi sổ theo giá trị quy ước; đến khi có giá trị chính thức của tài sản, đơn vị phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán các tài khoản có liên quan
Danh mục hệ thống sổ kế toán được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 24/2024/TT-BTC, cụ thể như sau:
Danh mục hệ thống sổ kế toán: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/TVBA/PH%E1%BB%A4%20L%E1%BB%A4C%20II.docx
STT | TÊN SỔ | Ký hiệu sổ | Phạm vi áp dụng |
1 | 2 | 3 | 4 |
I | Sổ tổng hợp | ||
1 | Nhật ký - Sổ Cái | S01-H |
|
2 | Chứng từ ghi sổ | S02a-H |
|
3 | Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ | S02b-H |
|
4 | Sổ Cái (dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) | S02c-H |
|
5 | Sổ Cái (dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) | S03-H |
|
6 | Sổ nhật ký chung | S04-H |
|
7 | Bảng cân đối số phát sinh tháng | S05-H |
|
II | Sổ chi tiết | ||
8 | Sổ kế toán chi tiết tiền mặt/Sổ quỹ tiền mặt | S11-H |
|
9 | Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc | S12-H |
|
10 | Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ | S13-H | Đơn vị có ngoại tệ |
11 | Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt | S14-H |
|
12 | Sổ kho/Thẻ kho | S21-H |
|
13 | Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S22-H |
|
14 | Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S23-H |
|
15 | Sổ tài sản cố định của đơn vị | S24-H |
|
16 | Thẻ tài sản cố định | S25-H |
|
17 | Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng | S26-H |
|
… | … | ... | ... |
Căn cứ tại khoản 4 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định các loại sổ kế toán như sau:
- Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi sổ theo quy định tại Thông tư này.
- Sổ kế toán tổng hợp: dùng để ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian hoặc theo nội dung kinh tế. Trường hợp cần thiết, có thể kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết:
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động.
+ Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung thêm các thông tin trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động và yêu cầu quản lý khác.
+ Thông tin, số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết phải đảm bảo khớp đúng với các chỉ tiêu, số liệu có liên quan trên sổ kế toán tổng hợp.
Như vậy, mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cho một kỳ kế toán năm.
Tại khoản 7 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định về ghi sổ kế toán như sau:
- Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc thông tin, dữ liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; nội dung ghi sổ phải chính xác, trung thực; tài khoản sử dụng trong hạch toán kế toán phải phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số liệu trình bày trên sổ kế toán phải đảm bảo rõ ràng, liên tục theo thời gian, thông tin được hiển thị đầy đủ, có hệ thống; không được viết tắt, không được bỏ cách dòng.
- Đơn vị phải mở đầy đủ sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải thực hiện theo trình tự ghi sổ, thể hiện đầy đủ các thông tin tối thiểu cần phải có đối với từng sổ kế toán theo quy định tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này.
- Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ, bút chì để ghi sổ kế toán. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa thông tin đã ghi sổ kế toán.