Công ty có thể chỉ định chi nhánh xuất hóa đơn không?

Chào anh, ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Công ty có thể chỉ định chi nhánh xuất hóa đơn không?

Theo quy định tại khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC về nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn, cụ thể:

- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;

- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

- Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

- Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

Theo quy định tại khoản 21 Điều 3 Luật quản lý thuế 2019 về các bên có quan hệ liên kết được giải thích như sau:

Các bên có quan hệ liên kết là các bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn vào doanh nghiệp; các bên cùng chịu sự điều hành, kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp bởi một tổ chức hoặc cá nhân; các bên cùng có một tổ chức hoặc cá nhân tham gia góp vốn; các doanh nghiệp được điều hành, kiểm soát bởi các cá nhân có mối quan hệ mật thiết trong cùng một gia đình.

Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP về các bên có quan hệ liên kết là các bên có mối quan hệ thuộc một trong các trường hợp:

- Một bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư vào bên kia;

- Các bên trực tiếp hay gián tiếp cùng chịu sự điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư của một bên khác.

Như vậy, công ty chỉ định cho chi nhánh thực hiện xuất hóa đơn vẫn được pháp luật thừa nhận khi đáp ứng các điều kiện:

+ Công ty thực hiện việc ủy nhiệm cho bên chi nhánh;

+ Hợp đồng ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm..., tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ.

2. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC về hợp đồng ủy nhiệm, như sau:

- Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

- Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đồng thời, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Như vậy, công ty chỉ định ủy nhiệm cho chi nhánh xuất hóa đơn phải được lập bằng văn bản thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm; thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm; mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Trân trọng!