Công chức cần chuẩn bị những hồ sơ gì sau khi được tuyển dụng

Chào chị, đối với vấn đề của chị, Ban biên tập có một số ý kiến như sau:

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV thì đối với công chức mới được tuyển dụng lần đầu sẽ phải chuẩn bị những giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ công chức bao gồm:  

- Quyển Lý lịch cán bộ, công chức: là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

- Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức: là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định 02/2008/QĐ-BNV);

Mẫu 2C-BNV/2008: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2023/Mau-so-yeu-ly-lich-cong-chuc-can-bo.doc

- Bản Tiểu sử tóm tắt: là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu;

- Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

- Giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp;

- Các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

 Đối với công chức đang công tác thì các thành phần hồ sơ bao gồm: Toàn bộ thành phần hồ sơ như công chức tuyển dụng lần đầu, ngoài ra còn các thành phần hồ sơ phát sinh hàng năm khác, như:

- Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

- Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

- Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

- Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 3 Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV thì hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.