Chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn bao lâu theo quy định hiện nay?

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Chứng từ kế toán là gì?

Tại khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015 có nêu rõ khái niệm về chứng từ kế toán như sau:

"Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán".

Trong đó, sổ kế toán là tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

(Theo khoản 1 Điều 24 Luật kế toán 2015).

2. Chứng từ kế toán có bắt buộc phải lưu trữ không?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, cụ thể gồm những tài liệu sau:

- Chứng từ kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán, bao gồm:

+ Các loại hợp đồng;

+ Báo cáo kế toán quản trị;

+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;

+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;

+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Như vậy, chứng từ kế toán là tài liệu mà các đơn vị kế toán bắt buộc phải thực hiện lưu trữ.

3. Chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?

Tại khoản 5 Điều 41 Luật kế toán 2015 có quy định về thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán như sau:

Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Qua đó, ta có thể suy ra thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong khoảng thời gian cụ thể như sau:

- Ít nhất 05 năm đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

- Trong trường hợp chứng từ kế toán là tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì phải thực hiện lưu trữ vĩnh viễn đối với những loại tài liệu này.

Khi hết thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, đơn vị kế toán thực hiện tiêu hủy theo quy định tại Điều 16, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Trân trọng!