Chứng từ điện tử là gì? Khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?

Chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ điện tử:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

...

Như vậy ta có thể trả lời câu hỏi "chứng từ điện tử là gì" như sau: Chứng từ điện tử là các chứng từ bao gồm: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử.

Chứng từ điện tử được định dạng như thế nào?

Căn cứ tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng chứng từ điện tử, theo đó tùy vào từng loại mà chứng từ điện tử sẽ được định dạng theo những hình thức khác nhau, cụ thể như sau:

(1) Đối với định dạng biên lai điện tử

Các dạng biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí được lập dưới dạng điện tử sẽ phải thực hiện định theo định dạng sau:

- Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định.

(2) Đối với định dạng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ này theo hình thức điện tử phải tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, trong đó đảm bảo các nội dung bắt buộc gồm:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

- Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Lưu ý rằng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?

Tại khoản 1 Điều 17 Luật kế toán 2015 có quy định như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

...

Như vậy, chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán khi có các nội dung bao gồm:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán;

- Những nội dung khác theo từng loại chứng từ (nếu có).

Đồng thời phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khi đó chứng từ điện tử sẽ được xem là chứng từ kế toán.