Chứng thực chữ ký là gì? Chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ gì?

Chào chị, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký bởi nếu thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ không được chứng thực chữ ký cụ thể:

- Tại thời điểm chứng thực chữ ký, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình bởi một trong những điều kiện khi yêu cầu chứng thực là người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh…

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy uỷ quyền không có thù lao, bên được uỷ quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

2. Chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ gì? Thủ tục chứng thực chữ ký thế nào?

Chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Thủ tục chứng thực chữ ký thế nào?

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trong trường hợp đặc biệt việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

3. Chứng thực chữ ký ở đâu? Thời gian chứng thực chữ ký bao lâu?

Chứng thực chữ ký ở đâu?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

- Uỷ ban nhân dân cấp xã với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.

- Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Thời gian chứng thực chữ ký bao lâu?

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Mục 3 Công văn 1352/HTQTCT-CT quy định thời gian chứng thực chữ ký như sau:

- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Đối với các trường hợp quy định cụ thể tại Điều 21, 33 và Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì được kéo dài thời hạn.

Như vậy, Chứng thực chữ ký giúp tăng tính pháp lý của giấy tờ, bảo vệ quyền lợi các bên khi tham gia giao dịch.

Trân trọng!