04 bước thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH 2024

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Thực hiện số hóa TTHC ngành BHXH cần giấy tờ, tài liệu gì?

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa được quy định tại Điều 4 Quyết định 1333/QĐ-BHXH cụ thể:

- Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC, bao gồm các loại sau:

+ Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó;

+ Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật về lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định liên quan;

+ Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam: thực hiện theo Quyết định ban hành danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam thực hiện số hóa;

+ Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 4 Quyết định 1333/QĐ-BHXH và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.

Lưu ý: Các giấy tờ tại điểm a, b Khoản 1 Điều 4 Quyết định 1333/QĐ-BHXH được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết TTHC. Các giấy tờ tại điểm c khoản này thực hiện theo danh mục và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

- Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC (nếu là bản giấy), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Đồng thời, Theo Điều 5 Quyết định 1333/QĐ-BHXH quy định các giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi thực hiện số hóa cụ thể

- Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

- Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết TTHC là bản giấy được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực trừ các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam quy định tại điểm c khoản 1 Điều 4 Quyết định 1333/QĐ-BHXH hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định;

- Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC;

- Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Như vậy, các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa bao gồm thành phần hồ sơ TTHC, kết quả thẩm tra, xác minh trong quá trình giải quyết TTHC. Các giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi số hóa gồm giấy tờ đã được chia sẻ trên các cơ sở dữ liệu, bản sao giấy tờ TTHC, giấy tờ chỉ xuất trình và giấy tờ mật.

2. 04 bước thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH 2024

Thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH 2024 được quy định tại Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11 và Điều 12 Quyết định 1333/QĐ-BHXH cụ thể gồm 04 bước sau:

Bước 1: Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

Thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:

- Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

- Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

+ Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

+ Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

+ Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

+ Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

+ Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

+ Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Bước 2: Bóc tách dữ liệu của giấy tờ

Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:

- Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học;

- Trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy.

- Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

- Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

+ Mã loại giấy tờ;

+ Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của cá nhân, tổ chức).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

+ Tên giấy tờ;

+ Số, ký hiệu giấy tờ;

+ Ngày, tháng, năm cấp;

+ Cơ quan cấp giấy tờ;

+ Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

+ Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

+ Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

+ Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

+ Thời gian thực hiện bóc tách dữ liệu.

- Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4 Quyết định 1333/QĐ-BHXH, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết TTHC thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.

- Khi TTHC được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết TTHC, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Cấp mã kết quả số hóa

Thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.

- Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC thì mã loại giấy tờ là mã kết quả giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam thực hiện theo Quyết định 2268/QĐ-BHXH.

Trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9 Quyết định 1333/QĐ-BHXH.

- Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết TTHC thì ghi theo cấu trúc: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của BHXH Việt Nam >.<số, ký hiệu giấy tờ>

Bước 4: Lưu kết quả số hóa

Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:

- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết TTHC cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.

- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được tổ chức và hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.

- Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quyết định 1333/QĐ-BHXH và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.

- Các thành phần hồ sơ TTHC dạng giấy sau khi số hóa được chuyển cho Phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết cùng dữ liệu trên phần mềm để đảm bảo tập hợp thành một bộ hồ sơ đầy đủ.

- Sau khi được giải quyết, thực hiện chuyển về bộ phận lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của BHXH Việt Nam.

- Hồ sơ giấy có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.

- Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

3. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được quy định tại Điều 12 Quyết định 1333/QĐ-BHXH cụ thể:

Thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Kết quả giải quyết TTHC bản điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc được chuyển từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Kết quả giải quyết TTHC bản điện tử phải được xử lý để bảo đảm đầy đủ các dữ liệu đặc tả được nêu tại khoản 2 Điều 9 Quyết định 1333/QĐ-BHXH và quy định về lưu trữ thông điệp điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

- Kết quả giải quyết TTHC bản điện tử được lưu vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Ngành BHXH Việt Nam.

Như vậy, việc số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính của ngành BHXH nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả cơ quan và người dân trong việc lưu trữ, tra cứu và truyền tải thông tin; Giấy tờ điện tử dễ dàng sao chép, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Làm tăng tính minh bạch, chống tiêu cực trong giải quyết TTHC. Việc số hóa giúp lưu trữ văn bản, theo dõi quá trình xử lý, tránh làm sai lệch hồ sơ tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong giải quyết TTHC mà không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước, giảm yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có, giảm thời gian chờ đợi và đi lại. Giúp tăng khả năng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan trong việc xác thực, đối soát thông tin. Đồng thời, thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.