|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 501/QĐ-UBND
|
Hải Phòng, ngày
01 tháng 04 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
ngày 04/4/2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 322/TTr-SNV ngày 11 tháng 3 năm 2011 về việc ban hành Quy chế
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở
Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm triển khai thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám
đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày
ký./.
|
Nơi nhận:
- CT, PCT UBNDTP;
- Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước;
- Như điều 3;
- UBND các Quận, huyện;
- Các Sở, ban, ngành;
- Văn phòng; Phòng Nội vụ các quận, huyện;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hoàng Văn Kể
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 501/QĐ-UBND ngày 01 tháng 04 năm 2011 của
Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Giải thích từ ngữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt
là: cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn thành phố Hải Phòng, có giá trị về
chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học, kỹ thuật, xã hội... không kể
thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất
quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để
phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài
liệu được ghi trên giấy, phim ảnh băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm
thanh hoặc các vật mang tin khác trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc
thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Tài liệu lưu trữ của thành phố Hải Phòng thuộc
thành phần Phông lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được
chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy
trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của
Nhà nước.
Điều 2. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định cụ thể về quản lý, khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
thành phố Hải Phòng.
2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân (viết tắt là người khai thác) đến khai thác thông tin và sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố Hải
Phòng.
Điều 3. Thành phần tài liệu
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Kiến An từ
năm 1955 đến năm 1962.
2. Tài liệu của Ủy ban hành chính thành phố Hải
Phòng từ năm 1955 đến năm 1962.
3. Tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
thành phố Hải Phòng từ năm 1963 đến nay.
4. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đã thu về Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng theo quy định của
pháp luật.
5. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với
thành phố Hải Phòng.
Điều 4. Các hình thức quản lý, khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
1. Quản lý, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc - Khai
thác.
2. Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên
Website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ
thành phố Hải Phòng.
3. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Công bố tài liệu lưu trữ.
6. Chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ.
7. Sao tài liệu lưu trữ.
Chương II
THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 5. Thẩm quyền của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thành phố
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cho phép khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quí, hiếm; tài liệu thuộc bí mật nhà
nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật; tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra
của các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức, cá nhân là người nước ngoài bảo
quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cho phép mang
tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ lịch sử ở Chi cục
Văn thư - Lưu trữ ra nước ngoài.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cho phép công bố
tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ lịch sử ở Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
Điều 6. Thẩm quyền của Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở
Nội vụ cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của chính quyền
thành phố qua các thời kỳ; tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thuộc
diện sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ; các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với thành phố Hải Phòng và tài
liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng.
Chương III
QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA
CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 7. Quyền và trách nhiệm của
người đến khai thác
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa
học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời thực hiện nghiêm túc nội quy khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những
thông tin của tài liệu lưu trữ đó theo chế độ bảo mật hiện hành, đảm bảo về bí
mật quốc gia; thực hiện đúng các quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ.
2. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép,
làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà
nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
3. Đối với tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng
chỉ được khai thác, sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ thuộc Sở Nội vụ hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản
sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ đó.
4. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì
mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ
chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có
Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp
nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.
5. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là
cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủy
quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
6. Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ từ
xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công
tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có
xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi
cư trú.
7. Khi yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,
người khai thác phải nêu rõ tên loại, số ký hiệu, nội dung, thời gian, cơ quan
ban hành văn bản (đối với hồ sơ công văn lưu); thời gian và nội dung sự việc
(đối với hồ sơ công việc) và mục đích yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
8. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định
của pháp luật.
Điều 8. Trách nhiệm của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách
nhiệm:
- Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt quy
trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của người có nhu cầu theo
quy định tại Điều 5 Quy chế này.
- Ký duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu của người khai thác quy định tại Điều 6 Quy chế này.
- Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
- Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ
tài liệu lưu trữ.
2. Trưởng (Phó) Phòng Quản lý kho Lưu trữ chuyên
dụng có trách nhiệm:
- Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ cho người khai thác.
- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
- Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản tại kho lưu
trữ.
3. Lưu trữ viên phụ trách phòng đọc có trách nhiệm:
- Thu thập, quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn bí
mật tài liệu lưu trữ và phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn người khai thác đến đọc tài liệu, làm
quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử
dụng các thiết bị, nắm vững các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc
sao chụp, chứng thực tài liệu, đọc tại chỗ...
- Lập hồ sơ nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ
của độc giả và chuẩn bị các số liệu để tổng kết công tác phục vụ khai thác và
sử dụng tài liệu theo định kỳ.
- Trả lời các câu hỏi về nội dung, thành phần tài
liệu do người khai thác nghiên cứu nêu ra. Các câu hỏi nêu ra nếu vượt quá phạm
vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển cho người có thẩm quyền để nghiên cứu,
giải đáp.
- Quản lý những tài liệu đã được đưa ra Phòng đọc
và các trang thiết bị của Phòng đọc.
- Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
và các đề tài nghiên cứu đã được đăng ký.
- Không cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Chi
cục Văn thư - Lưu trữ, trong trường hợp cá biệt phải có ý kiến phê duyệt của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố hoặc người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu
lưu trữ nhưng phải tuân theo thủ tục quy định.
- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Chương IV
CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 9. Công tác phòng đọc
- Phòng đọc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tổ
chức khoa học đầy đủ các trang thiết bị cần thiết (bàn, ghế, tủ), công cụ tra
cứu tài liệu (máy vi tính, mục lục hồ sơ, tủ sách pháp luật...) để phục vụ tốt
nhu cầu đến khai thác tài liệu lưu trữ của độc giả.
- Phòng đọc phải niêm yết Nội quy khai thác sử dụng
hồ sơ tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 10. Công tác thông báo, giới
thiệu tài liệu lưu trữ
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm thông
báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi phân
tích, nghiên cứu, giới thiệu mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ quan,
tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào các loại tài
liệu lưu trữ tra tìm được để biên soạn một cách có hệ thống những văn kiện giới
thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu
của người khai thác.
Điều 11. Công tác triển lãm, trưng
bày tài liệu lưu trữ
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ xây
dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho
các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch
chung của Ủy ban nhân dân thành phố.
- Phối hợp với các Bảo tàng, Thư viện trong thành
phố xây dựng các gian triển lãm theo kế hoạch.
- Không trưng bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản
photocopy từ nguyên bản.
Điều 12. Công tác chứng thực, sao
lục, trích sao tài liệu lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm chứng
thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ:
- Công tác chứng thực tài liệu lưu trữ được thực
hiện từ bản chính, bản gốc của hồ sơ, tài liệu.
- Công tác sao lục tài liệu lưu trữ được thực hiện
từ bản sao y bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Công tác trích sao tài liệu lưu trữ được thực
hiện từ bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bản trích sao tài liệu được
trích một phần nội dung từ bản chính của tài liệu lưu trữ.
Điều 13. Công tác sao tài liệu
lưu trữ
- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ.
- Việc sao tài liệu lưu trữ do Chi cục Văn thư -
Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện.
Điều 14. Công tác Công bố tài liệu
lưu trữ
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cho phép công bố
tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
thuộc Sở Nội vụ.
Điều 15. Xuất nhập tài liệu
bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Xuất nhập tài liệu phục vụ tại Phòng đọc.
2. Xuất nhập tài liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo quản...)
3. Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào
bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
4. Xuất tài liệu loại hết giá trị được phép tiêu
hủy.
Điều 16. Công tác quản lý, bảo
quản công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm quản lý,
bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ. Người khai thác có
thể được sử dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 17. Thời gian phục vụ
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Thời gian mượn tài liệu tra cứu tại chỗ phục vụ cho
công tác nghiên cứu, điều hành kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và các
nhu cầu chính đáng khác không quá 07 ngày kể từ ngày mượn.
Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ
thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí cán bộ, viên chức thực hiện việc quản lý, khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI
PHẠM
Điều 18. Khen thưởng
Trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ
được khen thưởng theo chế độ chung của nhà nước:
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc
các nhiệm vụ thu thập, bổ sung, quản lý, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ
những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm
đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu
lưu trữ.
Điều 19. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào chiếm giữ tiêu hủy
trái phép, làm hư hại, mất tài liệu lưu trữ, làm lộ thông tin hoặc có những
hành vi khác vi phạm những điều của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm sẽ xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt
hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Chương VI
TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
Điều 20. Trách nhiệm thực hiện
Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và hướng dẫn cơ
quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ theo
Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực
tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.