Thông tư 09/2013/TT-BYT hướng dẫn việc tổ chức quản lý hội nghị hội thảo quốc tế

• Số hiệu: 09/2013/TT-BYT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Tiến
• Ngày ban hành: 29/03/2013

BỘ Y TẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 09/2013/TT-BYT	Hà Nội, ngày 29 tháng 3 năm 2013

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ VỀ Y TẾ TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư hướng dẫn việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế tại Việt Nam.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thông tư này điều chỉnh các hoạt động hội thảo, hội nghị về y tế có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam bao gồm:

a) Hội thảo, hội nghị quốc tế do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài;

b) Hội thảo, hội nghị quốc tế do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam.

2. Thông tư này không áp dụng đối với các trường hợp sau:

a) Họp báo quốc tế;

b) Việc tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị thuộc Bộ Y tế.

2. Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế.

3. Các cơ quan, tổ chức về y tế của nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

4. Các hội nghề nghiệp về y tế của Việt Nam.

Chương II

THẨM QUYỀN, HỒ SƠ, THỦ TỤC XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI THẢO, HỘI NGHỊ QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế

1. Hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc quy định tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội thảo, hội nghị quốc tế tại Việt Nam phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.

2. Lãnh đạo Bộ Y tế quyết định việc cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế không thuộc quy định tại Khoản 1 Điều này do các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện quy định tại Điều 2 Thông tư này tổ chức (sau đây gọi tắt là cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế).

Điều 4. Hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế

1. Công văn xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế.

2. Đề án tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế gồm các nội dung sau:

a) Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội thảo, hội nghị;

b) Thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

c) Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến);

d) Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo, hội nghị;

đ) Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

e) Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;

g) Nguồn kinh phí và dự toán chi tiết tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế: Áp dụng đối với tất cả các hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và chỉ áp dụng đối với hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Lãnh đạo Bộ Y tế do các cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị thuộc đối tượng quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 2 Thông tư này tổ chức.

Điều 5. Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế theo quy định tại Điều 4 Thông tư này đến Bộ Y tế (Vụ Hợp tác quốc tế) theo thời hạn sau:

a) Ít nhất là 60 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế đối với các hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

b) Ít nhất là 35 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế đối với các hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Lãnh đạo Bộ Y tế.

2. Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế (thời gian tiếp nhận hồ sơ được xác định theo dấu công văn đến của Vụ Hợp tác quốc tế), nếu không có đề nghị sửa đổi, bổ sung hồ sơ, Vụ Hợp tác quốc tế phải có văn bản gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế để xin ý kiến của các đơn vị có liên quan trong cơ quan Bộ Y tế.

3. Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế (thời gian tiếp nhận hồ sơ được xác định theo dấu công văn đến của đơn vị), các đơn vị được xin ý kiến phải có văn bản trả lời về việc đồng ý hay không đồng ý cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế và nêu rõ các nội dung cần hoàn thiện trong hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế. Trường hợp không đồng ý phải nêu rõ lý do.

4. Trong thời gian 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của các đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 6 Điều này (thời gian tiếp nhận công văn được xác định theo dấu công văn đến của Vụ Hợp tác quốc tế), Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm tổng hợp ý kiến và trình Lãnh đạo Bộ Y tế xem xét, quyết định:

a) Lấy ý kiến của Bộ Ngoại giao đối với việc tổ chức hội thả, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

b) Cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền quyết định của Lãnh đạo Bộ Y tế.

Trường hợp Lãnh đạo BộY tế không đồng ý gửi xin ý kiến của Bộ Ngoại giao hoặc không cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, Vụ Hợp tác quốc tế phải có văn bản thông báo cho cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị và nêu rõ lý do.

5. Trong thời gian 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của Bộ Ngoại giao (thời gian tiếp nhận công văn được xác định theo dấu công văn đến của Vụ Hợp tác quốc tế), Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm:

a) Chuẩn bị hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế và trình lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định việc trình xin phép Thủ tướng Chính phủ đối với trường hợp Bộ Ngoại giao đồng ý với việc tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế. Thời điểm và hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế phải tuân thủ quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg;

b) Có văn bản trả lời cơ quan chủ trì tổ chức hội thảo, hội nghị về việc không đồng ý cho phép tổ chức hội thảo quốc tế đối với trường hợp Bộ Ngoại giao không đồng ý với việc tổ chức hội thảo quốc tế.

6. Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Thủ tướng Chính phủ (thời gian tiếp nhận công văn được xác định theo dấu công văn đến của Vụ Hợp tác quốc tế), Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm gửi văn bản thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ đối với việc tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế.

Chương III

QUẢN LÝ VIỆC TỔ CHỨC HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 6. Trách nhiệm của Vụ Hợp tác quốc tế

1. Là cơ quan đầu mối tham mưu, giúp việc cho Bộ trưởng Bộ Y tế thống nhất quản lý đối với hội thảo, hội nghị quốc tế về y tế tại Việt Nam và thực hiện các thủ tục cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế về y tế tại Việt Nam.

2. Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Khoản 3 Điều 5 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg.

3. Hướng dẫn cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị các thủ tục đề nghị cấp thị thực nhập cảnh, xuất cảnh cho khách quốc tế vào Việt Nam tham dự hội thảo, hội nghị quốc tế và giám sát quá trình thực hiện các thủ tục này.

4. Tổng hợp tình hình tổ chức, quản lý hội thảo, hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Y tế gửi Bộ Ngoại giao để báo cáo Thủ tướng Chính phủ trước ngày 31 tháng 12 hằng năm.

Điều 7. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị

1. Thực hiện việc tổ chức hội thảo, hội nghị theo đúng các nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và báo cáo kết quả tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư này về Bộ Y tế (Vụ Hợp tác quốc tế) trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội thảo quốc tế.

2. Quản lý công tác tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm khác sẽ được phát hành trong hội thảo quốc tế; chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, các tư liệu, số liệu, các báo cáo, tham luận và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội thảo, hội nghị quốc tế.

3. Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

4. Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc làm trái các quy định của Thông tư này trong quá trình tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế.

5. Trường hợp hội thảo, hội nghị quốc tế có những diễn biến phức tạp, phải báo cáo ngay lên cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế để chỉ đạo và xử lý kịp thời.

6. Chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục đề nghị cấp thị thực nhập, xuất cảnh cho khách quốc tế vào Việt Nam tham dự hội thảo, hội nghị quốc tế theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Y tế (Vụ Hợp tác quốc tế).

7. Có kế hoạch cụ thể phối hợp với các cơ quan chức năng để bảo đảm công tác an ninh khi tiến hành hội thảo, hội nghị.

8. Tổng hợp tình hình tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế của đơn vị mình và báo cáo Bộ Y tế (Vụ Hợp tác quốc tế) theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này trước ngày 31 tháng 12 hằng năm.

9. Thực hiện đúng các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 8. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2013.

2. Thông tư số 24/2001/TT-BYT ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng, Cục trưởng, Tổng cục trưởng các Vụ, Cục, Tổng cục thuộc Bộ Y tế, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc sở Y tế các Bộ, ngành chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, các đơn vị, địa phương báo cáo về Bộ Y tế (Vụ Hợp tác quốc tế) để nghiên cứu, giải quyết./.

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ (Vụ KGVX; Công báo, Cổng Thông tin điện tử); - Bộ Tư pháp (Cục kiểm tra VBQPPL); - Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Các Thứ trưởng(để phối hợp chỉ đạo); - Các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ; - Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế; - Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Y tế các Bộ, ngành; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Y tế; - Lưu: VT, HTQT (03 b), PC (02b).

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Thị Kim Tiến

PHỤ LỤC 1.

MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ VỀ Y TẾ
(Ban hành kèm theo Thông tư số /2013/TT-BYT ngày tháng năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

TÊN CƠ QUAN ---------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số…../…….	………, ngày…… tháng….năm……

BÁO CÁO

TÓM TẮT KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Kính gửi: Bộ Y tế (Vụ Hợp tác Quốc tế)

Được sự đồng ý của Bộ Y tế, (tên đơn vị) đã tổ chức hội nghị/hội thảo quốc tế ….(tên hội nghị, hội thảo quốc tế). (Tên đơn vị) xin báo cáo tóm tắc kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

1. Tên hội nghị/hội thảo:

2. Mục đích

3. Nội dung chương trình

4. Thời gian và địa điểm tổ chức

5. Người chủ trì/đồng chủ trì

6. Cơ quan quan đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức và phối hợp tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

9. Nguồn kinh phí

10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo

11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)

12. Những đề xuất, kiến nghị

Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu:……

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, đóng dấu)

PHỤ LỤC 2

MẪU BÁO CÁO TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO QUỐC TẾ VỀ Y TẾ
(Ban hành kèm theo Thông tư số /2013/TT-BYT ngày tháng năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

TẾN CƠ QUAN --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số .…./…… Vv: báo cáo tình hình tổ chức và quản lý hôi nghị, hội thảo quốc tế năm …..	……, ngày……. tháng…….. năm….

Kính gửi : Bộ Y tế (Vụ Hợp tác Quốc tế)

A. Thông tin tổng hợp

Các hội nghị, hội thảo quốc tế đã tổ chức	Số lượng đại biểu Việt Nam	Số lượng đại biểu quốc tế	Chủ đề, nội dung hội nghị, hội thảo (phân loại theo nhóm nếu được)	Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ NSNN, do nước ngoài tài trợ, do nguồn khác)
…………	…………	…………	…………	…………
Tổng số:	…………	…………	…………	…………

B. Nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Đánh giá kết quả các hội nghị, hội thảo (trực tiếp cho ngành, cho cơ quan, gián tiếp, tác động chung)

2. Đánh giá về tình hình quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế, những sự cố phát sinh (nếu có) và hướng xử lý

3. Kinh nghiệm được rút ra về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

C. Dự kiến kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế năm tiếp theo của cơ quan

Nơi nhận: - Như trên; - … - Lưu:….

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF HEALTH --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 09/2013/TT-BYT	Hanoi, March 29, 2013

CIRCULAR

GUIDING ON ORGANIZATION, MANAGEMENT OF INTERNATIONAL MEDICAL CONFERENCES AND SEMINARS IN VIETNAM

Pursuant to the Government's Decree No. 63/2012/ND-CP, of August 31, 2012, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Health; 

Pursuant to the Decision No. 76/2010/QD-TTg , of November 30, 2010, of the Prime Minister on organization, management of international conferences and seminars in Vietnam;

At the proposal of Director of international cooperation department;

The Minister of Haelth promulgates the Circular guiding on organization, management of international medical conferences and seminars in Vietnam.

Chapter 1

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

1. This Circular regulates activities of medical conferences and seminars involving foreign elements, organized in form of direct meeting in Vietnam’s territory or online form with at least a bridge head in Vietnam’s territory including:   

a. International conferences and seminars organized by Vietnamese agencies or organizations with participation or aids of foreign parties;

b. International conferences and seminars organized in Vietnam by foreign agencies or organizations.

2. This Circular does not apply to the following cases:

a. International Press Conferences;

b. Organization of international conferences and seminars under management jurisdiction of provincial People’s Committee.

Article 2. Subjects of application

1. Units of the Ministry of Health.

2. Units affiliated the Ministry of Health.

...

...

...

4. The health professional associations of Vietnam.

Chapter 2

COMPETENCE, DOSSIER OF, PROCEDURES FOR APPLYING FOR ORGANIZATION OF INTERNATIONAL CONFERENCES AND SEMINARS

Article 3. Competence in permission to organize international conferences and seminars

1. International conferences and seminars that fall in provision in clause 1 Article 3 of the Decision No. 76/2010/QD-TTg, of November 30, 2010, of the Prime Minister on organization, management of international conferences and seminars in Vietnam must apply for permission of the Prime Minister;

2. Leaders of the Ministry of Health shall decide on permission to organize international conferences and seminars that not fall in provision in clause 1 of this Article and organized by agencies, organizations, units that comply with Article 2 of this Circular (hereinafter abbreviated to agencies organizing international conferences and seminars).

Article 4. Dossier of applying for organizing international conferences and seminars

1. Official dispatch applying for organizing international conferences and seminars.

2. Scheme on organizing international conferences and seminars including the following contents:

...

...

...

b. Time and locations organizing conferences and seminars; locations of sightseeing, survey (if any);

c. Organizational form and tecnology (in case of organizing online conferences and seminars);

d. Content, working program and activities on the sidelines of conferences and seminars;

dd. Members participating in organization: Agencies of Vietnam, foreign agencies, aid agencies (if any);

e. Participants:  Quantity and structure of delegates, including Vietnamese delegates and delegates with foreign nationality;

g. Funding source and detailed estimation for organizing international conferences and seminars: Applying to all international conferences and seminars under decision competence of the Prime Minister and just applying to international conferences and seminars which fall in decision competence of leaders of the Ministry of Health and are organized by agencies organizing conferences and seminars and being subjects specified in clause 1, clause 2 Article 2 of this Circular.  

Article 5. Procedures for applying for organizing international conferences and seminars

1. Agencies organizing international conferences and seminars shall send dossier of applying for organizing international conferences and seminars as prescribed in Article 4 of this Circular to the Ministry of Health (the international cooperation Department) according to the following time limit:

a. Not shorter than 60 working days before day is expected for organizing international conferences and seminars applicable to international conferences and seminars under decision competence of the Prime Minister;

...

...

...

2. Within 03 working days after receiving dossier of applying for organizing international conferences and seminars (time of receipt of dossier is defined by seal of coming official dispatch of the international cooperation department), if no request for amending and supplementing dossier, the international cooperation department must have a document to send this dossier to consult with relevant units in agencies of the Ministry of Health.

3. Within 05 working days after receiving dossier of applying for organizing international conferences and seminars (time of receipt of dossier is defined by seal of coming official dispatch of unit), the consulted units must have a written reply regarding consent or non-consent for permission to organize international conferences and seminars and clearly state the contents need be finalized in this dossier.  In case of refusal, they must clearly state reason thereof.

4. Within 03 working days after receiving the written replies of units specified in point c clause 6 of this Article (time of receipt of official dispatch is defined by seal of coming official dispatch of the international cooperation department), the international cooperation department must summarize comments and submit to leaders of the Ministry of Health for consideration and decision:

a. Consulting with the Ministry of Foreign Affairs for organizing international conferences and seminars under decision competence of the Prime Minister;

b. Permitting to organize international conferences and seminars for cases under decision competence of leaders of the Ministry of Health.

If leaders of the Ministry of Health not agree to consult to the Ministry of Foreign Affairs or not permit to organize international conferences and seminars, the international cooperation department must have a written notice to agencies organizing conferences and seminars and clearly state reason thereof.

5. Within 03 working days after receiving the written reply of the Ministry of Foreign Affairs (time of receipt of official dispatch is defined by seal of coming official dispatch of the international cooperation department), the international cooperation department shall:

a. Prepare dossier of applying for organizing international conferences and seminars and submit it to leaders of Ministry for consideration and decision to submit and apply for permission of the Prime Minister in case the Ministry of Foreign Affairs agrees with organizing international conferences and seminars.  Time and dossier to submit the Prime Minister for permission to organize international conferences and seminars must comply with provision in point b clause 1 Article 4 of the Decision No. 76/2010/QD-TTg;

b. Have a written reply on non-consent in permission to organize international conferences for cases which the Ministry of Foreign Affairs disagrees with organization of international conferences to agencies presiding over organizing conferences and seminars.

...

...

...

Chapter 3

MANAGEMENT FOR ORGANIZING INTERNATIONAL SEMINARS

Article 6. The responsibility of international cooperation Deparment

1. Being agency taking main responsibility, advising and assisting for the Minister of Health in unified management for international medical conferences and seminars in Vietnam and implementation of procedures for permission to organize international medical conferences and seminars in Vietnam.

2. Performing tasks specified in clause 3 Article 5 of the Decision No. 76/2010/QD-TTg.

3. Guiding for agencies organizing conferences and seminars of procedures for applying for issuing entry visa and exit for international visitors in Vietnam to participate in international conferences and seminars as well as supervising course of implementation of this procedures.

4. Summarizing situations of organization and management of international conferences and seminars under the management competence of the Ministry of Health and sending them to the Ministry of Foreign Affairs in order to report to the Prime Minister before December 31 every year.

Article 7. The responsibility of agencies organizing conferences and seminars

1. Performing the organization of conferences and seminars according to contents approved by competent authorities and reporting results of organization of international conferences and seminars according to the set form in Annex 1 promulgated together with this Circular to the Ministry of Health (the international cooperation Department) within 15 working days after ending the international conferences.

...

...

...

3. Strictly performing provisions of law on protecting state secrets, provisions in information and propagation.

4. Detecting and having timely handling measures for individuals and organizations conducting acts violating law or in contrary to provisions of this Circular during course of organizing international conferences and seminars.

5. In case where the international conferences and seminars have complex situations arising, they must report immediately to agencies competent to permit organization of international conferences and seminars for timely directing and handling.

6. Taking responsibility for conducting procedures for issuance of entry and exit visa for international visitors in Vietnam to participate in international conferences and seminars as prescribed by law and guides of the Ministry of Health (the international cooperation department).

7. Having specific plans to coordinate with functional agencies to ensure security when organize conferences and seminars.

8. Summarizing situations of organization of international conferences and seminars of their units and reporting them to the Ministry of Health (the international cooperation department) according to the set form in Annex 2 promulgated together with this Circular December 31 every year.

9. Performing in accordance with regulations on expenditure, payment and finance finalization as prescribed by law.

Chapter 4

IMPLEMENTATION PROVISIONS

...

...

...

1. This Circular takes effect on April 15, 2013.

2. The Circular No. 24/2001/TT-BYT, of December 21, 2001, of the Minister of Health, guiding on organization and management of international conferences and seminars in Vietnam ceases to be effective on the effective date of this Circular.

Article 9. Implementation responsibility

The Director of international cooperation Department, The Chief of Ministerial office, the Chief Ministerial Inspector, directors, directors general of departments under the Ministry of Health, heads of agencies, Ministerial-affiliated units, directors of the Health Department, Ministries, sectors shall implement this Circular.

In the course of implementation, any arising problems should be reported to the Ministry of Health (the international cooperation department) for study and settlement.

THE MINISTER OF HEALTH




Nguyen Thi Kim Tien