Thông tư 77/2004/TT-BTC hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính giải ngân dự án giảm nghèo miền Trung

• Số hiệu: 77/2004/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Tá
• Ngày ban hành: 04/08/2004

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 77/2004/TT-BTC	Hà Nội, ngày 04 tháng 8 năm 2004

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 77/2004/TT-BTC NGÀY 04 THÁNG 08 NĂM 2004 HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, GIẢI NGÂN DỰ ÁN GIẢM NGHÈO KHU VỰC MIỀN TRUNG

Căn cứ Hiệp định khoản vay số 1883-VIE (SF) ngày 02/04/2002 ký kết giữa nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB) cho Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung;
Căn cứ Thoả thuận Tài trợ được ký ngày 04/5/2004 giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển Châu á - ADB về khoản viện trợ không hoàn lại của Cơ quan Phát triển Quốc Tế Vương Quốc Anh - DFID;
Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA;
Căn cứ Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng; Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000 và Nghị định số 07/NĐ-CP ngày 30/1/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999;
Căn cứ Công văn số 1001/CP-QHQT ngày 6/11/2001 của Chính phủ phê duyệt Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung;
Thông tư liên tịch số 666/2001/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD ngày 23/8/2001 hướng dẫn quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng thuộc Chương trình 135;
Căn cứ Quyết định số1619/QĐ-UB ngày 5/8/2002 của UBND tỉnh Quảng Trị phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Quảng Trị; Quyết định số 515/QĐ-UB ngày 30/7/2002 của Uỷ ban Nhân dân (UBND) tỉnh Kon Tum phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh KonTum; Quyết định số1285/QĐ-UB ngày 19/6/2002 của UBND tỉnh Quảng Bình phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Quảng Bình; Quyết định số 2189/QĐ-UB ngày 28/8/2002 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Thừa Thiên Huế thuộc dự án Giảm nghèo Khu vực miền Trung do ADB tài trợ.
Để đảm bảo sự thống nhất trong việc quản lý tài chính của Dự án theo mô hình phân cấp, sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính, tài chính cho Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Giải thích từ ngữ

Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong Thông tư này có cùng ý nghĩa như trong Hiệp định Vay và được hiểu như sau:

- Tổ chức tài chính quốc tế tài trợ cho Dự án là Ngân hàng Phát triển Châu á (viết tắt là ADB) và Cơ quan Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh (viết tắt là DFID).

- Hiệp định Vay là Hiệp định tín dụng ký giữa Việt Nam và ADB thoả thuận về việc ADB tài trợ cho Việt Nam (Bên vay) một khoản vay bằng nhiều đồng tiền khác nhau tương đương với 34.058.000 SDR để đầu tư cho Dự án.

- Thoả thuận Tài trợ là bản Thoả thuận được ký ngày 04/5/2004 giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển Châu á - ADB về khoản viện trợ không hoàn lại do Cơ quan Phát triển Vương Quốc Anh - DFID uỷ thác tài trợ cho Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung.

- Dự án là Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Công văn số 1001/CP-QHQT ngày 6/11/2001.

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan điều phối tổng thể dự án, chịu trách nhiệm về việc triển khai thực hiện dự án có hiệu quả theo đúng các mục tiêu được phê duyệt..

- Các tỉnh tham gia dự án gồm: Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên-Huế, KonTum. UBND các tỉnh là chủ dự án giảm nghèo tỉnh, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án giảm nghèo trên địa bàn tỉnh.

- Văn phòng dự án Trung ương (viết tắt là VPDATW) trực thuộc Vụ Kinh tế Địa phương và Lãnh thổ - Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo quyết định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối dự án .

- Ban quản lý dự án Giảm nghèo tỉnh (viết tắt là BQLDA tỉnh) trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo quyết định của Uỷ ban nhân dân các tỉnh tham gia dự án, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án tại địa bàn tỉnh.

- Nhóm Hỗ trợ Kỹ thuật Huyện do UBND tỉnh quyết định thành lập nhằm giúp BQLDA tỉnh triển khai dự án trên địa bàn Huyện và trợ giúp về kỹ thuật cho các Ban quản lý dự án xã.

- Ban quản lý dự án xã (viết tắt là BQLDA xã) là đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND huyện theo sự uỷ quyền của UBND tỉnh và có sự thoả thuận với BQLDA tỉnh, để tổ chức thực hiện các tiểu dự án xã và các hoạt động khác của dự án trên địa bàn xã theo phân cấp trong dự án.

- Ban Giám sát xã (viết tắt là BGS xã) do UBND huyện thành lập trên cơ sở đề nghị của HĐND xã, nhằm thực hiện giám sát hoạt động thực hiện dự án trên địa bàn xã.

- Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNN&PTNT) có 2 chức năng là:

+ Làm ngân hàng phục vụ dự án đối với VPDATW và BQLDA tỉnh;

+ Làm ngân hàng thực hiện tiểu hợp phần Tài chính vi mô (tín dụng quy mô nhỏ) thông qua Văn phòng Đại diện Khu vực Miền Trung (VPĐDKVMT-NHNoN) trực thuộc NHNN&PTNT, có trụ sở tại Đà Nẵng;

- Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh ở Đà Nẵng) là ngân hàng phục vụ cho hoạt động của Tiểu hợp phần tài chính vi mô do VPĐDKVMT-NHNoN thực hiện.

2. Nguyên tắc quản lý

2.1. Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung được đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước (NSNN), bao gồm: vốn vay ADB, vốn viện trợ của DFID và vốn đối ứng ngân sách trung ương cấp cho VPDATW, vốn đối ứng ngân sách tỉnh cấp cho các hoạt động dự án thực hiện tại các tỉnh; vốn đóng góp của người dân thuộc vùng dự án.

2.2. Việc quản lý, sử dụng vốn vay ADB, vốn viện trợ của DFID và vốn đối ứng (nguồn vốn XDCB) thực hiện theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành của Nhà nước, phù hợp với các quy định trong Hiệp định Vay và các quy định tại Thông tư này.

2.3. VPDATW chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu và thực hiện các thủ tục rút vốn ADB, DFID và vốn đối ứng thanh toán cho phần hoạt động của dự án do VPDATW thực hiện; tổng hợp tình hình thực hiện, rút vốn của toàn dự án do các BQLDA tỉnh và VPĐDKVMT-NHNoN báo cáo để cung cấp cho ADB và báo cáo Chính phủ Việt Nam .

2.4. Các BQLDA tỉnh, VPĐDKVMT-NHNoN chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục rút vốn ADB, DFID và vốn đối ứng, quản lý chi tiêu, thanh toán các hoạt động của Dự án và tổng hợp báo cáo Bộ KH&ĐT (VPDATW), Bộ Tài chính.

2.5. VPDATW, BQLDA tỉnh, VPĐDKVMT-NHNoN, BQLDA xã chịu trách nhiệm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng đối tượng và đúng nội dung dự án được duyệt phù hợp với quy định hiện hành của Việt Nam và Hiệp định Vay.

2.6. Nguồn vốn đối ứng cho hoạt động dự án tại 4 tỉnh được bố trí trong ngân sách các tỉnh tham gia dự án hoặc huy động từ các nguồn hợp lệ khác.

2.7. Kho bạc Nhà nước Trung ương ( KBNN Trung ương) và Kho bạc Nhà nước các tỉnh, huyện tham gia dự án thực hiện kiểm soát thanh toán vốn của dự án theo quy định hiện hành về kiểm soát thanh toán vốn ngân sách nhà nước. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước các cấp trên các giấy đề nghị tạm ứng, phiếu giá thanh toán khối lượng/hoặc bảng kê thanh toán, sau đây viết tắt là "Phiếu giá" phải xác định rõ số vốn đối ứng từng cấp ngân sách và vốn ADB hoặc vốn DFID theo đúng tỷ lệ tài trợ đã được quy định trong Hiệp định Vay hoặc Thỏa thuận Tài trợ. Phiếu giá có xác nhận của Kho bạc Nhà nước là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ rút vốn ADB, DFID và thanh toán phần vốn đối ứng từ ngân sách.

2.8. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNN&PTNT) và Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) thực hiện các thủ tục rút vốn và thanh toán nguồn vốn ADB/DFID theo các quy định tại Thông tư này sẽ được hưởng mức phí dịch vụ phù hợp với các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về phí dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. Các khoản phí dịch vụ trên sẽ được trả từ khoản lãi phát sinh trên số dư của Tài khoản tạm ứng và được tính vào tổng mức đầu tư của Dự án. Trường hợp lãi phát sinh trên Tài khoản tạm ứng không đủ hoặc không có Tài khoản tạm ứng (đối với VPDATƯ), phần còn thiếu sẽ được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng của dự án. Lãi phát sinh trên tài khoản tạm ứng được hạch toán theo dõi riêng hàng tháng. Khi kết thúc dự án, số dư lãi phát sinh trên Tài khoản tạm ứng sẽ được chuyển trả ngân sách Nhà nước vào số tài khoản theo chỉ dẫn của Bộ Tài chính.

II. CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Lập kế hoạch và thông báo kế hoạch vốn đầu tư

VPDATW hướng dẫn các BQLDA tỉnh trong việc lập kế hoạch tài chính hàng năm của dự án bao gồm các nguồn vốn của ADB, DFID, vốn đối ứng của ngân sách địa phương và phần đóng góp của người dân theo quy định; tổng hợp kế hoạch tài chính hàng năm của toàn dự án để trình Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và ADB.

1.1. Giữa tháng 6 hàng năm, BQLDA xã lập kế hoạch tài chính năm tiếp theo của dự án thuộc phạm vi xã gửi BQLDA tỉnh. Sau đó, BQLDA tỉnh tổng hợp và lập kế hoạch tài chính năm tiếp theo của dự án thuộc phạm vi tỉnh, phù hợp với kế hoạch thực hiện dự án (gồm cả chi phí hoạt động của BQLDA tỉnh, BQLDA xã, BGS xã và nhóm HTKT huyện). Kế hoạch tài chính này được gửi cho Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính chậm nhất vào ngày 20 tháng 7 hàng năm trước năm kế hoạch.

1.2. VPĐDKVMT-NHNoN lập kế hoạch thực hiện Hợp phần tài chính vi mô (gồm kế hoạch rút vốn ngoài nước và nguồn vốn đối ứng của Ngân hàng NN&PTNT tự bố trí theo quy định của Dự án ở từng tỉnh tham gia Dự án) gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư (VPDATW), Bộ Tài Chính, các BQLDA tỉnh để theo dõi việc thực hiện Hợp phần tài chính vi mô .

1.3. VPDATW lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động của dự án do VPDATW thực hiện, đồng thời tổng hợp kế hoạch tài chính của toàn dự án để gửi ADB, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính.

1.4. Nội dung kế hoạch tài chính phải thể hiện đầy đủ các nguồn vốn của dự án gồm vốn vay ADB, vốn viện trợ không hoàn lại của DFID, phần đóng góp của người hưởng lợi, vốn đối ứng và chi tiết theo hạng mục công việc, đồng thời kèm theo thuyết minh nội dung/diễn giải kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch công việc chi tiết của dự án.

Kế hoạch tài chính của Dự án cấp tỉnh sẽ được tổng hợp vào Kế hoạch ngân sách chung của tỉnh để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiên hành. Kế hoạch tài chính thực hiện Dự án của VPDATW được tổng hợp vào kế hoạch ngân sách của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiện hành.

1.5. Sau khi được Thủ tướng Chính phủ giao kế hoạch ngân sách hàng năm chung của tỉnh, Sở Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư về việc dự kiến phân bổ vốn cho từng dự án do tỉnh quản lý để UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ra nghị quyết phân bổ kế hoạch vốn cho Dự án, bao gồm cả phần vốn đối ứng, phần đóng góp của người dân, vốn vay ADB và vốn viện trợ không hoàn lại của DFID. Căn cứ nghị quyết của HĐND, UBND tỉnh ra quyết định phân bổ kế hoạch và chỉ đạo Sở Tài chính kiểm tra, thông báo kế hoạch thanh toán vốn (chi tiết cho từng đơn vị) của Dự án cho KBNN tỉnh để làm căn cứ thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn trong năm kế hoạch.

Quyết định phân bổ kế hoạch vốn của UBND tỉnh được gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính để tổng hợp theo dõi đánh giá tình hình thực hiện Dự án.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư từ nguồn vốn đối ứng và nguồn vốn vay ADB, cho các hoạt động do VPDATW thực hiện. Căn cứ kế hoạch vốn được giao cho VPDATW, Bộ Tài chính kiểm tra tính hợp lệ của kế hoạch vốn và thông báo sang KBNNTW để thực hiện việc kiểm soát thanh toán trong năm kế hoạch.

1.6. Căn cứ kế hoạch tài chính của Dự án đã được thông báo, BQLDA tỉnh, BQLDA xã tổ chức thực hiện kế hoạch vốn đầu tư và lập kế hoạch chi tiêu hàng quý gửi tới KBNN nơi giao dịch; VPDATW lập kế hoạch chi tiêu cả năm gửi Kho bạc Nhà nước (nơi giao dịch) để thực hiện dự án trong năm.

2. Tài khoản tạm ứng và tài khoản vốn đối ứng

2.1. VPDATW mở 01 tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN Trung ương để tiếp nhận và thanh toán phần vốn đối ứng do ngân sách Trung ương cấp cho Dự án.

2.2. BQLDA tỉnh mở các tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đôla Mỹ tại chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh để tiếp nhận vốn tạm ứng của ADB.

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đôla Mỹ tại chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh để tiếp nhận vốn tạm ứng nguồn viện trợ không hoàn lại của DFID cho hoạt động dự án ở tỉnh.

- Một tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN tỉnh để tiếp nhận và thanh tóan vốn đối ứng của ngân sách tỉnh cấp cho dự án.

2.3. BQLDA xã mở các tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đồng Việt Nam tại Chi nhánh NH NN&PTNT huyện (Tài khoản cấp xã) để nhận vốn ADB từ Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh.

- Một tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN huyện để tiếp nhận và thanh tóan vốn đối ứng của ngân sách tỉnh cấp cho dự án.

2.4. VPĐDKVMT-NHNoN mở tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đô La Mỹ tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Việt Nam tại Đà Nẵng để tiếp nhận vốn ADB giải ngân cho hợp phần Tài chính vi mô.

3. Tỷ giá áp dụng trong thanh toán và hạch toán: Tỷ giá thanh toán và hạch toán các khoản chi tiêu từ tài khoản tạm ứng tỉnh được áp dụng tỷ giá mua vào của ngân hàng phục vụ tại thời điểm thanh toán. Đối với tài khoản cấp xã, Ban QLDA Tỉnh sử dụng tỷ giá mua vào của ngân hàng phục vụ tại thời điểm chuyển vốn vào tài khoản tạm ứng xã và tỷ giá này sẽ được sử dụng khi làm đơn rút vốn gửi ADB bổ sung tài khoản tạm ứng đối với số tiền đã chi đó.

4. Quy trình kiểm soát chi và thanh toán vốn đối ứng của dự án

4.1. Hồ sơ, tài liệu dự án cung cấp một lần

Để thực hiện các thủ tục kiểm soát chi tiêu, thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng trong nước và rút vốn ngoài nước của Dự án, VPDATW gửi một lần cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, KBNN Trung ương), BQLDA tỉnh gửi KBNN các tỉnh, BQLDA xã gửi KBNN huyện các tài liệu sau đây:

- Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung và Văn bản phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ (ngoại trừ đối với BQLDA xã).

- Quyết định phê duyệt Dự án Giảm nghèo tỉnh của UBND tỉnh (ngoại trừ đối với BQLDA xã).

- Bản sao Hiệp định Vay và Thoả thuận Tài trợ (trong trường hợp có thanh toán bằng nguồn vốn ADB hoặc DFID).

- Kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao (đối với VPDATW) và kế hoạch vốn hàng năm do UBND các tỉnh giao (đối với BQLDA tỉnh, xã);

- Báo cáo đầu tư kèm theo Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (trường hợp phải lập báo cáo đầu tư);

- Các Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu do cấp thẩm quyền phê duyệt.

- Hợp đồng kinh tế với nhà thầu (nếu có)

- Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt nội dung Hợp đồng kinh tế (trường hợp nhà thầu nước ngoài) và văn bản của ADB chấp thuận nội dung hợp đồng (trường hợp hợp đồng cần có ý kiến trước của ADB).

- Dự toán các hạng mục kèm theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).

4.2. Kiểm soát và thanh toán qua Hệ thống Kho Bạc Nhà nước

Kho bạc Nhà nước các cấp thực hiện kiểm soát chi thanh toán các nguồn vốn ngoài nước và vốn đối ứng của Dự án theo đúng các văn bản quy định hiện hành về kiểm soát chi tiêu nguồn vốn ngân sách.

4.2.1 Thanh toán của VPDATW

4.2.1.1. Hồ sơ thanh toán gửi KBNN Trung ương: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, VPDATW gửi KBNN Trung ương các tài liệu sau:

Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

Phiếu giá thanh toán

Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

Giấy rút Vốn đầu tư/ủy nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.1.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN Trung ương sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Vay.

Phiếu giá được KBNN Trung ương xác nhận, sẽ được lập thành (5 liên) để gửi KBNN Trung ương (2), Vụ Tài chính Đối ngoại - Bộ Tài chính (khi nộp đơn rút vốn ADB), VPDATW và nhà thầu(nếu có).

Phiếu giá được Kho bạc Nhà nước xác nhận là một trong các chứng từ để rút vốn ADB và thanh toán phần vốn đối ứng, trong đó xác định rõ từng nguồn vốn theo đúng tỷ lệ tài trợ đã quy định trong Hiệp định Vay.

Đồng thời, BNN Trung ương sẽ thanh toán phần vốn đối ứng của Dự án theo xác nhận trên phiếu giá.

4.2.2. Thanh toán của BQLDA tỉnh

4.2.2.1. Hồ sơ thanh toán của BQLDA tỉnh: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, BLQDA tỉnh gửi một bộ hồ sơ chứng từ thanh toán cho KBNN tỉnh nơi giao dịch. Hồ sơ chứng từ gồm các tài liệu sau đây:

- Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

- Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

- Phiếu giá

- Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

- Giấy rút vốn đầu tư/ uỷ nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.2.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN tỉnh sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB hay vốn viện trợ DFID và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định vay.

Phiếu giá được KBNN tỉnh xác nhận, sẽ được lập thành 7 liên để gửi: KBNN địa phương (2), BQLDA tỉnh, Vụ Tài chính Đối ngoại - Bộ Tài chính (khi nộp đơn rút vốn ADB, DFID), NHPV địa phương (khi thanh toán từ tài khoản tạm ứng) và nhà thầu (nếu có).

Đồng thời, KBNN tỉnh sẽ thanh toán phần vốn đối ứng theo xác nhận trên phiếu giá .

4.2.3. Thanh toán của BQLDA xã:

4.2.3.1. Hồ sơ thanh toán của BQLDA xã: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, BLQDA xã gửi một bộ hồ sơ chứng từ thanh toán cho KBNN huyện nơi giao dịch. Hồ sơ chứng từ gồm các tài liệu sau đây:

- Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

- Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

- Phiếu giá

- Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

- Giấy rút vốn đầu tư/uỷ nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.3.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN huyện sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB hay vốn viện trợ DFID và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Vay.

Phiếu giá được KBNN huyện xác nhận, sẽ được lập thành 7 liên để gửi: KBNN huyện (2), BQLDA tỉnh (2) để BQLDA tỉnh lưu và gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) (khi nộp đơn rút vốn ADB, DFID), BQLDA xã, NHPV địa phương (khi thanh toán từ tài khoản tạm ứng) và nhà thầu (nếu có).

Đồng thời, KBNN huyện sẽ thanh toán phần vốn đối ứng theo xác nhận trên phiếu giá.

5. Quy trình rút vốn, thanh toán nguồn vốn ngoài nước

Mọi hình thức rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn ngoài nước của ADB, DFID đều thực hiện trên cơ sở các đề nghị thanh toán đã được Kho bạc nhà nước các cấp tương ứng thực hiện việc kiểm soát chi và xác nhận trên phiếu giá (ngoại trừ cấu phần tín dụng vi mô).

Việc rút vốn ngoài nước được thực hiện thông qua 4 hình thức sau: Thanh toán trực tiếp, Tài khoản tạm ứng, Thư cam kết và Hoàn vốn.

5.1. Thanh toán trực tiếp

Thanh toán trực tiếp là hình thức thanh toán theo đề nghị của Bên vay, ADB sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp dịch vụ. Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp thanh toán theo tiến độ đối với các hợp đồng xây lắp và tư vấn lớn hoặc các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với số lượng nhỏ không cần thiết mở thư tín dụng.

Để thanh toán trực tiếp từng đợt, các BQLDA tỉnh/ VPDATW gửi hồ sơ thanh toán gồm các tài liệu sau tới Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để thực hiện các thủ tục rút vốn vay ADB/ vốn DFID:

- Công văn đề nghị rút vốn thanh toán trực tiếp

- Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu do ADB quy định.

- Các phiếu giá đã được KBNN xác nhận (bản gốc)

- Hoá đơn/đề nghị thanh toán của nhà thầu/người cung cấp dịch vụ

- Các chứng từ khác (nếu có).

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn gửi BQLDA tỉnh/VPDATW và NHNN&PTNT Trung ương để các BQLDA tỉnh/VPDATW và NHNN&PTNT Trung ương cùng ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp thuận sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp dịch vụ.

5.2. Thanh toán theo thủ tục Tài khoản tạm ứng

Hình thức rút vốn theo Tài khoản tạm ứng là hình thức ADB ứng trước một khoản tiền vào Tài khoản tạm ứng của các tỉnh (2 tài khoản riêng cho nguồn tiền của ADB, và nguồn của DFID) để bên vay chủ động thực hiện các khoản thanh toán nhỏ, các khoản thanh toán trong nước, giảm bớt số lượng đơn rút vốn trực tiếp gửi ra nước ngoài với số tiền nhỏ, rút ngắn thời gian tăng tốc độ thanh toán vốn của dự án.

Hạn mức trần Tài khoản tạm ứng của toàn dự án được quy định trong Hiệp định vay. Tuy nhiên tuỳ tiến độ thực hiện, nhu cầu thanh toán của dự án, các BLQDA tỉnh có thể rút vốn về Tài khoản tạm ứng với mức thấp hơn mức trần.

5.2.1. Rút vốn lần đầu vào Tài khoản tạm ứng (TKTƯ) cấp tỉnh và Tài khoản cấp xã

5.2.1.1 Tài khoản tạm ứng của tỉnh

Căn cứ kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án tại mỗi tỉnh, BQLDA tỉnh gửi hồ sơ rút vốn gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ rút vốn gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn lần đầu TKTƯ

- Đơn rút vốn và sao kê được lập theo mẫu của ADB

- Kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án tại tỉnh

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn gửi BQLDA tỉnh và NHNN&PTNT để NH&PTNT cùng BQLDA tỉnh ký vào đơn rút vốn gửi ADB.

- ADB sẽ xem xét, chấp thuận chuyển tiền vào Tài khoản tạm ứng của tỉnh.

5.2.1.2 Tài khoản cấp xã

Căn cứ tình hình thực hiện của BQLDA xã, BQLDA tỉnh xem xét, chuyển vốn lần đầu cho Tài khoản cấp xã.

5.2.2. Thanh toán từ Tài khoản tạm ứng cấp tỉnh và Tài khoản cấp xã

Khi có nhu cầu thanh toán bằng nguồn vốn ngoài nước (theo đúng tỷ lệ tài trợ cho từng hạng mục) BQLDA tỉnh, xã gửi Uỷ nhiệm chi kèm theo Phiếu giá đã được Kho bạc nhà nước xác nhận đến Chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh, huyện để đề nghị thực hiện giải ngân từ Tài khoản tạm ứng tỉnh, Tài khoản cấp xã thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (nhà thầu, người cung cấp hàng hoá dịch vụ...)

5.2.3. Bổ sung Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh và Tài khoản cấp xã

5.2.3.1 Tài khoản cấp xã

Hàng tháng hoặc khi Tài khoản cấp xã đã chi quá 50% mức trần được tạm ứng, BQLDA xã tập hợp chứng từ chi tiêu, lập hồ sơ rút vốn bổ sung tài khoản gửi BQLDA tỉnh để bổ sung Tài khoản cấp xã.

Hồ sơ rút vốn bổ sung Tài khoản cấp xã gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản cấp xã;

- Bảng sao kê các khoản chi từ Tài khoản cấp xã;

- Các phiếu giá có xác nhận của KBNN huyện (yêu cầu sắp xếp theo đúng thứ tự trong từng bảng sao kê chi tiêu);

- Sao kê Tài khoản tạm ứng liên quan đến các khoản chi tiêu do NHNN&PTNT huyện cung cấp có ký xác nhận, thể hiện chi tiết các giao dịch phát sinh nợ, phát sinh có, số dư trên tài khoản tạm ứng theo trình tự thời gian. Các giao dịch này phải khớp với các khoản chi thanh toán của BQLDA xã.

- Các chứng từ, tài liệu khác theo đề nghị của BQLDA tỉnh.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, BQLDA tỉnh tiến hành chuyển vốn bổ sung Tài khoản cấp xã.

5.2.3.2 Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh

Hàng tháng hoặc khi Tài khoản tạm ứng đã chi quá 50% mức trần được tạm ứng, BQLDA tỉnh tập hợp chứng từ chi tiêu, lập hồ sơ rút vốn bổ sung Tài khoản tạm ứng gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) . Hồ sơ rút vốn bổ sung tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung TKTƯ và đơn rút vốn theo mẫu ADB

- Bảng sao kê các khoản chi từ tài khoản tạm ứng (SOE theo mẫu của ADB)

- Các phiếu giá có xác nhận của KBNN tỉnh (yêu cầu sắp xếp theo đúng thứ tự trong từng bảng sao kê chi tiêu) .

- Trường hợp các khoản chi từ 50.000USD trở lên, BQLDA tỉnh phải gửi kèm theo hợp đồng, chứng từ, hoá đơn và Giấy biên nhận tiền hay Biên lai đã nhận tiền của nhà thầu đối với khoản chi đó .

- Sao kê Tài khoản tạm ứng liên quan đến các khoản chi tiêu do NHNN&PTNT tỉnh/huyện cung cấp có ký xác nhận, thể hiện chi tiết các giao dịch phát sinh nợ, phát sinh có, số dư trên tài khoản tạm ứng theo trình tự thời gian. Các giao dịch này phải khớp với các khoản chi thanh toán của BQLDA tỉnh.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục bổ sung tài khoản tạm ứng gửi BQLDA tỉnh và NHNN&PTNT để NH NN&PTNT cùng BQLDA tỉnh ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh.

5.3. Thanh toán theo thủ tục hoàn vốn

Thanh toán theo thủ tục hoàn vốn là hình thức ADB tài trợ các khoản chi của dự án đã phát sinh, đã được BQLDA các cấp thanh toán bằng nguồn vốn Ngân sách hoặc nguồn vốn khác của Chủ Đầu tư. Hình thức này thường áp dụng trong các trường hợp thanh toán mua sắm nhỏ, chi phí ban quản lý hay một số hạng mục xây dựng cơ bản.

Để rút vốn theo hình thức hoàn vốn, VPDATW, hay BQLDA tỉnh gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn, gồm các tài liệu sau:

- Công văn đề nghị rút vốn theo hình thức hoàn vốn

- Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu của ADB. Đơn rút vốn ghi rõ tên và số tài khoản của đơn vị đã ứng thanh toán cho khoản đề nghị hoàn vốn đó.

- Phiếu giá đã thanh toán có xác nhận của KBNN và Giấy nhận tiền/hay Biên lai đã nhận tiền của nhà thầu (tiếng Anh là Receipt)

- Các chứng từ và tài liệu bổ sung (nếu cần)

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục hoàn vốn gửi NHNN&PTNT để NHNN&PTNT cùng VPDATW/BQLDA tỉnh ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp nhận, sẽ chuyển tiền hoàn lại cho ngân sách nhà nước (đối với nguồn ứng trước từ NSNN) hoặc cho Chủ đầu tư (đối với nguồn vốn ứng trước chủ đầu tư tự huy động).

5.4. Thanh toán theo thủ tục Thư cam kết-L/C

Thanh toán theo thủ tục thư cam kết là hình thức thanh toán theo đề nghị của phía Việt Nam, ADB phát hành một Thư cam kết đảm bảo trả tiền cho ngân hàng thương mại đối với khoản tiền sẽ thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C).

Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp thanh toán hàng nhập khẩu bằng Thư tín dụng-L/C. Trình tự như sau:

- VPDATW/BQLDA tỉnh gửi đến Bộ Tài chính( Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn gồm: Công văn đề nghị rút vốn theo hình thức thư cam kết và Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu của ADB.

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận việc mở L/C và đề nghị rút vốn ngoài nước theo hình thức thư cam kết gửi VPDATƯ/BQLDA tỉnh, và NHNN&PTNT để NHNN&PTNT cùng ký đơn rút vốn gửi ADB.

- ADB xem xét, chấp nhận phát hành Thư cam kết và sẽ thanh toán cho ngân hàng phục vụ số tiền theo quy định trong L/C.

5.5. Rút vốn đối với hợp phần tài chính vi mô

- Để thực hiện cấu phần tín dụng, VPĐDKVMT-NHNoN được tạm ứng bằng nguồn vốn ADB tương đương với số kế hoạch tín dụng trong 3 tháng, thông qua tài khoản tạm ứng của VPĐDKVMT.

- Để triển khai hoạt động tín dụng vi mô, NH NN&PTNT các tỉnh của dự án lập kế hoạch tín dụng (cho vay theo đúng quy định cụ thể trong Hiệp định vay, Hiệp định Dự án, Sổ tay Tài chính vi mô) gửi VPĐDKVMT-NHNoN. Căn cứ kế hoạch tín dụng trên, VPĐDKVMT-NHNoN chuyển vốn cho NHNN&PTNT các tỉnh theo đề nghị để thực hiện hoạt động tín dụng vi mô .

- NHNN&PTNT các tỉnh tham gia dự án thực hiện cho vay ra theo đúng quy định trong Hiệp định vay, Hiệp định dự án và Sổ tay tài chính vi mô. Sau đó, NHNN&PTNT tỉnh lập sao kê chi tiết các khỏan cho vay tài chính vi mô gửi VPĐDKVMT-NHNoN để làm thủ tục quyết tóan các khoản đã cho vay ra, đồng thời để bổ sung nguồn vốn cho vay các đợt tiếp theo .

- Hồ sơ quyết tóan các khỏan cho vay của các NHNN&PTNT tỉnh là căn cứ để VPĐDKVMT-NHNoN làm thủ tục rút vốn bổ sung tài khoản tạm ứng cho tiểu hợp phần tài chính vi mô .

Quy trình và hồ sơ rút vốn ADB của cấu phần tín dụng của Dự án được áp dụng như sau:

- Đối với hồ sơ rút vốn từ ADB về tài khoản tạm ứng: VPĐDKVMT-NHNoN cần gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn gồm: công văn đề nghị, đơn rút vốn theo mẫu ADB, sao kê tài khoản tạm ứng, bảng kê kế hoạch tín dụng, báo cáo việc sử dụng vốn vay của cấu phần tín dụng vi mô (ngoại trừ đợt rút vốn lần đầu). Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính ( Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục bổ sung tài khoản tạm ứng gửi VPĐDKVMT-NHNoN và Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) để ký đơn rút vốn gửi ADB. Sau đó, ADB xem xét và chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản tạm ứng của tiểu hợp phần tài chính vi mô.

- Hồ sơ rút vốn từ tài khoản tạm ứng để tiến hành cho vay gồm: công văn đề nghị, giấy báo có và thông báo tỷ giá mua bán của Ngân hàng Công Thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) vào ngày ADB chuyển tiền, biên bản giao vốn theo mẫu của Bộ Tài chính ghi rõ số tiền đồng Việt Nam và ngày nhận nợ.

6. Chế độ báo cáo, kiểm tra, kiểm toán và quyết toán

6.1. Báo cáo

- Hàng tháng, các NHNN&PTNT tỉnh có trách nhiệm gửi sao kê Tài khoản tạm ứng đến BQLDA tỉnh, KBNN tỉnh (nơi dự án giao dịch) để theo dõi tình hình thu chi qua tài khoản bằng nguồn vốn vay và làm căn cứ hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước.

- Hàng quý, các BQLDA tỉnh có trách nhiệm lập báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính của dự án ở tỉnh mình gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, KBNN tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư (VPDATW), Bộ Tài chính.

- Hàng quý, VPDATW có trách nhiệm lập báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính thuộc nhiệm vụ chi của VPDATW, và tổng hợp thực hiện kế hoạch tài chính của toàn dự án, báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại và Vụ Đầu tư).

- Hàng quý, VPĐDKVMT-NHNoN có trách nhiệm lập báo cáo tình hình thực hiện cấu phần tín dụng vi mô, gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, các BQLDA tỉnh.

6.2. Kiểm toán

- Hàng năm, các tài khoản tạm ứng, sổ sách, hồ sơ kế toán của VPDATW và các BQLDA tỉnh phải được một công ty kiểm toán độc lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam thực hiện kiểm toán phù hợp với các quy định của Nhà nước và ADB.

- Việc lựa chọn công ty kiểm toán các hoạt động của VPDATW sẽ do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quyết định thực hiện. Việc lựa chọn công ty kiểm toán cho các hoạt động của BQLDA tỉnh sẽ do UBND tỉnh quyết định. Việc lựa chọn công ty kiểm toán phải theo phương thức phù hợp với các quy định hiện hành của Việt Nam và ADB. Kết quả lựa chọn phải được Bộ Tài chính và ADB chấp thuận.

- Báo cáo kiểm toán phải được gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại và Vụ Đầu tư), Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND các tỉnh và ADB.

6.3. Kiểm tra

Định kỳ và đột xuất, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND các tỉnh sẽ kiểm tra tình hình thực hiện dự án và việc sử dụng vốn. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ chuyển vốn và xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.

6.4. Báo cáo quyết toán vốn đầu tư.

- Tất cả các tiểu dự án, các hoạt động của dự án phải được lập báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán khi hoàn thành theo đúng các quy định hiện hành về phân công thực hiện và thẩm quyền thẩm định, phê duyệt báo cáo quyết toán.

+ BQLDA xã chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán các hoạt động, tiểu dự án được giao thực hiện, trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.

+ BQLDA tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán tất cả các hoạt động, tiểu dự án trên địa bàn tỉnh, trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.

+ VPDATW chịu trách nhiệm quyết toán phần hoạt động của mình và tổng hợp quyết toán toàn dự án của cả 4 tỉnh gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, trình Chính phủ.

- Thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và các vấn đề khác liên quan đến việc quyết toán vốn đầu tư thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 45/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư (đối với VPDATƯ và các Ban QLDA Tỉnh) và Thông tư số 106/2003/TT-BTC ngày 07/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý vốn đầu tư XDCB thuộc xã, thị trấn hoặc các văn bản khác bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế các thông tư trên.

7. Một số định mức áp dụng cho dự án.

- Chi phí hoạt động của VPDATW, Nhóm HTKT huyện vàBQLDA tỉnh áp dụng theo các quy định hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản và theo Quyết định 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án có sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ. Nguồn chi từ nguồn đối ứng của ngân sách Nhà nước.

- Chi phí hoạt động BQLDA xã, BGS xã áp dụng theo Thông tư số 12/2000/TT - BXD ngày 24/10/2000 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình hạ tầng thuộc Chương trình 135 như sau: Chí phí quản lý và hoạt động của BQLDA xã và BGS xã được trích từ nguồn 3,5% giá trị dự toán xây lắp và thiết bị công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với công trình hạ tầng) và dự toán xây dựng mô hình trên địa bàn xã. Chế độ chi tiêu các chi phí này sẽ do UBND tỉnh quyết định.

- Mức phụ cấp cho cán bộ BQLDA, BGS xã tối đa không quá 50% mức lương (đối với trường hợp kiêm nhiệm) và 100% mức lương (trường hợp chuyên trách) đối với chức danh tương đương tại xã. Mức phụ cấp cụ thể sẽ do UBND tỉnh quyết định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Các cơ quan có liên quan trong quá trình quản lý và thực hiện dự án có trách nhiệm tổ chức thực hiện đúng các quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc các cơ quan cần phản ánh kịp thời để Bộ Tài chính nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung.

Trần Văn Tá (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness --------------
No. 77/2004/TT-BTC	Hanoi, August 4, 2004

CIRCULAR

GUIDING THE MECHANISM ON FINANCIAL MANAGEMENT AND DISBURSEMENT OF CAPITAL OF CENTRAL REGION LIVELIHOOD IMPROVEMENT PROJECT

Pursuant to Loan Agreement No. 1883 -VIE (SF) of April 2, 2002 signed between the Socialist Republic of Vietnam and the Asian Development Bank (ADB) for Central Region Livelihood Improvement Project;
Pursuant to the Financing Agreement signed on May 4, 2004 between the Socialist Republic of Vietnam Government and the Asian Development Bank- ADB on the non-refundable aid amount of the Department for International Development of the United Kingdom - DFID;
Pursuant to the Government's Decree No.17/2001/ND-CP of May 4, 2001 on promulgation of the Regulation on management and use of ODA capital sources;
Pursuant to the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999 on the promulgation of the Regulation on Investment and Construction Management; Decree No.12/2000/ND-CP of May 5, 2000 and Decree No. 07/ND-CP of January 30, 2003 amending and supplementing a number of articles of the Investment and Construction Management Regulation issued together with Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999;
Pursuant to the Government's Official Dispatch No.1001/CP-QHQT of November 6, 2001 approving the pre-feasibility study report of the Central Region Livelihood Improvement Project;
Pursuant to Joint Circular No. 666/2001/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD of August 23, 2001 guiding the management of investment in, and construction of, infrastructure works under Program 135;
Pursuant to Decision No. 1619/QD-UB of August 5, 2002 of the People's Committee of Quang Tri province, approving the livelihood improvement project in Quang Tri province; Decision No. 515/QD-UB of July 30, 2002 of the People's Committee of Kon Tum province, approving the livelihood improvement project in Kon Tum province; Decision No. 1285/QD-UB of June 19, 2002 of the People's Committee of Quang Binh province, approving the livelihood improvement project in Quang Binh province; Decision No. 2189/QD-UB of August 28, 2002 of the People's Committee of Thua Thien- Hue province, approving the livelihood improvement project in Thua Thien-Hue province, under the ADB-funded Central Region Livelihood Improvement Project.
In order to ensure the uniformity in the financial management of the Project after the decentralization model, after reaching agreement with the Ministry of Planning and Investment, the Finance Ministry hereby issues this Circular guiding the mechanism for financial management and funding for the Central Region Livelihood Improvement Project as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Term interpretation

The perceptions and terms used in this Circular have the same meanings as those in the Loan Agreement and are construed as follows:

- The international financial institution financing the Project is the Asian Development Bank (abbreviated to ADB) and Department for International Development of the United Kingdom (abbreviated to DFID).

- The Loan Agreement is the Credit Agreement signed between Vietnam and ADB on the ADB's financial assistance to Vietnam (the borrowing party) with a loan in different currencies equivalent to 34,058,000 SDR for investment in the Project.

...

...

...

- Project means the Central Region Livelihood Improvement Project, which was approved by the Prime Minister in Official Dispatch No. 1001/CP-QHQT of November 6, 2001.

- The Ministry of Planning and Investment is the agency in charge of project general coordination, responsible for organizing the efficient execution of the project strictly according to the approved objectives.

- The provinces participating in the project include Quang Binh, Quang Tri, Thua Thien-Hue,

- The Central Project Office (CPO) is placed under the Local and Territorial Economy Department of the Ministry of Planning and Investment, set up by decision of the Ministry of Planning and Investment and responsible for organizing and coordinating the project.

- The provincial livelihood improvement project management boards (abbreviated to provincial PMBs) are attached to the provincial Planning and Investment Services, set up by decisions of the People's Committees of the provinces participating in the project and responsible for organizing the implementation of the project in their respective provinces.

- The district technical assistance groups set up under the provincial People's Committees' decisions to assist the provincial PMBs in organizing the implementation of the project in the districts and provide technical assistance to commune project management boards.

- The commune project management boards (abbreviated to commune PMBs) are units set up by decisions of the district People's Committees under authorization of the provincial People's Committees and with the agreement of the provincial PMBs in order to organize the implementation of commune mini-projects and other activities of the project in the communes according to the decentralization in the project.

- The commune supervisory boards (SBs) set up by the district People's Committees at the requests of the commune People's Councils in order to supervise the activities of project execution in the communes.

- Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development (BARD) has two functions:

...

...

...

+ Acting as the bank performing the micro-financial mini-components (small-scale credit) through its Central Vietnam Representative Office headquartered in Da Nang;

- The Bank for Industry and Commerce (Da Nang branch) is the bank servicing activities of micro-financial mini-components, carried out by the Central Vietnam Representative Office of the BARD.

2. Management principles

2.1. The Central Livelihood Improvement Project is invested with State budget capital sources, including loan capital of the ADB, aid capital of the DFID and the reciprocal capital allocated to the CPO by the central budget, the reciprocal capital allocated by the provincial budgets for project activities carried out in the provinces; capital contributed by people in the project region.

2.2. The management and use of ADB's loan capital, DFID's aid capital and reciprocal capital (capital construction capital sources) shall comply with the State's current Regulation on Investment and Construction Management, the provisions in the Loan Agreement and the provisions of this Circular.

2.3. The CPO is responsible for managing the expenditures and carrying out the procedures for withdrawal of capital of the ADB, DFID and reciprocal capital paid for the project activities carried out by the CPO; sum up the situation of implementation and capital withdrawal of the entire project, reported by the provincial PMBs and the Central Vietnam Representative Office of the BARD for supply to the ADB and report to the Vietnamese Government.

2.4. The provincial PMBs and the Central Vietnam Representative Office of the BARD shall have to carry out procedures for withdrawal of capital of the ADB and DFID and the reciprocal capital, manage expenditures and make payment for project activities and make sum-up reports to the Ministry of Planning and Investment (the CPO) and the Finance Ministry.

2.5. The CPO, the provincial PMBs, the Central Vietnam Representative Office of the BARD, the commune PMBs shall have to use capital for the right purposes, to the right subjects and in accordance with the approved project contents and the current regulations of Vietnam and the Loan Agreement.

2.6. The reciprocal capital source for project activities in the four provinces shall be included in the budgets of the provinces participating in the project or mobilized from other lawful sources.

...

...

...

2.8. Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development (BARD) and Vietnam Bank for Industry and Commerce (Da Nang branch), which carry out procedures for withdrawal and payment of ADB/DFID capital sources according to the provisions of this Circular, shall enjoy service charges suitable to Vietnam State Bank's regulations on via-bank payment service charges. The above service charges shall be paid from the interest amounts arising on the advance account's balance and calculated into the total investment amount of the project. The interests arising on the advance account shall be separately accounted every month. Upon the completion of the project, the interest balance arising on the advance account shall be transferred back to the State budget into the account numbers indicated by the Finance Ministry.

II. SPECIFIC PROVISIONS

1. Elaborating investment capital plans and notifying investment capital plans

The CPO shall guide the provincial PMBs in elaborating annual financial plans of the project, covering all sources of ADB capital, DFID capital, reciprocal capital of the local budgets and people's contributions as provided for; sum up the annual financial plans of the whole project for submission to the Ministry of Planning and Investment, the Finance Ministry and ADB.

1.1. In mid-June every year, the commune PMBs shall draw up the subsequent year's financial plans of the project within their respective communes for submission to the provincial PMBs. Then the provincial PMBs shall synthesize them and make the subsequent year's financial plans of the project within their respective provinces, which conform with the project execution plans (including expenses for activities of the provincial PMBs, the commune PMBs, the commune SBs and district technical assistance groups. These financial plans shall be addressed to the provincial Services of Planning and Investment, Services of Finance, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance on July 20 every year at the latest before the plan year.

1.2. The Central Vietnam Representative Office of the BARD shall draw up plan for implementation of the micro-financial component (including plan on withdrawal of foreign capital and reciprocal capital arranged by the BARD itself according to the project's regulations in each province participating in the project) and send it to the Ministry of Planning and Investment (the CPO), the Finance Ministry, the provincial PMBs for monitoring the execution of the micro-financial component.

1.3. The CPO shall draw up the financial plan for project's activities carried out by the CPO and at the same time sum up the financial plan of the whole project for sending to the ADB, the Ministry of Planning and Investment and the Finance Ministry.

1.4. The financial plan's contents must fully reflect all capital sources of the project, including ADB loan capital, DFID's non-refundable aid capital, the beneficiaries' contributions, reciprocal capital and detail them according to work items, and at the same time enclose them with the content explanation/financial plan explanation compatible with the detailed work plan of the project.

The provincial-level financial plans of the project shall be incorporated in the general budgetary plans of the provinces for submission to the Government, the National Assembly for approval according to current regulations. The CPO's financial plan for project execution shall be incorporated in the budgetary plan of the Ministry of Planning and Investment for submission to the Government and the National Assembly for approval according to current regulations.

...

...

...

The provincial People's Committees' capital distribution decisions shall be addressed to the Ministry of Planning and Investment and the Finance Ministry for summing up and monitoring the project execution situation.

The Ministry of Planning and Investment shall issue decisions to assign plans on investment capital from the reciprocal capital sources and the ADB loan capital source to activities carried out by the CPO. Basing itself on the capital plan assigned to the CPO, the Finance Ministry shall check the validity of the capital plan and notify it to the Central State Treasury for controlling payment in the plan year.

1.6. Basing themselves on the project's financial plan already notified, the provincial PMBs and the commune PMBs shall organize the execution of the investment capital plan and draw up the quarterly spending plans and send them to the State Treasuries where they carry out their transactions; the CPO shall make a plan on the whole year's expenditures and send it to the State Treasury where its transactions are carried out for project execution in the year.

2. The advance account and the reciprocal capital account

2.1. The CPO shall open one reciprocal capital account in Vietnam dong at the Central State Treasury to receive and pay the reciprocal capital allocated to the project by the central budget.

2.2. The provincial PMBs shall open the following accounts:

- An advance account in US dollar at a provincial branch of the BARD to receive capital advanced by ADB.

- An advance account in US dollar at a provincial branch of the BARD to receive capital advanced from the non-refundable aid source of the DFID for project activities in the provinces.

- A reciprocal capital account in Vietnam dong at the provincial State Treasury to receive and pay the reciprocal capital of the provincial budgets to the Project.

...

...

...

- An advance account in Vietnam dong at a district branch of the BARD (the commune-level account) to receive ADB capital from the advance accounts of the provincial PMBs.

- A reciprocal capital account in Vietnam dong at a district State Treasury to receive and pay the reciprocal capital of the provincial-level budget for the project.

2.4. The Central Vietnam Representative Office of the BARD shall open the following accounts:

- An advance account in US dollar in the Da Nang-based branch of the Vietnam Bank for Industry and Commerce to receive ADB capital for disbursement to the micro-financial components.

3. Exchange rates applicable to the payment and accounting: Exchange rates applicable to the payment and accounting of expenditures from the provincial advance accounts shall be the buying exchange rate of the service bank at the time of payment. For commune-level, accounts the provincial PMBs shall use the buying exchange rate of the service bank at the time of transferring capital into the commune advance accounts and this exchange rate shall be used when filing the application for capital withdrawal to the ADB for adding the advance accounts to such spent amounts.

4. The process of controlling expenditures and payment with reciprocal capital of the project

4.1. Project dossiers and documents supplied at a time

In order to carry out procedures for controlling expenditures and payment with the domestic reciprocal capital sources and withdrawing foreign capital of the project, the CPO shall send at a time to the Finance Ministry (the External Finance Department, the Central State Treasury), the provincial PMBs send to the provincial State Treasuries and the commune PMBs send to the district State Treasuries the following documents:

- The feasibility study report of the Central Region Livelihood Improvement Project and the written approval of the Prime Minister (except for the commune PMBs).

...

...

...

- Copies of the Loan Agreement and Financing Agreement (in case of payment with the sources of ADB or DFID capital).

- The annual capital plan assigned by the Ministry of Planning and Investment (for the CPO) and the annual capital plans assigned by the provincial People's Committees (for provincial, commune PMBs);

- The investment report enclosed with the investment decision of the competent authority (in case of having to make investment reports);

- Decisions approving the bidding results or decisions on appointment of bidders, approved by competent authorities.

- The economic contracts with contractors (if any).

- The competent authority's decision approving the contents of the economic

- Item estimates enclosed with the approving decision of the competent authority.

- Guarantee for contract performance (if any).

4.2. Control and payment via State Treasury system

...

...

...

4.2.1. Payment of the CPO

4.2.1.1. Payment dossiers to be sent to the Central State Treasury: For each payment request, the CPO shall send to the Central State Treasury the following documents:

- The advance request (in case of advance payment).

- The pre-acceptance test record enclosed with the table of value of completed volume requested for payment (in case of payment of completed volume).

- The payment price ticket.

- Other dossiers (for other expenditures).

- Investment capital withdrawal/expenditure accreditation paper (in case of reciprocal capital payment).

4.2.1.2. Within 5 working days after receiving the valid payment dossiers, the Central State Treasury shall check the

The price tickets certified by the Central State Treasury shall be made in five copies to be sent to the Central State Treasury (2 copies), the External Finance Department of the Finance Ministry (when submitting application for withdrawal of ADB capital), the CPO and the contractor (if any).

...

...

...

At the same time, the Central State Treasury shall pay the reciprocal capital of the Project according to the certification on the price ticket.

4.2.2. Payment of the provincial PMBs

4.2.2.1. The payment dossiers of the provincial PMBs: For each payment request, the provincial PMBs shall send a set of payment voucher dossiers to the provincial State Treasuries of their transactions. Such a voucher dossier includes the following documents:

- The advance request (in case of advance payment).

- The pre-acceptance test record enclosed with the table of value of the completed volume requested for payment (in case of completed volume payment).

- The price ticket.

- Other vouchers (for other expenditures).

- Investment capital withdrawal/expenditure accreditation paper (in case of reciprocal capital payment).

4.2.2.2. Within 5 working days after receiving the valid payment dossiers, the provincial State Treasuries shall check the

...

...

...

At the same time, the provincial State Treasury shall pay the reciprocal capital amounts as certified in the price tickets.

4.2.3. Payment of the commune PMBs

4.2.3.1. The payment dossiers of the commune PMBs: For each request, the commune PMBs shall send one set of payment voucher dossiers to the district State Treasuries of their transactions. Such a voucher dossier shall include the following documents:

- The advance request (in case of advance payment).

- The pre-acceptance test record enclosed with the table of value of the completed volume requested for payment (in case of completed volume payment).

- The price ticket.

- Other vouchers (for other expenditures).

- Investment capital withdrawal/expenditure accreditation paper (in case of reciprocal capital payment).

4.2.3.2. Within 5 working days after receiving the valid payment dossiers, the district State Treasuries shall check the

...

...

...

At the same time, the district State Treasury shall pay the reciprocal capital amounts certified on the price tickets.

5. Procedures for withdrawal, payment of foreign capital sources

Capital withdrawal and payment with the sources of foreign capital of ADB, DFID shall all be made on the basis of payment requests, which have been already controlled and certified on the price tickets by the corresponding State Treasuries (except for micro-credit component).

Foreign capital shall be withdrawn in the following 4 forms: Direct payment, advance account, letter of commitment and capital reimbursement.

5.1. Direct payment

Direct payment is the form of payment made at the borrower's

To make direct payments, the provincial PMBs/the CPO shall send payment dossiers with the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department) for carrying out procedures to withdraw ADB loan capital/DFID capital:

- The written request for withdrawal of capital for direct payment.

- The capital withdrawal application and payment lists, made according to forms set by ADB.

...

...

...

- Invoices/payment requests of contractors/service providers.

- Other vouchers (if any).

Within 5 working days after receiving the complete and valid payment dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send official dispatches to the provincial PMBs/the CPO and the BARD for jointly signing the capital withdrawal applications before they are sent to the ADB.

The ADB shall consider, approve and transfer the direct payment money to the contractors/service providers.

5.2. Payment according to advance account procedures

The form of capital withdrawal by advance accounts is the form by which the ADB shall advance a sum of money into the advance accounts of provinces (two separate accounts for ADB's money sources and DFID's sources respectively) so that the borrowing parties may take initiative in making small payments, domestic payments, reduce the number of applications for direct withdrawal of capital for transferring overseas with small amounts, shortening the time in order to speed up the project capital payment.

The ceiling level of the advance account of the whole project is provided for in the Loan Agreement. However, depending on the implementation tempo, the project's payment demands, the provincial PMBs may withdraw capital into the advance accounts at the levels lower than the ceiling level.

5.2.1. First withdrawal of capital for deposit into the provincial-level advance accounts and the commune-level accounts

5.2.1.1. The provincial advance accounts

...

...

...

- The written request for first capital withdrawal into the advance account.

- The capital withdrawal application and payment list, made according to forms set by ADB.

- The plan on the project's expenditures in six months to come in the province.

- Within 5 working days after receiving the complete and valid dossiers, the Finance Ministry shall send official dispatches to the provincial PMBs and the BARD for jointly signing the capital withdrawal applications before they are sent to ADB.

- The ADB shall consider, approve and transfer money into the provincial advance accounts.

5.2.1.2. Commune-level accounts

Basing themselves on the situation of implementation by the commune PMBs, the provincial PMBs shall consider and make first capital transfer into the commune-level accounts.

5.2.2. Payment from provincial-level advance accounts and commune-level accounts

When there are demands for payment with foreign capital sources (strictly according to the support proportion for each item), the provincial or commune PMBs shall forward the expenditure accreditation enclosed with the price tickets already certified by the State Treasuries to the provincial/district branches of the BARD, requesting the disbursement from the provincial advance accounts, commune-level accounts for payment to beneficiaries (contractors, goods or service providers...).

...

...

...

5.2.3.1. Commune-level accounts

Monthly or when the commune-level accounts have made payments exceeding 50% of the ceiling level to be advanced, the commune PMBs shall gather the spending vouchers and compile dossiers for capital withdrawal to add the accounts and send them to the provincial PMBs for adding the commune-level accounts.

A dossier for withdrawal of capital for addition to commune-level accounts shall include:

- The written request for withdrawal of capital to be added to the commune-level accounts;

- The list of expenditures from the commune-level accounts;

- The price tickets certified by the district State Treasury (to be arranged strictly according to the order in each list of expenditures);

- The list of advance accounts related to expenditure items supplied by the BARD with certifying signatures, expressing in detail transactions with debit, credit,

- Other vouchers and documents as requested by the provincial PMBs.

Within 5 working days after receiving the complete and valid dossiers, the provincial project management boards shall transfer capital for addition to the commune-level accounts.

...

...

...

Monthly or when the advance accounts have made payments exceeding 50% of the ceiling level to be advanced, the provincial PMBs shall gather expenditure vouchers, compile dossiers of withdrawal of capital for addition to the advance accounts and send them to the Finance Ministry (the External Finance Department). The dossier for withdrawal of capital for addition to the advance accounts of the provincial PMBs shall include:

- The written request for withdrawal of capital for addition to the advance accounts and the capital withdrawal applications made according forms set by the ADB.

- The list of expenditures from the advance accounts (made according form set by ADB).

- The price tickets certified by the provincial State Treasuries (to be arranged strictly according to the order in each expenditure list).

- In cases where the expenditures range from USD 50,000 or more, the provincial project management boards must also send the contracts, vouchers, invoices and receipts of money reception by the contractors who have made such expenditures.

- The list of advance accounts related to expenditures supplied by provincial/district branches of the BARD with certifying signatures, expressing in detail transactions with debit, credit,

Within 5 working days after receiving the complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send official dispatches approving the requests for withdrawal of foreign capital according to the procedures for addition to advance accounts to the provincial PMBs and the BARD for jointly signing the capital withdrawal applications before they are sent to the ADB.

ADB shall consider, approve and transfer money for addition to the advance accounts of the provincial PMBs.

5.3. Payment according to capital reimbursement procedures

...

...

...

In order to withdraw capital in form of capital reimbursement, the CPO or the provincial PMBs shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) the capital withdrawal dossiers, consisting of the following documents:

- The official dispatch requesting the capital withdrawal in form of capital reimbursement.

- The capital withdrawal application and payment lists made according to forms set by ADB. It must be clearly inscribed with the name and account number of the unit which has advanced payment for such proposed capital reimbursement amount.

- The price ticket already paid with certification of the State Treasury and the money certificate/receipt of contractor.

- Additional vouchers and documents (if necessary).

- Within 5 working days after receiving the complete and valid payment dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send official dispatches approving the requests for withdrawal of foreign capital according to the capital reimbursement procedures to the BARD so that the latter shall join the CPO or/the provincial PMBs in signing the capital withdrawal applications before they are sent to the ADB.

ADB shall consider, approve and transfer the reimbursement money to the State budget (for source of advance from the State budget) or to the investors (for advanced capital mobilized by investors themselves).

5.4. Payment according to letter of credit
(L/C) procedures

The payment according to L/C procedures means the form of payment at the Vietnamese party's requests, whereby the ADB issues a letter of credit to secure the payment to the commercial bank a money amount to be paid by L/C.

...

...

...

- The CPO/the provincial PMBs shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) the capital withdrawal dossiers comprising the official dispatch requesting the capital withdrawal in form of L/C and the capital withdrawal application and the lists made according forms set by ADB.

- Within 5 working days after receiving the complete and valid payment dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send official dispatches approving the L/C opening and the requests for withdrawal of foreign capital in form of letter of credit to the CPO or/the provincial PMBs and the BARD for jointly signing the capital withdrawal applications before they are sent to ADB.

- ADB shall consider and approve the issuance of letter of credit and shall pay to the service banks the money amounts stated in the L/C.

5.5. Capital withdrawal for micro-financial component

- In order to implement the credit component, the Central Vietnam representative office of the BARD may make advance with the ADB capital source equivalent to the credit plan in three months, through the advance account of the Central Vietnam representative office.

- To deploy micro-credit activities, the BARD in the project provinces shall draw up credit plans (providing loans strictly according to the specific provisions in the Loan Agreement, the Project Agreement, Central Vietnam representative office of the BARD. Basing itself on the above-said credit plans, the Central Vietnam representative office of the BARD shall transfer capital to the Bank for Agriculture and Rural Development branches in provinces as requested for carrying out micro-credit activities.

- The BARD branches in the project-participating provinces shall provide loans strictly according to the provisions in the Loan Agreement, the Project Agreement and the micro-financial hand-book. Later, the BARD provincial branches shall make detailed lists of micro-financial loans and send them to the Central Vietnam representative office of the BARD for carrying out procedures to settle amounts already lent, and at the same time for supplementing capital sources for subsequent lendings.

- The dossiers on settlement of loans of the provincial branches of the BARD shall serve as basis for the Central Vietnam representative office of the BARD to carry out procedures to withdraw capital for addition to advance account for the micro-financial components.

The process and dossiers of withdrawal of ADB capital of the project's credit component shall apply as follows:

...

...

...

- The dossiers for withdrawal of capital from advance accounts for lending shall comprise the written request, the credit notice and the buying and selling exchange rates of Vietnam Bank for Industry and Commerce (Da Nang branch) on the day the ADB transfer the money, the capital handover record made according to set form of the Finance Ministry, clearly stating the Vietnam dong amount and the date of debt acknowledgement.

6. The reporting, inspection, auditing and settlement regime

6.1. Reporting

- Monthly, the provincial branches of the BARD shall have to send lists of advance accounts to the provincial PMBs, the provincial State Treasuries (where the project conducts transactions) for monitoring the situation of revenue and expenditure with the borrowed capital via accounts and serving as basis for State budget revenue and expenditure accounting.

- Quarterly, the provincial PMBs shall have to make reports on implementation of the project, implementation of the financial plans of the project in their respective provinces and send them to the provincial Services of Planning and Investment, Services of Finance, the provincial State Treasuries, the Ministry of Planning and Investment (the CPO), the Finance Ministry.

- Quarterly, the CPO shall have to make reports on implementation of the project, implementation of the financial plans under the spending tasks of the CPO and sum up the implementation of the financial plan of the entire project, report it to the Ministry of Planning and Investment, the Finance Ministry (the External Finance Department and the Investment Department).

- Quarterly, the Central Vietnam representative office of the BARD shall have to make report on the situation of implementation of micro-credit component and send it to the Ministry of Planning and Investment, the Finance Ministry and the provincial PMBs.

6.2. Audit

- Annually, the advance accounts, accounting books and dossiers of the CPO and the provincial PMBs must be audited by an independent auditing firm lawfully operating in Vietnam in accordance with the regulations of the State and ADB.

...

...

...

- The auditing reports must be sent to the Finance Ministry (the External Finance Department and the Investment Department), the Ministry of Planning and Investment, the provincial People's Committees and ADB.

6.3. Inspection

Regularly and irregularly, the Finance Ministry, the Ministry of Planning and Investment and the provincial People's Committees shall inspect the implementation of the project and the use of capital. If detecting cases of using capital in contravention of regulations, the Finance Ministry shall stop transferring capital and handle the violations according to current regulations.

6.4. Report on investment capital settlement

- For all mini-projects, activities of the project, the annual settlement reports and the completion settlement reports must be made in strict accordance with the current regulations on division of responsibility for implementation and competence for appraising and approving the settlement reports.

PMBs shall have to sum up the settlements of activities, mini-projects, assigned to them for implementation, and submit them to competent authorities for appraisal and approval.

+ The provincial PMBs shall have to sum up the settlements of all activities and mini-projects in their respective provinces and submit them to the competent authorities for appraisal and approval.

+ The CPO shall have to settle its own activities and sum up the settlements of the entire project of all 4 provinces and send them to the Ministry of Planning and Investment, the Finance Ministry for submission to the Government.

- The procedures for making, appraising and approving settlements of investment capital and other matters related thereto shall comply with the provisions of the Finance Ministry's Circular No. 45/2003/TT-BTC of May 15, 2003 guiding the settlement of investment capital (for the CPO and the provincial PMBs) and Circular No. 106/2003/TT-BTC of November 7, 2003 guiding the management of capital for capital construction of communes, district townships or other documents supplementing and amending or replacing the above circulars.

...

...

...

- The expenses for activities of the CPO, the district technical support groups and the provincial PMBs shall comply with the current regulations on management of investment projects on capital construction and the Finance Ministry's Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001 promulgating a number of spending norms applicable to projects financed with sources of official development assistance (ODA) loan capital. The source for expenditures comes from the State budget's reciprocal capital.

- The expenses for activities of the commune PMBs and the commune SBs shall comply with the Construction Ministry's Circular No. 12/2000/TT-BXD of October 24, 2000 guiding the management expenditures on investment in the construction of infrastructure works under Program 135 as follows: Expenses for management and activities of the commune PMBs and commune SBs shall be taken from the source of 3.5% of the estimated work construction, installation and equipment value approved by competent authorities (for infrastructure works) and estimates for model construction in the communes. The regime on these expenditures shall be decided by the provincial People's Committees.

- The allowance levels for officials of the commune PMBs, SBs shall not exceed 50% of the salary level (for case of part-time tasks) and 100% of the salary level (for case of full-time tasks) for equivalent titles in communes. The specific allowance levels shall be decided by the provincial People's Committees.

III. IMPLEMENTATION ORGANIZATION

This Circular takes effect 15 days after its publication in the Official Gazette. The concerned agencies shall, in the course of managing and implementing the project, have to organize the strict implementation of the provisions in this Circular. If any problems arise in the course of implementation, they should be timely reported to the Finance Ministry for study, amendment and supplement.

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Tran Van Ta