|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH YÊN BÁI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2330/QĐ-UBND
|
Yên Bái, ngày 21
tháng 11 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU
TRỮ VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TỈNH YÊN BÁI
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Luật An ninh mạng
ngày 12 tháng 6 năm 2018;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
Nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 22 tháng 6 năm 2023;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống
thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quản lý, kết nối và chia sẻ
dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử;
Căn cứ Thông tư số
12/2022/TT-BTTTT ngày 12/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy
định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại
Tờ trình số 549/TTr-SNV ngày 28/10/2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ và phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Lãnh đạo HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Như Điều 2 Quyết định;
- Các Phó CVP UBND tỉnh;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Trung tâm Chuyển đổi số tỉnh;
- Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh;
- Các Chuyên viên tham mưu;
- Lưu: VT, NC.
|
CHỦ TỊCH
Trần Huy Tuấn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ PHẦN MỀM
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TỈNH YÊN BÁI
(Kèm theo Quyết định số 2330/QĐ-UBND ngày 21/11/2024 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản
lý, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các
cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái;
tổ chức, cá nhân tham gia quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phần
mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Tài liệu điện tử là
tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử là
tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.
3. Dữ liệu chủ của tài liệu
lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc
tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.
4. Cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức
để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
5. Quản lý cơ sở dữ liệu là
việc quản trị, vận hành, xác thực dữ liệu điện tử; xây dựng, cập nhật, sửa đổi
nội dung, thay đổi trạng thái, khai thác cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện
tử.
6. Quyền truy cập là quyền
của người sử dụng được kết nối và làm việc thông qua tài khoản truy cập, mật khẩu
để khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu.
7. Quản lý quyền truy cập là
việc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
8. Khai thác cơ sở dữ liệu là
việc thực hiện các chức năng tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin hoặc tổng hợp các
chỉ tiêu thống kê, báo cáo, xuất, in các kết quả trên cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử.
9. Bản sao tài liệu lưu trữ là
bản chụp, in, số hoá, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung
thông tin tài liệu lưu trữ.
10. Phông lưu trữ là
toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.
11. Đơn vị vận hành phần mềm
là Trung tâm Chuyển đổi số tỉnh Yên Bái (đơn vị trực thuộc Sở Thông tin và
Truyền thông), cơ quan chuyên trách về công nghệ thông tin được giao nhiệm vụ
quản lý phần mềm.
12. Đơn vị quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ là Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên bái (đơn vị trực
thuộc Sở Nội vụ) có thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quản lý
tài khoản người dùng, xác nhận, phê duyệt, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng
thái, khai thác cơ sở dữ liệu.
13. An toàn thông tin là
các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ thống thông tin nhằm bảo
vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ và nội dung thông tin trước các nguy cơ
tự nhiên hoặc do con người gây ra, bao hàm cả nội dung bảo vệ và bảo mật thông
tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.
14. Gói hồ sơ, tài liệu nộp
lưu (Submission Information Package - SIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu
và dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu được chuẩn bị tại lưu trữ hiện hành để nộp
vào lưu trữ lịch sử hoặc để chuyển giao số giữa các hệ thống.
15. Gói hồ sơ, tài liệu lưu
trữ (Archival Information Package - AIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và
dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong Hệ thống tại lưu trữ hiện
hành hoặc lưu trữ điện tử.
16. Bản sao bảo hiểm tài liệu
lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định
nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
Điều 4.
Nguyên tắc quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu lưu trữ và phần mềm Quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái
1. Đảm bảo các yêu cầu về an
toàn thông tin theo quy định tại Luật an toàn thông tin mạng; Luật An ninh mạng
và các quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Tuân thủ nguyên tắc xây dựng,
quản lý, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu được quy định tại Điều 13, Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Quyền cập nhật, khai thác thông tin được
cấp theo đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích sử dụng, chỉ người có
thẩm quyền quản lý hoặc được cấp quyền truy cập mới được phép truy cập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ thuộc phần mềm.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện
tử phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời vào phần mềm; bảo đảm chính xác,
thống nhất với hồ sơ giấy; việc quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ
điện tử thực hiện theo quy định của Nhà nước.
4. Việc kết nối và chia sẻ dữ
liệu của phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái với các hệ thống
thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cấp có thẩm quyền.
5. Bảm bảo kinh phí ngân sách
nhà nước thường xuyên hằng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành, bảo
trì, bảo dưỡng, thay thế các thiết bị công nghệ thông tin bị hỏng để đảm bảo vận
hành phần mềm, duy trì bản quyền phần mềm… phục vụ nhiệm vụ chung theo quy định
của pháp luật.
Điều 5. Các
hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý, vận hành phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ
1. Phá hoại hệ thống thông tin,
làm gián đoạn hoặc cản trở hoạt động một phần hoặc toàn bộ hoạt động hệ thống
thông tin tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Đánh cắp, giả mạo tài khoản để
truy cập trái phép vào phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Sử dụng trái phép dữ liệu
tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng các công cụ, phần mềm
gây mất an toàn hệ thống và ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
5. Sử dụng hoặc phát tán các
thông tin lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật
Công nghệ thông tin vì mục đích vụ lợi, vi phạm quy định của pháp luật hiện
hành, trừ các yêu cầu đặc biệt của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Chương II
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI
THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 6. Thẩm
quyền quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
Ủy ban nhân dân tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định thành lập; tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; Hội quần chúng ở tỉnh do Đảng, Nhà
nước giao nhiệm vụ.
2. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
trực tiếp quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vĩnh viễn; thực hiện
hoạt động thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hoá, tạo lập cơ sở
dữ liệu, sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Lưu trữ cơ quan, đơn vị trực
tiếp quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn,
tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc tài liệu nộp lưu và chưa đến thời hạn nộp
lưu.
Điều 7. Bảo
mật, bảo đảm an toàn thông tin đối với cơ sở dữ liệu
1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ điện tử của tỉnh Yên Bái được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn
thông tin theo quy định của Luật An toàn thông tin mạng, Luật An ninh mạng, Luật
Bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định của tỉnh(1) và quy định pháp luật hiện hành. Việc nộp
lưu, cập nhật, khai thác tuân thủ các quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ
liệu số của các cơ quan nhà nước và các luật khác có liên quan.
2. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu
trữ điện tử được quản lý theo chế độ hạn chế tiếp cận, mã hoá một số trường
thông tin để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin. Việc xác định độ hạn chế tiếp
cận theo quy định của nhà nước.
Điều 8. Xây
dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của tỉnh Yên Bái.
3. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
thực hiện cập nhật dữ liệu đầy đủ, đồng thời thực hiện chế độ bổ sung (nếu có)
để đảm bảo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có liên quan được đầy đủ, đúng quy định.
Điều 9. Thu
nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số
được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp,
được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn. Trường
hợp hồ sơ có tài liệu giấy, thì tài liệu giấy phải được số hoá, việc thu nộp thực
hiện theo quy trình:
a) Đối với cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu:
- Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Gửi hồ sơ đề nghị Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh thẩm định, bao gồm: Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, Mục
lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện
(nếu có)
- Nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo
mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
- Khiếu nại việc từ chối thu hồ
sơ, tài liệu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật.
b) Trách nhiệm của Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp
hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm.
- Có ý kiến bằng văn bản về mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm.
- Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ
chối thu hồ sơ, tài liệu;
- Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
- Báo cáo Sở Nội vụ việc thu nộp,
sưu tầm tài liệu vào Trung tâm theo quy định.
c) Quy trình tiếp nhận tài liệu
lưu trữ điện tử:
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
thống nhất kế hoạch tiếp nhận tài liệu lưu trữ điện tử với các cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu. Kế hoạch bao gồm các nội dung: Thời gian thực hiện; mục lục
hồ sơ, tài liệu chuyển giao; lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo
giai đoạn tài liệu nộp lưu đối với cơ quan, tổ chức); lịch sử phông, khối tài
liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp lưu); hướng dẫn
hoặc phương án xác định tài liệu.
- Các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu đóng gói dữ liệu AIP theo quy định, sau khi đã xử lý nghiệp vụ
gói SIP tài liệu theo ý kiến của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chuyển giao
gói AIP cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trên kết nối từ Hệ thống Phần mềm quản
lý văn bản và điều hành (Voffice) đến Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
tỉnh Yên Bái.
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
tiếp nhận gói AIP từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và thực hiện quy
trình nghiệp vụ theo quy định quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 10. Bảo
quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị
1. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải
đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm
tính toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, thống nhất, bảo đảm được độ xác thực,
an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên
môn, nghiệp vụ riêng biệt.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải
được bảo quản an toàn và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ,
đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ
của tài liệu lưu trữ điện tử như thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ điện tử.
d) Tài liệu lưu trữ điện tử được
bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ, tài liệu.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện
tử
a) Tài liệu lưu trữ số được sử
dụng thông qua các hình thức: Đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu
điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử được
sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được
chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc, cách thức hiển thị theo yêu cầu của
công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản
gốc.
3. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử
hết giá trị
a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết
giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có
thời hạn bảo quản dài hơn trong cùng hệ thống.
b) Khi hủy tài liệu lưu trữ điện
tử hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu
giấy đã được số hoá (nếu có).
Điều 11.
Quản lý, bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
lựa chọn tài liệu lưu trữ cần lập bản sao bảo hiểm theo từng phông lưu trữ; thực
hiện số hóa tài liệu theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuyển dữ liệu số hóa bản
sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ của tỉnh vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để bảo
quản dự phòng.
2. Thực hiện bàn giao dữ liệu số
hóa bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ của tỉnh cho Bộ Nội vụ để bảo quản theo
quy định.
Chương
III
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI
THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 12.
Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái
1. Địa chỉ truy cập phần mềm:
https://luutrulichsu.yenbai.gov.vn
2. Nội dung quản trị, vận hành
phần mềm
a) Quản trị hệ thống;
b) Biên mục hồ sơ;
c) Khai thác hồ sơ, tài liệu;
d) Xử lý phiếu mượn;
đ) Quản lý hồ sơ;
e) Báo cáo thống kê;
g) Danh mục;
h) Tìm kiếm thông tin theo các
tiêu chí tùy chọn;
i) Thực hiện quản trị chức năng
hệ thống, phân quyền nhóm người dùng và người dùng, sao lưu và phục hồi hệ thống.
Điều 13.
Quy định về hoạt động của hệ thống mạng, bảo mật mạng
1. Đơn vị vận hành đảm bảo hệ
thống mạng hoạt động ổn định và an toàn liên tục 24 giờ các ngày trong tuần.
2. Đơn vị vận hành đảm bảo hệ
thống không bị tấn công xâm nhập, lây lan virus, mã độc từ bên ngoài.
3. Áp dụng các biện pháp kiểm
soát truy cập mạng đảm bảo các quy định về an toàn thông tin, an ninh thông tin
và các chính sách bảo mật.
4. Đảm bảo khả năng sẵn sàng kết
nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định.
Điều 14.
Quản trị thiết bị, lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu
1. Quản trị thiết bị
a) Đơn vị vận hành phải có nhật
ký, lưu trữ thông tin về hoạt động của thiết bị, người sử dụng, sự cố phát
sinh, kết quả xử lý.
b) Khi phát sinh sự cố, đơn vị
vận hành phải kịp thời báo cáo và có biện pháp khắc phục kịp thời.
c) Đơn vị vận hành chủ trì việc
bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị theo quy định.
2. Lưu trữ, sao lưu, phục hồi dữ
liệu
a) Thực hiện lưu trữ đầy đủ cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ đúng thời hạn, đảm bảo phục hồi
nguyên trạng khi có sự cố xảy ra.
b) Sao lưu, phục hồi dữ liệu thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài
liệu lưu trữ điện tử và các quy định hiện hành.
Điều 15.
Quy định về an toàn và bảo mật hệ thống
1. Đơn vị vận hành duy trì, cập
nhật, theo dõi thường xuyên đối với hệ thống bảo mật (thiết bị tường lửa, phần
mềm chống mã độc tập trung, thiết bị giám sát phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập
trái phép).
2. Máy chủ cần phải được cài đặt
phần mềm chống mã độc tập trung và luôn được cập nhật kịp thời các bản sửa vá lỗi.
Kiểm tra, rà quét trước khi kết nối với các thiết bị ngoại vi (như: ổ cứng di động,
USB, thiết bị lưu trữ khác,…)
3. Đơn vị vận hành phải đảm bảo
hệ thống cấp điện cho máy chủ luôn ổn định, liên tục, được trang bị lưu điện
(UPS) và máy phát điện dự phòng để đảm bảo cho hệ thống hoạt động bình thường
trong thời gian nguồn điện gặp sự cố.
4. Hệ thống phòng cháy chữa
cháy phải đáp ứng tiêu chuẩn quy định, được cấp giấy phép của cơ quan có thẩm
quyền.
5. Hệ thống điều hòa không khí
phải bảo đảm nhiệt độ phòng cho hệ thống máy chủ theo quy chuẩn.
6. Hệ thống camera thực hiện giám
sát phòng máy chủ và dữ liệu hình ảnh phải được lưu trữ ít nhất trong thời gian
30 ngày.
Điều 16.
Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để quản lý tài khoản đăng nhập sử dụng phần
mềm, cấp tài khoản, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho các cơ quan,
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và các tổ chức, cá nhân liên quan.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm quản lý, bảo đảm
an toàn bảo mật thông tin về tài khoản.
3. Tổng hợp các thông tin, yêu
cầu chỉnh sửa, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và cập nhật, nâng cấp phần mềm đáp ứng
các yêu cầu thực tiễn theo quy định của pháp luật hiện hành để tham mưu, trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Điều 17.
Quy định về quản lý hồ sơ liên quan đến phần mềm
1. Danh sách hồ sơ lưu trữ
a) Các quy định về quản lý, triển
khai, vận hành phần mềm.
b) Quy trình vận hành kỹ thuật,
bảo trì, bảo dưỡng hệ thống; quy trình xử lý, khắc phục sự cố; quy trình sao
lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
c) Hồ sơ thiết kế, thuyết minh
kỹ thuật.
d) Báo cáo định kỳ, báo cáo sự
cố, nhật ký vận hành.
đ) Bảng thống kê danh sách thiết
bị, phần mềm; danh sách thiết bị hỏng, hết khấu hao chờ thanh lý; biên bản bàn
giao thiết bị cho người quản trị, người sử dụng.
e) Tài liệu, biên bản kiểm tra,
đánh giá của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
g) Các hồ sơ, tài liệu kỹ thuật
khác (nếu có).
2. Hồ sơ phải được lưu bằng văn
bản, tập tin bản mềm trên máy tính và phải được cập nhật khi có sự thay đổi
theo quy định.
3. Danh mục hồ sơ tài liệu của
phần mềm được quản lý theo chế độ “Mật”:
a) Sơ đồ thiết kế mạng và lắp đặt
phần mềm.
b) Bảng phân bổ địa chỉ IP.
c) Thông số cấu hình các thiết
bị trọng yếu: Tường lửa (firewall), bộ định tuyến (router), thiết bị phòng chống
xâm nhập IPS,..
d) Bảng quản lý tài khoản và mật
khẩu.
đ) Các thông tin tài liệu khác
theo quy định của cơ quan chủ sở hữu và cơ quan quản lý phần mềm.
Điều 18.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, vận hành,
khai thác, sử dụng phần mềm hiệu quả.
2. Kiểm tra và báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh việc tuân thủ các quy định về quản lý kỹ thuật, vận hành, sử dụng
phần mềm theo các quy định của quy chế này. Nội dung kiểm tra:
a) Việc bảo đảm các điều kiện về
môi trường cho hoạt động của phần mềm.
b) Tình hình sử dụng thiết bị, ứng
dụng của phần mềm.
c) Hoạt động của hệ thống máy
chủ (dung lượng ổ cứng, cập nhật bản sửa lỗi, hiệu năng sử dụng và các hoạt động
có liên quan).
d) Tình hình an ninh, bảo mật của
hệ thống, đánh giá hiệu quả của hệ thống bảo mật (khả năng phát hiện và ngăn chặn).
đ) Công tác sao lưu, lưu trữ,
phục hồi dữ liệu.
g) Quản lý hồ sơ: Ghi nhật ký,
cập nhật, báo cáo, tổng hợp thiết bị…
3. Các vấn đề phát hiện sau khi
kiểm tra phải được tổng hợp, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng, hướng khắc
phục, xử lý và báo cáo, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh để chỉ đạo, giải quyết.
4. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
có trách nhiệm
a) Sử dụng phần mềm theo quy định
của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công. Tham mưu cho Sở Nội vụ báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh việc nâng cấp phần mềm, tái cấu trúc hạ tầng công nghệ mới đảm
bảo chuẩn hoá, thống nhất hệ thống hạ tầng, ứng dụng công nghệ thông tin và cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái.
b) Tham mưu xây dựng và tổ chức
thực hiện Kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, thay thế trang thiết bị của hệ
thống máy chủ và phần mềm; bố trí và đào tạo viên chức quản lý, vận hành hệ thống
máy chủ, phần mềm tại Trung tâm theo quy định.
c) Định kỳ hằng năm hoặc đột xuất
báo cáo Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình hoạt động của hệ thống máy
chủ và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái.
5. Trách nhiệm của viên chức được
phân công quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm
a) Tìm hiểu, nắm vững các nội
dung, tính năng của phần mềm để sử dụng theo đúng quy định, quy trình được hướng
dẫn để thực hiện kịp thời, có hiệu quả nhiệm vụ được giao.
b) Bảo mật tài khoản truy cập
được cấp; thay đổi mật khẩu tài khoản khi đăng nhập phần mềm lần đầu tiên; trường
hợp bị lộ mật khẩu phải thay đổi ngay mật khẩu; trường hợp mất quyền kiểm soát
tài khoản phải báo ngay lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để kịp thời có
giải pháp khắc phục.
c) Tuyệt đối không chia sẻ
thông tin, dữ liệu của phần mềm cho người không có trách nhiệm. Khi có quyết định
thay đổi vị trí, chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu phải bàn giao tài khoản,
thông tin, dữ liệu trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc và thông báo cho
người có trách nhiệm để thu hồi tài khoản.
d) Thực hiện nghiêm kỷ luật
công vụ; cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác dữ liệu vào phần mềm. Chịu trách
nhiệm về nội dung và tính chính xác của các thông tin đã cập nhập vào phần mềm.
đ) Kịp thời phản ánh những khó
khăn, vướng mắc và đề xuất sửa đổi, bổ sung các tính năng của phần mềm.
Điều 19.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Quản lý, vận hành, đảm bảo
an toàn thông tin, hoạt động ổn định và thông suốt cho hệ thống phần mềm quản
lý tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái. Không được phép triển khai cung cấp các dịch
vụ gia tăng của phần mềm cho cơ quan, tổ chức dưới bất kỳ hình thức nào.
2. Kịp thời hỗ trợ, xử lý các sự
cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình sử dụng.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan kịp thời hiệu chỉnh các tính năng, nâng cấp
hạ tầng kỹ thuật và nâng cấp, cập nhật phần mềm đáp ứng yêu cầu về khai thác, sử
dụng và đảm bảo an toàn thông tin.
4. Thực hiện chế độ thông tin
báo cáo theo quy định của pháp luật.
Điều 20.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế này.
2. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ
thông tin trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị.
3. Thực hiện việc giao nộp tài
liệu lưu trữ điện tử vào phần mềm theo đúng các quy định hiện hành. Bảo mật tài
khoản. Không chia sẻ thông tin, dữ liệu của phần mềm cho người khác.
4. Chịu trách nhiệm về tính
chính xác, đầy đủ của các dữ liệu đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính
thống nhất với tài liệu giấy hợp lệ.
5. Kịp thời phát hiện và báo
cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản
lý cơ sở dữ liệu điện tử hoặc những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng
phần mềm.
Điều 21.
Trách nhiệm của Sở Tài chính
Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân
tỉnh xem xét, quyết định kinh phí phục vụ việc đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật
và nâng cấp, cập nhật phần mềm đáp ứng các yêu cầu thực tiễn theo quy định hiện
hành.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Xử
lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan vi phạm Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ
luật theo trách nhiệm, bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự,
nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Điều 23.
Điều khoản thi hành
1. Giao cho Sở Nội vụ chủ trì,
tổ chức triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi thực hiện Quy chế này; định kỳ
báo cáo Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình quản lý, vận hành, sử dụng
hệ thống máy chủ và phần mềm Quản lý tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái theo quy định.
2. Thủ trưởng các sở, ban,
ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm
tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình triển khai, thực hiện,
nếu có vướng mắc phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ
(qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, quyết định./.
(1) Theo Quyết định số
24/2012/QĐ-UBND ngày 04/7/2012 của UBND tỉnh ban hành Quy định đảm bảo an toàn,
an ninh thông tin trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ
quan, đơn vị quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái; Quyết định
số 25/2022/QĐ-UBND ngày 14/10/2022 của UBND tỉnh ban hành Quy chế bảo vệ BMNN
trên địa bàn tỉnh Yên Bái; Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 28/02/2022 của Chủ tịch
UBND tỉnh Yên Bái về tăng cường bảo đảm an toàn, an ninh mạng trên địa bàn tỉnh
Yên Bái.