|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
3016/KH-UBND
|
Kon
Tum, ngày 17 tháng 8 năm 2020
|
KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03 THÁNG 4 NĂM
2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025"
Thực hiện
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về
phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai
đoạn 2020 - 2025", Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực
hiện trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:
I. MỤC
ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Hồ sơ, tài
liệu giải quyết công việc tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập ở dạng điện tử,
được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh;
- Góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi
cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ
quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;
- Đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý
và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước
trên địa bàn tỉnh.
2. Yêu cầu
- Xây dựng hệ
thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để
triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức.
- Hoàn thiện
việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và
kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ
liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản,
hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai
thác điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu với Lưu trữ lịch sử tỉnh.
II. MỤC TIÊU
1. Giai
đoạn từ năm 2020 đến năm 2022
a) Xây dựng và
hoàn thiện văn bản
- Các cơ quan,
tổ chức tiến hành rà soát các quy định, quy chế làm việc, sửa đổi bổ sung cho
phù hợp với các quy định mới, đưa nội dung quản lý tài liệu lưu trữ điện tử,
lập hồ sơ điện tử, quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Sửa đổi, bổ
sung hoặc thay thế quy chế công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng với các quy định
tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công
tác văn thư và các quy định pháp luật khác về văn bản điện tử.
- Xây dựng
hoàn thiện Danh mục hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức là nội dung quan
trọng để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc trong
môi trường mạng.
b) Xây dựng và
thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
- Xử lý dứt
điểm tài liệu lưu trữ bản giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ
liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ trên môi trường mạng.
- Thống nhất
và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu
trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong
tất cả các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh để nâng cao
chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác
nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.
- Trang bị hạ
tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu
lưu trữ an toàn tài liệu điện tử.
- Đảm bảo
thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng
hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp
ứng các yêu cầu của pháp luật và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên
thông, trích xuất dữ liệu, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào
Lưu trữ lịch sử theo quy định.
- Hoàn thiện
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu
trữ gồm việc quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập hồ sơ
điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan.
- Đảm bảo tính
chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng văn bản, tài
liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại
hồ sơ ở cấp độ khác nhau.
- Trong hệ
thống phần mềm phải đảm bảo các cấu trúc, chức năng kết nối liên thông với các
thiết bị di động thông minh; tạo lập được danh mục hồ sơ, tạo mã ký hiệu cho
từng hồ sơ, tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; thống kê,
tìm kiếm thông minh các trường từ khóa, từ chuẩn trong cơ sở dữ liệu, phục vụ
độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
c) Xây dựng và
thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử
- Trang bị hạ
tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đảm bảo thực
hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử.
- Xây dựng
phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo các quy
trình nghiệp vụ thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu, trích xuất dữ liệu, kết
nối với các thiết bị di động thông minh; hệ thống quản trị dữ liệu, người dùng,
đảm bảo an toàn thông tin.
- Hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đảm bảo mã nguồn mở có thể tích hợp,
chuyển giao các cơ sở dữ liệu từ các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố để thực hiện việc thu nộp hồ sơ lưu trữ điện tử khi đến hạn giao nhận.
- Tối thiểu
30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại các Lưu trữ lịch sử có tần
suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử
dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.
- Hoàn thiện
các chức năng hệ thống tra cứu tài liệu điện tử tại Kho Lưu trữ lịch sử; cung
cấp quyền quy cập cho các cá nhân, tổ chức có yêu cầu khai thác tài liệu.
- Bóc tách các
hồ sơ, tài liệu có mức độ "Mật" trở lên (khi chưa được giải mật) không
đưa vào cơ sở dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
d) Bố trí, đào
tạo, bồi dưỡng nhân lực
- Các sở, ban,
ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố kiện toàn bộ máy, vị trí việc làm,
bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhằm quản
trị hệ thống, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử,
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
- Đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử
đối với người thừa hành giải quyết công việc trong các cơ quan, hành chính nhà
nước.
2. Giai
đoạn từ năm 2023 đến năm 2025
a) Các cơ
quan, tổ chức tiếp tục hoàn thiện và ban hành các văn bản đáp ứng việc quy
trình xử lý, tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử tại các quy chế làm việc, quy chế
công tác văn thư, lưu trữ (nếu có sự thay đổi hướng dẫn từ các văn bản, quy
định mới); xây dựng quy định, quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
điện tử; xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.
b) Các sở,
ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ và các phòng chuyên môn trực thuộc.
c) Hoàn thành
việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, tổ chức
đến Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước.
d) Hoàn thiện
tổ chức bộ máy, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu công nghệ thông tin đảm bảo duy
trì vận hành, triển khai, thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại
các cơ quan, đơn vị. Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực thực hiện
giải quyết công việc trong môi trường điện tử, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ điện
tử từ lãnh đạo đến công chức, viên chức.
đ) Đảm bảo
công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử
dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định
dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử phục vụ độc giả sử
dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
e) Tối thiểu
80% tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và
được lưu trữ dưới dạng điện tử bằng phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, kỹ
thuật (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
f) Tối thiểu
90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
g) Tối thiểu
80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất
chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được
tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
h) Tiếp tục
thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử
- Có giải pháp
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại
Lưu trữ lịch sử;
- Tiếp tục số
hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử (bản giấy) tại
Lưu trữ lịch sử.
- Tối thiểu
80% tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử
dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;
- Đáp ứng việc
tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
i) Đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực trong các cơ quan, tổ chức 100% công chức, viên chức
đảm nhiệm vị trí việc làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan, tổ chức từ
cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện
tử.
III. TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Là đầu mối
triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch này của
các cơ quan, đơn vị, địa phương. Hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện
về Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.
b) Tham mưu
gia hạn tiến độ, bố trí kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu giấy tồn
đọng tại các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ
sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ trong môi trường mạng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt,
hoàn thành trước tháng 9 năm 2020.
c) Phối hợp
với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và đơn vị cung cấp phần mềm (VNPT) xây dựng
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện
tử, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
d) Đảm bảo an
toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan,
tổ chức và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
đ) Đảm bảo duy
trì hệ thống Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động
an toàn, ổn định 24/24 giờ; định kỳ sao lưu văn bản điện tử, bảo đảm an ninh,
an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.
e) Xây dựng Đề
án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê
duyệt, hoàn thành trong tháng 12 năm 2021.
f) Kiện toàn
bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đáp ứng yêu cầu tham mưu cho Ủy ban nhân
dân tỉnh quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan,
tổ chức, hoàn thành năm 2022.
g) Tổ chức các
lớp đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ tài liệu điện tử cho công chức, viên chức đảm
nhiệm vị trí việc làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) của các cơ quan, tổ chức nhà
nước từ cấp tỉnh đến cấp xã và các công chức, viên chức có liên quan đến công
tác quản lý tài liệu điện tử theo lộ trình phù hợp.
h) Phối hợp
với Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan, đơn vị có liên quan khảo sát, đánh
giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo liên thông Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức với Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
i) Thực hiện
công tác tuyên truyền, phổ biến về lưu trữ điện tử.
2. Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Chủ trì, phối
hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân
tỉnh thực hiện nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng yêu cầu
tại điểm g, Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, hoàn
thành trong quí III năm 2020.
3. Sở Tài
chính và Sở Kế hoạch và Đầu tư
a) Cân đối, bố
trí kinh phí hàng năm để thực hiện việc xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Đảm bảo kinh
phí được bố trí đúng, đủ để thực hiện theo lộ trình của kế hoạch Lưu trữ điện
tử tại các cơ quan, tổ chức.
b) Bố trí kinh
phí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ
đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử tại các cơ
quan, tổ chức.
c) Bố trí kinh
phí cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Lưu trữ lịch sử) trực thuộc Sở Nội vụ
đảm bảo đáp ứng việc xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu
phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
d) Bố trí kinh
phí đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực, nghiệp vụ đối với các cán
bộ, công chức, viên chức nhằm đáp ứng việc quản lý, xử lý công việc trên môi
trường điện tử và lập lưu hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.
4. Các sở,
ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
a) Cân đối, bố
trí kinh phí xử lý tài liệu (bản giấy) tồn đọng của cơ quan và các cơ
quan, đơn vị trực thuộc diện quản lý để đáp ứng yêu cầu tiến độ xây dựng cơ sở
dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ trong môi trường mạng.
b) Đầu tư cơ
sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để đáp ứng yêu cầu thực hiện lưu trữ điện
tử.
c) Chỉ đạo
công chức, viên chức thuộc diện quản lý thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu (giấy và điện tử) vào Lưu trữ cơ quan theo quy
định của pháp luật.
d) Phối hợp
với các cơ quan liên quan trong việc triển khai thực hiện các nội dung của Kế
hoạch.
5. Các cơ
quan ngành dọc, tổ chức tại tỉnh và các Doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Căn cứ nội
dung của Kế hoạch này triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác
lưu trữ điện tử trong phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức của mình, bảo đảm
giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Trên đây là Kế
hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020
của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của
các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025". Trong quá trình triển khai
thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các đơn vị kịp thời phản ánh về
Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ
(b/c);
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Văn phòng HĐND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- Các cơ quan ngành dọc trên địa bàn tỉnh;
- Doanh nghiệp NN thuộc UBND tỉnh;
- Văn phòng UBND tỉnh;
- Lưu: VT, KTTH-TTHG.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Hòa
|