Thông tư 79-TC/TCĐN thực hiện thống nhất quản lý tài chính các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

• Số hiệu: 79-TC/TCĐN
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Phạm Văn Trọng
• Ngày ban hành: 17/12/1996

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 79-TC/TCĐN	Hà Nội, ngày 17 tháng 12 năm 1996

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 79-TC/TCĐN NGÀY 17 THÁNG 12 NĂM 1996 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN THỐNG NHẤT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Thi hành Điều 14 Nghị định số 183/CP ngày 18/11/1994 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài; để củng cố công tác quản lý tài chính tăng cường trách nhiệm và tạo điều kiện cho người đứng đầu cơ quan đại diện thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp và tài sản của Nhà nước Việt Nam hiện có ở nước ngoài một cách có hiệu quả, đúng nguyên tắc chế độ tài chính hiện hành.

Sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Ngoại giao và các Bộ, ngành có liên quan, Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn những việc cần tiến hành ở trong và ngoài nước để thực hiện thống nhất quản lý tài chính đối với cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ và cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (dưới đây gọi là cơ quan đại diện) như sau:

I. PHẠM VI ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Thông tư này được áp dụng đối với:

- Cơ quan đại diện ngoại giao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài gồm:

Phái đoàn đại diện tại tổ chức quốc tế, liên Chính phủ;

Cơ quan lãnh sự;

- Các bộ phận công tác đại diện các Bộ, ngành trong nước: đại diện kinh tế thương mại, tuỳ viên quân sự, cơ quan tham tán kinh tế văn hoá, quản lý lao động (gọi tắt là các bộ phận công tác đại diện).

2. Thông tư này không áp dụng đối với:

- Cơ quan thông tấn báo chí, truyền hình Việt Nam.

- Các cơ quan đại diện của các tổ chức doanh nghiệp Việt Nam.

II. VỀ THỐNG NHẤT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

1. Từ năm 1997 trở đi, Bộ Tài chính không cấp kinh phí trực tiếp cho từng bộ phận công tác đại diện mà thực hiện từ khâu lập dự toán đến cấp phát, quyết toán với cơ quan đại diện qua Bộ Ngoại giao theo quy định tại Điều 14 Nghị định 183/CP nói trên.

a) Cơ quan đại diện là đơn vị dự toán ngân sách thuộc Bộ Ngoại giao có trách nhiệm lập dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách theo chế độ hiện hành về quản lý ngân sách nhà nước.

b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trước Chính phủ về việc quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trong quá trình xem xét tổng hợp dự toán thu chi hàng năm, xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán hàng năm của các cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao phối hợp với các Bộ, ngành liên quan nhằm xem xét mức kinh phí hợp lý, đảm bảo sử dụng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công việc của các bộ phận công tác chuyên ngành cũng như của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2. Về quản lý tài sản (bao gồm máy móc trang thiết bị phục vụ công tác, sinh hoạt) và bất động sản:

Các bộ phận công tác hiện đang quản lý, sử dụng tài sản có nguồn gốc mua sắm hoặc thuê bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và tài sản do các tổ chức, cá nhân trong, ngoài nước tặng biếu đã trở thành sở hữu công có trách nhiệm cùng với cơ quan đại diện tiến hành kiểm kê, lập bản kê cùng giấy tờ, chứng từ gốc và sổ sách theo dõi để bản giao cho cơ quan đại diện tiếp tục quản lý điều hành sử dụng theo chế độ hiện hành.

III. VỀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN BÀN GIAO VÀ GIẢI QUYẾT TỒN TẠI

Bộ Tài chính sẽ phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xử lý những tồn tại phát sinh trong quá trình tiến tới thống nhất quản lý tài chính làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của các bộ phận công tác trong cơ quan đại diện và thời điểm thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính vào một mối.

1. Các bộ phận công tác thực hiện quyết toán chi tiêu kinh phí đã được ngân sách nhà nước cấp qua Bộ chủ quản trong năm 1996 (kể cả trước năm 1996 nếu chưa quyết toán) gửi về Bộ chủ quản để tổng hợp xét duyệt quyết toán với Bộ Tài chính. Công việc này phpả kết thúc trước ngày 31/3/1997.

2. Về xử lý các tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nước sở tại và quỹ tiền mặt của bộ phận công tác:

Các bộ phận công tác có tiền công quỹ gửi trên tài khoản mở tại Ngân hàng nước sở tại (kể cả lãi tiền gửi) hoặc tiền mặt còn trên quỹ tiền mặt và các khoản tiền đặt cọc chưa đến thời hạn quyết toán thì tiến hành bàn giao cho người đứng đầu cơ quan đại diện. Tuỳ theo tính chất từng tài khoản hoặc khoản tiền mặt được bàn giao, cơ quan đại diện nhập vào tài khoản hoặc quỹ tương ứng của cơ quan đại diện tiếp tục quản lý điều hành theo chế độ hiện hành và xoá bỏ các tài khoản mở tại Ngân hàng của các bộ phận công tác trong cơ quan đại diện.

3. Tại thời điểm bàn giao quỹ tiền mặt và trên sổ sách tài khoản có thể số dư thể hiện bằng không (0), số âm (-) hoặc số dương (+): Nếu như số dư "âm" thì cơ quan đại diện không được phép lấy các nguồn khác bù đắp mà bộ phận công tác cần thuyết minh rõ trong quyết toán 1996 gửi về Bộ chủ quản để Bộ chủ quản bàn với Bộ Tài chính giải quyết.

Các khoản ngân sách nhà nước cấp để chi mua sắm tài sản hoặc sửa chữa nhà cửa trong năm 1996 nếu bộ phận công tác chưa chi thì cơ quan đại diện có trách nhiệm chuyển nộp vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước và báo cáo về nước cho Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính xem xét quyết định việc sử dụng, không tự động chuyển vào kinh phí năm sau để chi tiếp.

4. Khi bàn giao quỹ tạm giữ thì cơ quan đại diện cần kiểm tra tính pháp lý nguồn thu, chi của quỹ sự chênh lệch giữa sổ sách tài khoản và thực tế ghi rõ trong biên bản bàn giao. Số dư trên sổ sách quỹ và trên thực tế được chuyển nhập nguyên trạng vào quỹ tạm giữ tương ứng tại cơ quan đại diện. Nếu có vấn đề tồn tại ghi trong biên bản bàn giao Bộ Tài chính sẽ xem xét làm việc với Bộ chủ quản trong nước giải quyết và thông báo cho cơ quan đại diện thực hiện.

5. Các khoản tiền tạm ứng từ công quỹ cho tổ chức hoặc cá nhân thì người tạm ứng có trách nhiệm hoàn tất việc thu hồi trước khi bàn giao. Trong trường hợp khi bàn giao mà các khoản tạm ứng vẫn chưa thu hồi kịp thì việc bàn giao vẫn tiến hành, nhưng người tạm ứng tiếp tục thu hồi nộp vào quỹ cơ quan đại diện.

6. Thời điểm thực hiện bàn giao giữa các bộ phận công tác đại diện với cơ quan đại diện là 31/12/1996. Việc thực hiện bàn giao để tiến tới thống nhất quản lý tài chính tại cơ quan đại diện cần lập biên bản lưu trữ chứng từ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra quyết toán. Các bộ phận công tác có trách nhiệm báo cáo đầy đủ với người đứng đầu cơ quan đại diện về thu - chi kinh phí, tài khoản và những tồn tại cần giải quyết.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Bộ Ngoại giao cần có hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận quản lý tài chính của cơ quan đại diện triển khai thực hiện công tác kế toán tài vụ trong điều kiện mới nói trên nhằm tránh những sai sót, vi phạm chế độ.

- Bộ Tài chính sẽ có văn bản hướng dẫn riêng về việc bàn giao kinh phí tài sản của các Ban quản lý lao động Việt Nam tại CHLB Nga, CHLB Đức, CH Séc, CH Ucraina.

- Các Bộ, ngành chủ quản của các bộ phận công tác tại nước ngoài có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận công tác khẩn trương thực hiện hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư này.

- Thông tư này có hiệu lực từ ngày ký, những quy định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

- Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư này, nếu có vấn đề gì vướng mắc đề nghị các cơ quan trao đổi với Bộ Tài chính để phối hợp giải quyết.

Phạm Văn Trọng (Đã Ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE ------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 79/TC-TCDN	Hanoi December 17, 1996

CIRCULAR

GUIDING THE UNIFIED FINANCIAL MANAGEMENT OF VIETNAM�S REPRESENTATIONS IN FOREIGN COUNTRIES

To implement Article 14 of Decree No.183-CP of November 18, 1994 of the Government stipulating in detail the implementation of the Ordinance on the Representations of the Socialist Republic of Vietnam in Foreign Countries; in order to consolidate the financial management, enhance the sense of responsibility and create conditions for the heads of representations to perform their function and task of efficiently managing and using State Budget funds and the existing property of the Vietnamese State in foreign countries in accordance with the principles of the current financial regime;

After consulting the Ministry of Foreign Affairs and the other Ministries and branches concerned, the Ministry of Finance herein stipulates and guides what should be done at home and abroad in order to exercise unified financial management of the diplomatic representations and permanent missions at the inter-governmental international organizations and consulates of Vietnam in foreign countries (hereunder referred to as representations):

I. SCOPE AND OBJECTS OF REGULATION

1. This Circular applies to:

- The diplomatic representations of the Socialist Republic of Vietnam in foreign countries;

- The missions at inter-governmental international organizations;

...

...

...

- The overseas representation sections of the Ministries and branches in the country: economic and commercial representations, military attaches, economic and cultural counselors, and labor management boards (as representation sections for short).

2. This Circular does not apply to:

- The news, press and television agencies of Vietnam.

- The representations of Vietnamese business organizations.

II. ON A UNIFIED FINANCIAL MANAGEMENT

1. From 1997 on, the Ministry of Finance shall not directly provide funds for each representation section, but shall prepare a draft expenditure plan, provide funds and settle the accounts with the representation through the Ministry of Foreign Affairs as stipulated in Article 14 of Decree No.183-CP.

a/ A representation is a unit under the draft Budget plan of the Ministry of Foreign Affairs which shall have to prepare a draft expenditure plan, carry it out and settle the Budget account in accordance with the current regime of State Budget management.

b/ The Minister of Foreign Affairs is answerable to the Government for the management and use of the property and funds of Vietnam�s representations in foreign countries.

While examining and synthesizing the draft annual revenue and expenditure plans, approving and synthesizing the annual accounts of the representations, the Ministry of Foreign Affairs shall cooperate with the other Ministries and branches concerned in order to ensure that the funding level be rational and the fund be efficiently used to meet the requirements of the specialized work sections as well as of Vietnam�s representations in foreign countries.

...

...

...

Those work sections which are currently managing and using property bought or rented with State Budget funds and property presented by organizations and individuals at home and abroad which has become public property shall have to inventorize it together with the representation, make a report and enclose it with the original papers and vouchers together with the monitoring book, and hand it to the representation for continued management and use according to the current regime.

III. GUIDANCE ON THE HANDOVER AND THE SETTLEMENT OF PENDING ISSUES

The Ministry of Finance shall cooperate with the other Ministries and branches concerned to settle issues arising during the process of transition towards a unified financial management which may affect the normal operation of the work sections of the representation until the time when unified financial management is effected through a single channel.

1. The work sections shall settle their expenditures from the State Budget fund with the parent Ministry in 1996 (including the expenditure of funds granted before 1996 if it has not yet been settled) and send it to the parent Ministry so that the latter may review, consider and approve it with the Ministry of Finance. This work must be completed before March 31, 1997.

2. On the handling of the savings accounts at the Bank of the country of residence and the cash funds of the work sections:

The work sections which deposit public funds in the accounts opened at a bank of the country of residence (including interest) or have cash in the cash fund and the advance money which has not yet been settled shall have to hand it over to the head of the representation. Depending on the nature of each savings account or the amount of cash handed over, the representation shall deposit it in its savings account or corresponding fund for continued management and use according to the current regime and cross out the bank accounts of the work sections in the representation.

3. At the time when the cash fund is handed over and the balance of the accounts book may be registered as zero (0), a minus quantity (-) or a plus quantity (+): If the balance sheet registers a minus quantity, the representation shall not be allowed to make up for it with other sources, but the work section concerned should explain it clearly in the 1996 balance sheet sent to the parent Ministry so that the latter may discuss its settlement with the Ministry of Finance.

If a work section has not yet spent the State Budget fund to buy property or repair houses in 1996, the representation shall have to submit the accounts to a temporary deposit fund of the State Budget and report it to the Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Finance to consider and decide its use. It must not on its own carry the remainder over to next year�s funds for continued disbursement.

4. When handing over the temporary fund, the representation should check the legal character of the sources of revenue and expenditure, and the difference between the accounting book and the balance written in the handover report. The balance in the accounting book and the real sum shall be fully registered in the corresponding temporary fund of the representation. If there is any problem in the handover report, the Ministry of Finance shall consider it and discuss with the owning Ministry at home to settle and direct the representation to do.

...

...

...

6. The time for the handover between the work sections and the representation is December 31,1996. When the handover is conducted with a view to a unified financial management at the representation, a report enclosed with full vouchers should be made for the checking of the balance of accounts. The work sections shall have to fully report to the head of the representation the allocation and spending of funds, the accounts and the issues that should be settled.

IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

- The Ministry of Foreign Affairs should give concrete guidance to the financial management sections of the representation on how to do the accounting and financial work in the new conditions as mentioned above in order to avoid irregularities at variance with the regime.

- The Ministry of Finance shall give separate guidance on the handover of funds and property of the Labor Management Boards of Vietnam in the Russian Federation, the Federal Republic of Germany, the Czech Republic, and the Ukrainian Republic.

- The parent Ministries and branches of the work sections in foreign countries shall have to direct the work sections to urgently comply with the guidance of the Ministry of Finance in this Circular.

- This Circular takes effect on the date of its signing; all stipulations made earlier which are contrary to this Circular are now annulled.

- While carrying out this Circular, the State agencies should notify the Ministry of Finance of any arising problem for discussion and joint settlement.

...

...

...