|
ỦY BAN
NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 777/QĐ-UBND
|
Khánh
Hòa, ngày 24 tháng 3 năm 2022
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH
HÒA
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Tiếp cận
thông tin ngày 06 tháng 4 năm 2016;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số
05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu
hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số
275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế
độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
Xét đề nghị của Giám đốc
Sở Nội vụ tại Tờ trình số 595/TTr-SNV ngày 14 tháng 3 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định
số 1091/QĐ-UBND ngày 13 tháng 5 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh Khánh Hòa.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các
cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
QUY
CHẾ
KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
a) Quy chế này quy định việc khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; quyền, nghĩa vụ của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ Mật được thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đối tượng áp dụng của Quy chế này gồm:
a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước
và người nước ngoài có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính
đáng khác.
b) Các cơ quan quản lý, người có thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 2. Mục
tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa
1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí
mật Nhà nước, đảm bảo an toàn tài liệu, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu
khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi
ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
3. Các nội dung liên quan đến khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không được quy định tại Quy
chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.
4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của
Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội
vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung
Quy chế cho phù hợp.
5. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi
bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu
được quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng
đúng đối tượng đối với tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 3. Các
hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh
Hòa
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Khai thác, sử dụng tài liệu trực tuyến.
3. Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu
trữ trực tuyến.
4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
5. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
6. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
7. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công
trình nghiên cứu.
Chương II
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
KHÁNH HÒA
Điều 4. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
liên quan đến cá nhân tại Lưu trữ lịch sử trong các trường hợp đặc biệt quy định
tại Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
b) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật chưa đến thời hạn giải Mật.
c) Cho phép các cơ quan, tổ chức, cá
nhân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ
Mật.
2. Giám đốc Sở Nội vụ
a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh; tài liệu lưu trữ thuộc Danh
mục tài liệu hạn chế sử dụng của tất cả các Phông đang bảo quản tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
b) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn
giải Mật nhưng chưa được giải Mật.
3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
a) Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân được
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc diện sử dụng
rộng rãi, trừ các trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.
b) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu giữ ngoài Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu.
c) Cho phép sử dụng lại hồ sơ, tài liệu
trong Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được Giám đốc
Sở Nội vụ phê duyệt trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo nhu cầu của cơ quan, đơn vị.
Điều 5. Thủ
tục và trình tự khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa
1. Thủ tục đăng ký khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ
a) Cá nhân trong nước và người nước
ngoài đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (gọi tắt
là độc giả) phải có một trong số các giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, Căn
cước công dân, Hộ chiếu; trường hợp đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để
phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức
nơi công tác.
b) Độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ
để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp
phải kèm theo đề cương nghiên cứu.
2. Trình tự khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Phòng đọc
a) Độc giả hoàn thành thủ tục, viên chức
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu, điền các
thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu
cầu đọc tài liệu theo mẫu tại Phụ lục II nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (đính
kèm Phụ lục I và Phụ lục II ).
b) Viên chức đăng ký vào Sổ đăng ký độc
giả theo mẫu tại Phụ lục III và Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo mẫu
tại Phụ lục IV, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt theo thẩm
quyền hoặc xác nhận và trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người
có thẩm quyền phê duyệt theo quy định tại Điều 4 Quy chế này (đính kèm Phụ lục
III và Phụ lục IV).
c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu
của độc giả được duyệt, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giao tài liệu
cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài
liệu theo mẫu tại Phụ lục V (đính kèm Phụ lục V).
d) Trường hợp không có tài liệu cần khai
thác theo yêu cầu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông báo cho người khai thác
biết kết quả theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính.
3. Trình tự cấp bản sao, chứng thực tài
liệu lưu trữ trực tuyến
a) Độc giả truy cập vào trang thông tin
dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo địa chỉ “https://hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn”
hoặc trang thông tin điện tử Sở Nội vụ, địa chỉ “https://snv.khanhhoa.gov.vn”
chọn biểu tượng nộp hồ sơ trực tuyến và điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký
sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại
Phụ lục số VI và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VII
gửi Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (đính kèm Phụ lục VI và Phụ lục VII).
b) Hồ sơ, tài liệu sau khi cấp có thẩm
quyền phê duyệt viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành sao, chứng
thực tài liệu và đăng ký vào Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại
Phụ lục số VIII và Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo mẫu tại Phụ
lục số IX (đính kèm Phụ lục VIII và Phụ lục IX).
c) Bộ phận một cửa trả kết quả cho độc
giả.
Điều 6. Thẻ
độc giả
1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả theo mẫu tại Phụ lục X (đính kèm Phụ lục
X).
2. Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể từ
ngày cấp.
3. Độc giả làm thẻ xuất trình một trong
số giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu và nộp
02 ảnh (2x3).
Điều 7. Sử
dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc
1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra
cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.
2. Độc giả không được sao chụp nội dung
thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.
Điều 8. Sử
dụng tài liệu tại Phòng đọc
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải
xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc
giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử
dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho
Phòng đọc mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.
4. Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu.
5. Đối với những tài liệu đã được số hóa
chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu đặc biệt quý, hiếm và quý, hiếm
chỉ được sử dụng bản sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ khai
thác, sử dụng trong trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang
chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để
công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày, triển lãm.
Điều 9. Yêu
cầu và thời gian cung cấp tài liệu cho độc giả
1. Thời gian phê duyệt và cung cấp tài
liệu cho độc giả
a) Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
- Giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ
khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền
cho phép khai thác của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ
khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền
cho phép khai thác của Giám đốc Sở Nội vụ.
- Giải quyết trong 04 ngày làm việc kể từ
khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Cấp bản sao, chứng thực: Giải quyết
trong 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và hồ sơ, tài liệu nhà đất
(phục vụ khai thác đúng đối tượng), độc giả phải trực tiếp đến trụ sở làm việc
của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để nhận kết quả.
3. Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
được ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả. Người được ủy quyền phải có Giấy
ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.
Điều 10.
Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Độc giả đóng các loại phí theo quy định
của Bộ Tài chính gồm: Làm Thẻ đọc, nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm, cấp bản
sao, chứng thực tài liệu. Riêng phí cấp bản sao, chứng thực tài liệu thanh toán
trực tiếp hoặc trực tuyến theo hướng dẫn trên Trung tâm dịch vụ hành chính công
trực tuyến của tỉnh.
2. Không thực hiện thu phí khai thác, sử
dụng tài liệu đối với các trường hợp sau:
a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng
tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi;
vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động
kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải
thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ
chính sách của chính mình;
c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức
lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng
tài liệu lưu trữ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy
định của Nhà nước.
3. Đối với học sinh, sinh viên, học viên
cao học, nghiên cứu sinh, áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu theo
quy định.
4. Các đối tượng miễn giảm khác theo quy
định của pháp luật.
Điều 11.
Sao tài liệu
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức:
Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin
của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không
chứng thực và bản có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu
phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
3. Việc sao tài liệu do Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh thực hiện.
Điều 12. Chứng
thực tài liệu
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm:
Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một
phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
2. Nội dung chứng thực tài liệu
a) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số
chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu
được thể hiện trên dấu Chứng thực theo mẫu quy định tại Phụ lục XI (đính kèm Phụ
lục XI).
b) Viên chức điền đầy đủ các thông tin
vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực trình người
đứng đầu Trung tâm ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản
sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có từ 02 tờ trở
lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống,
phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
4. Việc chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung
thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về việc chứng thực.
5. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu
được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu,
gồm có:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Điều 13. Xuất
bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử lập hồ
sơ trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, phê duyệt gửi Sở Thông tin và Truyền thông
thẩm định, cấp giấy phép xuất bản theo quy định.
Trong trường hợp xuất bản ấn phẩm tài liệu
phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương hoặc xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ
thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh,
Sở Thông tin và Truyền thông trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến bằng
văn bản trước khi cấp giấy phép xuất bản.
2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
a) Trung tâm Lưu trữ lịch sử xây dựng kế
hoạch triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu lưu trữ
cần trưng bày, triển lãm trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt.
Trường hợp Danh mục tài liệu lưu trữ cần
trưng bày, triển lãm thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý
kiến trước khi tổ chức thực hiện.
b) Không trưng bày bản gốc, bản chính,
chỉ trưng bày các bản chứng thực và bản sao từ nguyên bản.
Điều 14. Giới
thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện
tử
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chủ động
giới thiệu tài liệu lưu trữ được người có thẩm quyền ủy quyền cho phép công bố
để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức và
công dân.
2. Chỉ giới thiệu trên phương tiện thông
tin đại chúng, trang thông tin điện tử những nội dung thông tin chung về các
phông tài liệu và những tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh
a) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn
quy định.
b) Kiểm tra, rà soát, trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục tài liệu
hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật.
2. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê
duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả (trong trường hợp
không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài liệu
đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Tổ chức, quản lý Kho lưu trữ lịch sử
tỉnh đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác và sử dụng tài liệu đúng quy định.
d) Hàng năm, rà soát xây dựng Danh mục
tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài
liệu đến thời hạn giải Mật bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
tổ chức số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đảm bảo phục vụ tốt việc
khai thác, sử dụng tài liệu.
3. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh
a) Tổ chức việc khai thác tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng Quy chế này.
b) Chịu trách nhiệm về việc thu,
chi và nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc
khai thác, sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động
phục vụ độc giả.
d) Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và các thành phần
tài liệu khác đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
e) Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu,
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
g) Tổ chức công bố, niêm yết, công khai
thủ tục, thời gian, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan và trên các phương tiện
thông tin đại chúng.
h) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc.
i) Cấp bản sao hoặc ký chứng thực tài liệu
theo yêu cầu của độc giả.
k) Lập biên bản và quy định thời gian
giao trả tài liệu đối với các cơ quan có nhu cầu sử dụng lại tài liệu trong quá
trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
l) Định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo
trình Giám đốc Sở Nội vụ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục
tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu đến hạn giải Mật.
Điều 16.
Trách nhiệm của độc giả
1. Độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm thực hiện nghiêm quy chế này, nội quy
Phòng đọc và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật.
3. Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy
xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo
lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
4. Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành
vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo
quy định của pháp luật hiện hành.
5. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu
lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản
của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.
6. Hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ
khi được cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.
Điều 17. Điều
khoản thi hành
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có
trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này; nếu làm trái Quy chế này
thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn
đề vướng mắc, phát sinh; các cơ quan, tổ chức có văn bản gửi về Sở Nội vụ để được
hướng dẫn hoặc tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết theo
thẩm quyền./.
PHỤ LỤC I
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
SỞ NỘI VỤ TỈNH
KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU ĐĂNG
KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi:...........................................................
Họ và tên độc giả:......................................................................................................
Ngày, tháng, năm
sinh:................................................................................................
Quốc tịch:...................................................................................................................
Số chứng minh nhân dân/số hộ chiếu/số
căn cước công dân:......................................
Cơ quan công
tác:......................................................................................................
..................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:............................................................................................................
..................................................................................................................................
Số điện thoại:.............................................................................................................
Email:.........................................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:............................................................................
..................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu:.....................................................................................................
..................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu:.......................................................................
…………………….
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT DUYỆT
CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH
|
.............,ngày....
tháng.... năm.....
Người
đăng ký
(Ký,
họ và tên)
|
PHỤ
LỤC II
PHIẾU
YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH
HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC
TÀI LIỆU
Số: ……………
Họ và tên độc giả:
....................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu/ Số căn cước công
dân:...........................................................
Chủ đề nghiên cứu: ..................................................................................................
|
Số TT
|
Tên
phông/khối tài liệu, mục lục số
|
Ký
hiệu hồ sơ/ tài liệu
|
Tiêu
đề hồ sơ/tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA CƠ QUAN
CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý KIẾN ĐỀ XUẤT CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
......,ngày....
tháng.... năm.....
Người
đăng ký
(Ký,
họ và tên)
|
PHỤ
LỤC III
SỔ
ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm)
b) Kiểu trình bày ngang
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ
b) Phần đăng ký, gồm 8 cột:
|
Số thứ tự
|
Ngày/ tháng/ năm
|
Họ và tên độc giả
|
Quốc tịch
|
Số CMND/ Hộ chiếu
|
Cơ quan công tác
|
Chủ đề nghiên cứu
|
Địa chỉ liên hệ, điện
thoại
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC IV
SỔ
ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm)
b) Kiểu trình bày ngang
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI
LIỆU
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số Phiếu yêu cầu
|
Ngày/ tháng/năm
|
Họ tên độc giả
|
Tên phông/ khối tài
liệu
|
Ký hiệu hồ sơ, tài liệu
|
Tổng số hồ sơ
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC V
SỔ
GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
- Tên sổ:
Dòng trên: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Dòng dưới: Giữa Phòng đọc và độc giả
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ
b) Phần đăng ký, gồm 9 cột:
|
Số thứ tự
|
Ngày/ tháng/ năm
|
Họ và tên độc giả
|
Tên phông/ khối tài
liệu
|
Ký hiệu hồ sơ
|
Tổng số hồ sơ/ tài liệu
|
Chữ ký của độc giả
|
Chữ ký của viên chức
Phòng đọc
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC VI
PHIẾU
YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH
HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI
LIỆU
Số:....................
Họ và tên độc giả:.........................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu/Số căn cước công
dân:...................................................................
|
Số thứ tự
|
Tên phông
|
Ký hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên văn bản/tài liệu
|
Từ tờ đến tờ
|
Tổng số trang
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA CƠ QUAN
CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý KIẾN ĐỀ XUẤT CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
........,ngày....
tháng.... năm.....
Người
đăng ký
(Ký,
họ và tên)
|
PHỤ
LỤC VII
PHIẾU
YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
SỞ NỘI VỤ TỈNH
KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU YÊU CẦU
CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số:....................
Họ và tên độc giả:......................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu/Số căn cước công
dân:................................................................
|
Số thứ tự
|
Tên phông
|
Ký hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên văn bản/tài liệu
|
Từ tờ đến tờ
|
Tổng số trang
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA CƠ QUAN
CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý KIẾN ĐỀ XUẤT CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
........,ngày....
tháng.... năm.....
Người
đăng ký
(Ký,
họ và tên)
|
PHỤ
LỤC VIII
SỐ
ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm)
b) Kiểu trình bày ngang
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU
SAO CHỤP TÀI LIỆU
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số Phiếu yêu cầu
|
Ngày/ tháng/ năm
|
Họ và tên độc giả
|
Tên phông/
khối tài liệu
|
Tổng số trang
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC IX
SỔ
ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm)
b) Kiểu trình bày ngang
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI
LIỆU
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số Chứng thực
|
Ngày/tháng/ năm chứng
thực
|
Tên văn bản/tài liệu
|
Số hồ sơ
|
Số Phiếu yêu cầu
|
Người ký chứng thực
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC X
THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Hình dạng: Hình chữ nhật
2. Kích thước:
a) Dài: 90mm
b) Rộng: 60mm
3. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật
trình bày (theo mẫu):
|
|
Ảnh của độc giả
(2x3)
|
SỞ NỘI VỤ TỈNH
KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THẺ ĐỘC GIẢ
|
|
|
Họ và tên:………………………………
Mã số: ……………………………………
|
|
Thời hạn sử dụng
Đến ngày…..tháng…..năm…
|
GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
|
|
PHỤ
LỤC XI
MẪU
DẤU CHỨNG THỰC, DẤU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa ban hành theo Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)
1. Dấu chứng thực tài liệu
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm
c) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao từ
nguyên bản tài liệu lưu trữ
|
Chứng thực bản sao
đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ
Tài liệu được sao từ
Phông:………………………………………
Mục lục số:…… Hồ sơ số:…… Tờ số:…
Số chứng thực:…………
|
|
|
Khánh Hòa, ngày …
tháng … năm ………
GIÁM
ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
|
d) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao một
phần của tài liệu
|
Chứng thực bản sao một
phần của văn bản, tài liệu trong hồ sơ lưu trữ
Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ
Phông:………………………………………
Mục lục số:…… Hồ sơ số:…… Tờ số:…
Số chứng thực:…………
|
|
|
Khánh Hòa, ngày …
tháng … năm ………
GIÁM
ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
|
2. Dấu bản sao
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm