Quyết định 166/QĐ-BHXH 2019 Quy trình giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

• Số hiệu: 166/QĐ-BHXH
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam
• Người ký: Nguyễn Thị Minh
• Ngày ban hành: 31/01/2019

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 166/QĐ-BHXH	Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2019

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HƯỞNG CÁC CHẾ ĐỘ BHXH, CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ BHXH, BHTN

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;

Căn cứ Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 ngày 25 tháng 6 năm 2015 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;

Căn cứ Luật Việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16 tháng 11 năm 2013 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;

Căn cứ Nghị quyết số 93/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội về việc thực hiện chính sách hưởng bảo hiểm xã hội một lần đối với người lao động;

Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Xét đề nghị của Trưởng Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế toán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2019 và thay thế Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 4 năm 2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 5 năm 2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quyết định số 1515/QĐ-BHXH ngày 17 tháng 10 năm 2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Bãi bỏ Công văn số 4644/BHXH-CSXH ngày 18/11/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn thanh toán phí giám định y khoa, Công văn số 3647/BHXH-CSXH ngày 21/9/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn tạm thời thực hiện chế độ TNLĐ, BNN theo quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động và các quy định khác do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước đây trái với quy định tại Quyết định này.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng, Giám đốc Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân, Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Thủ tướng Chính phủ; - Các Phó Thủ tướng; - Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Trung ương Đảng; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Cục Kiểm soát thủ tục hành chính VPCP; - UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - Hội đồng quản lý BHXH VN; - Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc; - Lưu: VT, CSXH (04b).

TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Minh

QUY TRÌNH

GIẢI QUYẾT HƯỞNG CÁC CHẾ ĐỘ BHXH, CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ BHXH, BHTN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31 tháng 01 năm 2019 của Tổng Giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

1. Các chữ viết tắt, viết rút gọn

- BHXH: Bảo hiểm xã hội.

- BHYT: Bảo hiểm y tế.

- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp.

- TNGT: Tai nạn giao thông.

- TNLĐ: Tai nạn lao động.

- BNN: Bệnh nghề nghiệp.

- PTTGSH: Phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình.

- DSPHSK: Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.

- KNLĐ: Khả năng lao động.

- GĐYK: Giám định y khoa.

- Các khoản trợ cấp một lần, bao gồm: Trợ cấp một lần khi chết do TNLĐ, BNN; trợ cấp tiền mua PTTGSH; trợ cấp một lần khi nghỉ hưu; phụ cấp khu vực một lần; trợ cấp mai táng; hỗ trợ kinh phí chuyển đổi nghề nghiệp sau TNLĐ, BNN; hỗ trợ kinh phí khám, chữa BNN; hỗ trợ kinh phí phục hồi chức năng sau TNLĐ, BNN; phí giám định y khoa; trợ cấp thâm niên nghề đối với nhà giáo khi nghỉ hưu...

- TCTN: Trợ cấp thất nghiệp.

- Hỗ trợ ĐTKNN: Hỗ trợ kinh phí đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động.

- Tỉnh: Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Huyện: Quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.

- Xã: Xã, phường, thị trấn.

- LĐTBXH: Lao động - Thương binh và Xã hội

- KHTC: Kế hoạch - Tài chính.

- Trung tâm DVVL: Trung tâm Dịch vụ việc làm.

- TCT Bưu điện: Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.

- ĐDCT: Đại diện chi trả.

- Đơn vị SDLĐ: Gọi chung cho cá nhân, tổ chức sử dụng lao động.

- Bộ phận: Gọi chung cho Tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện.

- Bộ phận TN - Trả KQ: Gọi chung cho Tổ tiếp nhận & quản lý hồ sơ thuộc BHXH huyện.

- Bộ phận Chế độ BHXH: Gọi chung cho Tổ Thực hiện chính sách BHXH thuộc BHXH huyện.

- Bộ phận Thu: Gọi chung cho Tổ Thu thuộc BHXH huyện.

- Bộ phận KHTC: Gọi chung cho Tổ Kế toán, chi trả và giám định BHYT tại BHXH huyện.

- Bộ phận Cấp sổ, thẻ và kiểm tra: Gọi chung cho Tổ Cấp sổ thẻ và kiểm tra thuộc BHXH huyện.

- Người hưởng: Người hưởng các chế độ BHXH, BHTN nói chung.

- Luật BHXH: Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014.

- ATVSLĐ: An toàn, vệ sinh lao động.

- Nghị định số 115/2015/NĐ-CP: Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Nghị định số 33/2016/NĐ-CP: Nghị định số 33/2016/NĐ-CP ngày 10/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với quân nhân, công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân.

- Nghị định số 28/2015/NĐ-CP: Nghị định số 28/2015/NĐ-CP ngày 12/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp.

- Nghị định số 09/1998/NĐ-CP: Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 50/CP ngày 26/7/1995 của Chính phủ về chế độ sinh hoạt phí đối với cán bộ xã, phường, thị trấn.

- Nghị định số 37/2016/NĐ-CP: Nghị định số 37/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật An toàn, vệ sinh lao động về bảo hiểm TNLĐ, BNN bắt buộc.

- Nghị định số 143/2018/NĐ-CP: Nghị định số 143/2018/NĐ-CP ngày 15/10/2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Bảo hiểm xã hội và Luật An toàn, vệ sinh lao động về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

- Nghị định số 166/2016/NĐ-CP: Nghị định số 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

- Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH: Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH: Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Điều 52 của Luật Việc làm và một số điều của Nghị định số 28/2015/NĐ-CP .

- Thông tư số 26/2017/TT-BLĐTBXH: Thông tư số 26/2017/TT-BLĐTBXH ngày 20/9/2017 quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn, vệ sinh lao động và hướng dẫn thi hành Nghị định số 37/2016/NĐ-CP .

- Thông tư số 56/2017/TT-BYT: Thông tư số 56/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 quy định chi tiết thi hành Luật Bảo hiểm xã hội và Luật An toàn, vệ sinh lao động thuộc lĩnh vực y tế.

- Thông tư số 181/2016/TT-BQP: Thông tư số 181/2016/TT-BQP ngày 04/11/2016 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn về hồ sơ, quy trình và trách nhiệm giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội trong Bộ Quốc phòng.

- Thông tư số 01/2019/TT-BLĐTBXH: Thông tư số 01/2019/TT-BLĐTBXH ngày 02/01/2019 của Bộ LĐTBXH quy định việc xác định mức độ khuyết tật do Hội đồng xác định mức độ khuyết tật thực hiện.

- Quyết định số 838/QĐ-BHXH: Quyết định số 838/QĐ-BHXH ngày 29/5/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN.

- Quyết định số 595/QĐ-BHXH: Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

2. Giải thích từ ngữ

- Hệ thống là viết rút gọn của Hệ thống các phần mềm nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu.

- Hệ thống quản lý thông tin: Là Hệ thống phần mềm nghiệp vụ tự động tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân sử dụng giao dịch điện tử và các tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH; quản lý, xử lý thông tin nghiệp vụ ngành BHXH theo quy định.

- Điểm chi trả: Là nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN do tổ chức dịch vụ công (Cơ quan Bưu điện) thành lập và đã được thống nhất với cơ quan BHXH để chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN.

- Điểm giao dịch của cơ quan bưu điện là bưu cục, bưu điện.

- Đại diện chi trả gọi chung cho cơ quan Bưu điện được cơ quan BHXH ký hợp đồng để thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH và quản lý người hưởng.

- Danh sách, báo cáo hoặc mẫu kèm theo (số ký hiệu của mẫu báo cáo) được hiểu là danh sách, báo cáo hoặc mẫu tương ứng mẫu số, ký hiệu đi kèm được nêu tại phụ lục số 01 đính kèm. Ví dụ: Danh sách 01B-HSB là Danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK theo mẫu số 01B-HSB.

- Bản sao hợp lệ là bản sao được chứng thực sao từ sổ gốc hoặc chứng thực sao từ bản chính hoặc bản sao đã được đối chiếu với bản chính.

- Thành phần hồ sơ nêu tại văn bản này nếu không ghi là bản chính thì có thể nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ; các thành phần hồ sơ, mẫu hồ sơ khác nêu trong văn bản này mà do cơ quan BHXH lập hoặc ban hành là bản chính.

- Số lượng thành phần hồ sơ nêu trong Văn bản này là 01 bản.

- Số hồ sơ hưởng BHXH là mã số BHXH.

- Các chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết và mẫu, biểu viện dẫn trong Văn bản này mà không ghi rõ nguồn trích dẫn thì được hiểu là của Văn bản này.

- Các mẫu có ký hiệu Cxx-HD viện dẫn trong Văn bản này là chứng từ kế toán BHXH được ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về kế toán BHXH và không nhắc lại nguồn trích dẫn.

Điều 2. Phân cấp giải quyết, chi trả và quản lý người hưởng

1. Phân cấp giải quyết hưởng các chế độ BHXH

1.1. BHXH tỉnh

1.1.1. Giải quyết hưởng

a) Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người lao động, thân nhân người lao động thuộc các đơn vị SDLĐ theo phân cấp quản lý thu.

b) Giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người nộp hồ sơ tại BHXH tỉnh, gồm:

- Người đang đóng BHXH bắt buộc đề nghị hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN do thương tật, bệnh tật tái phát.

- Người lao động bảo lưu thời gian đóng BHXH, người tham gia BHXH tự nguyện.

- Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

- Thân nhân của các đối tượng: Người lao động bảo lưu thời gian đóng BHXH, người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, người tham gia BHXH tự nguyện.

1.1.2. Lập danh sách chi trả

a) Lập danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN, hỗ trợ học nghề; danh sách hỗ trợ ĐTKNN theo phân cấp thu; danh sách chi hỗ trợ phòng ngừa, chia sẻ rủi ro về TNLĐ, BNN trên địa bàn tỉnh.

b) Lập danh sách chi trả chế độ BHXH một lần do BHXH tỉnh chi trả; danh sách chi trả chế độ BHXH một lần do BHXH tỉnh giải quyết chuyển cơ quan Bưu điện chi trả.

1.2. BHXH huyện

1.2.1. Giải quyết hưởng như quy định tại tiết 1.1.1 điểm 1.1 khoản này.

1.2.2. Làm thủ tục di chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chuyển hưởng đến địa bàn khác.

1.2.3. Lập danh sách chi trả chế độ BHXH một lần do BHXH huyện chi trả; danh sách chi trả chế độ BHXH một lần do BHXH huyện giải quyết chuyển cơ quan Bưu điện chi trả; danh sách hỗ trợ ĐTKNN theo phân cấp thu.

1.3. Đối với các nhiệm vụ ngoài nhiệm vụ giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK và BHXH một lần mà BHXH huyện chưa đủ khả năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào theo phân cấp nêu tại tiết 1.2.1 điểm 1.2 khoản này thì Giám đốc BHXH huyện có văn bản đề nghị Giám đốc BHXH tỉnh chưa phân cấp thực hiện nhiệm vụ đó; chậm nhất từ ngày 01/01/2021, BHXH huyện phải thực hiện giải quyết toàn bộ các chế độ BHXH. Trong thời gian chưa đủ khả năng thực hiện việc giải quyết hưởng các chế độ BHXH theo phân cấp, BHXH huyện có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, truy cập Hệ thống để cập nhật thông tin, chuyển BHXH tỉnh phê duyệt, đảm bảo thời hạn giải quyết theo quy định.

2. Phân cấp chi trả, quản lý người hưởng

2.1. BHXH tỉnh

2.1.1. Tổ chức chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK do BHXH tỉnh giải quyết; chi hỗ trợ học nghề, hỗ trợ ĐTKNN; chi hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp cho người bị TNLĐ, BNN khi trở lại làm việc, hỗ trợ khám BNN, hỗ trợ chữa BNN, hỗ trợ phục hồi chức năng, hỗ trợ huấn luyện ATVSLĐ, hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN, phí GĐYK; chi các chế độ trợ cấp BHXH một lần kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có) theo danh sách do BHXH tỉnh chi trả; chi TCTN qua tài khoản cá nhân cho người lao động.

2.1.2. Ký hợp đồng chi trả và quản lý người hưởng với Bưu điện tỉnh

a) Chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; các khoản trợ cấp BHXH một lần kèm theo chế độ BHXH hàng tháng; chế độ trợ cấp BHXH một lần đối với trường hợp người hưởng đăng ký nhận tại cơ quan bưu điện; chi TCTN bằng tiền mặt cho người lao động.

b) Quản lý người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Thực hiện chế độ báo giảm người hưởng theo quy định.

c) Quản lý, lưu trữ Danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân, Danh sách chi trả bằng tiền mặt, Giấy nhận tiền có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật.

2.2. BHXH huyện

Tổ chức chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK do BHXH huyện giải quyết hưởng; chi hỗ trợ ĐTKNN; chi các chế độ trợ cấp BHXH một lần kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có) theo danh sách do BHXH huyện chi trả.

Điều 3. Một số quy định chung trong giải quyết và chi trả các chế độ BHXH

1. Căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH là sổ BHXH thể hiện quá trình đóng BHXH đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ đã được quản lý tập trung thống nhất trong cả nước (không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an quản lý mà không có dữ liệu thu trên cơ sở dữ liệu tập trung của BHXH Việt Nam). Khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ; sổ BHXH được đưa vào lưu trữ theo quy định sau khi đã giải quyết hưởng chế độ hưu trí, tử tuất. Trường hợp đã được giải quyết hưởng BHXH mà việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH liên quan đến cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ thì trước hết phải điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu trên Hệ thống và điều chỉnh lại sổ BHXH; căn cứ cơ sở dữ liệu và sổ BHXH đã được điều chỉnh để thực hiện việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH theo quy định.

2. Khi giải quyết hưởng BHXH mà hồ sơ, giấy tờ làm căn cứ hưởng các chế độ BHXH do ngành y tế hoặc các ngành khác cấp theo quy định thì phải đối chiếu với cơ sở dữ liệu về khám bệnh, chữa bệnh BHYT; cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan khác (nếu có).

3. Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên, giữa các cơ quan BHXH phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

4. Trong quá trình giải quyết hưởng và chi trả các chế độ BHXH nếu phát hiện hồ sơ giả, hồ sơ có dấu hiệu gian lận, bất thường, sai sót về nghiệp vụ tại khâu nào thì bộ phận nghiệp vụ tại khâu đó phải báo cáo ngay với Giám đốc BHXH tỉnh/huyện (sau đây gọi tắt là Giám đốc), Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời theo đúng quy định của pháp luật, nếu không khắc phục kịp thời, đúng quy định thì Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật (Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chuyển cơ quan điều tra theo quy định).

5. Trường hợp giải quyết chậm hơn so với thời hạn quy định hoặc không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

6. Cơ sở dữ liệu đóng - hưởng BHXH của người tham gia, thụ hưởng BHXH được quản lý tập trung, thống nhất tại BHXH Việt Nam (không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an quản lý) và mọi thông tin liên quan đến đóng - hưởng BHXH khi có thay đổi phải được cập nhật vào Hệ thống kịp thời, đúng quy định.

7. Tổ chức chi trả chế độ BHXH, BHTN

7.1. Chi trả kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ, chính sách, đúng người hưởng.

7.2. Cán bộ BHXH, cán bộ chi trả không được ký nhận thay các chế độ BHXH, BHTN của người hưởng.

7.3. Tổ chức làm ĐDCT phải được BHXH Việt Nam ký Hợp đồng dịch vụ chi trả các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng BHXH hàng tháng (Tổ chức làm ĐDCT là TCT Bưu điện).

7.4. TCT Bưu điện phải tổ chức các Điểm chi trả đến cấp xã phù hợp với điều kiện của từng địa phương và thống nhất với cơ quan BHXH. Điểm chi trả có địa chỉ cụ thể, được cập nhật vào Danh mục điểm chi trả trong toàn quốc đăng tải công khai trên Cổng Thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. BHXH tỉnh, TCT Bưu điện và cơ quan bưu điện các cấp chịu toàn bộ trách nhiệm khi đơn vị, cá nhân trực thuộc để xảy ra mất tiền trong quá trình vận chuyển và trong khi chi trả dù bất kỳ nguyên nhân chủ quan hay khách quan. Nếu xảy ra rủi ro mất tiền phải có phương án bù đắp ngay để tiếp tục chi trả cho người hưởng đầy đủ, đúng thời gian quy định, không để xảy ra khiếu kiện, gây khó khăn cho người hưởng. Trường hợp chi sai do lỗi của tổ chức làm ĐDCT phải ứng tiền để hoàn trả ngay cho quỹ BHXH trong vòng 02 ngày kể từ ngày phát hiện ra và thực hiện thu hồi số tiền chi trả sai theo quy định.

8. Đối với trường hợp giải quyết không đúng chế độ BHXH do lỗi của cơ quan BHXH dẫn đến chi trả không đúng đối tượng hoặc nhiều hơn mức quy định thì số tiền chi trả sai phải được thu hồi đầy đủ theo nguyên tắc sai sót ở khâu nghiệp vụ nào thì bộ phận và cá nhân thực hiện nghiệp vụ ở khâu đó có trách nhiệm thu hồi; trường hợp không thu hồi được số tiền đã chi trả, thì bộ phận, cá nhân có liên quan để xảy ra sai sót có trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ số tiền không thu hồi được theo quy định của pháp luật.

9. BHXH tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết, chi trả và quản lý người hưởng của cơ quan BHXH huyện, cơ quan Bưu điện, đơn vị SDLĐ, cá nhân, tổ chức liên quan và người hưởng theo Quy định này.

10. Trường hợp giao dịch điện tử thì thực hiện theo Nghị định số 166/2016/NĐ-CP và Quyết định số 838/QĐ-BHXH .

11. Về tiếp nhận hồ sơ:

11.1. Trường hợp hồ sơ giải quyết chế độ BHXH của người lao động do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

11.2. Thành phần hồ sơ tại Quy trình này mà không ghi là bản sao thì được hiểu là bản chính; khi tiếp nhận bản sao hồ sơ chưa được chứng thực, công chứng thì viên chức tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu với bản chính, đồng thời xác nhận trên trang nhất của bản sao “đã đối chiếu với bản chính”, ký, ghi rõ họ tên và ngày, tháng, năm xác nhận để trả lại bản chính cho người nộp.

12. Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, quy định chi tiết thời hạn thực hiện của từng bộ phận nghiệp vụ đảm bảo không vượt quá thời hạn giải quyết và chi trả được quy định tại Quyết định này. Khuyến khích BHXH các tỉnh áp dụng các giải pháp trong tổ chức thực hiện để giảm hơn nữa thời hạn giải quyết, chi trả các chế độ BHXH, BHTN so với thời hạn tại Quy định này.

13. Cơ quan BHXH các cấp, các tổ chức làm ĐDCT không được quy định thêm các thủ tục hành chính.

Chương II

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HƯỞNG VÀ CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ ỐM ĐAU, THAI SẢN, DSPHSK

Điều 4. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Trách nhiệm của Bộ phận/Phòng TN-Trả KQ

1. Hướng dẫn, giải đáp cho đơn vị SDLĐ, người lao động, thân nhân của người lao động về chế độ, chính sách BHXH và việc kê khai, lập hồ sơ theo đúng quy định.

2. Tiếp nhận hồ sơ giấy do đơn vị SDLĐ nộp theo hướng dẫn tại điểm 2.1, 2.2, 2.4 khoản này và hồ sơ do người lao động, thân nhân người lao động nộp theo hướng dẫn tại điểm 2.3 khoản này với thành phần hồ sơ cho từng loại chế độ như sau:

2.1. Đối với chế độ ốm đau: Hồ sơ theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 100 Luật BHXH; khoản 1, 2 Điều 21 Thông tư số 56/2017/TT-BYT và khoản 2 Điều 15 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP, gồm Danh sách 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập và hồ sơ nêu dưới đây:

2.1.1. Trường hợp điều trị nội trú

a) Bản sao giấy ra viện của người lao động hoặc con của người lao động dưới 7 tuổi. Trường hợp người bệnh tử vong tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thì thay bằng Giấy báo tử; trường hợp giấy báo tử không thể hiện thời gian vào viện thì có thêm giấy tờ của cơ sở khám, chữa bệnh thể hiện thời gian vào viện.

b) Trường hợp chuyển tuyến khám bệnh, chữa bệnh trong quá trình điều trị nội trú thì có thêm bản sao giấy chuyển tuyến hoặc giấy chuyển viện.

2.1.2. Trường hợp điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (bản chính). Trường hợp cả cha và mẹ đều nghỉ việc chăm con thì giấy chứng nhận nghỉ việc của một trong hai người là bản sao; hoặc giấy ra viện có chỉ định của y, bác sỹ điều trị cho nghỉ thêm sau thời gian điều trị nội trú.

2.1.3. Trường hợp người lao động hoặc con của người lao động khám, chữa bệnh ở nước ngoài thì hồ sơ nêu tại tiết 2.1.1 và 2.1.2 điểm này được thay bằng bản sao của bản dịch tiếng Việt giấy khám bệnh, chữa bệnh do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài cấp.

2.2. Đối với chế độ thai sản của người đang đóng BHXH: Hồ sơ theo quy định tại Điều 101 Luật BHXH; khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 5 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP; Điều 15, 18, 21 Thông tư số 56/2017/TT-BYT; Điều 7 Nghị định số 33/2016/NĐ-CP và khoản 2 Điều 15 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP, gồm Danh sách 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập và hồ sơ nêu dưới đây:

2.2.1. Lao động nữ đi khám thai, sẩy thai, nạo, hút thai, thai chết lưu hoặc phá thai bệnh lý; người lao động thực hiện biện pháp tránh thai:

a) Trường hợp điều trị nội trú: Bản sao giấy ra viện của người lao động; trường hợp chuyển tuyến khám bệnh, chữa bệnh trong quá trình điều trị nội trú thì có thêm Bản sao giấy chuyển tuyến hoặc bản sao giấy chuyển viện.

b) Trường hợp điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; hoặc bản sao giấy ra viện có chỉ định của y, bác sỹ điều trị cho nghỉ thêm sau thời gian điều trị nội trú.

2.2.2. Lao động nữ sinh con:

a) Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con.

b) Trường hợp con chết sau khi sinh: Ngoài hồ sơ nêu tại nội dung a tiết này có thêm bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử của con; trường hợp con chết ngay sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì thay bằng trích sao hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ hoặc của lao động nữ mang thai hộ thể hiện con chết.

c) Trường hợp người mẹ hoặc lao động nữ mang thai hộ chết sau khi sinh con thì có thêm bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của người mẹ hoặc của lao động nữ mang thai hộ.

d) Trường hợp người mẹ sau khi sinh hoặc người mẹ nhờ mang thai hộ sau khi nhận con mà không còn đủ sức khỏe để chăm sóc con thì có thêm biên bản GĐYK của người mẹ, người mẹ nhờ mang thai hộ.

đ) Trường hợp khi mang thai phải nghỉ việc để dưỡng thai theo quy định tại khoản 3 Điều 31 Luật BHXH thì có thêm một trong các giấy tờ sau:

đ1) Trường hợp điều trị nội trú: Bản sao giấy ra viện hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án thể hiện việc nghỉ dưỡng thai.

đ2) Trường hợp điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH thể hiện việc nghỉ dưỡng thai.

đ3) Trường hợp phải GĐYK: Biên bản GĐYK.

e) Trường hợp lao động nữ mang thai hộ sinh con hoặc người mẹ nhờ mang thai hộ nhận con thì có thêm bản sao của bản thỏa thuận về mang thai hộ vì mục đích nhân đạo theo quy định tại Điều 96 của Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014; văn bản xác nhận thời điểm giao đứa trẻ của bên nhờ mang thai hộ và bên mang thai hộ.

2.2.3. Người lao động nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi: Bản sao giấy chứng nhận nuôi con nuôi.

2.2.4. Lao động nam hoặc người chồng của lao động nữ mang thai hộ nghỉ việc khi vợ sinh con: Bản sao giấy chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con; trường hợp sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi mà giấy chứng sinh không thể hiện thì có thêm giấy tờ của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thể hiện việc sinh con phải phẫu thuật, sinh con dưới 32 tuần tuổi. Trường hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì thay bằng trích sao hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ hoặc của lao động nữ mang thai hộ thể hiện con chết.

2.2.5. Lao động nam hoặc người chồng của người mẹ nhờ mang thai hộ hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con: Bản sao giấy chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con. Trường hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh thì thay bằng trích sao hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ hoặc của lao động nữ mang thai hộ thể hiện con chết.

Trường hợp lao động nam đồng thời hưởng chế độ do nghỉ việc khi vợ sinh con và hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con thì tiếp nhận một lần hồ sơ như nêu tại tiết 2.2.4 điểm này.

2.3. Đối với chế độ thai sản của người sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi trong thời gian bảo lưu thời gian đóng BHXH do đã thôi việc, phục viên, xuất ngũ trước thời điểm sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi (áp dụng cho cả trường hợp sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi trong thời gian đang đóng BHXH kể từ ngày 01/01/2018 trở đi nhưng đã thôi việc tại đơn vị mà có nguyện vọng nộp hồ sơ hưởng chế độ tại cơ quan BHXH):

2.3.1. Hồ sơ theo quy định tại tiết 2.2.2, tiết 2.2.3 điểm này. Trường hợp nghỉ thai sản khi sinh con theo quy định tại khoản 3 Điều 31 Luật BHXH mà các hồ sơ quy định tại nội dung đ tiết 2.2.2 điểm này không thể hiện việc nghỉ dưỡng thai thì có thêm Giấy chứng nhận nghỉ dưỡng thai.

2.3.2. Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

2.4. Trường hợp hưởng DSPHSK sau ốm đau, thai sản, TNLĐ, BNN: Hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 100, khoản 5 Điều 101 Luật BHXH; khoản 1 Điều 60 Luật ATVSLĐ là Danh sách 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập.

3. Kiểm tra, đối chiếu quá trình đóng ghi trên sổ BHXH của người lao động nêu tại điểm 2.3 khoản 2 Điều này và trả lại sổ BHXH cho người nộp.

4. Truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận Danh sách 01B-HSB đối với trường hợp giao dịch điện tử kèm hồ sơ giấy; kiểm tra, đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ, đủ thành phần hồ sơ; sắp xếp hồ sơ theo trình tự trên Danh sách 01B-HSB và chuyển toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận cho Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH; lập giấy tiếp nhận và trả kết quả theo quy định.

5. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH để lưu trữ và trả cho đơn vị SDLĐ Danh sách C70a-HD kèm theo hồ sơ không được phê duyệt (nếu có). Trả lại hồ sơ không được phê duyệt cho người lao động, thân nhân người lao động (nếu có).

Điều 5. Trách nhiệm giải quyết và chi trả

1. Giải quyết hưởng

1.1. Trách nhiệm của Bộ phận Chế độ BHXH

1.1.1. Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ giấy từ Bộ phận TN-Trả KQ; truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận Danh sách 01B-HSB; kiểm tra hồ sơ đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn của hồ sơ. Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT ban hành kèm theo Quyết định số 838/QĐ-BHXH).

1.1.2. Giải quyết hưởng:

a) Truy cập vào Hệ thống để cập nhật thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu thu, dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh, GĐYK, cơ sở dữ liệu về quản lý dân cư (nếu có), xét duyệt chế độ vào Danh sách C70a-HD, C70b-HD (bao gồm cả phí GĐYK nếu có); ra Quyết định thu hồi (Mẫu số 01C-HSB) đối với trường hợp hưởng không đúng quy định; trình lãnh đạo phê duyệt các danh sách, quyết định.

b) Tiếp nhận thông tin từ Bộ phận KHTC về các trường hợp đơn vị khai không đúng thông tin tài khoản của người lao động và đề nghị đơn vị khai lại thông tin đúng tài khoản của người lao động; chuyển thông tin đúng về tài khoản của người lao động cho Bộ phận KHTC.

c) Hàng tháng, lập Danh sách D03-TS (ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH) người chỉ tham gia BHYT của tháng trước do tổ chức BHXH đóng đối với người hưởng chế độ thai sản khi sinh con, nhận nuôi con nuôi và hưởng trợ cấp ốm đau do mắc bệnh cần chữa trị dài ngày gửi Bộ phận Thu.

1.1.3. Chuyển hồ sơ:

a) Chuyển Bộ phận KHTC Danh sách C70a-HD, 70b-HD.

b) Chuyển Bộ phận TN-Trả KQ Danh sách C70a-HD, kèm theo hồ sơ giấy đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK.

c) Chuyển đơn vị SDLĐ Danh sách C70a-HD (qua giao dịch điện tử).

d) Chuyển Bộ phận Thu Danh sách D03-TS để đối chiếu báo cáo tăng, giảm của đơn vị SDLĐ.

1.1.4. Khóa số liệu và kết xuất báo cáo:

Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập các báo cáo số 02A-HSB, 20-HSB của tháng trước, trình lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi phòng Chế độ BHXH.

1.2. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH

1.2.1. Thực hiện như quy định tại điểm 1.1 khoản này.

1.2.2. Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và kết xuất các báo cáo quy định tại tiết 1.1.4; lập báo cáo mẫu số 02B-HSB và 20-HSB của toàn tỉnh gửi BHXH Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).

2. Trách nhiệm của Bộ phận KHTC

2.1. Tiếp nhận Danh sách C70a-HD, C70b-HD từ Bộ phận Chế độ BHXH; tiếp nhận Thông báo C12-TS từ Bộ phận Thu.

2.2. Chi trả

2.2.1. Chuyển kinh phí cho đơn vị SDLĐ để chi trả cho người lao động không có tài khoản cá nhân theo Danh sách C70a-HD.

a) Căn cứ Danh sách C70a-HD, thực hiện chuyển số tiền trợ cấp của người lao động không đăng ký tài khoản tiền gửi.

Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản đơn vị SDLĐ, Hệ thống tự động gửi đến từng người tin nhắn thông báo về việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp về đơn vị.

b) Hướng dẫn đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả cho người lao động theo đúng quy định; trường hợp sau khi đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả mà có người hưởng chưa nhận thì trong vòng 01 tháng kể từ khi nhận được kinh phí do cơ quan BHXH chuyển sang, hướng dẫn đơn vị lập Danh sách 6-CBH và chuyển lại cơ quan BHXH (Bộ phận KHTC) kèm theo số tiền người lao động chưa nhận; theo dõi, quản lý công tác chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản, đảm bảo số tiền chưa chi trả hết phải được chuyển về cơ quan BHXH.

c) Tiếp nhận để theo dõi, quản lý số người, số tiền người hưởng chưa lĩnh theo Danh sách 6-CBH.

2.2.2. Chi trực tiếp cho người lao động

a) Chi cho người lao động, thân nhân người lao động qua tài khoản cá nhân: Căn cứ Danh sách C70a-HD, Danh sách C70b-HD, phối hợp với ngân hàng nơi người hưởng mở tài khoản thực hiện đối chiếu thông tin, số hiệu tài khoản, nếu đúng thực hiện chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cá nhân người lao động; thông báo cho bộ phận chế độ BHXH để đề nghị đơn vị cung cấp lại thông tin đúng về tài khoản cá nhân đối với người hưởng bị sai thông tin về tài khoản cá nhân; tiếp nhận lại thông tin điều chỉnh tài khoản từ Bộ phận Chế độ BHXH để chi trả cho người lao động.

b) Chi trực tiếp bằng tiền mặt

Căn cứ Danh sách C70b-HD, Danh sách 6-CBH, chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người hưởng và đề nghị người hưởng ký nhận.

2.3. Lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.

2.4. Căn cứ Thông báo C12-TS để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT theo phân cấp.

2.5. Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe theo mẫu số 4-CBH do BHXH huyện quản lý.

3. Trách nhiệm của Phòng KHTC: Thực hiện như quy định tại khoản 2 Điều này theo phân cấp quản lý của BHXH tỉnh, lập Danh sách C75-HD và hàng tháng lập báo cáo tổng hợp chi chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe theo mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh, gửi Phòng Chế độ BHXH.

4. Thời hạn giải quyết và chi trả

4.1. Trường hợp đơn vị SDLĐ đề nghị: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

4.2. Trường hợp người lao động, thân nhân người lao động nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH: Tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

5. Công tác rà soát, kiểm tra

5.1. Trách nhiệm của Bộ phận Chế độ BHXH

5.1.1. Rà soát, kiểm tra

Căn cứ vào cơ sở dữ liệu giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản đang quản lý; dữ liệu thu, chi quỹ ốm đau, thai sản; dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh, GĐYK; dữ liệu về quản lý dân cư (nếu có), rà soát, đối chiếu, phân tích dữ liệu để xác định các trường hợp có biểu hiện lạm dụng quỹ BHXH, lập Danh sách các đơn vị SDLĐ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cấp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản trên địa bàn đề nghị kiểm tra (mẫu số 01A-HSB) chuyển Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra.

5.1.2. Kế hoạch kiểm tra

a) Định kỳ: Hằng năm, phối hợp với Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ việc thực hiện chế độ ốm đau, thai sản tại đơn vị SDLĐ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cấp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản trên địa bàn. Số lượng các cơ quan, đơn vị thuộc diện kiểm tra định kỳ do Giám đốc BHXH quyết định.

b) Đột xuất: Căn cứ vào dữ liệu rà soát trên hệ thống phát hiện có dấu hiệu sai phạm thì lập danh sách và chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan (Bộ phận Thanh tra kiểm tra, Bộ phận KHTC, Bộ phận TN - Trả KQ, Bộ phận Giám định BHYT) đề xuất Giám đốc quyết định kiểm tra các đơn vị ngoài danh sách kiểm tra định kỳ.

5.2. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH: Thực hiện như quy định tại điểm 5.1 khoản này và thực hiện kiểm tra các đơn vị SDLĐ do BHXH huyện giải quyết.

Chương III

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HƯỞNG VÀ CHI TRẢ CHẾ ĐỘ TNLĐ, BNN, HƯU TRÍ, TỬ TUẤT

Điều 6. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

1. Trách nhiệm của Bộ phận TN-Trả KQ

1.1. Hướng dẫn, giải đáp cho đơn vị SDLĐ, người lao động, thân nhân người lao động về chế độ, chính sách BHXH và việc kê khai, lập hồ sơ theo quy định.

1.2. Tiếp nhận hồ sơ do đơn vị SDLĐ, Ủy ban nhân dân cấp xã, người lao động và thân nhân nộp với thành phần hồ sơ cho từng loại chế độ như sau:

1.2.1. Đối với chế độ TNLĐ, BNN: Hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật ATVSLĐ; khoản 2, 3, 4 Điều 57 và khoản 2, 3, 4 Điều 58 Luật ATVSLĐ; khoản 1, 2 Điều 15 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP; khoản 3 Điều 6 Nghị định số 37/2016/NĐ-CP; khoản 6 Điều 6, khoản 4 Điều 7, khoản 1 Điều 8, khoản 4 Điều 10 Thông tư số 26/2017/TT-BLĐTBXH; khoản 2 Điều 25 Thông tư số 56/2017/TT-BYT, gồm:

a) Trường hợp bị TNLĐ, BNN lần đầu:

a1) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK hoặc bản sao giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp trong trường hợp bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp (tương đương mức suy giảm KNLĐ 61%), nếu GĐYK mà tỷ lệ suy giảm KNLĐ cao hơn 61% thì hồ sơ hưởng chế độ BNN trong trường hợp này phải có Biên bản GĐYK.

a2) Trường hợp điều trị nội trú: Bản sao giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị TNLĐ hoặc BNN.

a3) Trường hợp bị BNN mà không điều trị nội trú thì có thêm giấy khám BNN.

a4) Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có).

a5) Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB.

a6) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

b) Trường hợp được giám định lại sau khi thương tật, bệnh tật tái phát:

b1) Sổ BHXH (trong trường hợp bảo lưu thời gian đóng BHXH mà chưa có dữ liệu trong Hệ thống hoặc chưa được cấp mã số BHXH) đối với trường hợp bị TNLĐ, BNN đã được GĐYK nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp.

b2) Trường hợp điều trị xong, ra viện trước ngày 01/7/2016 mà lần giám định trước không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN: Biên bản điều tra TNLĐ hoặc kết quả đo đạc môi trường có yếu độc hại; trường hợp bị TNGT được xác định là TNLĐ thì có thêm bản sao một trong các giấy tờ sau: Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ TNGT hoặc Biên bản TNGT của cơ quan Công an hoặc cơ quan điều tra hình sự Quân đội.

b3) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ lần trước gần nhất của Hội đồng GĐYK đối với trường hợp đã được giám định nhưng không đủ điều kiện về mức suy giảm KNLĐ để hưởng trợ cấp.

b4) Biên bản giám định lại mức suy giảm KNLĐ sau khi điều trị thương tật, bệnh tật tái phát của Hội đồng GĐYK.

b5) Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc của bệnh viện cấp tỉnh và tương đương trở lên về việc trang cấp PTTGSH (nếu có).

b6) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

c) Trường hợp được giám định tổng hợp do đã bị TNLĐ, BNN nay tiếp tục bị TNLĐ hoặc BNN:

c1) Bản sao giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi đã điều trị TNLĐ, BNN của lần điều trị nội trú sau cùng.

c2) Trường hợp bị TNLĐ điều trị xong, ra viện trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 mà chưa được giám định mức suy giảm KNLĐ: Biên bản điều tra TNLĐ; nếu bị TNGT được xác định là TNLĐ thì có thêm bản sao một trong các giấy tờ sau: Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ TNGT hoặc biên bản TNGT của cơ quan công an hoặc cơ quan điều tra hình sự quân đội.

c3) Trường hợp bị BNN điều trị xong, ra viện trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 mà chưa được giám định mức suy giảm KNLĐ: Bản sao Kết quả đo đạc môi trường có yếu độc hại.

c4) Biên bản giám định tổng hợp mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK; trường hợp lần bị TNLĐ, BNN trước đã được giám định mức suy giảm KNLĐ nhưng không đủ điều kiện hưởng trợ cấp thì có thêm biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của lần giám định đó;

c5) Chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng theo quy định về việc trang cấp PTTGSH (nếu có).

c6) Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ, BNN theo mẫu số 05A-HSB đối với lần bị TNLĐ, BNN sau cùng; trường hợp lần bị TNLĐ, BNN trước đó tại đơn vị khác nhưng chưa được giải quyết chế độ thì có thêm văn bản đề nghị giải quyết của đơn vị nơi xảy ra TNLĐ, BNN.

c7) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

d) Trường hợp người lao động bị mắc BNN khi đã nghỉ hưu, thôi việc hoặc không còn làm việc trong các nghề, công việc có nguy cơ bị BNN: Hồ sơ do người lao động cung cấp, gồm:

d1) Hồ sơ khám BNN.

d2) Văn bản của người lao động đề nghị giải quyết chế độ BNN theo mẫu số 05B-HSB.

d3) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK.

d4) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

e) Trường hợp đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN trước ngày 01/01/2007 đã được trang cấp PTTGSH nay đề nghị trang cấp tiếp: Hóa đơn, chứng từ mua các phương tiện được trang cấp; vé tàu xe đi lại để làm hoặc nhận phương tiện trang cấp (nếu có).

1.2.2. Đối với hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng: Hồ sơ theo quy định tại Điều 108, Điều 113, khoản 1 Điều 116, khoản 1 và 8 Điều 123 Luật BHXH; khoản 1 Điều 15 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP; Điều 25 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP; khoản 2 Điều 25 Thông tư số 56/2017/TT-BYT; điểm đ khoản 9 Điều 22 Thông tư số 181/2016/TT-BQP, gồm:

a) Trường hợp đang tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị

a1) Sổ BHXH.

a2) Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 46/2010/NĐ-CP ngày 27/4/2010 của Chính phủ hoặc Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí theo mẫu số 12-HSB hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động hưởng chế độ hưu trí.

a3) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK (bản chính, trường hợp người lao động đã có biên bản GĐYK để hưởng các chính sách khác trước đó mà đủ điều kiện hưởng thì có thể thay bằng bản sao) đối với người nghỉ hưu do suy giảm KNLĐ hoặc bản sao giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp (tương đương mức suy giảm KNLĐ 61%) đối với người bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp.

a4) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04B-HBKV (ban hành kèm theo Thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực).

b) Trường hợp tham gia BHXH tự nguyện, bảo lưu thời gian tham gia BHXH (gồm cả người đang chấp hành hình phạt tù, người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp, người được Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích).

b1) Sổ BHXH.

b2) Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB.

b3) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK (bản chính, trường hợp người lao động đã có biên bản GĐYK để hưởng các chính sách khác trước đó mà đủ điều kiện hưởng thì có thể thay bằng bản sao) đối với người nghỉ hưu do suy giảm KNLĐ hoặc bản sao giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp (tương đương mức suy giảm KNLĐ 61%) đối với người bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp.

b4) Trường hợp đang chấp hành hình phạt từ ngày 01/01/2016 trở đi thì có thêm Giấy ủy quyền (mẫu số 13-HSB).

b5) Trường hợp đã chấp hành xong hình phạt tù giam từ ngày 01/01/1995 đến trước ngày 01/01/2016 thì có thêm bản sao của một trong các giấy tờ sau: Bản sao Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù hoặc giấy đặc xá tha tù trước thời hạn hoặc quyết định miễn hoặc tạm hoãn chấp hành hình phạt tù.

b6) Trường hợp xuất cảnh trái phép trở về thì có thêm bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định cư hợp pháp.

b7) Trường hợp mất tích trở về thì có thêm bản sao Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên bố mất tích.

b8) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04B-HBKV (ban hành kèm theo Thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực).

b9) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

с) Đối với người có quyết định hoặc giấy chứng nhận chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng lương hưu hoặc hưởng trợ cấp hàng tháng theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP .

c1) Quyết định hoặc giấy chứng nhận chờ đủ điều kiện về tuổi đời để hưởng lương hưu hoặc chờ hưởng trợ cấp hàng tháng theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP (bản chính); trường hợp bị mất giấy tờ trên thì có thêm Đơn đề nghị 14-HSB nêu rõ lý do bị mất.

c2) Hồ sơ như quy định tại nội dung b3, b4, b5, b6, b7, b8, b9 thuộc b tiết này.

1.2.3. Đối với hưởng BHXH một lần; hưởng trợ cấp một lần trong trường hợp đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài định cư, công dân nước ngoài đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng không còn cư trú tại Việt Nam: Hồ sơ theo quy định tại Điều 109 Luật BHXH; Điều 4, khoản 4 Điều 13, khoản 2 Điều 25 Thông tư số 56/2017/TT-BYT; điểm đ khoản 9 Điều 22 Thông tư số 181/2016/TT-BQP; khoản 1, 2 Điều 15 và khoản 1 Điều 16 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP, gồm:

a) Trường hợp hưởng BHXH một lần.

a1) Sổ BHXH.

a2) Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB.

а3) Đối với người ra nước ngoài để định cư phải nộp thêm bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây:

- Hộ chiếu do nước ngoài cấp.

- Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài.

- Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp.

a4) Trường hợp bị mắc những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như: Ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS thì có thêm trích sao/tóm tắt hồ sơ bệnh án thể hiện tình trạng không tự phục vụ được; nếu bị mắc các bệnh khác thì thay bằng Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK thể hiện tình trạng suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên và không tự phục vụ được.

a5) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

a6) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04B-HBKV (ban hành kèm theo Thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực).

b) Đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam hưởng BHXH một lần: Hồ sơ như nêu tại nội dung a2, a4, a5 thuộc a tiết này.

c) Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư hưởng trợ cấp một lần: Hồ sơ như nêu tại nội dung a2, a3 thuộc a tiết này.

d) Đối với người nước ngoài đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng không còn cư trú tại Việt Nam hưởng trợ cấp một lần: Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB.

1.2.4. Đối với thân nhân hưởng chế độ tử tuất: Hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 111 Luật BHXH; mẫu số 04C-HBKV (ban hành kèm theo Thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực); khoản 4 Điều 25 Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH, khoản 1 Điều 15 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP, gồm:

a) Trường hợp thân nhân của người đang đóng BHXH, đang bảo lưu thời gian đóng BHXH:

a1) Sổ BHXH.

a2) Bản sao giấy chứng tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao quyết định tuyên bố là đã chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.

a3) Tờ khai của thân nhân theo mẫu số 09-HSB.

a4) Biên bản giám định mức suy giảm KNLĐ của Hội đồng GĐYK đối với thân nhân bị suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên (bản chính, trường hợp người lao động đã có biên bản GĐYK để hưởng các chính sách khác trước đó mà đủ điều kiện hưởng thì có thể thay bằng bản sao) hoặc bản sao giấy xác nhận khuyết tật mức độ đặc biệt nặng (tương đương mức suy giảm KNLĐ từ 81% trở lên) theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BLĐTBXH trong trường hợp hưởng trợ cấp tuất hàng tháng do suy giảm KNLĐ.

a5) Trường hợp chết do TNLĐ, BNN thì có thêm biên bản điều tra TNLĐ hoặc bệnh án điều trị BNN.

a6) Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.

a7) Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu số 04C-HBKV ban hành kèm theo Thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực mà sổ BHXH không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực.

b) Đối với thân nhân của người đang hưởng hoặc tạm dừng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: Hồ sơ như nêu tại các nội dung a2, a3, a4, a6 thuộc a tiết này.

1.2.5. Đối với tạm dừng, hưởng tiếp chế độ BHXH áp dụng đối với tất cả các chế độ BHXH đã được giải quyết

a) Trường hợp tạm dừng hưởng BHXH

a1) Trường hợp xuất cảnh trái phép: Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định việc xuất cảnh trái phép.

a2) Trường hợp mất tích: Bản sao Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án tuyên bố mất tích.

b) Trường hợp hưởng tiếp BHXH hàng tháng

b1) Đối với trường hợp hưởng tiếp BHXH hàng tháng do chấp hành xong hình phạt tù giam từ ngày 01/01/1995 đến trước ngày 01/01/2016:

- Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB.

- Bản sao của một trong các giấy tờ: Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù hoặc giấy đặc xá tha tù trước thời hạn hoặc quyết định miễn hoặc tạm hoãn chấp hành hình phạt tù.

b2) Đối với người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp: Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB và bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định cư hợp pháp.

b3) Đối với người được Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích: Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB và Bản sao Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên bố mất tích.

1.2.6. Đối với trường hợp đề nghị điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng mà nội dung không liên quan đến dữ liệu thu, sổ thẻ

a) Phiếu tiếp nhận hồ sơ thể hiện yêu cầu điều chỉnh, hủy hoặc chấm dứt hưởng hoặc đơn theo mẫu số 14-HSB trong trường hợp người hưởng đề nghị.

b) Hồ sơ, giấy tờ làm căn cứ điều chỉnh, hủy hoặc chấm dứt hưởng.

1.2.7. Đối với di chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng; di chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng: Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB.

1.3. Kiểm tra, đảm bảo đủ thành phần hồ sơ, tính toàn vẹn của hồ sơ; lập phiếu tiếp nhận và trả kết quả; trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp hồ sơ thiếu thông tin phục vụ công tác quản lý người hưởng (địa chỉ không chi tiết, không có số điện thoại, thông tin về tài khoản không đầy đủ...) thì đề nghị đơn vị hoặc người lao động bổ sung đủ thông tin vào mẫu số 14-HSB trong trường hợp thành phần hồ sơ có đơn hoặc bổ sung vào phiếu tiếp nhận, trả kết quả.

1.4. Thực hiện số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận (trừ sổ BHXH) để cập nhật vào Hệ thống và chuyển Bộ phận Chế độ BHXH; lưu trữ hồ sơ giấy đã tiếp nhận từ người lao động, thân nhân người lao động, đơn vị SDLĐ và từ Bộ phận Chế độ BHXH (trừ sổ BHXH trong trường hợp hưởng chế độ TNLĐ, BNN).

1.5. Nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Bộ phận Chế độ BHXH để trả cho người nộp (gồm: Quyết định hưởng, điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng và Bản quá trình đóng BHXH nếu có) theo hình thức đã đăng ký nhận hồ sơ; trường hợp giao dịch điện tử thì trả hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 838/QĐ-BHXH .

Giám đốc BHXH tỉnh/huyện quy định việc trả hồ sơ cho người lao động thông qua bưu điện.

1.6. Giải quyết chuyển hưởng đến địa bàn khác đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: Truy cập Hệ thống lưu trữ điện tử tập trung để tra cứu hồ sơ đã được số hóa và thực hiện:

1.6.1. Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chuyển hưởng trong địa bàn huyện: Chuyển đổi tổ chi trả theo địa bàn người hưởng đăng ký và báo giảm trên Hệ thống theo mẫu số 8-CBH.

1.6.2. Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chuyển hưởng đến huyện khác trong hoặc ngoài địa bàn tỉnh: Lập Thông báo chuyển hưởng theo mẫu số 18-HSB, chuyển trên Hệ thống đến BHXH huyện nơi người hưởng đăng ký chuyển hưởng; báo giảm trên Hệ thống theo mẫu số 8-CBH. Đồng thời lập Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH gửi cho người hưởng theo mẫu số 23-HSB.

Thời hạn giải quyết: Thực hiện ngay khi tiếp nhận hồ sơ.

1.6.3. Trường hợp có kết luận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật thì có văn bản thông báo ngay đến BHXH nơi chuyển đến kèm các giấy tờ liên quan để xử lý theo quy định.

1.7. Lưu trữ hồ sơ theo Hệ thống lưu trữ đã được số hóa về Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam.

2. Trách nhiệm của Phòng TN-Trả KQ

2.1. Thực hiện như quy định tại các điểm 1.1; các tiết 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6 điểm 1.2; các điểm 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 khoản 1 Điều này. Trường hợp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chuyển hưởng đến địa bàn khác mà nộp hồ sơ tại BHXH tỉnh thì vẫn tiếp nhận hồ sơ theo tiết 1.2.7 điểm 1.2 khoản 1 Điều này.

2.2. Tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 10, khoản 3 Điều 14, khoản 2 Điều 18, khoản 2 Điều 22, khoản 2 Điều 26, Điều 29 và khoản 3 Điều 30 Nghị định số 37/2016/NĐ-CP do ngành LĐTBXH, ngành Y tế chuyển đến, gồm:

2.2.1. Trường hợp hỗ trợ kinh phí chuyển đổi nghề nghiệp; hỗ trợ khám BNN, chữa BNN, phục hồi chức năng lao động, huấn luyện ATVSLĐ: Quyết định hỗ trợ kinh phí chuyển đổi nghề nghiệp; hỗ trợ khám BNN, chữa BNN, phục hồi chức năng lao động, huấn luyện ATVSLĐ.

2.2.2. Trường hợp tạm ứng kinh phí hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN: Kế hoạch, dự toán kinh phí cần hỗ trợ của cơ quan ra quyết định điều tra lại.

2.2.3. Trường hợp quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ hoặc BNN.

a) Quyết định thành lập đoàn điều tra lại vụ TNLĐ hoặc BNN.

b) Biên bản điều tra lại vụ TNLĐ hoặc BNN.

c) Bản sao có chứng thực chứng từ thanh quyết toán chứng minh chi phí cho việc điều tra theo quy định của pháp luật.

2.3. Chuyển hồ sơ quy định tại điểm 2.2 khoản này cho Phòng Chế độ BHXH.

2.4. Trường hợp di chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng:

2.4.1. Tiếp nhận hồ sơ và chuyển sổ BHXH của người lao động cho Phòng Quản lý thu để rà soát, cập nhật quá trình đóng BHXH vào Hệ thống.

2.4.2. Tiếp nhận lại sổ BHXH đã được hoàn thiện từ Phòng Sổ, thẻ để giới thiệu chuyển hồ sơ (mẫu số 15A-HSB) đến BHXH tỉnh nơi người lao động đề nghị kèm theo đơn; đồng thời thông báo để người lao động biết về việc đã thực hiện di chuyển hồ sơ chờ hưởng (mẫu số 15B-HSB).

2.5. Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp cho người bị TNLĐ, BNN khi trở lại làm việc, khám BNN, chữa BNN, phục hồi chức năng lao động, huấn luyện ATVSLĐ; hồ sơ thanh, quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại TNLĐ, BNN từ Phòng KHTC để lưu trữ.

Điều 7. Giải quyết và chi trả

1. Giải quyết

1.1. Trách nhiệm của Bộ phận Chế độ BHXH

1.1.1. Tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu thông tin

a) Tiếp nhận hồ sơ

a1) Trường hợp giao dịch hồ sơ giấy: Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN - Trả KQ.

a2) Trường hợp giao dịch điện tử: Truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị SDLĐ, người lao động, thân nhân người lao động; Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả cho đơn vị (mẫu số 03/TB-GDĐT ban hành kèm theo Quyết định số 838/QĐ-BHXH).

b) Đối chiếu thông tin: Truy cập vào Hệ thống để đối chiếu dữ liệu với thông tin trên sổ BHXH, đảm bảo dữ liệu thống nhất.

b1) Trường hợp chưa có dữ liệu trên Hệ thống, dữ liệu trên Hệ thống và thông tin trên sổ BHXH không thống nhất, dữ liệu có vướng mắc, sai sót chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng, dữ liệu chưa đầy đủ, hoặc trường hợp đề nghị điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng mà liên quan đến dữ liệu thu nhưng chưa được điều chỉnh thì chuyển lại Bộ phận Thu, Sổ thẻ (trường hợp thu ở huyện/tỉnh khác thì gửi trực tiếp cho BHXH nơi thu) theo mẫu số 21-HSB kèm theo sổ BHXH để phối hợp hoàn thiện trước khi giải quyết; tiếp nhận lại sổ BHXH đã được hoàn thiện từ Bộ phận Thu và Bộ phận Sổ, thẻ.

b2) Trường hợp chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết thì chủ động kiểm tra, xác minh hoặc có văn bản phối hợp với các cơ quan liên quan để kiểm tra, xác minh.

b3) Trường hợp có căn cứ cho thấy kết luận của Hội đồng GĐYK về thương tật, bệnh tật và mức suy giảm KNLĐ không phù hợp với tình trạng thương tật, bệnh tật và sức khỏe thực tế của người được giám định thì trình lãnh đạo cơ quan BHXH khiếu nại kết luận GĐYK theo quy định.

b4) Trường hợp được kết luận là TNLĐ hoặc mắc BNN mà xét thấy không đảm bảo căn cứ thì báo cáo Phòng Chế độ BHXH trình lãnh đạo kiến nghị Sở LĐTBXH, Sở Y tế điều tra lại.

1.1.2. Giải quyết hưởng mới các chế độ TNLĐ, BNN, hưu trí, tử tuất:

a) Truy cập vào Hệ thống, cập nhật thông tin, đối chiếu với dữ liệu để xét duyệt và trình lãnh đạo phê duyệt các quyết định, bản quá trình đóng BHXH (nếu có) theo mẫu số 04-HSB tương ứng với từng loại chế độ; in 02 bản các quyết định hưởng, bản quá trình đóng BHXH tương ứng với từng chế độ theo mẫu (tại phụ lục đính kèm) trình lãnh đạo ký phát hành; chuyển Bộ phận TN - Trả KQ.

- Đối với chế độ tử tuất: Trường hợp người nhận trợ cấp mai táng và thân nhân hưởng trợ cấp tuất không cùng một người thì giải quyết trợ cấp mai táng cho thân nhân lo mai táng và giải quyết hưởng trợ cấp tuất một lần cho thân nhân được cử đại diện nhận trợ cấp hoặc giải quyết hưởng trợ cấp tuất hàng tháng đối với các thân nhân đủ điều kiện hưởng không phân biệt nơi cư trú cùng địa bàn hay khác địa bàn, trợ cấp một lần hay trợ cấp hàng tháng.

- Đối với thanh toán phí GĐYK: Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ BHXH, kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ thu phí giám định, xác định đối tượng, điều kiện và mức phí, cập nhật mức phí thanh toán vào quyết định hưởng BHXH; trường hợp không thanh toán thì có văn bản trả lời người hưởng nêu rõ lý do.

Không thanh toán phí GĐYK đối với trường hợp người lao động đã GĐYK mà kết luận mức suy giảm KNLĐ được sử dụng để hưởng các chính sách khác trước đó.

- Thanh toán/cấp tiền mua PTTGSH

+ Đối với trường hợp đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN từ ngày 01/01/2007 đến nay: Căn cứ hồ sơ, chủng loại PTTGSH, xác định mức tiền để cập nhật vào Danh sách C97-HD (nếu hưởng trợ cấp một lần) hoặc Danh sách C72a-HD (nếu hưởng trợ cấp hàng tháng) để chi trả. Định kỳ theo niên hạn của PTTGSH, cập nhật số tiền vào các danh sách nêu trên để chi trả cho người hưởng.

+ Đối với trường hợp đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN trước ngày 01/01/2007 đề nghị thanh toán tiền trang cấp PTTGSH: Căn cứ hồ sơ, niên hạn, chủng loại, hóa đơn, chứng từ mua PTTGSH xác định mức tiền để cập nhật vào Danh sách C97-HD đối với người hưởng trợ cấp một lần hoặc Danh sách C72a-HD nếu là người hưởng trợ cấp hàng tháng.

b) Thời hạn giải quyết:

b1) Đối với giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

b2) Đối với giải quyết hưởng lương hưu: Tối đa 12 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

b3) Đối với giải quyết hưởng BHXH một lần, trợ cấp một lần đối với người đang hưởng chế độ hàng tháng ra nước ngoài để định cư: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

b4) Đối với giải quyết hưởng chế độ tử tuất: Tối đa 08 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

1.1.3. Giải quyết điều chỉnh; tạm dừng; hưởng tiếp; hủy quyết định hưởng, chấm dứt hưởng

a) Truy cập vào Hệ thống để kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh, tạm dừng; hưởng tiếp; hủy quyết định, chấm dứt hưởng nếu đảm bảo căn cứ thì cập nhật thông tin, xét duyệt để trình lãnh đạo phê duyệt bản quá trình đóng BHXH (nếu có), các quyết định điều chỉnh, tạm dừng, hưởng tiếp, hủy, chấm dứt hưởng theo mẫu tương ứng nêu tại phụ lục đính kèm; in 02 bản các quyết định hưởng, bản quá trình đóng BHXH trình lãnh đạo ký phát hành để chuyển Bộ phận TN - Trả KQ.

b) Đối với hồ sơ do cơ quan BHXH nơi khác đã giải quyết, khi xem xét hồ sơ để điều chỉnh, nếu thấy cần xác minh thì có văn bản trao đổi với cơ quan BHXH nơi đã giải quyết. Khi nhận được văn bản trao đổi, cơ quan BHXH nơi đã giải quyết có trách nhiệm xác minh, trả lời lại bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị). Căn cứ hồ sơ và ý kiến của cơ quan BHXH nơi đã giải quyết, thực hiện như quy định tại nội dung a tiết này.

c) Bộ phận Chế độ BHXH trình lãnh đạo BHXH huyện điều chỉnh, hủy quyết định hưởng BHXH do BHXH cấp huyện giải quyết; Phòng Chế độ BHXH trình lãnh đạo BHXH tỉnh điều chỉnh, hủy quyết định hưởng BHXH do BHXH cấp huyện và cấp tỉnh giải quyết.

d) Việc điều chỉnh, hủy quyết định hưởng BHXH của người lao động thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân thực hiện; đồng thời chuyển hồ sơ điều chỉnh, hủy quyết định hưởng đến BHXH tỉnh nơi đang chi trả chế độ để quản lý, chi trả (trừ trường hợp điều chỉnh do thay đổi mức lương cơ sở).

đ) Trường hợp có căn cứ để xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 64 Luật BHXH thì phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh có kết luận cụ thể bằng văn bản về việc hưởng BHXH không đúng quy định để làm căn cứ ra quyết định hủy hoặc chấm dứt hưởng BHXH.

e) Đối với hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng do các ngành khác đã giải quyết và bàn giao sang cơ quan BHXH quản lý, chi trả thì việc điều chỉnh, chấm dứt hưởng phải căn cứ trên cơ sở quyết định, kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

g) Việc điều chỉnh chung mức hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đối với đối tượng đã giải quyết hưởng BHXH theo quy định của chính sách được thực hiện theo văn bản hướng dẫn tại thời điểm phát sinh chính sách.

h) Thời hạn giải quyết: Như quy định tại nội dung b tiết 1.1.2 điểm này.

1.1.4. Di chuyển hưởng chế độ BHXH đối với trường hợp bắt đầu hưởng BHXH hàng tháng tại huyện/tỉnh khác, hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, chế độ tử tuất một lần không cùng huyện/tỉnh nơi giải quyết hưởng

a) Nơi chuyển đi: Khi giải quyết hưởng chế độ BHXH, đồng thời lập thông báo chuyển hưởng theo mẫu số 18-HSB trình lãnh đạo Bộ phận/Phòng phê duyệt, chuyển trên Hệ thống đến BHXH huyện nơi người hưởng đăng ký nhận chế độ; trường hợp hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, chế độ tử tuất một lần thì kèm theo hồ sơ để trả cho người lao động và thân nhân kèm theo Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH gửi cho người hưởng theo mẫu số 23-HSB.

b) Nơi chuyển đến

b1) Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; báo tăng trên Hệ thống, cập nhật vào danh sách chi trả.

b2) Đối với trường hợp bắt đầu hưởng BHXH hàng tháng, hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, chế độ tử tuất một lần: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; kiểm tra hồ sơ trên Hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, báo đăng trên Hệ thống, cập nhật vào vào danh sách chi trả đối với trường hợp giải quyết đúng quy định; trường hợp không đủ điều kiện hưởng, giải quyết không đúng đối tượng thì tạm thời chưa chi trả và thông báo ngay cơ quan BHXH nơi đã giải quyết để phối hợp xử lý; đồng thời thông báo để người hưởng biết về việc chưa chi trả.

1.1.5. Khóa số liệu, kết xuất báo cáo:

a) Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng thực hiện khóa số liệu và kết xuất báo cáo theo mẫu số 20-HSB, trình lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

b) Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các mẫu số 22-HSB để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH tỉnh.

1.2. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH

Thực hiện như quy định tại điểm 1.1 khoản này và lập báo cáo của toàn tỉnh theo quy định tại tiết 1.1.5 điểm 1.1 khoản này gửi BHXH Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).

2. Trách nhiệm trong việc lập danh sách, báo cáo

2.1. Lập danh sách chi trả một lần

2.1.1. Trách nhiệm của Bộ phận Chế độ BHXH

Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ TNLĐ, BNN và chế độ tử tuất một lần từ huyện/tỉnh khác; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Bộ phận KHTC.

2.1.2. Trách nhiệm của Phòng chế độ BHXH

Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ TNLĐ, BNN và chế độ tử tuất một lần từ tỉnh khác; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Phòng KHTC.

2.2. Lập danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng

2.2.1. Trách nhiệm của Bộ phận chế độ BHXH: Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng thực hiện:

a) Tiếp nhận Danh sách báo giảm hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 8-CBH), Danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 7a-CBH) do bưu điện huyện chuyển đến; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền lương hưu, BHXH hàng tháng; căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (bao gồm cả điều chỉnh tăng, giảm mức hưởng) trên địa bàn huyện, người hưởng chế độ  BHXH từ huyện khác chuyển đến phát sinh trong tháng; dữ liệu Danh sách chi trả trong tháng; bảng tổng hợp các tổ chi trả trên địa bàn, đối chiếu, xác định số tiền còn phải trả, số phải thu hồi, cập nhật vào Hệ thống.

b) Tiếp nhận Thông báo theo mẫu số 2-CBH, đơn theo mẫu số 14-HSB của người hưởng đề nghị chuyển đổi phương thức nhận tiền từ tài khoản cá nhân sang lĩnh bằng tiền mặt hoặc ngược lại, hoặc thay đổi tài khoản cá nhân, hoặc thay đổi địa chỉ nơi nhận chế độ BHXH hàng tháng từ Bộ phận TN - Trả KQ hoặc cơ quan bưu điện chuyển đến để cập nhật bổ sung vào phần mềm quản lý.

c) Lập Danh sách D03-TS đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chi tiết theo từng loại chế độ chuyển Phòng Chế độ BHXH.

2.2.2. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH: Tiếp nhận và căn cứ các danh sách, thông báo do BHXH huyện lập và gửi đến theo tiết 2.2.1 điểm này; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền lương hưu, BHXH hàng tháng; căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (bao gồm cả điều chỉnh tăng, giảm mức hưởng) trên địa bàn tỉnh, người hưởng chế độ BHXH từ tỉnh khác chuyển đến phát sinh trong tháng; Danh sách 7a-CBH, dữ liệu Danh sách chi trả trong tháng, lập và trình lãnh đạo phê duyệt và in các danh sách, báo cáo sau:

a) Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của tháng sau kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có) đối với người hưởng từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng (Danh sách C72a-HD) theo các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt.

b) Danh sách D03-TS (ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH) của người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chi tiết theo từng loại chế độ trên địa bàn.

c) Thời gian lập danh sách, báo cáo: Ngày làm việc cuối cùng của tháng.

Ngay sau khi lập xong Danh sách C72a-HD, Hệ thống tự động gửi đến từng người hưởng mới phát sinh, người chuyển địa bàn hưởng tin nhắn thông báo về thời gian, địa điểm chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

d) Thời gian chuyển: Cuối giờ ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc đầu giờ ngày 01 tháng sau. Trường hợp ngày 01 tháng sau là ngày nghỉ thì thực hiện chuyển vào cuối giờ ngày làm việc cuối cùng của tháng trước.

đ) Chuyển đến:

đ1) Phòng KHTC: Danh sách C72a-HD.

đ2) Phòng Quản lý thu: Danh sách D03-TS.

e) Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế ở địa phương để quyết định việc lập bổ sung Danh sách C72a-HD vào ngày 10 hàng tháng, đảm bảo chi trả kịp thời lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người lao động phát sinh hưởng trong tháng chi trả.

3. Chi trả chế độ BHXH một lần

3.1. Trách nhiệm của Phòng KHTC

3.1.1. Tiếp nhận từ Bộ phận KHTC Danh sách C97-HD, từ cơ quan bưu điện Danh sách 7b-CBH theo phân cấp, từ Phòng TN-Trả KQ giấy đề nghị mẫu số 03-CBH.

a) Căn cứ Danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, chi trả cho người hưởng; căn cứ giấy đề nghị mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận trợ cấp BHXH.

b) Chuyển Danh sách C97-HD do bưu điện huyện chi trả trên địa bàn tỉnh cho Bưu điện tỉnh; chuyển Danh sách C97-HD (bao gồm danh sách do BHXH huyện chi trả và danh sách do bưu điện huyện chi trả) cho Bộ phận KHTC để chi trả và theo dõi, đối chiếu quyết toán với Bưu điện huyện.

3.1.2. Chuyển kinh phí:

a) Căn cứ số tiền do BHXH huyện trực tiếp chi trả trên Danh sách C97- HD để chuyển kinh phí cho BHXH huyện.

b) Căn cứ số tiền do cơ quan Bưu điện chi trả theo Danh sách C97-HD để chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh.

c) Đối chiếu với số phải trả trong kỳ tại Bảng thanh toán mẫu số C74b-HD để làm căn cứ đối trừ tạm ứng kỳ sau với cơ quan bưu điện.

d) Lập thông báo kinh phí do bưu điện huyện chi trả theo mẫu số 1-CBH về số tiền BHXH tỉnh đã chuyển cho bưu điện tỉnh, gửi BHXH huyện.

đ) Thực hiện quyết toán với Bưu điện tỉnh.

3.1.3. Tiếp nhận Danh sách C74b-HD từ Bộ phận KHTC để thực hiện tổng hợp, thanh toán lệ phí cho Bưu điện tỉnh.

3.1.4. Lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng do BHXH tỉnh quản lý và tổng hợp danh sách thu hồi của toàn tỉnh theo quy định.

3.1.5. Hướng dẫn cơ quan bưu điện tổ chức chi trả cho người hưởng, trường hợp trong thời gian 30 ngày kể từ khi nhận được Danh sách do cơ quan BHXH chuyển sang mà người hưởng chưa đến nhận tiền chế độ thì cơ quan bưu điện lập, chuyển Danh sách 7b-CBH chi tiết theo cơ quan BHXH giải quyết, đồng thời hướng dẫn người hưởng đến cơ quan BHXH nơi người hưởng nộp hồ sơ đề nghị giải quyết để nhận tiền.

3.1.6. Lập báo cáo

a) Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi trả chế độ BHXH một lần theo mẫu số 4-CBH do BHXH tỉnh quản lý và căn cứ báo cáo theo mẫu số 4-CBH do Bộ phận KHTC các huyện gửi đến để tổng hợp báo cáo của toàn tỉnh, chuyển Phòng Chế độ BHXH.

b) Hàng tháng, căn cứ Danh sách 7b-CBH do cơ quan bưu điện chuyển đến, đối chiếu với số đã chi trong tháng (theo Danh sách 7b-CBH) để lập Danh sách 7b-CBH toàn tỉnh.

3.2. Trách nhiệm của Bộ phận KHTC

3.2.1. Thực hiện như quy định tại tiết 3.1.1, 3.1.5 và 3.1.6 điểm 3.1 khoản 3 Điều này theo phân cấp quản lý của BHXH huyện; tiếp nhận từ Bộ phận Chế độ BHXH Danh sách C97-HD, chuyển Phòng KHTC để cấp kinh phí.

3.2.2. Quyết toán với bưu điện huyện

a) Hướng dẫn cơ quan bưu điện lưu trữ Danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân, Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền mẫu số C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 05 hàng tháng lập Bảng thanh toán mẫu số C74b-HD gửi cơ quan BHXH.

b) Thực hiện đối chiếu, kiểm tra, xét duyệt số tiền cơ quan bưu điện đã chi trả trong tháng tại Bảng thanh toán mẫu số C74b-HD, chuyển Phòng KHTC.

c) Xây dựng kế hoạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số phải chi, đã chi, chưa chi giữa chứng từ lưu tại cơ quan bưu điện hồ sơ quyết toán cơ quan Bưu điện gửi cơ quan BHXH.

3.2.3. Ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, căn cứ Danh sách 7b-CBH do cơ quan bưu điện chuyển đến, đối chiếu với số đã chi trong tháng (theo Danh sách 7b-CBH) để lập Danh sách 7b-CBH của huyện, gửi Phòng KHTC.

3.2.4. Trường hợp người hưởng kê khai sai thông tin tài khoản nhận tiền chế độ: Nhận thông báo về việc không chi được do người hưởng kê khai sai thông tin do cơ quan bưu điện gửi đến, liên hệ với người hưởng và hướng dẫn người hưởng lập Thông báo mẫu số 2-CBH.

4. Chi trả chế độ BHXH hàng tháng

4.1. Trách nhiệm của Phòng KHTC

4.1.1. Tiếp nhận từ Phòng Chế độ BHXH Danh sách C72a-HD; Từ Phòng Quản lý Thu Thông báo C12-TS (ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH); tiếp nhận từ Phòng TN-Trả KQ Giấy đề nghị theo mẫu số 3-CBH; chuyển Bưu điện tỉnh, Bộ phận KHTC Danh sách C72a-HD.

4.1.2. Chi trả cho thân nhân người hưởng: Căn cứ giấy đề nghị mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả ngay cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng còn những tháng chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH

4.1.3. Chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh

a) Trước 04 ngày theo lịch chi trả, tạm ứng bằng số tiền đã quyết toán của tháng trước.

b) Ngày 01 hàng tháng, đối chiếu, thực hiện đối trừ số tiền chi BHXH đã chuyển cho cơ quan bưu điện của tháng trước còn dư (nếu có) trên Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD với Danh sách C72a-HD để chuyển tiếp số kinh phí còn lại.

c) Lập Thông báo theo mẫu số 1-CBH gửi BHXH huyện biết số kinh phí chi trả cho người hưởng trên địa bàn huyện do BHXH tỉnh chuyển cho Bưu điện tỉnh.

4.1.4. Tổ chức chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người hưởng qua Hệ thống bưu điện theo Hợp đồng đã ký kết.

a) Chi trả tại điểm chi trả: Từ ngày 02 đến ngày 10 của tháng tổ chức chi trả ít nhất 6 giờ/ngày tại tất cả các điểm chi trả; chỉ kết thúc chi trả trước ngày mùng 10 đối với các điểm đã chi trả hết số lượng người hưởng theo danh sách do cơ quan BHXH chuyển đến

b) Chi trả tại điểm giao dịch của Bưu điện huyện: Từ ngày 11 của tháng, tiếp tục chi trả tại các điểm chi trả là điểm giao dịch của bưu điện đến hết ngày 25 của tháng.

4.1.5. Lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng do BHXH tỉnh quản lý và tổng hợp danh sách thu hồi của toàn tỉnh theo quy định.

4.1.6. Thanh toán chi phí chi trả cho bưu điện tỉnh sau khi nhận được hóa đơn tài chính

4.1.7. Căn cứ Thông báo C12-TS để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT theo phân cấp.

4.1.8. Hàng tháng, lập Báo cáo tổng hợp chi chế độ BHXH hàng tháng theo mẫu số 4-CBH do BHXH tỉnh quản lý và tổng hợp của toàn tỉnh theo quy định.

4.2. Trách nhiệm của Bộ phận KHTC

4.2.1. Chi trả cho thân nhân người hưởng: Trường hợp người hưởng chết nhưng còn những tháng chưa nhận: Thực hiện chi trả ngay cho thân nhân người hưởng chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp kể từ khi nhận được Giấy đề nghị 3-CBH.

4.2.2. Thực hiện thanh quyết toán số tiền chi lương hưu, trợ cấp BHXH qua hệ thống bưu điện theo hợp đồng đã ký kết.

a) Thời gian quyết toán: Trong thời gian 02 ngày (ngày 26 và 27 hàng tháng), ngay sau ngày chi trả xong lương hưu, trợ cấp BHXH cho người hưởng.

b) Hướng dẫn cơ quan bưu điện lưu trữ Danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân, Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền mẫu số C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật; lập Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD gửi cơ quan BHXH.

- Thực hiện đối chiếu, kiểm tra, xét duyệt số tiền cơ quan bưu điện đã chi trả trong tháng tại Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD, gửi: Bưu điện huyện 01 bản, gửi Phòng KHTC 01 bản.

- Xây dựng kế hoạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số phải chi, đã chi, chưa chi giữa chứng từ lưu tại cơ quan bưu điện với hồ sơ quyết toán cơ quan Bưu điện gửi cơ quan BHXH.

c) Số tiền cơ quan bưu điện chưa chi hết hàng tháng không phải chuyển về cơ quan BHXH mà sẽ tính vào số tiền ứng của tháng sau. Hàng năm, thực hiện đối chiếu ký xác nhận số tiền đã nhận, số tiền đã chi, số đã tạm ứng nhưng chưa chi đến hết ngày 31/12 tại Mục B-Tình hình kinh phí trên Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD.

d) Căn cứ Thông báo C12-TS để ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT theo phân cấp.

4.2.3. Hàng tháng, căn cứ dữ liệu trên Hệ thống, các quyết định thu hồi và số tiền đã chi trả sai để lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.

5. Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện trong chi trả chế độ BHXH và quản lý người hưởng:

5.1. Bưu điện tỉnh

5.1.1. Tiếp nhận danh sách, kinh phí; tổ chức chi trả các chế độ BHXH một lần theo danh sách do cơ quan BHXH chuyển sang; chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; quản lý người hưởng; thanh quyết toán và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của BHXH Việt Nam và hợp đồng đã ký;

5.1.2. Tổ chức thực hiện lưu trữ Danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân, Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền mẫu số C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Căn cứ chứng từ gốc để lập, ký chữ ký số chuyển qua dữ liệu điện tử gửi cơ quan BHXH hồ sơ, chứng từ quyết toán Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD, C74b-HD. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác giữa bản điện tử hồ sơ quyết toán gửi cơ quan BHXH với Danh sách chi trả, Giấy nhận tiền có chữ ký người hưởng lưu tại cơ quan bưu điện; có trách nhiệm cung cấp theo yêu cầu của cơ quan BHXH và cơ quan có thẩm quyền.

5.2. Bưu điện huyện

5.2.1. Thực hiện chi trả các chế độ BHXH một lần theo danh sách do cơ quan BHXH chuyển sang; chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng và các khoản trợ cấp một lần kèm theo (nếu có); quản lý người hưởng; thanh quyết toán với BHXH huyện và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của BHXH Việt Nam và hợp đồng đã ký.

5.2.2. Lập Danh sách 7a-CBH, 7b-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD, C74b-HD, chuyển qua dữ liệu điện tử để thực hiện thanh quyết toán với BHXH huyện theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5.2.3. Tiếp nhận Thông báo mẫu số 5-CBH từ BHXH huyện để chuyển cho người hưởng chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của BHXH huyện.

5.2.4. Trước ngày làm việc cuối cùng của tháng, lập và gửi bản điện tử Danh sách 8-CBH cho BHXH huyện đối với các trường hợp: Chi sai, chi vượt; người hưởng chết; người hưởng xuất cảnh trái phép; người hưởng bị tòa án tuyên bố mất tích cho BHXH huyện. Hàng tháng, căn cứ dữ liệu trên Hệ thống và Danh sách 8-CBH, các quyết định thu hồi do cơ quan BHXH chuyển đến và số tiền đã chi trả sai, thực hiện thu hồi và lập Danh sách C75-HD gửi BHXH huyện cùng với số tiền đã thu hồi.

6. Chi trả kinh phí hỗ trợ chuyển đổi nghề sau TNLĐ, BNN; kinh phí hỗ trợ phòng ngừa, chia sẻ rủi ro về TNLĐ, BNN; kinh phí điều tra lại vụ TNLĐ, BNN.

6.1. Trách nhiệm của Phòng Chế độ BHXH

6.1.1. Tiếp nhận hồ sơ giấy từ Bộ phận TN - Trả KQ hoặc hồ sơ điện tử từ Hệ thống quản lý thông tin; lập và gửi Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của Sở LĐTBXH đối với trường hợp giao dịch điện tử.

6.1.2. Truy cập vào Hệ thống để cập nhật thông tin, xem xét, đối chiếu điều kiện về thời gian đóng BHXH, số lần được hỗ trợ của người được hỗ trợ; nếu đảm bảo đủ điều kiện, đúng quy định thì lập Danh sách theo mẫu số C90-HD trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển cho Phòng KHTC; trường hợp phát hiện không đủ điều kiện hưởng, mức hỗ trợ, số lần hỗ trợ không đúng thì trình lãnh đạo văn bản thông báo kèm theo Danh sách theo mẫu số 16-HSB gửi Sở LĐTBXH biết và tạm thời chưa chi trả; nếu Sở LĐTBXH vẫn giữ nguyên quyết định thì lập Danh sách theo mẫu số C90-HD trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển cho Phòng KHTC, đồng thời báo cáo BHXH Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).

Thời hạn thực hiện: Tối đa 04 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

6.1.3. Đối với chi tạm ứng, quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ, BNN:

a) Chi tạm ứng: Tiếp nhận kế hoạch, dự toán kinh phí điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN từ Phòng TN - Trả KQ; lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số C91-HD để tạm ứng tối đa 80% kinh phí dự toán điều tra lại trong thời hạn 02 ngày làm việc, chuyển Phòng KHTC.

b) Quyết toán: Tiếp nhận hồ sơ quyết toán kinh phí điều tra lại các vụ TNLĐ, BNN từ Phòng TN - Trả KQ, căn cứ kế hoạch, dự toán; hồ sơ quyết toán và các định mức chi theo quy định của Nhà nước lập danh sách quyết toán theo mẫu số 19-HSB, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển Phòng KHTC; thời hạn thực hiện: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.

Trường hợp cơ quan cấp bộ ra quyết định điều tra lại vụ TNLĐ, BNN thì BHXH tỉnh nơi đơn vị SDLĐ để xảy ra TNLĐ, BNN đóng BHXH thực hiện việc tạm ứng và quyết toán kinh phí.

6.2. Trách nhiệm của Phòng KHTC

6.2.1. Đối với chi trả kinh phí hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp sau TNLĐ, BNN; kinh phí hỗ trợ khám, chữa BNN; kinh phí hỗ trợ, phục hồi chức năng sau TNLĐ, BNN; kinh phí hỗ trợ huấn luyện ATVSLĐ: Tiếp nhận và căn cứ Danh sách C90-HD do Phòng Chế độ BHXH chuyển đến, chuyển tiền hỗ trợ vào tài khoản của đơn vị SDLĐ; thời hạn thực hiện: Tối đa 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận Danh sách.

6.2.2. Đối với chi tạm ứng và quyết toán kinh phí hỗ trợ điều tra lại vụ TNLĐ, BNN: Tiếp nhận và căn cứ giấy đề nghị tạm ứng, danh sách quyết toán do Phòng Chế độ BHXH, chuyển tiền tạm ứng, tiền quyết toán kinh phí điều tra lại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 01 ngày làm việc.

7. Khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, BHTN theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

7. 1. Trách nhiệm của Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH

7.1.1. Căn cứ quyết định khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lập Thông báo số 5-CBH chuyển Bộ phận/Phòng KHTC cùng cấp trong trường hợp khấu trừ tiền trợ cấp BHXH một lần, chuyển Phòng KHTC, Phòng Chế độ BHXH (đối với trường hợp BHXH huyện tiếp nhận quyết định khấu trừ) trong trường hợp khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN hàng tháng.

7.1.2. Trường hợp người hưởng cùng một lúc phải thực hiện nhiều quyết định khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN hàng tháng thì trình lãnh đạo có văn bản thống nhất với các cơ quan ra quyết định khấu trừ để thực hiện khấu trừ mức tối đa theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp người bị khấu trừ và cơ quan ra quyết định khấu trừ có thỏa thuận khác.

7.1.3. Trường hợp người hưởng đang trong thời gian phải thực hiện khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN theo quyết định khấu trừ của cơ quan có thẩm quyền, có nhu cầu di chuyển nơi nhận chế độ BHXH hoặc chết; BHXH tỉnh có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho các cơ quan ra quyết định khấu trừ biết trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ĐDCT hoặc người hưởng thông báo.

7.1.4. Khi hết thời gian khấu trừ hoặc người hưởng di chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hoặc chết, trình lãnh đạo có văn bản thông báo cho các cơ quan ra quyết định khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH biết và xác nhận tổng số tiền đã thực hiện khấu trừ.

7.2. Trách nhiệm của Bộ phận/Phòng KHTC: Căn cứ Danh sách C72a-HD, C72b-HD, C97-HD thực hiện chuyển số tiền phải khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, TCTN cho cơ quan ra quyết định khấu trừ.

8. Trách nhiệm của Phòng Quản lý thu: Tiếp nhận Danh sách D03-TS từ Phòng Chế độ BHXH; lập Thông báo C12-TS về số tiền đóng BHYT cho người hưởng BHXH hàng tháng chuyển Phòng KHTC.

Chương IV

QUY TRÌNH CHI TRẢ BHTN

Điều 8: Lập danh sách chi trả các chế độ BHTN

1. Trách nhiệm về việc TN - Trả KQ

1.1. Phòng TN - Trả KQ

1.1.1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ

a) Tiếp nhận hồ sơ để làm căn cứ chi trả các chế độ BHTN và chuyển Phòng Chế độ BHXH. Cụ thể như sau:

a1) Từ Sở LĐTBXH: Quyết định về việc hỗ trợ ĐTKNN; từ Trung tâm DVVL: Quyết định, thông báo, đề nghị về việc hưởng TCTN; quyết định về việc hỗ trợ học nghề theo quy định tại khoản 1, khoản 3 và khoản 6 Điều 18, khoản 2 Điều 19, khoản 1 Điều 20, khoản 3 Điều 21, khoản 4 và khoản 7 Điều 22, khoản 4 Điều 25 và khoản 2 Điều 27 Nghị định số 28/2015/NĐ-CP ngày 12/03/2015 của Chính phủ;

a2) Từ cơ sở đào tạo nghề, Bộ phận TN - Trả KQ trước ngày 25 hàng tháng: Danh sách đề nghị chi trả hỗ trợ học nghề (mẫu số C87a-HD) có đầy đủ chữ ký của người thất nghiệp đang học nghề theo quy định tại khoản 5 Điều 25 Nghị định số 28/2015/NĐ-CP ngày 12/03/2015 của Chính phủ;

a3) Từ đơn vị SDLĐ: Danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (mẫu số C92-HD) có đầy đủ chữ ký xác nhận của người lao động đã được đào tạo;

a4) Từ Bưu điện: Danh sách người hưởng chưa nhận tiền TCTN (mẫu số 7c-CBH).

b) Tiếp nhận từ đơn vị SDLĐ: Giấy tạm ứng kinh phí (mẫu số C91-HD) và chuyển Phòng KHTC theo quy định tại khoản 3 Điều 27 Nghị định số 28/2015/NĐ-CP ngày 12/03/2015 của Chính phủ.

c) Tiếp nhận từ Phòng Chế độ BHXH kết quả giải quyết quy định tại nội dung a tiết 2.3.2 điểm 2.3 khoản 2 Điều này.

1.1.2. Trả kết quả đến:

a) Trung tâm DVVL: Thông báo về việc người lao động không đến nhận tiền TCTN (mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH).

b) Cơ sở đào tạo nghề, Bộ phận TN - Trả KQ: Danh sách người thất nghiệp được duyệt chi hỗ trợ học nghề (mẫu số C87b-HD).

c) Đơn vị SDLĐ: Danh sách người thất nghiệp được thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (mẫu số C93-HD).

1.2. Bộ phận TN - Trả KQ

1.2.1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ

a) Tiếp nhận từ cơ sở đào tạo nghề Danh sách đề nghị chi trả hỗ trợ học nghề (mẫu số C87a-HD), chuyển Phòng Chế độ BHXH.

b) Tiếp nhận từ đơn vị SDLĐ Danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (mẫu số C92-HD), chuyển Bộ phận chế độ BHXH; Giấy tạm ứng kinh phí (mẫu số C91-HD), chuyển Bộ phận KHTC.

c) Tiếp nhận từ Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH kết quả giải quyết quy định tại nội dung b tiết 2.3.2 điểm 2.3 khoản 2 Điều này.

1.2.2. Trả kết quả đến:

a) Cơ sở đào tạo nghề: Danh sách người thất nghiệp được duyệt chi hỗ trợ học nghề (mẫu số C87b-HD).

b) Đơn vị SDLĐ: Danh sách người thất nghiệp được thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (mẫu số C93-HD).

2. Trách nhiệm của Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH

2.1. Tiếp nhận hồ sơ

2.1.1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Phòng Chế độ BHXH tiếp nhận từ Phòng TN - Trả KQ: Quyết định, thông báo, đề nghị về việc hưởng TCTN; các quyết định về việc hưởng hỗ trợ học nghề; quyết định về việc giải quyết hưởng hỗ trợ ĐTKNN; Danh sách 87a-HD; Danh sách C92-HD; mẫu số 7c-CBH.

b) Bộ phận Chế độ BHXH tiếp nhận từ Bộ phận TN - Trả KQ Danh sách mẫu số C92-HD.

2.1.2. Đối chiếu, kiểm tra dữ liệu hưởng

Hàng ngày, Phòng Chế độ BHXH đối chiếu thông tin trong các quyết định hưởng BHTN với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống để kiểm tra điều kiện, thời điểm, thời gian, mức hưởng các chế độ BHTN:

a) Trường hợp thông tin đúng, đủ theo quy định thì thực hiện cập nhật dữ liệu về việc hưởng các chế độ BHTN (hưởng mới, tạm dừng, tiếp tục, chấm dứt, di chuyển, hủy hưởng) và kết quả chi trả TCTN vào Hệ thống để theo dõi, quản lý đối tượng hưởng các chế độ BHTN và lập danh sách chi trả, thanh toán các chế độ BHTN.

b) Trường hợp thông tin chưa đúng, đủ hoặc phát hiện hưởng TCTN không đúng quy định thì gửi Trung tâm DVVL Thông báo về việc người lao động không đến nhận tiền TCTN (mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH).

2.2. Lập danh sách chi trả

2.2.1. Đối với TCTN: Phòng Chế độ BHXH thực hiện:

a) Lập Danh sách C72b-HD: Lập danh sách chi trả TCTN theo từng hình thức chi trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân và phân chia theo từng huyện:

a1) Đối với người hưởng TCTN tháng đầu tiên: Căn cứ vào quyết định về việc hưởng, hủy hưởng TCTN, lập danh sách chi trả TCTN (mẫu số C72b-HD) với ngày chi trả ghi tại Cột 1 là ngày làm việc liền kề sau ngày lập danh sách trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt. Thời hạn lập: Trong ngày nhận được hồ sơ nêu trên.

Giao Giám đốc BHXH tỉnh phối hợp với Sở LĐTBXH và Trung tâm DVVL thống nhất cách thức, thời gian chuyển các quyết định, đề nghị việc hưởng TCTN để lập danh sách chi trả đảm bảo thuận lợi cho người hưởng và đúng thời hạn quy định.

a2) Đối với người hưởng TCTN từ tháng thứ hai trở đi, người hưởng mà dưới 03 tháng chưa đến nhận tiền TCTN kể từ ngày hết hạn ghi trong Quyết định hưởng và người chuyển hưởng từ tỉnh khác đến:

- Lập danh sách theo ngày: Căn cứ các quyết định về việc tạm dừng, chấm dứt, tiếp tục hưởng TCTN; thông báo về việc chấm dứt chi trả TCTN; đề nghị về việc tiếp tục chi trả TCTN; mẫu số 7c-CBH, lập Danh sách C72b-HD trình lãnh đạo BHXH tỉnh với thời điểm bắt đầu chi trả từ ngày thứ 08 của tháng hưởng, trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt, trường hợp ngày thứ 08 của tháng hưởng rơi vào ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ Lễ, nghỉ Tết thì chi trả vào ngày làm việc liền kề sau đó. Thời hạn lập: Cuối giờ làm việc của ngày làm việc thứ 07 của tháng hưởng; trường hợp ngày thứ 7 của tháng hưởng rơi vào ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ Lễ, nghỉ Tết thì lập danh sách chi trả vào cuối giờ làm việc của ngày liền kề trước đó và chi trả vào ngày làm việc liền kề với ngày lập danh sách.

- Lập danh sách chi trả theo tháng: Ngày 25 hàng tháng, căn cứ Danh sách chi trả tháng trước, mẫu số 7c-CBH, quyết định tiếp tục hưởng TCTN, đề nghị của Trung tâm DVVL nơi người lao động chuyển đến hưởng TCTN với BHXH cấp tỉnh nơi người lao động chuyển đến về việc tiếp tục thực hiện chi trả TCTN (mẫu số 13 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH), lập Danh sách cho người hưởng nhận TCTN có ngày bắt đầu chi trả từ ngày 01 đến ngày 31 tháng sau tại cột số 1 (mẫu số C72b-HD).

Lập danh sách giảm: Hàng ngày, căn cứ các Quyết định về việc hủy quyết định hưởng TCTN, tạm dừng hưởng TCTN, chấm dứt hưởng TCTN của Giám đốc Sở LĐTBXH, Thông báo của TTDVVL nơi người lao động chuyển đi với BHXH cấp tỉnh về việc thực hiện chấm dứt chi trả TCTN đối với người lao động (mẫu số 12 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH), kết quả rà soát, đối chiếu thông tin trong các quyết định hưởng BHTN với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống thực hiện lập Danh sách báo giảm hưởng các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 12-CBH) phần TCTN và chuyển Phòng KHTC ngay trong ngày nhận được quyết định để chuyển cơ quan bưu điện không thực hiện chi trả cho người lao động.

- Trường hợp nhận được đề nghị tiếp tục chi trả TCTN, quyết định về việc tiếp tục hưởng TCTN mà đã quá thời hạn lập danh sách theo quy định thì lập danh sách chi trả đối với trường hợp này ngay trong ngày.

Giao Giám đốc BHXH tỉnh phối hợp với Sở LĐTBXH và Trung tâm DVVL thống nhất cách thức, thời gian chuyển quyết định tạm dừng, chấm dứt, tiếp tục hưởng TCTN, thông báo chấm dứt chi trả TCTN hoặc danh sách người đủ điều kiện hưởng TCTN tháng tiếp theo để lập danh sách chi trả đảm bảo thuận lợi cho người hưởng và đúng thời hạn quy định.

a3) Ngày 06 hàng tháng, căn cứ Danh sách mẫu số 7c-CBH đã cập nhật trên Hệ thống thực hiện lập bổ sung Danh sách chưa chi trả tháng trước đối với những trường hợp đã được thực hiện lập danh sách chi trả của tháng này vào các ngày từ ngày cuối cùng của tháng trước đến hết ngày 05 của tháng này theo mẫu số C72b-HD (không ghi nội dung tại cột số 1 và cột số 4, cuối danh sách có ghi chú: “Danh sách chi trả đối với các trường hợp được lập danh sách từ ngày cuối cùng của tháng n đến ngày 05 tháng n+1 mà chưa nhận tiền TCTN của tháng trước”) để tiếp tục chi trả khi người hưởng đến nhận trợ cấp. Trường hợp, ngày 06 rơi vào ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ Lễ, nghỉ Tết thì lập danh sách chi trả vào đầu giờ làm việc của ngày liền kề sau đó.

b) Trường hợp nhận được quyết định hủy, tạm dừng, chấm dứt hưởng TCTN sau khi chuyển danh sách chi trả thì thông báo ngay cho Phòng KHTC, cơ quan Bưu điện để dừng chi trả TCTN đối với các trường hợp chi trả tiền mặt.

c) Sau thời hạn 03 tháng kể từ ngày hết thời hạn hưởng TCTN theo quyết định hưởng TCTN thì trong thời hạn 07 ngày làm việc sau thời hạn nêu trên, lập Thông báo về việc người lao động không đến nhận tiền TCTN (theo mẫu hướng dẫn của Bộ LĐTBXH) gửi Trung tâm DVVL nơi người lao động đang hưởng TCTN để bảo lưu thời gian đóng BHTN.

d) Lập Danh sách D03-TS chuyển Phòng Quản lý Thu; thời gian lập và chuyển danh sách thực hiện cùng với thời điểm lập Danh sách C72b-HD.

2.2.2. Đối với hỗ trợ học nghề

Phòng Chế độ BHXH tiếp nhận Danh sách C87a-HD từ cơ sở đào tạo nghề và Bộ phận Chế độ BHXH; đối chiếu với thông tin hưởng hỗ trợ học nghề của từng người lao động đã được cập nhật trên Hệ thống, nếu hưởng đúng quy định thì tiến hành ghi dữ liệu vào Hệ thống và lập Danh sách người thất nghiệp được chi hỗ trợ học nghề (mẫu số C87b-HD) trình lãnh đạo BHXH tỉnh phê duyệt.

2.2.3. Đối với hỗ trợ ĐTKNN

Bộ phận/Phòng Chế độ BHXH tiếp nhận Danh sách đề nghị thanh toán hỗ trợ ĐTKNN (mẫu số C92-HD); đối chiếu với thông tin hưởng hỗ trợ ĐTKNN của từng đơn vị SDLĐ đã được cập nhật trên Hệ thống, nếu hưởng đúng quy định thì cập nhật dữ liệu vào Hệ thống và lập Bảng thanh toán mẫu số C93-HD trình lãnh đạo phê duyệt.

2.2.4. Thời hạn thực hiện: 01 ngày làm việc.

2.3 Chuyển danh sách

2.3.1. Chuyển Phòng KHTC: Danh sách C72b-HD để cấp kinh phí và tổ chức chi trả, Danh sách C87b-HD và Bảng thanh toán mẫu số C93-HD để chi trả.

2.3.2. Chuyển Bộ phận TN - Trả KQ:

- Thông báo về việc người lao động không đến nhận tiền TCTN (mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH);

- Danh sách người thất nghiệp được duyệt chi hỗ trợ học nghề (mẫu số 87b-HD);

- Bảng thanh toán mẫu số C93-HD.

b) Bộ phận Chế độ BHXH chuyển Bộ phận TN - Trả kết quả: Danh sách người thất nghiệp được duyệt chi hỗ trợ học nghề (mẫu số 87b-HD); Bảng thanh toán mẫu số C93-HD.

2.4. Khóa số liệu

2.4.1. Bộ Phận Chế độ BHXH: Hết tháng, thực hiện khóa số liệu của toàn huyện để lưu trên Hệ thống.

2.4.2. Phòng Chế độ BHXH: Hết tháng, thực hiện khóa số liệu của toàn tỉnh để lưu trên Hệ thống.

Điều 9. Tổ chức chi trả BHTN

1. Trách nhiệm của cơ quan BHXH

1.1. Chi TCTN

1.1.1 Phòng KHTC

a) Tiếp nhận Danh sách chi trả do Phòng Chế độ BHXH lập và mẫu số C73-HD do Bưu điện tỉnh lập để làm căn cứ chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh làm 2 đợt/tháng theo đề nghị tạm ứng của cơ quan Bưu điện. Khi chuyển kinh phí phải đối trừ số kinh phí đã chuyển cho cơ quan bưu điện còn dư tháng trước trên Bảng thanh toán C74a-HD với Danh sách 72b-HD. Trường hợp số tiền ứng không đủ, cơ quan Bưu điện làm đề nghị tạm ứng nêu rõ lý do để cơ quan BHXH có căn cứ cấp ứng bổ sung; tiếp nhận Thông báo C12-TS từ Phòng Quản lý Thu để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT.

b) Chuyển danh sách chi bằng tiền mặt theo mẫu số C72b-HD cho Bưu điện tỉnh để tổ chức chi trả TCTN cho người lao động qua hệ thống bưu điện theo Hợp đồng đã ký theo đúng ngày chi trả ghi trong danh sách.

Ngay sau khi chuyển Danh sách, Hệ thống tự động nhắn tin đến từng người trong danh sách chi trả TCTN thông báo về ngày bắt đầu chi trả và địa điểm chi trả của tháng hưởng TCTN với người hưởng TCTN.

c) Chi qua tài khoản cá nhân của người lao động: Đối với tháng đầu tiên, chuyển tiền ngay khi nhận được danh sách chi trả. Từ tháng hưởng trợ cấp thứ hai, chuyển tiền trong vòng 05 ngày kể từ ngày bắt đầu chi trả ghi tại cột số 1 Danh sách C72b-HD

d) Căn cứ chứng từ thu phí phát hành thẻ ATM lần đầu của ngân hàng để thực hiện thanh toán cho người hưởng TCTN.

đ) Quyết toán

đ1) Hướng dẫn cơ quan bưu điện lưu trữ Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền mẫu số C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 05 hàng tháng lập Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD gửi cơ quan BHXH.

Ngày 05 tháng sau, căn cứ hồ sơ điện tử do cơ quan bưu điện lập và chuyển đến, gồm: Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (trên Danh sách chi trả tháng đầu tiên và Danh sách chi trả từ tháng thứ 2 trở đi) theo Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD.

Trường hợp số liệu có chênh lệch, thực hiện chuyển trả và phối hợp với bưu điện tỉnh rà soát lại số liệu.

Trường hợp số liệu khớp đúng, thực hiện xác nhận trên Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD.

Khi quyết toán xong, lập Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD gửi: Bưu điện tỉnh 01 bản, gửi BHXH huyện 01 bản để BHXH huyện ghi chi và tổng hợp vào các mẫu báo cáo trên địa bàn huyện.

đ2) Xây dựng kế hoạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số phải chi, đã chi, chưa chi giữa chứng từ lưu tại cơ quan bưu điện hồ sơ quyết toán cơ quan Bưu điện gửi cơ quan BHXH.

đ3) Hướng dẫn cơ quan bưu điện căn cứ danh sách C72b-HD tiếp tục chi trả TCTN đối với người hưởng trong thời gian quyết toán với cơ quan BHXH.

e) Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD và Giấy thanh toán mẫu số C67-HD của Bưu điện tỉnh để thanh toán chi phí chi trả TCTN cho Bưu điện tỉnh.

g) Lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.

Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh chuyển Phòng Chế độ BHXH.

1.1.2. Bộ phận KHTC

Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo mẫu số 4-CBH trên địa bàn huyện quản lý và gửi Bộ phận Chế độ BHXH.

1.2. Chi hỗ trợ học nghề

Phòng KHTC: Hằng tháng, căn cứ Danh sách 87b-HD, chuyển trả kinh phí hỗ trợ học nghề vào tài khoản cho từng Cơ sở đào tạo nghề trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Danh sách 87b-HD.

Ngay sau khi chuyển tiền, Hệ thống tự động nhắn tin đến từng người trong danh sách hỗ trợ học nghề thông báo đã chuyển tiền cho Cơ sở đào tạo nghề về việc đào tạo nghề đối với người hưởng hỗ trợ học nghề.

1.3. Chi hỗ trợ ĐTKNN

1.3.1. Phòng KHTC

a) Căn cứ dữ liệu hưởng BHTN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống, cấp kinh phí cho BHXH huyện hoặc hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C91-HD; tạm ứng kinh phí theo quy định chuyển vào tài khoản cho đơn vị SDLĐ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày BHXH tỉnh nhận được quyết định;

b) Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C93-HD do Phòng Chế độ BHXH lập, chuyển tiền thanh toán cho đơn vị SDLĐ trong vòng 05 ngày làm việc.

1.3.2. Bộ phận KHTC

- Căn cứ dữ liệu hưởng BHTN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống, hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số C91-HD); thực hiện tạm ứng kinh phí theo quy định chuyển vào tài khoản cho đơn vị SDLĐ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định;

- Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C93-HD để thanh toán cho đơn vị SDLĐ trong vòng 05 ngày làm việc.

2. Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện:

- Tiếp nhận danh sách, kinh phí; tổ chức chi trả, thực hiện chế độ báo cáo và thanh quyết toán theo quy định của BHXH Việt Nam.

- Tổ chức thực hiện lưu trữ, Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Căn cứ chứng từ gốc để lập, ký chữ ký số chuyển qua dữ liệu điện tử gửi cơ quan BHXH hồ sơ, chứng từ quyết toán: Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác giữa bản điện tử hồ sơ quyết toán gửi cơ quan BHXH với Danh sách chi trả, Giấy nhận tiền có chữ ký người hưởng lưu tại cơ quan bưu điện; có trách nhiệm cung cấp theo yêu cầu của cơ quan BHXH và cơ quan có thẩm quyền.

- Sử dụng chữ ký số trong việc lập hồ sơ điện tử (Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD) chuyển qua dữ liệu điện tử để thực hiện thanh quyết toán với cơ quan BHXH theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Hàng tháng, lập và gửi bản điện tử Danh sách 8-CBH (phần TCTN) đối với các trường hợp chi trả sai đối tượng, sai số tiền so với danh sách do cơ quan BHXH lập (Danh sách C72b-HD và Danh sách 12-CBH).

Chương V

HỆ THỐNG MẪU BIỂU, BÁO CÁO

Điều 10. Hệ thống mẫu, biểu

1. Ban hành kèm theo Quy định này các mẫu, biểu hồ sơ, danh sách, báo cáo, chỉ tiêu thống kê (theo phụ lục đính kèm). Các biểu mẫu báo cáo, chỉ tiêu thống kê sẽ được sửa đổi, bổ sung bằng công văn cá biệt của BHXH Việt Nam cho phù hợp với yêu cầu phát sinh trong thực tiễn.

2. Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn bản được cơ quan BHXH cấp miễn phí hoặc do người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định trừ trường hợp có quy định gửi kèm bản điện tử.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Trách nhiệm của BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo quy định; BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân căn cứ vào đặc thù trong hoạt động và tổ chức của ngành quy định cụ thể số lượng hồ sơ cần lập để quản lý và lưu trữ.

2. Lập thủ tục chuyển hưởng đối với người được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng chuyển về nơi cư trú như sau:

2.1. Số hóa hồ sơ hưởng BHXH theo quy định chuyển về BHXH Việt Nam.

2.2. Lập Thông báo chuyển hưởng theo mẫu số 18-HSB, chuyển đến BHXH tỉnh nơi người hưởng đăng ký nhận lương hưu, trợ cấp BHXH; đồng thời lập Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH theo mẫu số 23-HSB để giao cho người lao động.

2.3. Chủ động phối hợp với BHXH các địa phương giải quyết vướng mắc phát sinh trong di chuyển hưởng BHXH.

3. Chế độ báo cáo: Trước ngày 10 tháng 01 hàng năm, lập báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng các chế độ BHXH của năm trước gửi BHXH Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).

Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam

1. Trung tâm Công nghệ thông tin

Xây dựng, điều chỉnh các phần mềm nghiệp vụ của Ngành đáp ứng đầy đủ các quy định tại Văn bản này; hướng dẫn, triển khai và kịp thời giải quyết vướng mắc trong quá trình sử dụng các phần mềm nghiệp vụ.

2. Ban Thực hiện chính sách BHXH

2.1. Truy cập Hệ thống để kiểm tra, giám sát việc giải quyết các chế độ BHXH ở địa phương.

2.2. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh trong việc giải quyết chế độ BHXH, lập danh sách hưởng BHXH, BHTN.

2.3. Chốt số liệu, kết xuất báo cáo

Theo kỳ báo cáo của địa phương, kết xuất các báo cáo về tình hình giải quyết hưởng BHXH trên toàn quốc theo mẫu số 02C-HSB, 20-HSB; 22-HSB để lưu trên Hệ thống.

3. Vụ Tài chính - Kế toán

Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, thống nhất hướng dẫn việc chi trả, thẩm định, quyết toán các chế độ BHXH, BHTN theo quy định.

4. Vụ Hợp tác quốc tế: Chịu trách nhiệm dịch sang tiếng Anh mẫu đơn, mẫu quyết định hưởng các chế độ BHXH, chuyển Trung tâm Công nghệ thông tin cập nhật vào phần mềm để giải quyết hưởng các chế độ BHXH cho người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo Nghị định số 143/2018/NĐ-CP .

5. Trung tâm Lưu trữ: Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng phần mềm và hướng dẫn việc số hóa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ; hướng dẫn BHXH các tỉnh công tác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, BHTN đối với hồ sơ giấy.

6. Vụ Pháp chế: Chủ trì hướng dẫn về công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính.

7. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam: Căn cứ chức năng nhiệm vụ phối hợp với Ban Thực hiện chính sách BHXH, Vụ Tài chính - Kế toán triển khai tổ chức thực hiện Quy định này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, BHXH các tỉnh kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam để nghiên cứu, hướng dẫn./.

PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31 tháng 01 năm 2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam)

Số TT	Ký hiệu		Tên mẫu biểu
A	DANH SÁCH
I	Giải quyết
1	01A-HSB		Văn bản đề nghị ban hành QĐ kiểm tra đột xuất
2	01B-HSB		Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe
3	19-HSB		Danh sách quyết toán kinh phí điều tra lại TNLĐ/BNN
II	Chi trả
1	6-CBH		Danh sách chưa nhận chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK
2	7a-CBH		Danh sách chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng
3	7b-CBH		Danh sách chưa nhận trợ cấp BHXH một lần
4	7c-CBH		Danh sách chưa nhận trợ cấp thất nghiệp
5	8-CBH		Danh sách báo giảm hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp
6	9-CBH		Biểu tổng hợp thay đổi nơi nhận, hình thức nhận BHXH hàng tháng
7	10-CBH		Biểu tổng hợp báo tăng hưởng các chế độ BHXH hàng tháng
8	11-CBH		Biểu tổng hợp điều chỉnh hưởng các chế độ BHXH
9	12-CBH		Danh sách báo giảm hưởng, tạm dừng các chế độ BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp
B	BÁO CÁO
I	Giải quyết
1	02A-HSB		Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (BHXH huyện)
2	02B-HSB		Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (BHXH tỉnh)
3	02C-HSB		Báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK (BHXH Việt Nam)
4	17A-HSB		Tổng hợp đối tượng hưởng BHXH hàng tháng duyệt mới (BHXH bắt buộc)
5	17B-HSB		Tổng hợp đối tượng hưởng BHXH một lần duyệt mới (BHXH bắt buộc)
6	17C-HSB		Tổng hợp đối tượng hưởng BHXH tự nguyện duyệt mới
7	20-HSB		Báo cáo chỉ tiêu giải quyết hưởng BHXH, BHTN
8	22A-HSB		Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ ốm đau
9		22B-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp thai sản
10		22C-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tai nạn lao động hàng tháng
11		22D-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần
12		22E-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp hàng tháng
13		22G-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp một lần
14		22H-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ hưu trí hàng tháng
15		22K-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần
16		22M-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tử tuất hàng tháng
17		22N-HSB	Tổng hợp đối tượng giải quyết hưởng trợ cấp tử tuất một lần
II		Chi trả
1		4-CBH	Báo cáo chi chế độ BHXH
C		CHỈ TIÊU THỐNG KÊ
1		25A-HSB	Chỉ tiêu giải quyết hưởng BHXH
2		25B-HSB	Chỉ tiêu quản lý hưởng các chế độ BHTN
3		25C-HSB	Chỉ tiêu về chi BHXH, BHTN
C		HỒ SƠ
I		Giải quyết
1		01C-HSB	Quyết định về việc thu hồi trợ cấp
2		03A-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động hàng tháng
3		03B-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần
4		03C-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp hàng tháng
5		03D-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp một lần
6		03E-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động hàng tháng do vết thương tái phát
7		03G-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần do vết thương tái phát
8		03H-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp hàng tháng do bệnh tật tái phát
9		03K-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp bệnh nghề nghiệp một lần do bệnh tật tái phát
10		03M-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp hàng tháng do giám định tổng hợp mức suy giảm khả năng lao động
11		03N-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp một lần do giám định tổng hợp mức suy giảm khả năng lao động
12		03P-HSB	Quyết định về việc cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình
13		04-HSB	Bản quá trình đóng BHXH
14		05A-HSB	Văn bản đề nghị giải quyết trợ cấp TNLĐ, BNN
15		05B-HSB	Văn bản đề nghị giải quyết chế độ BNN
16		06A-HSB	Quyết định về việc điều chỉnh chế độ BHXH
17		06B-HSB	Quyết định về việc hủy quyết định hưởng chế độ BHXH
18		06C-HSB	Quyết định về việc chấm dứt hưởng chế độ BHXH
19		07A-HSB	Quyết định về việc hưởng chế độ hưu trí hàng tháng
20		07B-HSB	Quyết định về việc hưởng BHXH một lần
21		07C-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp hàng tháng của cán bộ xã, phường, thị trấn
22		07D-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần
23		08A-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (đối với thân nhân người đang tham gia hoặc bảo lưu thời gian đóng BHXH, chết)
24		08B-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng (đối với thân nhân người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, chết)
25		08C-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất hàng tháng
26		08D-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất một lần (đối với thân nhân người đang tham gia hoặc bảo lưu thời gian đóng BHXH, chết)
27		08E-HSB	Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất một lần (đối với thân nhân người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, chết)
28		09-HSB	Tờ khai của thân nhân
29		10-HSB	Quyết định về việc tạm dừng hưởng chế độ BHXH hàng tháng
30		11-HSB	Quyết định về việc hưởng tiếp chế độ BHXH hàng tháng
31		12-HSB	Quyết định về việc nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
32		13-HSB	Giấy ủy quyền
33		14-HSB	Đơn đề nghị
34		15A-HSB	Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng
35		15B-HSB	Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ chờ hưởng lương hưu/trợ cấp hàng tháng
36		16-HSB	Chuyển trả hồ sơ đề nghị chi trả
37		18-HSB	Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH
38		21-HSB	Phiếu đề nghị
39		23-HSB	Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH
40		24A-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng lương hưu (đối tượng không tính theo thời gian công tác quy đổi)
41		24B-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng lương hưu (đối tượng tính theo thời gian công tác quy đổi)
42		24C-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp cán bộ xã hàng tháng
43		24D-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp hàng tháng (đối tượng hưởng trước Luật)
44		24E-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp hàng tháng (đối tượng hưởng theo Luật)
45		24G-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp tử tuất hàng tháng
46		24H-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp mất sức lao động hàng tháng
47		24K-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp theo QĐ 91
48		24M-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp công nhân cao su
49		24N-HSB	Phiếu điều chỉnh mức hưởng trợ cấp theo QĐ 613
II		Chi trả
1		1-CBH	Thông báo kinh phí chi trả các chế độ BHXH
2		2-CBH	Thông báo thay đổi thông tin người hưởng
3		3-CBH	Giấy đề nghị nhận chế độ BHXH khi người hưởng từ trần
4		5-CBH	Thông báo khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

VIETNAM SOCIAL SECURITY ---------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness --------------
No.: 166/QD-BHXH	Hanoi, January 31, 2019

DECISION

PROCEDURES FOR PROCESSING OF APPLICATIONS FOR SOCIAL INSURANCE BENEFITS, AND PAYMENT OF SOCIAL INSURANCE AND UNEMPLOYMENT INSURANCE BENEFITS

DIRECTOR GENERAL OF VIETNAM SOCIAL SECURITY

Pursuant to the Law on social insurance No. 58/2014/QH13 dated November 20, 2014 and its instructional documents;

Pursuant to the Law on occupational safety and health No. 84/2015/QH13 dated June 25, 2015 and its instructional documents;

Pursuant to the Law on employment No. 38/2013/QH13 dated November 16, 2013 and its instructional documents;

Pursuant to the Resolution No. 93/2015/QH13 dated June 22, 2015 of the National Assembly on implementation of the policy for lump-sum payment of social insurance benefits to workers;

Pursuant to the Government’s Decree No. 01/2016/ND-CP dated January 05, 2016 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of Vietnam Social Security (VSS);

...

...

...

HEREBY DECIDES:

Article 1. Procedures for processing of applications for social insurance benefits and payment of social insurance and unemployment insurance benefits are issued together with this Decision.

Article 2. This Decision comes into force from May 01, 2019 and supersedes the following Decisions of VSS, including Decision No. 636/QD-BHXH dated April 22, 2016, Decision No. 828/QD-BHXH dated May 27, 2016, and Decision No. 1515/QD-BHXH dated October 17, 2016. The Official Dispatch No. 4644/BHXH-CSXH dated November 18, 2016 of VSS providing guidelines for payment of medical assessment charges, the Official Dispatch No. 3647/BHXH-CSXH dated September 21, 2016 of VSS providing provisional guidelines for payment of occupational accident and disease benefits as regulated by the Law on occupational safety and health, and other effective regulations of VSS that are contrary to regulations in this Decision shall be abrogated.

Article 3. Heads of VSS’s affiliates, Directors of Social Security Offices of provinces and central-affiliated cities, Director of Social Security Office affiliated to the Ministry of National Defence, Director of Social Security Office affiliated to the People’s Police Force, Heads of District Social Security Offices, relevant authorities, organizations and individuals shall implement this Decision./.

DIRECTOR GENERAL




Nguyen Thi Minh

PROCEDURES

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Interpretation of terms

1. Abbreviated terms in Vietnamese

- Lump-sum benefits include: Lump-sum benefits for occupational accidents and occupational diseases that result in deaths; payment for orthopaedic and rehabilitation devices; lump-sum pension; subsidies on funeral; subsidies for career change of workers who return to work after occupational accidents and occupational diseases; subsidies on provision of occupational disease examination or treatment; subsidies on work capacity restoration after occupational accidents and occupational diseases; medical assessment charges; seniority allowances for teachers upon retirements, etc.

- Refresher course subsidies: Subsidies on refresher courses provided for workers.

- Provinces: Provinces or central-affiliated cities.

- Districts: Urban or suburban districts, district-level towns, or provincial cities.

- Communes: Communes, wards, or commune-level towns.

...

...

...

- Employers: Organizations or individuals using workers.

- Units: Operations teams affiliated to a District Social Security Office.

- Benefit Claim and Customer Service Unit: A unit in charge of receiving and managing social insurance documents affiliated to District Social Security Office.

- Social Insurance Implementation Unit: A unit in charge of implementing social insurance policies affiliated to District Social Security Office.

- Contribution Collection Unit: A unit in charge of managing contribution collection affiliated to District Social Security Office.

- Planning and Finance Unit: A unit in charge of accounting, benefit payment and medical claim review affiliated to District Social Security Office.

- Card and Inspection Unit: A unit in charge of managing social insurance books and health insurance cards, and carrying inspections affiliated to District Social Security Office.

- Beneficiaries: Beneficiaries of both social insurance and unemployment insurance benefits.

- Law on social insurance: The Law on social insurance No. 58/2014/QH13 dated November 20, 2014.

...

...

...

- Decree No. 115/2015/ND-CP: The Government’s Decree No. 115/2015/ND-CP dated November 11, 2015 providing guidelines for implementation of the Law on social insurance with regard to compulsory insurance.

- Decree No. 33/2016/ND-CP: The Government’s Decree No. 33/2016/ND-CP dated May 10, 2016 providing guidelines for implementation of the Law on social insurance with regard to compulsory insurance for soldiers, people’s police and cipher officers who receive monthly salaries as soldiers.

- Decree No. 28/2015/ND-CP: The Government’s Decree No. 28/2015/ND-CP dated March 12, 2015 providing guidelines for implementation of the Law on unemployment insurance.

- Decree No. 09/1998/ND-CP: The Government’s Decree No. 09/1998/ND-CP dated January 23, 1998 on amendments to the Government’s Decree No.50/CP dated July 26, 1995 on subsistence allowances for officials of communes, wards and commune-level towns.

- Decree No. 37/2016/ND-CP: The Government’s Decree No. 37/2016/ND-CP dated May 15, 2016 providing guidelines for some Articles of the Law on occupational safety and health with regard to compulsory insurance for occupational accidents and diseases.

- Decree No. 143/2018/ND-CP: The Government’s Decree No. 143/2018/ND-CP dated October 15, 2018 elaborating the Law on social insurance and the Law on occupational safety and health regarding compulsory social insurance for workers who are foreign nationals working in Vietnam.

- Decree No. 166/2016/ND-CP: The Government’s Decree No. 166/2016/ND-CP dated December 24, 2016 providing for electronic transactions in social, health and unemployment insurance sectors.

- Circular No. 59/2015/TT-BLDTBXH: The Circular No. 59/2015/TT-BLDTBXH dated December 29, 2015 of the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs detailing and guiding some Articles of the Law on social insurance regarding compulsory social insurance.

- Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH: The Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH dated July 31, 2015 of the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs on guidelines for Article 52 of the Law on employment and the Decree No. 28/2015/ND-CP.

...

...

...

- Circular No. 56/2017/TT-BYT: The Circular No. 56/2017/TT-BYT dated December 29, 2017 providing guidelines for some Articles on health of the Law on social insurance and the Law on occupational safety and health.

- Circular No. 181/2016/TT-BQP: The Circular No. 181/2016/TT-BQP dated November 04, 2016 of the Ministry of National Defence providing guidelines for applications, procedures and responsibility to process applications for social insurance benefits within the scope of Ministry of National Defence.

- Circular No. 01/2019/TT-BLDTBXH: The Circular No. 01/2019/TT-BLDTBXH dated January 02, 2019 of the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs on determination of physical disability degrees by disability determination council.

- Decision No. 838/QD-BHXH: Decision No. 838/QD-BHXH dated May 29, 2017 of VSS on electronic transactions in social insurance, health insurance and unemployment insurance sectors.

- Decision No. 595/QD-BHXH: Decision No. 595/QD-BHXH dated April 14, 2017 of VSS on procedures for collection of contributions of social insurance, health insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance, and issuance of social insurance books and health insurance cards. 

2. Interpretation of terms

- System: the short name of the Software and database system.

- Information management system: the software system which automatically receives, handles and stores electronic documents of organizations/individuals conducting electronic transactions and of providers of electronic transaction services in social insurance sector, manage and handle social insurance messages as regulated.

- Payment office: the place of payment of pensions, social insurance and unemployment insurance benefits, established by public service provider (Postal authority) under the approval of the relevant social insurance office.

...

...

...

- Payment agents are postal authorities that enter into contracts with social insurance offices for making payment of pensions and social insurance benefits and managing beneficiaries.

- Lists, reports or forms with signs are corresponding lists, reports or forms specified in the Appendix 01 enclosed herewith. E.g.: List No. 01B-HSB is the List of applicants for sickness, maternity and convalescence benefits.

- Valid copy: a copy extracted from the master register or an authenticated copy or a copy that has been compared with its original.

- Required documents mentioned in this document are either originals or valid copies if the submission of originals is not compulsory; other documents/forms mentioned in this document made or issued by social security offices are originals.

- The quantity of each required document mentioned herein is 01 copy.

- Number of social insurance application is also the social insurance code.

- Chapters, sections, articles, clauses, points, paragraphs and forms/tables referred to in this document without their sources specified shall be considered to be of this document.

- Forms with Cxx-HD sign referred to in this document are accounting vouchers used in social insurance sector issued together with the Circular No. 102/2018/TT-BTC dated November 14, 2018 of the Ministry of Finance and this source of reference shall not be repeated.

Article 2. Authority to process applications, make payment and manage beneficiaries

...

...

...

1.1. Each provincial social security office shall

1.1.1. Process applications for social insurance benefits, including:

a) Process applications for social insurance benefits submitted by workers, or their relatives, of employers under its management.

b) Process applications for social insurance benefits submitted directly to the provincial social security office by:

- Persons who are making compulsory social insurance contributions and apply for occupation accident/disease benefits due to relapse of injuries/diseases.

- Workers who preserve their social insurance payment periods or persons who voluntarily buy social insurance.

- Persons who are monthly receiving pensions or social insurance benefits.

- Relatives of workers preserving social insurance payment period, recipients of monthly pensions or social insurance benefits, or persons who voluntarily buy social insurance.

1.1.2. Make lists of recipients

...

...

...

b) Make lists of recipients of lump-sum social insurance benefits from the provincial social security office; lists of recipients of social insurance benefits from postal authorities after their applications have been processed by the provincial social security office.

1.2. Each district social security office shall:

1.2.1. Process applications for social insurance benefits as regulated in Paragraph 1.1.1 Point 1.1 of this Clause.

1.2.2. Follow procedures for changing receiving address for persons who are receiving monthly pension/social insurance benefits and move to another district.

1.2.3. Make lists of recipients of lump-sum social insurance benefits from the district social security office; lists of recipients of social insurance benefits from postal authorities after their applications have been processed by the district social security office; list of recipients of refresher course subsidies under its management of contribution collection.

1.3. Apart from the compulsory processing of applications for lump-sum sickness, maternity, convalescence and social insurance benefits, if a district social security office is incapable of performing any duties mentioned in Paragraph 1.2.1 Point 1.2 of this Clause, Director of district social security office shall request Director of provincial social security office in writing to grant approval for suspension of performance of such duties by January 01, 2021. While a district social security office is incapable of processing applications for social insurance benefits as assigned, it shall receive applications, update information on the System, and transfer applications to the relevant provincial social security office for consideration by the prescribed time limit.

2. Authority to make payments and manage beneficiaries

2.1. Each social security office shall:

2.1.1. Make payment of sickness, maternity and convalescence benefits according to processed applications; pay vocational training and refresher course subsidies; pay subsidies for career change of workers who return to work after occupational accidents and occupational diseases, examination and treatment of occupational diseases, work capacity restoration, training in OSH, re-investigation into occupational accidents and occupational diseases, medical assessment charges; pay lump-sum social insurance benefits associated with other lump-sum benefits (if any) according to the list of recipients paid by the provincial social security office; pay unemployment insurance benefits by bank transfer to workers’ bank accounts.

...

...

...

a) pay monthly pension and social insurance benefits; lump-sum social insurance benefits associated with monthly social insurance benefits; lump-sum social insurance benefits for beneficiaries who apply for payment by post; make cash payment of unemployment insurance benefits to workers.

b) manage beneficiaries of monthly pension and social insurance benefits. Make report on decrease in number of beneficiaries as regulated.

c) manage and keep the list of recipients of payments by post, the list of recipients of cash payments, and receipts of payment by post bearing signatures of beneficiaries as regulated by laws.

2.2. Each district social security office shall:

Make payment of sickness, maternity and convalescence benefits according to processed applications; provide refresher course subsidies; pay lump-sum social insurance benefits associated with lump-sum benefits (if any) according to the list of recipients paid by the district social security office.

Article 3. General provisions on application processing and payment of social insurance benefits

1. Social insurance benefits shall be paid on the basis of social insurance books displaying social insurance contribution periods which are conformable with the contribution collection database and the record of social insurance books and health insurance cards (exclusive of entities managed by the Ministry of National Defence and Ministry of Public Security). When processing an application for social insurance benefits, information on the applicant’s social insurance book must be compared to the contribution collection database/record of social insurance books and health insurance cards; the social insurance book must be kept as regulated after paying pension/death benefits. In case there is change, cancellation or termination of provision of social insurance benefits occurring after processing an application for social insurance benefits and relating to the contribution collection database/ record of social insurance books and cards, it is required to update database on the System and then adjust the social insurance book; such change, cancellation or termination of provision of social insurance benefits shall be made on the basis of updated database and adjusted social insurance book.

2. If documents issued by health agencies or competent agencies in charge of other sectors are used as the basis for paying social insurance benefits, information on such documents must be compared with the database on covered healthcare services, the national population database and other databases (if any).

3. Transfer of decisions, lists, reports and documents between operations units, or between operations units and their superior managers, or between social security offices must be made through the management system and stored on the System; approval shall be given by using digital signatures.

...

...

...

5. Any delay or refusal to handle the case must be explained in writing.

6. The database on social insurance contributions and benefits must be managed by VSS (except those of entities managed by the Ministry of National Defence and Ministry of Public Security) and any changes in social insurance contributions and benefits must be updated on the System as regulated.

7. Organization of provision of social insurance and unemployment insurance benefits:

7.1. Social insurance and unemployment insurance benefits must be properly paid to qualified beneficiaries.

7.2. Social insurance officials and payment officials are not allowed to receive social insurance and unemployment insurance benefits on behalf of beneficiaries.

7.3. Payment agent must enter into a contract with VSS (Payment agent is Vietnam Post).

7.4. Vietnam Post must establish payment offices in communes in conformity with local conditions and approval from social security offices. Payment offices must have specific address and be added to the List of payment offices nationwide published on the portal of VSS. Provincial social security offices, Vietnam Post and postal authorities at all levels shall assume the full responsibility for any loss of money during transportation and payment of social insurance benefits by their affiliated units/workers without regard to objective or subjective reasons. In case of loss of money, appropriate measures must be adopted to make up the lost amount of money in order to ensure full payment of benefits by the prescribed time limit, avoid complaints and cause no difficulties to beneficiaries. If an incorrect payment is made at fault of the payment agent, the payment agent shall reimburse the amount to social insurance fund within 02 days from the day of detection of such incorrect payment, and withdraw the amount incorrectly paid.

8. In case of incorrect payments or payments to unqualified recipients due to mistakes of a social security office, its operations unit at which mistake occurs shall fully withdraw such incorrect payments. The relevant operations unit at fault shall fully reimburse unrecoverable amounts as regulated by law.

9. Provincial social security offices shall instruct and inspect the processing of applications, payment of benefits and management of beneficiaries by district social security offices, postal authorities, employers, relevant organizations and individuals, and beneficiaries in accordance with regulations herein.

...

...

...

11. Receipt of applications:

11.1. If an application for social insurance benefits includes documents issued by foreign authorities, they must be translated into Vietnamese and certified in accordance with the law of Vietnam.

11.2. Documents mentioned herein are originals if their copies are not mentioned. When receiving an uncertified copy, the receiving official shall compare it with the original, make certification by appending the phrase “having compared with the original”, his/her signature and certifying date on the first page of the copy, and then return the original to the applicant.

12. Depending on actual conditions of each province, Director of provincial social security office shall stipulate the time limit for performing duties of each operations unit provided that applications and payment of benefits must be processed and paid within the time limit prescribed in this Decision. Provincial social security offices are recommended to adopt measures for shortening the time for processing applications and payment of social insurance and unemployment insurance benefits.

13. Social security offices at all levels and payment agents are not allowed to request applicants to follow additional administrative procedures.

Chapter II

PROCEDURES FOR PROCESSING OF APPLICATIONS AND PROVISION OF SICKNESS, MATERNITY AND CONVALESCENCE BENEFITS

Article 4. Receiving applications and returning application processing results

 Benefit Claim and Customer Service Units/ Divisions shall:

...

...

...

2. Receive paper documents submitted by employers as regulated in Points 2.1, 2.2, 2.4 of this Clause and those submitted by workers or their relatives as regulated in Point 2.3 of this Clause. To be specific:

2.1. With regard to application for sickness benefit: The application must comply with Clauses 1, 2 Article 100 of the Law on social insurance, Clauses 1, 2 Article 21 of the Circular No. 56/2017/TT-BYT and Clause 2 Article 15 of Decree No. 143/2018/ND-CP, including the List 01B-HSB made by the employer and the following:

2.1.1. For inpatient treatment:

a) The copy of the discharge note of the worker or his/her child aged under 7 years. In case a patient died at the health facility, the death certificate shall be submitted. If the death certificate does not include dates of hospitalization, other documents issued by the health facility must be submitted.

b) If a patient moves to a higher-level hospital during his/her inpatient treatment, the copy of the medical referral certificate or hospital transfer certificate must be submitted.

2.1.2. For outpatient treatment: The original of the confirmation of eligibility to receive social insurance benefits. Where both parents must be off work to take care of their child, the confirmation of eligibility to receive social insurance benefits of either father or mother may be the copy; or the discharge note including the physician or medical assistant’s indication to take rest after the inpatient treatment.

2.1.3. In case the worker or his/her child receives medical examination and treatment abroad, the documents mentioned in Paragraphs 2.1.1 and 2.1.2 of this Point shall be replaced with the copies of Vietnamese translations of medical certificates issued by foreign health facility.

2.2. With regard to application for maternity benefits of persons who are making social insurance contributions: The application must comply with Article 101 of the Law on social insurance, Clauses 1, 2, 3, 4, 5 Article 5 of Decree No. 115/2015/ND-CP, Articles 15, 18, 21 of the Circular No. 56/2017/TT-BYT, Article 7 of the Decree No. 33/2016/ND-CP and Clause 2 Article 15 of Decree No. 143/2018/ND-CP, including the List 01B-HSB made by the employer and the following:

2.2.1. Female workers take leave for antenatal care, miscarriage, abortion, stillbirth or therapeutic abortion, or follow methods of contraception:

...

...

...

a) For outpatient treatment: The confirmation of eligibility to receive social insurance benefits or the copy of discharge note including the physician or medical assistant’s indication to take rest after the inpatient treatment.

2.2.2. Female workers give birth:

a) The copy of birth certificate or extract of birth certificate or the copy of notice of birth.

b) In case the baby dies after birth: Apart from the document mentioned in Paragraph 2.2.2.a, the copy of death certificate or extract of death certificate or the copy of death notice must be submitted; In case the baby dies immediately after birth without the notice of birth issued, an extract or summary of medical record or discharge notice of the mother or the female worker who is surrogate mother shall be submitted.

c) In case the mother or surrogate mother dies after the childbirth, the copy of death certificate or extract of death certificate shall be submitted.

d) In case the mother or intended mother is unfit to take care of her child, the medical assessment report shall be submitted.

dd) If a female worker must take leave for pregnancy care as regulated n Clause 3 Article 31 of the Law on social insurance, one of the following documents must be submitted:

dd1) For inpatient treatment: The copy of discharge note or summary of medical record.

dd2) For outpatient treatment: The confirmation of eligibility to receive social insurance benefits.

...

...

...

e) In case of surrogacy, the application must include the copy of the agreement on surrogacy for humanitarian purpose as regulated in Article 96 of the Law on marriage and family in 2014, and the document certifying the time when the surrogate gives away the baby to the intended parents.

2.2.3. A worker adopts a newborn aged under 06 months: The copy of certificate of adoption is submitted.

2.2.4. Male workers or husbands of surrogate mothers take leave when their wives give birth: The copy of notice of birth or birth certificate or extract of birth certificate of the child; documents proving the cesarean or birth before 32 weeks gestation issued by health facilities, if any. In case the baby dies immediately after birth without the notice of birth issued, an extract or summary of medical record or discharge notice of the mother or the surrogate mother shall be submitted.

2.2.5. Male workers or husbands of surrogate mothers apply for lump-sum benefits when their wives give birth: The copy of notice of birth of birth certificate or extract of birth certificate of the child. In case the baby dies immediately after birth without the notice of birth issued, an extract or summary of medical record or discharge notice of the mother or the surrogate mother shall be submitted.

In case a male worker applies for benefit when he is on paternity leave and lump-sum benefit when his wife gives birth at the same time, the application, including the documents specified in Paragraph 2.2.4, shall be submitted once only.

2.3. With regard to maternity benefit of a person giving birth, receiving baby from surrogate, or adopting a child while stopping paying social insurance because of resignation or demobilization before the date of giving birth, receiving baby from surrogate or adopting a child (including the cases where the applicant pays social insurance from January 01, 2018 afterwards but stops employment with the employer that he/she wishes to apply for social insurance benefits):

2.3.1. The application shall conform to Paragraphs 2.2.2, 2.2.3 of this Point. When taking leave for antenatal care as regulated in Clause 3 Article 31 of the Law on social insurance, if the document mentioned in Paragraph 2.2.2.dd does not indicate the time off, the certificate of leave for antenatal care must be submitted.

2.3.2. In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

2.4. With regard to application for convalescence benefits after sick leave, maternity leave and recovery after an occupational accident or occupational disease: The application shall include List 01B-HSB prepared by the employer according to Clause 3 Article 100, Clause 5 Article 101 of the Law on social insurance; Clause 1 Article 60 of the Law on occupational safety and health.

...

...

...

4. Access the information management system to receive List 01B-HSB in case of electronic transactions associated with paper documents; examine and ensure the integrity and sufficiency of application documents; arrange applications according to List 01B-HSB and transfer them to Social Insurance Implementation Units/Divisions; make receipt notes and return application processing results as regulated.

5. Receive applications from Social Insurance Implementation Units/Divisions for keeping and returning List C70a-HD enclosed with rejected applications to employers (if any). Return rejected applications to workers or their relatives (if any).

Article 5. Responsibility to process applications and make payments

1. Process applications:

1.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Unit:

1.1.1. Receive applications

Receive paper applications from Benefit Claim and Customer Service Unit; access the information management system to receive List 01B-HSB; examine and verify the legality and integrity of received applications. Give notice of electronic application processing (using form 03/TB-GDDT enclosed with Decision No. 838/QD-BHXH).

1.1.2. Process applications:

a) Access the information management system for updating information and comparing it with contribution collection database, database on healthcare services and medical assessment, national population database (if any), consider add the applicant to Lists C70a-HD, C70b-HD (including medical assessment charges, if any); issue decision on withdrawal of money (using form 01C-HSB) in case of incorrect payments; submit lists/decisions to leader for approval.

...

...

...

c) Monthly make and send List D03-TS (enclosed with Decision No. 595/QD-BHXH) to the Contribution Collection Unit.

1.1.3. Transfer documents:

a) Transfer List C70a-HD, 70b-HD. to Planning and Finance Unit.

b) Transfer List C70a-HD, enclosed with paper applications for sickness, maternity and convalescence to Benefit Claim and Customer Service Unit.

c) Transfer List C70a-HD to employers (via electronic transactions).

d) Transfer List D03-TS to the Contribution Collection Unit.

1.1.4. Aggregate data and export reports:

On the first working day of each month, aggregate data and prepare reports No. 02A-HSB, 20-HSB of the previous month, submit them to leader for approval and then store them on the System and send them to the Social Insurance Implementation Division.

1.2. Responsibility of Social Insurance Implementation Division:

...

...

...

1.2.2. On the first working day of each month, aggregate data and export reports as regulated in Paragraph 1.1.4; prepare and submit reports No. 02B-HSB and 20-HSB to VSS (via Department of Social Insurance Implementation).

2. Responsibility of Planning and Finance Unit:

2.1. Receive Lists C70a-HD, C70b-HD from Social Insurance Implementation Unit, and Notice C12-TS from Contribution Collection Unit.

2.2. Make payments

2.2.1. Transfer money to employers for making payments to their workers according to list C70a-HD.

a) Transfer funding for making benefits to workers who do not open deposit accounts according to List C70a-HD.

Messages shall be automatically sent by the System to each beneficiary immediately after money is transferred to an employer’s account.

b) Instruct employers to make payments to their workers as regulated; in case beneficiaries fail to receive benefits, within 01 month from the receipt of money transferred by the social security office, instruct the employer to prepare and send List 6-CBH and the unpaid amounts to the social security office (via Planning and Finance Unit); monitor and manage payment of sickness and maternity benefits in order to ensure that unpaid amounts must be fully returned to the social security office.

c) Receive List 6-CBH for managing the number of unpaid beneficiaries and unpaid amounts.

...

...

...

a) Make payment to workers or their relatives via their personal accounts: Based on Lists C70a-HD and C70b-HD, transfer money to personal account of the beneficiary after verifying account details with the bank where the beneficiary’s account is opened; inform the Social Insurance Implementation Unit to request employers to provide correct information about personal accounts of their workers; receive correct information about beneficiaries’ accounts from Social Insurance Implementation Unit.

b) Make direct cash payment

Make cash payment directly to beneficiaries on the List C70b-HD and List 6-CBH, and request them to certify their receipt of money by signing.

2.3. Prepare List C75-HD and record amounts withdrawn from each beneficiary as regulated.

2.4. Record revenues and expenses from health insurance premiums according to Notice C12-TS.

2.5. Prepare monthly report No. 4-CBH on sickness, maternity and convalescence benefits paid by District Social Security Office.

3. Responsibility of Planning and Finance Division: Perform duties mentioned in Clause 2 of this Article as assigned by Provincial Social Security Office, prepare and send List C75-HD and monthly report No. 4-CBH on payment of sickness, maternity and convalescence benefits in the province to Social Insurance Implementation Division.

4. Time-limit for application processing and payment

4.1. An application submitted by the employer shall be processed within 06 working days from the receipt of sufficient application as regulated.4.2. If an application is submitted by the worker or his/her relative directly to the social security office, it shall be processed within 03 working days from the receipt of sufficient application as regulated.

...

...

...

5.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Unit:

5.1.1. Review and inspection

Based on database on sickness, maternity and convalescence benefits, database of sickness and maternity fund, database on covered healthcare and medical assessment services, and national population database (if any), review, compare and analyze information for detecting cases of misuse of social insurance fund, prepare and send List 01A-HSB) to the Inspectorate Unit.

5.1.2. Inspection plan

a) Annual inspection: Cooperate with the Inspectorate Unit in developing annual plan for inspection of payment of sickness and maternity benefits by employers, health facilities and agencies approving applications for sickness and maternity benefits in district. Director of social security office shall decide the number of agencies and entities subject to the annual inspection.

b) Unscheduled inspection: Based on data reviewing results, prepare the List of entities to be subjected to an unscheduled inspection, and proactively cooperate with relevant units (Inspectorate Unit, Planning and Finance Unit, Benefit Claim and Customer Service Unit, Medical Claim Review Unit) in requesting the Director of social security office to make unscheduled inspection decision.

5.2. Responsibility of Social Insurance Implementation Division: Perform duties mentioned in Point 5.1 of this Clause and carry out inspection of employers whose applications have been processed by Districts Social Security Offices.

Chapter III

PROCEDURES FOR PROCESSING OF APPLICATIONS AND PROVISION OF BENEFITS FOR OCCUPATIONAL ACCIDENTS AND OCCUPATIONAL DISEASES, PENSION AND DEATH BENEFITS

...

...

...

1. Responsibility of Benefit Claim and Customer Service Unit:

1.1. Instruct and respond to queries of employers, workers or their relatives about social insurance policies and benefits and preparation of documents as regulated.

1.2. Receive applications submitted by employers, Commune People's Committees, workers and their relatives. To be specific:

1.2.1. Benefits for occupational accidents and occupational diseases: Applications for benefits for occupational accidents and occupational diseases shall conform to Clause 1 Article 51 of the Law on occupational safety and health; Clauses 2, 3, 4 Article 57 and Clauses 2, 3, 4 Article 58 of the Law on occupational safety and health; Clauses 1, 2 Article 15 of Decree No. 143/2018/ND-CP; Clause 3 Article 6 of Decree No. 37/2016/ND-CP; Clause 6 Article 6, Clause 4 Article 7, Clause 1 Article 8, Clause 4 Article 10 of Circular No. 26/2017/TT-BLDTBXH; Clause 2 Article 25 of Circular 56/2017/TT-BYT, including:

a) In case of new occupational accident/ disease:

a1) The report on assessment of work capacity reduction made by the medical assessment council or the copy of certificate of occupational HIV/AIDS infection (equivalent to 61% reduction in work capacity); if the work capacity is reduced by more than 61% as defined by the medical assessment council, the application for occupational disease benefit must include the medical assessment report.

a2) For inpatient treatment: The copy of discharge note or extract of medical record.

a3) In case of outpatient treatment of occupational disease, the certificate of examination of occupational disease shall be submitted.

a4) Indication to use orthopaedic and rehabilitation devices given by the health facility or orthopaedic and rehabilitation center (if any).

...

...

...

a6) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

b) In case of recurrence of injuries/diseases:

b1) The social insurance book (if the preservation of social insurance payment period is not yet updated on the System or social insurance code is not available) in case the medical assessment report denotes that the worker’s work capacity reduction is not eligible for benefits.

b2) In case the treatment is completed or the patient is discharged before July 01, 2016 and the previous medical assessment report denotes that the worker’s work capacity reduction is not eligible for occupational accident/disease benefit: The record of occupational accident investigation or report on measurement of workplace hazards; in case a traffic accident is certified as an occupational accident, the copy of one of the following documents must be submitted: The scene examination record, diagram of scene of the traffic accident or the record of traffic accident made by the police authority or criminal investigation authority associated to the People’s Army.

b3) The report on the latest assessment of work capacity reduction made by the medical assessment council in case a worker has been medically assessed and is not eligible for benefits.

b4) The report on re-assessment of work capacity reduction after treatment of relapsed injury/disease.

b5) Indication to use orthopaedic and rehabilitation devices given by a health facility or orthopaedic and rehabilitation center affiliated to the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs or a hospital of province or equivalent level (if any).

b6) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

c) In case of general medical assessment of a worker who meets accident or contracts disease at work again:

...

...

...

c2) In case the victim of occupational accident finishes treatment or is discharged before July 01, 2016 without assessment of work capacity reduction: The record of occupational accident investigation; in case a traffic accident is certified as an occupational accident, the copy of one of the following documents must be submitted: The scene examination record, diagram of scene of the traffic accident or the record of traffic accident made by the police authority or criminal investigation authority associated to the People’s Army.

c3) In case the worker contracting occupational disease finishes treatment or is discharged before July 01, 2016 without assessment of work capacity reduction: The copy of report on measurement of workplace hazards.

c4) The report on general assessment of work capacity reduction; if a worker is ineligible for benefits according to results of the previous assessment of work capacity reduction, the report on that assessment of work capacity reduction is also submitted;

c5) Indication to use orthopaedic and rehabilitation devices given by the health facility or orthopaedic and rehabilitation center (if any).

c6) The application form No. 05A-HSB; if a worker previously met occupational accident or contracted occupational disease while working for another employer and does not yet receive benefits, the request for occupational accident/disease benefits made by this employer shall be also submitted.

c7) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

d) In case a worker contracts occupational disease in his/her retirement or after resignation or when he/she no longer does the job posing risk of occupational disease: Documents submitted by the worker include:

d1) Documents relating examination of occupational disease.

d2) The application form No. 05B-HSB.

...

...

...

d4) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

e) In case a person has been receiving occupational accident/disease benefit from January 01, 2007, has been provided with orthopaedic and rehabilitation devices and now requests for new orthopaedic and rehabilitation devices, the application also includes: Invoice/receipt of provided device; train/coach tickets for travel to receive device (if any).

1.2.2. Monthly pension and monthly benefits for communal officials: Applications shall conform to Article 108, Article 113, Clause 1 Article 116, Clauses 1, 8 Article 123 of the Law on social insurance; Clause 1 Article 15 of Decree No. 143/2018/ND-CP; Article 25 of Decree No. 115/2015/ND-CP; Clause 2 Article 25 of Circular No. 56/2017/TT-BYT; Point dd Clause 9 Article 22 of Circular No. 181/2016/TT-BQP, including:

a) In case a worker is paying compulsory social insurance at employer, the application includes:

a1) Social insurance book.

a2) Decision on approval for retirement using the form provided in the Government's Decree No. 46/2010/ND-CP dated April 27, 2010 or the form 12-HSB or the written agreement on termination of labour contract for enjoying pension.

a3) The original of report on assessment of work capacity reduction (in case the worker has submitted the original report for receiving other benefits, the copy thereof may be used) or the copy of certificate of occupational HIV/AIDS infection.

a4) The Statement Form No. 04B-HBKV (promulgated together with the Circular No. 181/2016/TT-BQP) of the person who served in the army before January 01, 2007 in area where regional benefit is granted.

b) In case a person pays voluntary social insurance or preserves social insurance payment period (including cases a person is serving an imprisonment sentence, a person has illegally emigrated and now return Vietnam for living, or a person is declared missing by the Court), the application includes:

...

...

...

b2) The application form 14-HSB.

b3) The original of report on assessment of work capacity reduction (in case the worker has submitted the original report for receiving other benefits, the copy thereof may be used) or the copy of certificate of occupational HIV/AIDS infection.

b4) The power of attorney (form 13-HSB) of the person who has been serving an imprisonment sentence from January 01, 2016 afterwards.

b5) If a person has finished his/her imprisonment sentence within the period from January 01, 1995 to January 01, 2016, the copy of one of the following documents shall be submitted: Certificate of discharge upon completion of imprisonment sentence or parole certificate or decision on exemption from serving imprisonment sentence or decision on deferment of imprisonment sentence.

b6) The copy of certificate of legal residency given by a competent authority of the person who returns Vietnam for living after illegal emigration.

b7) The copy of the effective decision on invalidation of the Court's decision declaring the missing in case the person declared missing comes back.

b8) The Statement Form No. 04B-HBKV (promulgated together with the Circular No. 181/2016/TT-BQP) of the person who served in the army before January 01, 2007 in area where region-based benefit is granted.

b9) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

c) In case a person is granted decision or certificate of work ceasing awaiting pension or monthly benefit according to Decree No. 09/1998/ND-CP:

...

...

...

c2) Documents mentioned in b3, b4, b5, b6, b7, b8, b9 of this paragraph.

1.2.3. Lump-sum social insurance benefits/lump-sum pension for people who move to reside overseas or foreign nationals who no longer stay in Vietnam while receiving monthly pension or social insurance benefits: Applications shall conform to Article 109 of the Law on social insurance; Article 4, Clause 4 Article 13, Clause 2 Article 25 of Circular No. 56/2017/TT-BYT; Point dd Clause 9 Article 22 of Circular No. 181/2016/TT-BQP; Clauses 1, 2 Article 15 and Clause 1 Article 16 of Decree No. 143/2018/ND-CP, including:

a) In case of lump-sum social insurance benefit, the application includes:

a1) Social insurance book.

a2) The application form 14-HSB.

а3) If a person moves to reside overseas, the applications must also include the copy of the affirmation of renunciation of Vietnamese nationality or certified or notarized Vietnamese translation of one of the following documents:

- Passport issued by a foreign authority.

- Visa issued by a foreign authority, certifying legal immigration for permanent residence abroad.

- Document certifying the application for foreign citizenship; certification or card of permanent or temporary residence for a period of at least 05 years issued by a foreign authority.

...

...

...

a5) In case of payment of medical assessment charges, invoices/receipts and list of medically assessed contents given by health facility must be submitted.

a6) The Statement Form No. 04B-HBKV (promulgated together with the Circular No. 181/2016/TT-BQP) of the person who served in the army before January 01, 2007 in area where region-base benefit is granted.

b) In case a worker who is a foreign national working in Vietnam applies for lump-sum social insurance benefit, the application includes: The documents prescribed in a2, a4, a5 of this paragraph.

c) If a beneficiary of monthly pension or social insurance benefits moves to reside overseas and applies for lump-sum pension or social insurance benefit, the application includes: The documents prescribed in a2, a3 of this paragraph.

d) If a foreign national who is receiving monthly pension or social insurance benefit leaves Vietnam and applies for lump-sum pension or social insurance benefit, the application is made using Form 14-HSB.

1.2.4. Death benefits: Applications shall conform to Clause 1 Article 111 of the Law on social insurance; Form 04C-HBKV (issued together with Circular No. 181/2016/TT-BQP if a person served in the army before January 01, 2007 in area where region-base benefit is granted); Clause 4 Article 25 of Circular No. 59/2015/TT-BLDTBXH, and Clause 1 Article 15 of Decree No. 143/2018/ND-CP. To be specific:

a) In case a person who is paying social insurance or has social insurance payment period preserved dies, the application includes:

a1) Social insurance book.

a2) The copy of death certificate or death notice or extract of death certificate or the court's declaration of death.

...

...

...

a4) The original report on assessment of work capacity reduction of the dead person’s relative whose work capacity reduced by 81% or more severe (if the original report has been submitted for other type of social insurance benefits, the copy thereof may be used), or the copy of certificate of extremely severe physical disability (equivalent to the work capacity reduction level of 81% or more severe) as regulated in Circular No. 01/2019/TT-BLDTBXH in case of application for monthly survivor benefit.

a5) The record of occupational accident investigation or the medical record for treatment of occupational disease if a person died from occupational accident or occupational disease.

a6) Invoices/payment receipts and list of medically assessed contents given by health facility in case of payment of medical assessment charges.

a7) The Statement Form No. 04C-HBKV (promulgated together with the Circular No. 181/2016/TT-BQP) of the person who served in the army before January 01, 2007 in area where region-base benefit is granted.

b) In case a person who is receiving or is suspended from monthly pension or social insurance benefit dies, the application includes: The documents prescribed in a2, a3, a4, a6 of this paragraph.

1.2.5. Suspension and resumption of social insurance benefits of persons whose applications have been approved:

a) Suspension of social insurance benefits:

a1) If a person illegally emigrates, the copy of illegal immigrant certificate issued by a competent authority shall be submitted.

a2) If a person is missing, the copy of the Court’s decision declaring the missing shall be submitted.

b) Resumption of monthly social insurance benefit:

...

...

...

- The application Form 14-HSB.

- The copy of Certificate of discharge upon completion of imprisonment sentence or parole certificate or decision on exemption from serving imprisonment sentence or decision on deferment of imprisonment sentence.

b2) If a person who has illegally emigrated returns Vietnam, the application includes: the application form 14-HSB and the copy of certificate of legal residency given by a competent authority.

b3) If a person declared missing by the court comes back, the application includes the application form 14-HSB and the copy of the effective decision on invalidation of the Court's decision declaring the missing.

1.2.6. Adjustment, cancelation or termination of social insurance benefit which is not related to contribution collection database or record of social insurance books and cards, the application includes:

a) The receipt note displaying the request for adjustment, cancelation or termination of social insurance benefit or the application form 14-HSB if the application is submitted by the beneficiary.

b) Documents/papers used as the basis for adjustment, cancelation or termination of social insurance benefit.

1.2.7. Relocation of address for receiving monthly pension/benefit; relocation of applications for monthly pension or benefit of communal officials: The application Form 14-HSB shall be submitted.

1.3. Examine and ensure the sufficiency and integrity of applications; prepare the application receipt notes; if an application is insufficient, return it and provide instructions for completing it for the applicant. If an application lacks information serving the management of beneficiary (unclear address, unavailable telephone number, insufficient account details, etc.), request the employer or worker to complete form 14-HSB or provide additional information on the application receipt note. 1.4. Digitize received paper applications (except social insurance books) for updating the System and transfer them to Social Insurance Implementation Unit; keep paper applications received from workers or their relatives, employers and Social Insurance Implementation Unit (except social insurance books submitted when applying for benefits for occupational accidents or occupational diseases).

...

...

...

Directors of provincial/district social security offices shall stipulate the provision of application processing results to workers by post.

1.6. Process applications for relocation of receiving address of beneficiaries of pension/social insurance benefits: Access the central electronic records management system for searching digitized documents and performing the following duties:

1.6.1. If a beneficiary relocates within the same district: Change payment office suitable for the receiving address registered by the beneficiary and notify decrease in number of beneficiaries on the System using form 8-CBH.

1.6.2. If a beneficiary moves to another district within the same province or moves to another province: Issue and transfer Form 18-HSB through the System to the social security office of the district to which the beneficiary is transferred; notify decrease in the number of beneficiaries on the System using For, 8-CBH. Issue the Notice Form 23-HSB to the beneficiary.

Time-limit for processing an application: Immediately when receiving the application.

1.6.3. If a beneficiary receives social insurance benefit against the law as certified by a competent authority, give a written notification, accompanied by relevant documents, to the social security office of the place to which the beneficiary is transferred.

1.7. Transfer digitized documents stored on the System to Archives Center of VSS.

2. Responsibility of Benefit Claim and Customer Service Division:

2.1. Perform duties in Point 1.1; Paragraphs 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6 Point 1.2; Points 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 Clause 1 of Article. In case a beneficiary of monthly pension or social insurance benefit submits an application for relocation of receiving address to the provincial social security office, receive application according to Paragraph 1.2.7 Point 1.2 Clause 1 of this Article.

...

...

...

2.2.1. With regard to subsidies for career change; provision of occupational disease examination and treatment, work capacity restoration, or training in OSH: Decision on provision of subsidies for career change; provision of occupational disease examination and treatment, work capacity restoration, or training in OSH.

2.2.2. With regard to advance payment of funding for re-investigation into occupational accident or occupational disease: The investigation plan and/or estimate of investigation expenditures made by the authority making re-investigation decision.

2.2.3. With regard to statement of costs of re-investigation into occupational accident or occupational disease:

a) The decision on establishment of occupational accident or occupational disease re-investigation team.

b) The record of occupational accident or occupational disease re-investigation.

c) Certified copies of payment vouchers of re-investigation costs as regulated.

2.3. Transfer documents mentioned in Point 2.2 of this Clause to Social Insurance Implementation Division.

2.4. In case of relocation of applications for monthly pension/benefit of communal officials:

2.4.1. Receive the application and transfer social insurance book of the applicant to the Contribution Collection Division for reviewing and updating his/her social insurance payment period on the System.

...

...

...

2.5. Receive processed applications for subsidies for career change for workers who return to work after occupational accidents or occupational diseases, provision of occupational disease examination/treatment, work capacity restoration, training in OSH, and documents concerning payment and statement of costs of re-investigation into occupational accidents or occupational diseases transferred by the Planning and Finance Division for retention.

Article 7. Processing applications and making payments

1. Processing applications:

1.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Unit:

1.1.1. Receive and examine applications

a) Receive applications

a1) In case of paper application: Receive paper application from Benefit Claim and Customer Service Unit.

a2) In case of electronic transaction: Receive applications submitted by employers, workers or their relatives by accessing the information management system; issue notices of electronic application processing (using Form 03/TB-GDDT issued together with the Decision No. 838/QD-BHXH).

b) Examine applications; Compare and ensure the consistency between information on social insurance book and data on the System.

...

...

...

b2) Carry out or request relevant authorities to make verification to serve the processing of applications.

b3) Request the leader to make complaint against medical assessment report in case there is enough foundation to believe that the medical assessment council's conclusion on the severity of injury, disease or work capacity reduction does not correspond with the actual medical condition and health status of the medically assessed person.

b4) Submit a report on any unfounded affirmation of occupational accident or occupational disease to the Social Insurance Implementation Division for requesting the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs/ Provincial Department of Health to carry out re-investigation.

1.1.2. Process new applications for occupational accident/disease benefits, pension and death benefits:

a) Process the received application after comparing the application with data on the System, and submit decision and/or social insurance contributions statement (if any) (Form 04-HSB) to the leader for approval; print and submit 02 copies of decision and/or social insurance contributions statement to the leader for signing; transfer them to the Benefit Claim and Customer Service Unit.

- With regard to death benefit: If the recipient of funeral benefit is not the one receiving death benefit, pay funeral benefit to the dead person’s relative taking charge of burial and pay lump-sum death benefit to the person who is appointed to receive death benefit, or pay monthly survivor benefits to eligible relatives of the dead person regardless of residing places and types of death benefits.

- With regard to medical assessment charges: Based on the received application for social insurance benefit, examine the legality of invoices/receipts of payment of medical assessment charges, consider eligibility requirements and regulated charges, and specify the medical assessment charges paid by social insurance fund on the decision on provision of social insurance benefit; If an application is refused, reasons thereof shall be given in writing to the applicant.

Medical assessment charge shall not be paid if the medical assessment result has been used for receiving other benefits.

- With regard to payment for orthopaedic and rehabilitation devices:

...

...

...

+ If a person has been receiving benefit for occupational accident or occupational disease since before January 01, 2007: Consider adding the eligible recipient to List C97-HD (for lump-sum benefit) or List C72a-HD (for monthly benefit) after determining the specific benefit to be paid according to the received application, useful life, type and invoices/payment receipts of orthopaedic and rehabilitation devices.

b) Time-limit for processing a new application:

b1) An application for occupational accident/disease benefit shall be processed within 06 working days from the receipt of sufficient application as regulated.

b2) An application for pension shall be processed within 12 working days from the receipt of sufficient application as regulated.

b3) An application for lump-sum pension/social insurance benefit of the person who moves to reside abroad while receiving monthly pension/social insurance benefit shall be processed within 05 working days from the receipt of sufficient application as regulated.b4) An application for death benefit shall be processed within 08 working days from the receipt of sufficient application as regulated.

1.1.3. Process applications of adjustment, suspension, resumption, cancellation or termination of social insurance benefits:

a) Access the System for comparing information on the received application with data on the System; approve the application and submit the social insurance contributions statement (if any) and decision on adjustment, suspension, resumption, cancellation or termination of social insurance benefit using corresponding form provided in Appendixes enclosed herewith to the leader for approval if an application is satisfactory; print and submit 02 copies of the abovementioned documents to the leader for signing, and then transfer them to the Benefit Claim and Customer Service Unit.

b) Request verification from another social security office when considering the adjustment of social insurance benefit according to an application transferred from such social security office. The requested social security office must provide verification or written response within 05 working days from the receipt of written request. Based on documents and opinions given by the concerned social security office, the application shall be processed according to Paragraph 1.1.3.a hereof.

c) Social Insurance Implementation Unit shall request the head of district social security office to make decisions on adjustment or cancellation of social insurance benefits regarding applications processed by such district social security office; Social Insurance Implementation Division shall request the head of the provincial social security office to make decisions on adjustment or cancellation of social insurance benefits regarding applications processed by both district social security offices and such provincial social security office.

...

...

...

dd) Where a beneficiary is found to receive social insurance benefit against the lawsoft as regulated in Point c Clause 1 Article 64 of the Law on social insurance, cooperate with relevant authorities in inspecting, verifying and reaching written conclusion on such violation which shall be used as the basis for making decision on cancellation or termination of social insurance benefit.

e) With regard to an application for monthly pension/social insurance benefit which has been processed by a competent agency in charge of another sector and transferred to the social security office for management and payment, adjustment or termination of social insurance benefit shall be made according to the decision/conclusion given by competent authority.

g) Adjustment of pension/social insurance benefits for beneficiaries according to a policy on adjustment of social insurance benefits shall be made according to written guidelines applicable at the time of promulgating such policy.

h) Time-limit for processing an application: As regulated in Paragraph 1.1.2.b of this point.

1.1.4. Relocate new beneficiaries of monthly social insurance benefits, lump-sum occupational accident/disease benefits or lump-sum death benefits to another district/province:

a) The social security office of district/province from which the beneficiary moves: Process the application for social insurance benefit and submit Form 18-HSB to the leader of Unit/Division for approval, and then transfer it through the System to the social security office of district registered by the applicant; in case of application for lump-sum occupational accident/ disease benefit or lump-sum death benefit, Form 23-HSB shall be transferred together with the processed application.

b) The social security office of district/province to which the beneficiary moves:

b1) Existing beneficiaries of monthly pension/ social insurance benefits: Access the System for receiving the notice of relocation of beneficiaries; notify increase in number of beneficiaries on the System and add them to the corresponding List of recipients.

b2) New beneficiaries of monthly social insurance benefits, lump-sum occupational accident/ disease benefits or lump-sum death benefits: Access the System for receiving the notice of relocation of beneficiaries; check data on the central electronic records management system, notify increase in number of beneficiaries on the System, and update the List of recipients; if a beneficiary is founded to be ineligible to receive benefit, the provision of benefits shall be suspended and the social security office which has processed the application shall be informed for cooperation; at the same time, the beneficiary shall be also provided with a notification.

...

...

...

a) On the first working day of each month, aggregate data, export and submit the report No. 20-HSB to leader for approval, store the approved report on the System and send it to the Social Insurance Implementation Division.

b) On the first working day of July and of January of each year or at the request, make the report for the first six months and the report for the previous year or ad hoc report using form 22-HSB; store reports on the System and send them to the Social Insurance Implementation Division of province.

1.2. Responsibility of Social Insurance Implementation Division:

Perform duties as regulated in Point 1.1 of this Clause and make reports on provincial scale according to Paragraph 1.1.5 Point 1.1 of this Clause, and send them to VSS (via Department of Social Insurance Implementation).

2. Responsibility to make lists/reports

2.1. Make lists of recipients of lump-sum payments

2.1.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Unit:

Based on data about processed applications for lump-sum social insurance benefits, notices of relocation of beneficiaries of lump-sum occupational accident/disease benefits or lump-sum death benefits transferred from social security offices of other districts/provinces, and decisions on deduction of social insurance benefits of competent authorities, daily prepare the list of recipients of benefits by bank transfer and the list of recipients of cash payments by using Form C97-HD, submit them to leader for approval, and send approved lists to Planning and Finance Unit.2.1.2. Responsibility of Social Insurance Implementation Division:

Based on data about processed applications for lump-sum social insurance benefits, notices of relocation of beneficiaries of lump-sum occupational accident/disease benefits or lump-sum death benefits transferred from social security offices of other provinces, and decisions on deduction of social insurance benefits of competent authorities, daily prepare the list of recipients of benefits by bank transfer and the list of recipients of cash payments by using Form C97-HD, submit them to leader for approval, and send approved lists to Planning and Finance Division.

...

...

...

2.2.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Unit: From the first day to the ending day of each month:

a) Receive Form8-CBH and Form 7a-CBH transferred by district postal authority, and decisions given by competent authorities on deduction of monthly pension/social insurance benefits; based on data on processing of applications for monthly pension/social insurance benefits (including applications for adjustment of benefits) in the district, and those transferred from social security offices of other districts in the month, the list of recipients in the month and list of payment offices in the district, compare, determine and update the System with the amounts payable and amounts to be recovered.

b) Receive Form 2-CBH, Form 14-HSB submitted by beneficiaries for change of receiving method or receiving accounts or receiving address from the Benefit Claim and Customer Service Unit or postal authorities for updating management software.

c) Prepare and transfer List D03-TS to Social Insurance Implementation Division.

2.2.2. Responsibility of Social Insurance Implementation Division: Receive and based on lists and notices prepared and sent by district social security offices as regulated in Paragraph 2.2.1 of this Point, decisions on deduction of monthly pension/social insurance benefits given by competent authorities, data on processing of applications for monthly pension/social insurance benefits (including applications for adjustment of benefits) in the province, and those transferred from social security offices of other provinces in the month, the list of beneficiaries transferred from social security offices of other provinces in the month, List 7a-CBH and list of recipients in the month, prepare, summit for approval and print the following lists and reports:

a) List of recipients of monthly pension/social insurance benefits from the first day to ending day of the following month (Form C72a-HD), including lump-sum benefits (if any), and sorted by payment methods, including bank transfer and cash payment.

b) List D03-TS (issued together with Decision No. 595/QD-BHXH) (list of existing beneficiaries of monthly pension/social insurance benefits in the province, sorted by type of benefits).

c) Time of preparing lists and reports: At the ending working day of each month.

After completing List C72a-HD, message notifying time and place of paying monthly pension/social insurance benefit shall be automatically sent from the System to each new beneficiary and each beneficiary transferred from another social security office.

...

...

...

dd) Lists/reports are sent to:

dd1) Planning and Finance Division: List C72a-HD.

dd2) Contribution Collection Division: List D03-TS.

e) Depending on actual conditions of each province, Director of provincial social security office shall decide the compilation of List C72a-HD on the 10^th of each month in order to ensure timely payment of monthly pension/social insurance benefits to eligible beneficiaries in the month.

3. Lump-sum payment of social insurance benefits:

3.1. Responsibility of Planning and Finance Division

3.1.1. Receive List C97-HD from Planning and Finance Units, List 7b-CBH from postal authorities, and Form 03-CBH from Benefit Claim and Customer Service Division.

a) Make payments to beneficiaries on the List C97-HD and List 7b-CBH; make payments to relatives of beneficiaries who do not yet receive social insurance benefits but die after comparing the received applications of Form 3-CBH with the managed data.

b) Transfer List C97-HD of recipients paid by district post offices in the province to the provincial post office; transfer List C97-HD (including list of recipients paid by district social security offices and list of recipients paid by district post offices) to Planning and Finance Units for making payment, monitoring and comparing statements with district post offices.

...

...

...

a) Transfer money to district social security offices according to the sum of social insurance benefits directly paid by district social security offices as specified in List C97-HD.

b) Transfer money to provincial post office according to sum of social insurance benefits directly paid by the post office as specified in List C97-HD.

c) Check the amounts payable in the period in Form C74b-HD which is used as the basis for making advance payment of money to post authority for the next period.

d) Make notice Form 1-CBH of amounts of money transferred by the provincial social security office to the provincial post office and district social security offices.

dd) Send statements to the provincial post office.

3.1.3. Receive List C74b-HD from Planning and Finance Unit for aggregating and making payment of fees to the provincial post office.

3.1.4. Compile List C75-HD, monitor withdrawn payments under the provincial social security office, and compile a list of withdrawn payments in the whole province as regulated.

3.1.5. Instruct post offices to make payments to beneficiaries; in case beneficiaries fail to receive payments within 30 days from the receipt of the List from the social security office, the post office shall prepare and send List 7b-CBH to the related social security office, and instruct beneficiaries to contact the social security offices processing their applications for receiving payments.

a) Make monthly report Form 4-CBH on payment of lump-sum social insurance benefits in the whole province according to data of the provincial social security office and reports Form 4-CBH sent by Planning and Finance Units of district social security offices, and send it to the Social Insurance Implementation Division.

...

...

...

3.2. Responsibility of Planning and Finance Unit

3.2.1. Perform duties in Paragraph 3.1.1, 3.1.5 and 3.1.6 Point 3.1 Clause 3 of this Article according to the management authority of district social security office; receive List C97-HD from Social Insurance Implementation Unit and transfer it to the Planning and Finance Division for transferring money.

3.2.2. Make statements with district post offices

a) Instruct the post office to keep the list of recipients of payments by bank transfer, the list of recipients of cash payments, and receipt forms C95-HD bearing signatures of beneficiaries paid by the post office as regulated by laws. Prepare and send Form C74b-HD to the social security office on the 05^th of each month.

b) Compare and verify amounts paid by the post office during the month in Form C74b-HD, and send it to Planning and Finance Division.

c) Develop and implement plan for periodical inspection and verification of amounts payable, paid amounts and unpaid amounts according to documents kept by the post office and statements sent by the post office to the social security office.

3.2.3. On the final working day of each month, compile monthly list 7b-CBH for the whole district according to List 7b-CBH sent by post offices and after reviewing amounts paid during the month, and send it to Planning and Finance Division.

3.2.4. In case a beneficiary provides incorrect information about his/her account: Receive notice of failure to make payment due to incorrect account from the post office, contact and instruct the related beneficiary to make Notice form 2-CBH.

4. Payment of monthly social insurance benefits

...

...

...

4.1.1. Receive List C72a-HD from Social Insurance Implementation Division, Notice C12-TS (issued together with Decision No. 595/QD-BHXH) from Contribution Collection Division, Form 3-CBH from Benefit Claim and Customer Service Division, and transfer List C72a-HD to the provincial post office and Planning and Finance Units.

4.1.2. Make payment to relatives of beneficiaries: Make payment to the relative of beneficiary who does not receive full payment of outstanding pension/social insurance benefits but dies after considering the application form 3-CBH and comparing with the managed data.

4.1.3. Transfer money to the provincial post office

a) Make advance transfer of an amount of money equal to the amounts paid in the previous month to the post office at least 04 days before the scheduled payment date.

b) On the 01^st of each month, compare and deduct the unused amounts transferred to the post office in the previous month (if any) in Form C74a-HD with List C72a-HD in order to transfer the remaining amounts to the post office.

c) Make notice form 1-CBH to the district social security office to notify the amounts of money transferred by the provincial social security office to the provincial post office for paying beneficiaries in that district.

4.1.4. Organize payment of monthly pension/social insurance benefits to beneficiaries through post offices under signed contracts.

a) Payments made at payment offices: Payments must be made during at least 06 hours per day from the 02^nd to the 10^th of each month at all payment offices; the payment may end before the 10^th if the payment office has made payment to all beneficiaries according to the List sent by the social security office.

b) Payments made at transaction points of a district post office: Payments shall be made to unpaid beneficiaries at transaction points of each district post office from the 11^th to the 25^th of each month.

...

...

...

4.1.6. Reimburse payment cost to the provincial post office according to received invoice.

4.1.7. Record revenues and expenses from health insurance premiums according to Notice C12-TS.

4.1.8. Prepare monthly report, using form 4-CBH, on monthly social insurance benefits paid by the provincial social security office, and a consolidated report on payment of monthly social insurance benefits in the whole province.

4.2. Responsibility of Planning and Finance Unit

4.2.1. Make payment to relatives of beneficiaries: In case a beneficiary dies while he/she does not yet receive full payment of outstanding benefits: Make payment to the relative of the beneficiary within the working day following the date of receipt of Form 3-CBH.

4.2.2. Make reimbursement of pension/social insurance benefits paid by post under the signed contract.

a) Time of reimbursement: Within 02 days (26^th and 27^th of each month) after completing payment of pension/social insurance benefits to beneficiaries.

b) Instruct the post office to keep the list of recipients of payments by bank transfer, the list of recipients of cash payments, and receipt forms C95-HD bearing signatures of beneficiaries paid by the post office as regulated by laws, prepare and send Statement Form C74a-HD to the social security office.

- Compare and verify amounts paid by the post office during the month in Form C74a-HD, and provide each of the district post office and the Planning and Finance Division with 01 copy thereof.

...

...

...

c) The unused amounts shall not be returned to the social security office and be considered as an advance of money for making payment in the next month. Annually compare and verify received amounts, paid amounts and unused advance up to December 31 at Section B of Statement form C74a-HD.

d) Record revenues and expenses from health insurance premiums according to Notice C12-TS.

4.2.3. Monthly compile List C75-HD and record amounts withdrawn from each beneficiary according to data on the System, withdrawal decisions and incorrect payments.

5. Post authorities’ responsibility to pay social insurance benefits and manage beneficiaries:

5.1. Provincial post office

5.1.1. Receive list of recipients and money; make lump-sum payment of social insurance benefits according to the list of recipients sent by the social security office; pay monthly pension and social insurance benefits; manage beneficiaries; make statements and reports as regulated by VSS and the signed contract;

5.1.2. Keep the list of recipients of payments by bank transfer, the list of recipients of cash payments, and receipt forms C95-HD bearing signatures of beneficiaries paid by the provincial post office as regulated by laws. Based on original documents, prepare and append digital signature on Form C74a-HD and Form C74b-HD, and electronically transfer them to the social security office. Assume legal responsibility for the accuracy and consistency between electronic documents sent to the social security office and paper List of recipients and receipts bearing beneficiaries’ signatures kept by the post office; provide these documents at the request of the social security office and competent authorities.

5.2. District post office

5.2.1. Make lump-sum payment of social insurance benefits according to the list of recipients sent by the social security office; pay monthly pension/social insurance benefits and other lump-sum benefits (if any); manage beneficiaries; send statements to the district social security office and submit reports as regulated by VSS and the signed contract;

...

...

...

5.2.3. Receive and transfer Notice form 5-CBH to beneficiaries within 05 working days from the date of receipt from the district social security office.

5.2.4. Make and send List 8-CBH online to the district social security office by the final working day of each month in the following circumstances: Incorrect or overpaid payments; beneficiaries illegally emigrate or are declared missing. Based on data on the System and List 8-CBH, withdrawal decisions sent by the social security office and incorrect payments, withdraw incorrect payments, make and send List C75-HD, enclosed with withdrawn amounts, to the district social security office.

6. Provision of subsidies for career change of workers who return to work after occupational accidents and occupational diseases; subsidies for prevention of occupational accidents and occupational diseases; subsidies for re-investigation into occupational accidents and occupational diseases:

6.1. Responsibility of Social Insurance Implementation Division:

6.1.1. Receive paper applications from Benefit Claim and Customer Service Units or electronic applications on the Information management system; make and send notices of electronic application processing (form 03/TB-GDDT) to applicants' emails registered with the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs.

6.1.2. Access the System for updating information and verifying social insurance payment periods and number of payments made to beneficiaries; make List of eligible beneficiaries (form C90-HD), submit it to leader for approval and transfer the approved list to Planning and Finance Division; make and submit list of ineligible beneficiaries (form 16-HSB) to the leader and to the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs, and suspend payment; if the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs still keeps its decision unchanged, make and submit List C90-HD to leader for approval, transfer the approved list to Planning and Finance Division, and give a notification to VSS (via Social Insurance Implementation Department).

Processing time limit: Within 04 working days from the receipt of application.

6.1.3. Make advance payment and statement of subsidies for re-investigation into occupational accidents and occupational diseases:

a) Advance payment: Receive re-investigation plan and re-investigation cost estimate from the Benefit Claim and Customer Service Division; submit application form C91-HD for advance payment of up to 80% of estimated re-investigation costs within 02 working days to the Planning and Finance Division.

...

...

...

Where a re-investigation is carried out according to decision of a ministerial agency, the social security office of province where the occupational accident/disease happened shall make advance and statement of re-investigation cost.

6.2. Responsibility of Planning and Finance Division

6.2.1. Provision of subsidies for career change of workers who return to work after occupational accidents and occupational diseases, provision of occupational disease examination and treatment, work capacity restoration, or training in OSH: Based on the List C90-HD received from the Social Insurance Implementation Division, transfer subsidies to accounts of employers; processing time limit: Within 01 working day from the receipt of the List.

6.2.2. Advance payment and statement of subsidies for re-investigation into occupational accidents and occupational diseases: Based on applications for advance payment and statement of re-investigation expenses from the Social Insurance Implementation Division, make advance payment and reimburse re-investigation expenses to competent authorities within 01 working day.

7. Deduction of pension, social insurance and unemployment insurance benefits according to decisions of competent authorities:

7. 1. Responsibility of Social Insurance Implementation Units/Divisions:

7.1.1. Based on decisions on deduction of pension, social insurance/unemployment insurance benefits of competent authorities, make and send Notice 5-CBH to Planning and Finance Unit/Division of the same level in case of deduction or lump-sum social insurance benefits, or the Planning and Finance Division/ Social Insurance Division (if the district social security office receives the deduction decision) in case of deduction of monthly pension, social insurance/unemployment insurance benefits.

7.1.2. Where a beneficiary must comply with several decisions on deduction of monthly pension, social insurance benefits or unemployment insurance benefits, the Social Insurance Implementation Unit/Division shall request the leader to reach an agreement on the maximum deduction with issuers of deduction decisions, unless other agreements are made between the beneficiary and the issuer of deduction decision.

7.1.3. Where a beneficiary whose pension, social insurance benefit or unemployment insurance benefits is deducted wishes to change the receiving address or dies, the provincial social security office shall notify the issuer of deduction decision in writing within 05 working days from the day on which a notification is sent by the payment agent or the beneficiary.

...

...

...

7.2. Responsibility of Planning and Finance Units/Divisions: According to Lists C72a-HD, C72b-HD, C97-HD, transfer deducted amounts to the issuers of deduction decision.

8. Responsibility of Contribution Collection Division: Receive List D03-TS from the Social Insurance Implementation Division; prepare and send Notice C12-TS to Planning and Finance Division.

Chapter IV

PROCEDURES FOR PROVISION OF UNEMPLOYMENT INSURANCE BENEFITS’

Article 8. Making list of recipients of unemployment insurance benefits

1. Responsibility to receive benefit claims and return processing results

1.1. Benefit Claim and Customer Service Division

1.1.1. Receive and transfer documents

a) Receive and transfer documents used as the basis for paying unemployment insurance benefits to the Social Insurance Implementation Division. To be specific:

...

...

...

a2) From vocational training institutions and Benefit Claim and Customer Service Unit by the 25^th of each month: List of applicants for vocational training subsidies (Form C87a-HD) bearing applicants’ signatures as regulated in Clause 5 Article 25 of the Government's Decree No. 28/2015/ND-CP dated March 12, 2015;

a3) From employers: List of applicants for refresher course subsidies (form C92-HD) bearing signatures of workers provided with refresher course;

a4) From post offices: List of beneficiaries who do not yet receive unemployment benefits (form 7c-CBH).

b) Receive Forms C91-HD from employers and transfer them to Planning and Finance Division as regulated in Clause 3 Article 27 of the Government's Decree No. 28/2015/ND-CP dated March 12, 2015. c) Receive processing results from the Social Insurance Implementation Division as regulated in Paragraph 2.3.2.a Point 2.3 Clause 2 of this Article.

1.1.2. Return processing results to:

a) Employment service centers: Notice of workers who do not receive unemployment benefits (using form 14 enclosed with Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH).

b) Vocational training institutions and Benefit Claim and Customer Service Units: List of recipients of vocational training subsidies (Form C87b-HD).

c) Employers: List of recipients of refresher course subsidies (Form C93-HD).

1.2. Benefit Claim and Customer Service Unit:

...

...

...

a) Receive Lists of applicants for vocational training subsidies (Form C87a-HD) from vocational training institutions and transfer them to Social Insurance Implementation Division.

b) Receive Lists of applicants for refresher course subsidies (Form C92-HD) from employers, and transfer them to Social Insurance Implementation Unit; receive and transfer Forms C91-HD to Planning and Finance Unit.

c) Receive processing results from the Social Insurance Implementation Unit/Division as regulated in Paragraph 2.3.2.b Point 2.3 Clause 2 of this Article.

1.2.2. Return processing results to:

a) Vocational training institutions: List of recipients of vocational training subsidies (Form C87b-HD).

b) Employers: List of recipients of refresher course subsidies (Form C93-HD).

2. Responsibility of Social Insurance Implementation Units/Divisions:

2.1. Receive documents

2.1.1. Receive documents

...

...

...

b) The Social Insurance Implementation Unit shall receive List form C92-HD from Benefit Claim and Customer Service Unit.

2.1.2. Examine received documents

The Social Insurance Implementation Division shall daily compare information on received decisions on provision of unemployment insurance benefits with existing data on the System for verifying eligibility, unemployment insurance benefits, payment time. To be specific:

a) In case of accurate and sufficient documents, update data about beneficiaries of unemployment insurance benefits (new beneficiaries, suspension, resumption, termination, transfer or cancellation of unemployment insurance benefits) and payment of unemployment benefits on the System for managing and monitoring beneficiaries of unemployment insurance benefits, and compile list of recipients of unemployment insurance benefits.

b) In case of incorrect or insufficient documents or where a beneficiary is found to receive unemployment benefits against the law, a Notice of beneficiary’s failure to receive unemployment benefits (using Form No. 14 issued together with the Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH) shall be given to the concerned employment service center.

2.2. Make lists of recipients

2.2.1. Payment of unemployment benefits: The Social Insurance Implementation Division shall:

a) Compile List C72b-HD: Compile list of recipients of unemployment benefits in cash and list of recipients of unemployment benefits by bank transfer of each district as follows:

a1) With regard to new recipients of unemployment benefits: Based on decisions on provision or cancellation of unemployment benefits, compile List of recipients of unemployment benefits (Form C72b-HD), in which the payment date in Column 1 is the working day following the date on which the List is compiled and submitted to the head of the provincial social security office for approval. Time limit for compiling the List: Within the day on which abovementioned documents are received.

...

...

...

a2) With regard to recipients of unemployment benefits from the second month, beneficiaries who do not receive unemployment benefits within 03 months from the expiration date specified in the decision on provision of unemployment benefits, and beneficiaries transferred from other provinces:

- Compile daily list: Based on decisions on suspension, termination or resumption of unemployment benefits, notices of termination of unemployment benefits, applications for resumption of unemployment benefits, Form 7c-CBH, compile List C72b-HD, in which the payment commences from the 08^th of the month, and submit the list to the head of the provincial social security office for approval. In case the 08^th of the month is a day off or public holiday, the payment shall commence at the working day following that day off or public holiday. The list shall be compiled at the end of the 07^th working day of the month; If the 07^th working day of the month is a day off or public holiday, the list shall be compiled at the end of the working day before that day off or public holiday and the payment shall commence at the working day following the compiling date.

- Compile monthly list: The list of recipients of unemployment benefits shall be compiled on the 25^th of each month with a payment period from the 01^st to the 31^st of the next month in Column 1 (Form C72b-HD) on the basis of the previous month’s List of recipients, Form 7c-CBH, the decision on resumption of unemployment benefit, the request for resumption of unemployment benefit made by the employment service center in the province to which the worker moves (Form No. 13 issued together with the Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH).

List of removed recipients: Upon the receipt of decisions on cancellation, suspension or termination of unemployment benefits issued by the Director of the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs, the notice of termination of provision of unemployment benefit given by the employment service center in the province from which the worker moves (Form No. 12 issued together with the Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH), and after comparing information on received documents with existing data on the System, the list of removed recipients of monthly social insurance benefits (Form 12-CBH) with respect to unemployment benefits shall be compiled and sent to the Planning and Finance Division within the day on which the decision is received.

- In case an application for resumption of unemployment benefit or decision on resumption of unemployment benefit is received after the prescribed deadline for compiling the list of recipients, a list shall be compiled within a day.

Director of the provincial social security office shall cooperate with the Provincial Department of Labour, War Invalids and Social Affairs and employment service center in reaching an agreement on methods and time limits for transferring decisions on suspension, termination or resumption of unemployment benefits, notices of termination of unemployment benefits or lists of recipients in the next month so as to facilitate beneficiaries and ensure scheduled payments of unemployment benefits.

a3) On the 06^th of each month, based on Form 7c-CBH updated on the System, an additional list of unpaid beneficiaries who have been listed within the period from the final day of the previous month to the end of the 05th of current month shall be made (Form C72b-HD) (in which information in Column 1 and Column 4 is not required, and the note "List of recipients who have been listed within the period from the final day of the month n to the 05^th of the month n+1 but do not received unemployment benefits of the previous month” shall be specified at the end of the list). In case the 06^th of each month is a day off or public holiday, the list shall be compiled at the beginning of the succeeding working day.

b) In case a decision on cancellation, suspension or termination of provision of unemployment benefit is received after sending the list of recipients, a notification must be given immediately to the Planning and Finance Division and post office in order to stop making cash payment of unemployment benefits.

c) After 03 months from the expiration of unemployment benefit period according to the decision on unemployment benefit provision, within 07 working days after the said time, a notice that the worker does not receive unemployment benefit (using the Form regulated by the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs) shall be given to the employment service center that pays unemployment benefit to preserve the unemployment insurance payment period.

...

...

...

2.2.2. Provision of vocational training subsidies

The Social Insurance Implementation Division shall receive List C87a-HD from the vocational training institutions and Social Insurance Implementation Units; examine the eligibility of each listed worker, update data on the System and compile the list of unemployed people eligible to receive vocational training subsidies (Form C87b-HD), and submit the list to the head of the provincial social security office for approval.

2.2.3. Provision of refresher course subsidies

Social Insurance Implementation Unit/Division shall receive Lists of applicants for refresher course subsidies (Form C92-HD); compare each received list with data about provision of refresher course subsidies to each employer on the System, update data on the System, make and submit Form C93-HD to the leader for approval.

2.2.4. The list must be completed within a working day. 2.3. Transfer lists

2.3.1. List C72b-HD, List C87b-HD and Form C93-HD are sent to the Planning and Finance Division.

2.3.2. The following documents are sent to the Benefit Claim and Customer Service Unit:

- Notice that a worker does not receive unemployment benefits (using form 14 enclosed with Circular No. 28/2015/TT-BLDTBXH);

- List of recipients of vocational training subsidies (Form 87b-HD);

...

...

...

b) The Social Insurance Implementation Unit transfers List of recipients of vocational training subsidies (Form 87b-HD) and Form C93-HD to the Benefit Claim and Customer Service Unit.

2.4. Aggregate data

2.4.1. At the end of each month, the Social Insurance Implementation Unit shall aggregate and store data in the whole district on the System.

2.4.2. At the end of each month, the Social Insurance Implementation Division shall aggregate and store data in the whole province on the System.

Article 9. Provision of unemployment insurance benefits

1. Responsibility of social security offices:

1.1. Payment of unemployment benefits

1.1.1 Planning and Finance Division shall:

a) Transfer money to the provincial post office twice a month on the basis of the List of recipients sent by the Social Insurance Implementation Division and Form C73-HD sent by the provincial post office. The remaining amounts of the previous month must be deducted according to Form C74a-HD and List 72b-HD. The post office may send an application for advance of money to the social security office if the provided amount of money is not enough to pay unemployment benefits; receive Notice C12-TS from the Contribution Collection Division for recording revenues and expenses from health insurance premiums.

...

...

...

After the list is sent to the post office, a message notifying the date and place of paying unemployment benefits shall be sent automatically from the System to each listed recipient.

c) Transfer money to workers' accounts: Money shall be transferred when receiving the list of recipients of unemployment benefits in the first month. From the second month, money shall be transferred within 05 days from the payment date specified in Column 1 of List C72b-HD.

d) Pay account opening fees to beneficiaries of unemployment benefits according to banks' receipts of fees for issuing new ATM cards.

dd) Statement:

dd1) Instruct the post office to keep the list of recipients of cash payments, and receipt forms C95-HD bearing signatures of beneficiaries paid by the post office as regulated by laws. Form C74a-HD shall be made and sent to the social security office on the 05^th of each month.

On the 05^th of the next month, according to electronic documents sent by the post office, including the List of unpaid recipients from the 01^st to the final day of the previous month (including recipients on the list of recipients in the first month and lists from the second month) and Form C74a-HD:

In case of incorrect data, the Planning and Finance Division shall return documents and cooperate with the provincial post office in reviewing and comparing data.

In case of correct data, the Planning and Finance Division shall make certification on Form C74a-HD.

After completing bookkeeping works, Form C74a-HD shall be made, 01 copy shall be sent to each of the provincial post office and the district social security office for recording expenses and consolidating into reports of the whole district. dd2) Develop and implement plan for periodical inspection and verification of amounts payable, paid amounts and unpaid amounts according to documents kept by the post office and statements sent by the post office to the social security office.

...

...

...

e) Reimburse the provincial post office for payment costs according to Form C74a-HD and Form C67-HD sent by the provincial post office.

g) Prepare List C75-HD and keep log of amounts withdrawn from each beneficiary as regulated.

Prepare monthly reports on provided unemployment insurance benefits (Form 4-CBH) in the whole province, and send it to the Social Insurance Implementation Division.

1.1.2. Planning and Finance Unit shall:

Prepare monthly reports on provided unemployment insurance benefits (Form 4-CBH) in the managed district, and send it to the Social Insurance Implementation Unit.

1.2. Provision of vocational training subsidies

Planning and Finance Division shall: Monthly transfer vocational training subsidies to the bank account of each vocational training institution within 02 working days from the receipt of List.

A message notifying the transfer of vocational training subsidies shall be automatically sent from the System to each listed recipient after money is transferred to the vocational training institution.

1.3. Provision of refresher course subsidies

...

...

...

a) Provide funding for district social security offices or instruct employers to complete Form C91-HD according to data about provision of social insurance benefits posted on the System by the Social Insurance Implementation Division; make advance payment of funding to the employers' accounts within 05 working days from the day on which the provincial social security office receives the decision;

b) Transfer money to employers within 05 working days according to Form C93-HD issued by the Social Insurance Implementation Division.

1.3.2. Planning and Finance Unit shall:

- a) According to data about provision of social insurance benefits posted on the System by the Social Insurance Implementation Division, instruct employers to complete Form C91-HD; make advance payment of funding to the employers' accounts within 05 working days from the receipt of the decision;

- Transfer money to employers within 05 working days according to Form C93-HD.

2. Responsibility of postal authorities:

- Receive lists and money; make payments and submit reports and statements according to VSS's regulations.

- Keep lists of recipients of cash payments, and receipt forms C95-HD bearing signatures of beneficiaries paid by post offices as regulated by laws. Prepare and append digital signatures on the following documents, and electronically send them to the social security office: List 7c-CBH, Form C74a-HD. Assume legal responsibility for the accuracy and consistency between electronic documents sent to the social security office and paper List of recipients and receipts bearing beneficiaries’ signatures kept by the post office; provide these documents at the request of the social security office and competent authorities.

- Use digital signature when compiling List 7c-CBH and Form C74a-HD which are electronically transferred to social security offices in accordance with applicable regulations on electronic transactions.

...

...

...

Chapter V

FORMS AND REPORTS

Article 10. Forms

1. Forms of applications, lists, reports and statistical indicators are provided in the Appendix enclosed with this document. Forms and statistical indicators may be amended or adjusted in specific official dispatches given by VSS to meet actual demand.

2. Forms of applications, statements and documents shall be provided free of charge by social security offices or may be printed, photocopied, typed or written according to prescribed forms by employers and workers, unless electronic documents must be submitted as regulated.

Chapter VI

IMPLEMENTATION ORGANIZATION

Article 11. Responsibility of social security offices affiliated to Ministry of National Defence and People's Police Force

1. Mange and keep processed applications as regulated; social security offices affiliated to the Ministry of National Defence and the People’s Police Force shall stipulate applications/documents to be made and kept according to their specific operation and organization.

...

...

...

2.1. Digitize processed applications for social insurance benefits and transfer them to VSS.

2.2. Make Notice Form 18-HSB and send it to the social security office of the province to which the beneficiary moves; make Notice Form 23-HSB for sending to the employee.

2.3. Proactively cooperate with local social security offices in dealing with difficulties that arise while relocating beneficiaries.

3. Submit annual report on provision of social insurance benefits in the previous year to VSS (Department of Social Insurance Implementation) by January 10 of each year.

Article 12. Responsibility of VSS’s affiliates

1. Information Technology Center shall:

Develop and update software programs serving the purposes of this document; provide instructions on how to use software programs and deal with difficulties that arise during the use of software programs.

2. Department of Social Insurance Implementation shall:

2.1. Access the System for inspecting and monitoring the provision of social insurance benefits in local area.

...

...

...

2.3. Aggregate data and export reports:

Prepare reports on processing of applications for social insurance benefits nationwide using Form 02C-HSB, 20-HSB, and 22-HSB for storing on the System.

3. Department of Finance and Accounting:

Take charge and cooperate with relevant agencies in organizing, managing and providing consistent guidelines for payment, appraisal and statement of social insurance benefits and unemployment insurance benefits as regulated.

4. Department of International Cooperation: Translate forms of applications and decisions on provision of social insurance benefits into English, and send English translations to Information Technology Center for updating software programs serving the processing of applications for social insurance benefits submitted by workers who are foreign nationals working in Vietnam according to Decree No. 143/2018/ND-CP.

5. Archives Center: Take charge and cooperate with Information Technology Center in developing software programs and providing instructions to digitize documents for storing on the System; instruct provincial social security offices to keep paper documents concerning social insurance benefits and unemployment insurance benefits.

6. Legal Department: Take charge of providing instructions to receive applications and return application processing results.

7. Other affiliates of VSS: Cooperate with Department of Social Insurance Implementation and Department of Finance and Accounting in organizing the implementation of this document according to their assigned functions and duties.

Difficulties that arise during the implementation of this document should be reported to VSS for consideration./.

...

...

...