1. Quy trình này chỉ áp dụng đối với hàng hoá XNK phi mậu dịch. Đối với hàng hoá XNK mậu dịch thực hiện theo quy trình được ban hành kèm theo Quyết định 258/TCHQ-GSQL ngày 16-12-1994 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

2. Căn cứ những quy định trong quy trình này và điều kiện cụ thể ở từng địa phương, lãnh đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm sắp xếp bộ máy làm việc phù hợp nhằm bảo đảm các khâu nghiệp vụ được thực hiện đúng luật định, đạt yêu cầu quản lý cao, thể hiện được tinh thần phục vụ nhân dân nhanh chóng, chu đáo, tận tình, công bằng.

3. Việc luân chuyển bộ hồ sơ từ bước này qua bước khác là công việc thuộc trách nhiệm của Hải quan, tuyệt đối không được giao chủ hàng làm. Việc chuyển giao hồ sơ phải đảm bảo nhanh, thể hiện được trách nhiệm của từng người, từng bộ phận đối với bộ hồ sơ.

4. Bước thủ tục sau không được sửa chữa kết quả làm thủ tục của bước trước. Nếu xét cần sửa chữa phải trực tiếp trao đổi và thống nhất với bộ phận làm thủ tục của bước trước.

5. Mọi đối tượng đến làm thủ tục XNK hàng hoá phi mậu dịch đều phải được thu thuế ngay trước khi giải phóng hàng.

Quá trình làm thủ tục có gì phát sinh phức tạp phải báo cáo cấp trên kịp thời để được giải quyết, xử lý đúng thẩm quyền.

Mọi sai sót, vi phạm thuộc cá nhân, bộ phận nào làm thì cá nhân, bộ phận đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

6. Lãnh đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố phải có kế hoạch kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện các quy định trong quy trình này. Mọi vi phạm phát hiện được đều phải được xử lý nghiêm và chấn chỉnh kịp thời.

Bước 1: Đăng ký tờ khai:

1. Tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ:

- Bộ hồ sơ nộp và xuất trình hải quan:

+ Tờ khai hải quan: 2 bản (nộp).

+ Giấy báo nhận hàng: 1 tờ (xuất trình)

+ Danh sách người gửi, người nhận hàng và chi tiết hàng hoá từng người (nếu có): 01 bản (nộp).

+ Vận đơn: 1 tờ hoặc 1 liên (nộp)

+ Giấy tờ tuỳ thân: (xuất trình)

+ Giấy uỷ quyền làm thủ tục nhận hàng: 1 bản - nếu nhận thay (nộp).

+ Giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của chuyên ngành quản lý - nếu có: 1 (nộp).

- Đối tượng nhận hàng phải có đủ điều kiện để xác định đúng là người được người gửi hàng từ nước ngoài chỉ định nhận hàng.

- Nếu người khác đến làm thủ tục thay phải có giấy uỷ nhiệm hợp pháp của chủ hàng. Trường hợp chủ hàng chưa biết nội dung hàng để kê khai, hướng dẫn chủ hàng về mục nội dung hàng sẽ kê khai khi cùng kiểm tra hàng với Hải quan.

- Đóng dấu đã tiếp nhận tờ khai.

2. Đăng ký tờ khai:

- Đăng ký tờ khai phải được tiến hành theo thứ tự và dứt điểm cho từng lô hàng trong từng ngày.

- Sau khi xác định được bộ hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ mới tiến hành đăng ký tờ khai.

- Số tờ khai, ngày, tháng, năm đăng ký tờ khai ghi trong sổ sách, trên tờ khai, trên biên lai thu thuế phải khớp nhau và không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết nhiều thức mực nhiều kiểu chữ. Các dòng kẻ viết thừa trong sổ đăng ký tờ khai phải được gạch bỏ sau từng ngày. Trường hợp đặc biệt phải sửa chữa, viết trùng số, nhảy cóc số đăng ký tờ khai, xoá bỏ hoặc chuyển đổi, thay đổi số đăng ký tờ khai và ngày, tháng, năm đăng ký tờ khai phải được trưởng Hải quan cửa khẩu xác nhận lý do và ghi ý kiến quyết định cụ thể. Sau khi trưởng Hải quan cửa khẩu ghi ý kiến quyết định phải báo cáo lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

- Các bộ hồ sơ sau khi đã hoàn chỉnh việc đăng ký tờ khai phải giao hết và giao ngay cho bộ phận kiểm hoá.

Bước II: Kiểm hoá:

1. Mỗi lô hàng ít nhất phải có hai cán bộ hải quan kiểm hoá và sự có mặt của chủ hàng hoặc người đại diện hợp pháp của chủ hàng.

2. Lãnh đạo phân công kiểm hoá lô hàng thuộc tờ khai nào thì nhân viên Hải quan chỉ được kiểm hoá lô hàng thuộc tờ khai đó. Kiểm hoá viên tuyệt đối không được tự chọn tờ khai để kiểm hoá.

3. Kiểm hoá một lô hàng phải được tiến hành liên tục cho đến khi kết thúc nhiệm vụ kiểm hoá. Trong lúc kiểm hoá, một trong hai bên (Hải quan và chủ hàng) không được vắng mặt. Khi kiểm hoá, hàng hoá phải được để tách biệt giữa loại hàng đã kiểm hoá và loại hàng chưa kiểm hoá. Mọi trường hợp sửa chữa, tẩy xoá nội dung khai báo (số trọng lượng hàng hoá, tên và loại hàng) trong tờ khai, chủ hàng và Hải quan cùng ký xác nhận.

4. Quá trình cân, đo, đếm và xác định chất lượng hàng hoá, Hải quan và chủ hàng phải cùng làm. Mọi sai lệch về số trọng lượng hàng, tên và loạt hàng, phẩm chất hàng so với thực tế, các kiểm hoá viên của Hải quan phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

5. Sau khi kiểm hoá xong phải chuyển giao ngay bộ hồ sơ cho bộ phận thuế tính thuế, viết biên lai thuế, thu thuế và đóng dấu "dã thu tiền".

Bước III: Thu thuế:

1. Sau khi tiếp nhận bộ hồ sơ do bộ phận hoá chuyển đến, bộ phận thuế tiến hành tính thuế ngay và tính dứt điểm từng lô hàng.

2. Trước khi tính thuế phải kiểm tra các điều kiện để tính thuế đã đầy đủ, chính xác chưa hoặc áp mã đã đúng, đã phù hợp chưa, có vấn đề gì cần trao đổi với bộ phận kiểm hoá nữa không.

3. Căn cứ kết quả kiểm hoá hoặc mã số để áp giá tính thuế, thuế suất cho phù hợp.

4. Kết quả tính thuế trước khi chuyển bộ phận duyệt thuế phải kiểm tra lại lần cuối.

5. Căn cứ kết quả tính thuế cuối cùng của bộ phận tính thuế để viết biên lai thuế, viết xong biên lai thuế lô hàng nào phải chuyển bộ phận thu thuế để thu thuế lô hàng đó kịp thời.

6. Trước khi thu tiền thuế phải kiểm tra kỹ tổng số thuế phải thu ghi trên biên lai thuế và tờ khai hàng.

7. Cán bộ thu thuế chỉ được phép thu đúng số tiền thuế ghi trên biên lai thuế.

8. Sau khi khẳng định được số tiền thuế đã thu đủ và tiền đã cho vào nơi quy định, mới đóng dấu "đã thu tiền" vào biên lai thu thuế để giao cho chủ hàng.

Bước IV: Kết thúc thủ tục:

1. Bộ phận phúc tập kiểm tra lại theo thứ tự từng việc qua các bước từ bước 1 đến bước 3. Nếu xác định được đảm bảo đã đúng nguyên tắc, chế độ, thể lệ thủ tục và phù hợp với số lượng hàng hoá thực tế thì trình lãnh đạo duyệt cho giải phóng hàng.

2. Khi đã có quyết định giải phóng hàng, Hải quan tự chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận vào sổ theo dõi tình hình, thống kê và đóng dấu đã hoàn thành thủ tục hải quan.

3. Sau khi bộ phận tái kiểm đã kiểm tra hoặc xem xét (đối với những lô hàng bộ phận tái kiểm phải xem xét hoặc phải tái kiểm), bộ phận kết thúc thủ tục đã vào sổ và đóng dấu đã hoàn thành thủ hải quan, giao trả ngay cho chủ hàng một bộ hồ sơ và chuyển giao cho bộ phận lưu trữ một bộ hồ sơ để lưu trữ theo quy định.

4. Thời gian tiến hành làm thủ tục từ bước 1 đến bước 4 cho một lô hàng xuất, nhập khẩu phi mậu dịch:

- Không quá 90 phút/một lô hàng nếu số trọng lượng hàng hoá không nhiều, loại hàng không phức tạp.

- Không quá 120 phút/một lô hàng nếu số trọng lượng hàng hoá tương đối nhiều và mặt hàng tương đối phức tạp.

- Không quá 240 phút/một lô nếu kiện hàng là container, số trọng lượng hàng nhiều loại hàng phức tạp.

SƠ ĐỒ

QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HOÁ XUẤT, NHẬP KHẨU PHI MẬU DỊCH
(Kèm theo Quyết định số 127/TCHQ-GSQL ngày 10 tháng 4 năm 1995 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Bước 1: Hải quan tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ: Vận đơn, tờ khai hải quan v.v... để đăng ký tờ khai.

Bước 2: Bộ phận đăng ký tờ khai chuyển ngay bộ hồ sơ gồm: Vận đơn hàng hoá, tờ khai hải quan v.v... cho bộ phận kiểm hoá.

- Bộ phận kiểm hoá cho hàng xuất kho và cùng với chủ hàng tiến hành kiểm hoá ngay. Các kiểm hoá viên không được tự chọn tờ khai để kiểm hoá, mà lãnh đạo phân công kiểm hoá lô hàng thuộc tờ khai nào thì chỉ được kiểm hoá lô hàng thuộc tờ khai đó.

- Kết quả lượng hàng hoá cân, đo, đếm thực tế được bao nhiêu chủ hàng phải ghi đầy đủ vào tờ khai bấy nhiêu.

- Quá trình kiểm hoá, ghi chép số trọng lượng hàng vào tờ khai, xác định phẩm chất hàng hoá chủ hàng và hai cán bộ kiểm tra của Hải quan phải cùng chứng kiến, xác định và cùng ký vào tờ khai. Mọi sai lệch giữa thực tế hàng với tờ khai được phát hiện bất cứ trong trường hợp nào và lúc nào thì cán bộ kiểm hoá của Hải quan cũng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.

- Kiểm hoá một lô hàng phải tiến hành liên tục, đứt điểm. Một trong hai bên (Hải quan và chủ hàng) trong quá trình kiểm hoá không được vắng mặt.

- Lực lượng tái kiểm và lực lượng giám sát vòng ngoài có trách nhiệm hỗ trợ cho bộ phận kiểm hoá, nhằm ngăn ngừa, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những sai phạm để xử lý nghiêm.

- Công khai hoá quy trình và các chính sách chế độ liên quan cho nhân dân biết để nhân dân có điều kiện kiểm tra làm của Hải quan.