Điều kiện đặt trụ sở công ty và thủ tục mua hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu như thế nào?

Công ty Luật Cương Lĩnh xin trả lời câu hỏi như sau:

1. Nên lựa chọn trụ sở ổn định lâu dài

Hóa đơn là vấn đề đặc biệt quan trong trong quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ trụ sở công ty được ghi nhận trên hóa đơn. Do đó nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn.

2. Địa chỉ rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan

- Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

- Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền

- Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.

- Có nhiều địa chỉ có số nhà thực tế và địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác nhau. Trước khi thuê doanh nghiệp nên tìm hiểu và yêu cầu chủ nhà xin xác nhận tại Phường/xã về việc 2 địa chỉ trên là một tránh các vướng mắc phát sinh như: Hợp đồng thuê không được bên thuế chấp thuận, cơ quan nhà nước kiểm tra địa điểm thấy khác với địa chỉ ghi trong đăng ký kinh doanh,...

3. Không được đặt địa chỉ tại chung cư

Một số doanh nghiệp thích lách luật để đăng ký tại chưng cư để giá thuê nhà vừa rẻ lại vừa sạch sẽ và yên tĩnh (Ví dụ thuê tại tòa nhà phòng 6215 của tòa nhà Thành Công thì khi đăng ký chỉ đề là số 59 đường Láng Hạ). Tuy nhiên đây là điểm khá sai bởi

- Pháp luật không cho phép đặt địa chỉ trụ sở chính tại chung cư bởi các căn hộ này không có chức năng kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra thực địa.

- Chi phí thuê không được khấu trừ.

- Không phát hành được hóa đơn.

4. Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh

Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép con trước khi doanh nghiệp hoạt động. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ

- Giấy phép kinh doanh thực phẩm chắc năng yêu cầu địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về kho chứa thực phâm.

- Giấy phép trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy hoạch giáo dục.

Còn về vấn đề vấn đề thủ tục mua hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu, Cơ sở kinh doanh là tổ chức sau khi đăng ký thuế, nếu có nhu cầu thì đến Chi cục thuế để mua hoá đơn thuế giá trị gia tăng.

- Cách thức thực hiện: Gửi trực tiếp tại Chi cục thuế

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

+ Đơn xin mua hoá đơn - mẫu số 01

+ Giấy giới thiệu của cơ sở kinh doanh

+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản photocopy có xác nhận sao y bản chính của cơ sở kinh doanh

+ Chứng minh thư nhân dân của người đến mua hoá đơn (còn trong thời hạn sử dụng)

+ Biên bản xác nhận địa điểm kinh doanh của tổ chức kinh doanh

+ Hợp đồng thuê nhà hoặc mượn nhà hợp pháp

Số lượng hồ sơ:      01     (bộ)

- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày Chi cục thuế nhận được bộ hồ sơ hợp lệ

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục thuế quản lý trực tiếp

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Chi cục thuế

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Sổ mua hoá đơn và hoá đơn mua lần đầu.